加強新時期總承包項目資料管理的幾點建議

高華

【摘 要】隨著信息技術的飛速發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應用，數(shù)字化、網(wǎng)絡化、信息化已經(jīng)深深的影響到了人們生活的方方面面，工程建設企業(yè)總承包項目文檔管理應充分汲取企業(yè)以往項目積累的經(jīng)驗， 以文檔信息化、網(wǎng)絡化建設為依托，結合國際先進文檔管理理念，為工程建設提供高效的文檔信息服務，確保工程竣工后向業(yè)主保留并提交完整、準確和系統(tǒng)的工程建設項目檔案。

一、新時期檔案工作的機遇和挑戰(zhàn)

（一）面臨的機遇

1.經(jīng)濟一體化

全球經(jīng)濟一體化為文化全球化帶來動力，使得檔案工作的重要性凸顯。檔案作為對歷史的記憶，開始受到國際組織以及各國的重視。不管是任何單位，其檔案不僅僅是能夠反映出單位的發(fā)展歷程，并為單位的未來發(fā)展提供重要的資料，也能夠從側面反映出當時社會的方方面面。

2.形式多樣性

檔案數(shù)量持續(xù)增加，檔案載體形式不斷的增多。信息技術的快速普及，不僅僅有原始的紙質載體的檔案，同時還有經(jīng)過計算機處理過的其他各種載體的數(shù)據(jù)，而這些都是需要進行保存的，同時還需要對打印的紙質文本進行保存，這樣就形成了雙重的檔案信息載體，

（二）面臨的挑戰(zhàn)

1.觀念上不適應

思維轉換和理念更新滯后，思想觀念不夠解放，謀劃工作站位不高，服務大局不夠到位，不能適應新形勢、新任務的需要

2.管理上不適應

主要是信息化程度不高，雖然有些單位使用了檔案信息系統(tǒng)，部分也實現(xiàn)了網(wǎng)絡化，但是網(wǎng)絡上并沒有多少可以傳輸?shù)臋n案信息，難以達到傳輸?shù)母咄炕途W(wǎng)絡化，難以形成新的知識生長點，也難以為知識經(jīng)濟發(fā)展服務和供企業(yè)共享。因此，變革檔案管理手段，加速檔案現(xiàn)代化進程是檔案工作在新形勢下所面臨的重大課題。

二、工程建設企業(yè)海外項目檔案管理現(xiàn)狀及存在問題

1.海外單位一般都是跨國多地辦公，文件與檔案實體在檔案形成地各自保存、分散管理，由于文檔人員、庫房條件等資源有限，很難做到集中統(tǒng)一管理，在安全保管上難免存在隱患。

2.檔案歸檔工作滯后，時間跨度大。根據(jù)我國建設工程項目檔案管理的規(guī)定，工程項目竣工驗收前，項目檔案必須驗收合格，因此對工程項目檔案及時歸檔有嚴格的要求。海外工程項目所產(chǎn)生的檔案應當在企業(yè)檔案部門歸檔后才是真正意義上的歸檔。但是工程項目檔案，工期短一兩年，長則兩年以上，合同關閉更是需要一定期限，一個工程項目的全部檔案歸檔完畢的時間周期長，給及時歸檔帶來困難，海外工程檔案歸檔滯后現(xiàn)象始終存在。

3.監(jiān)督指導力度不夠。根據(jù)我國檔案法律法規(guī)的要求，企業(yè)對工程項目檔案資料歸檔負有監(jiān)督指導的職責。對國內(nèi)的工程項目，檔案部門會定期深入項目現(xiàn)場進行指導、檢查、督促，但是海外工程項目因地理位置的影響，監(jiān)督往往鞭長莫及，容易造成工程項目檔案材料的失控，歸檔資料不完整或者不規(guī)范的現(xiàn)實已經(jīng)形成，給工程項目的檔案質量造成很大影響。

三、加強總承包項目資料管理的幾點建議

1.按國際慣例的文檔有效運行體制

與國際規(guī)范、國際慣例接軌，走管理國際化之路。海外項目管理執(zhí)行的是與國際規(guī)范和國際慣例接軌的項目合同。一方面，項目執(zhí)行過程中日常文件資料的收發(fā)、傳遞、審批、分類、移交、保管等都要按合同和業(yè)主的要求;另一方面，項目完工后項目檔案資料的整理、組卷、編號、劃分保管期限，要參照有關項目檔案管理的規(guī)定，逐漸形成項目資料文檔一體化管理模式，項目檔案管理向項目執(zhí)行過程中的文件資料控制過程延伸，國內(nèi)工程項目檔案管理制度與國際慣例、國際規(guī)范相結合，促進海外項目文檔管理與國際慣例的融合接軌，這是海外事業(yè)國際化進程中項目檔案管理發(fā)展的必然結果和必經(jīng)之路。

2. 文檔一體化管理。文檔一體化管理是文件與檔案管理一體化的簡稱， 文檔管理一體化是指把檔案管理要求向前延伸到文件產(chǎn)生、流轉階段，使文件管理與檔案工作規(guī)范銜接，實現(xiàn)文件與檔案工作信息共享，提高文件管理和檔案工作的質量與效率。在這里主要指公司項目實施階段項目文件管理與項目檔案管理一體化問題，即把工程項目檔案管理具體要求，向前端延伸到項目執(zhí)行過程中，加強前端控制，保證項目檔案及時歸檔，確保項目檔案齊全、完整、安全。

3.竣工資料與項目生產(chǎn)同步化管理

工程相關部門從建設工程剛開始立項的時候就需要將項目各個機構所承擔的資料采集、整理等工作都分好，并安排好具體負責人。實行建設項目竣工資料整理工作的“三同步”規(guī)范，對所接收的文件進行嚴格的審查、清點，對不符合規(guī)范要求的資料及時退回責成修改完善，對于合格并流轉完成的工程資料及時分階段、分類別進行整理歸檔，做到項目建設與竣工資料歸檔同步進行。

4.科學化作業(yè)流程與規(guī)范化操作過程

針對項目實際制定文檔管理程序，以確保文檔管理工作“有法可依”。其次，明確項目文檔組織機構，對文檔管理活動的收發(fā)、著錄、入庫（文件庫）、更新、保管、借閱、統(tǒng)計利用等各環(huán)節(jié)工作進行流程控制和標準化管理。再次，每個文檔管理人員和工作人員都有其相對應崗位說明書、參照的工作程序和詳細的工作流程?！耙磺邪闯绦蜣k，強調(diào)制度的權威性和管理的規(guī)范性。凡事有章可循、凡事有人負責、凡事有人檢查、凡事有據(jù)可查?！?/p>

“檔案是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案，我們能夠更好地了解過去、把握現(xiàn)在、預見未來?！惫こ探ㄔO企業(yè)總承包項目的檔案管理人員應該通過制度創(chuàng)新、科技創(chuàng)新、管理創(chuàng)新和手段創(chuàng)新，逐步實現(xiàn)數(shù)據(jù)的可視化、數(shù)據(jù)互聯(lián)互通和信息共享，打造出一支專業(yè)知識技術過硬的檔案管理人才隊伍，為企業(yè)和項目各部門提供全方位的信息服務，使檔案在企業(yè)海外項目建設生產(chǎn)和經(jīng)營的過程當中發(fā)揮不可替代的作用。