邱恒鵬

【摘 要】新時代背景下，我國醫(yī)院后勤設備檔案管理工作的重中之重就是規(guī)范的管理制度、創(chuàng)建完善的設備檔案并明確落實、樹立良好的設備檔案管理意識。通過適宜手段的利用通常包含科學配置檔案管理者和相關部門、統(tǒng)一檔案管理歸口、創(chuàng)建動態(tài)化的信息網(wǎng)絡平臺和數(shù)據(jù)庫平臺，其目標就是讓設備檔案盡可能發(fā)揮作用，推動醫(yī)院的未來發(fā)展。

【關鍵詞】醫(yī)院;后勤設備檔案;建設和管理

前言：隨著我國現(xiàn)代化及城鎮(zhèn)化建設的日益發(fā)展，人民群眾的物質(zhì)生活質(zhì)量不斷提升，對醫(yī)療服務的需要正在快速提高。很多醫(yī)療結構逐漸深化改革，全力促進現(xiàn)代化醫(yī)院的建設，在有效提升醫(yī)療科研水平的基礎上，不僅改變了醫(yī)護人員的工作環(huán)境，還提升了患者的醫(yī)療服務體驗。醫(yī)院除了住院大樓和門診大樓等硬件升級意外，還應該提高各類新型設備和醫(yī)療技術的投入力度，電梯、制氧供氣、鍋爐熱力和配電樓等硬件設施應有盡有，類型眾多以及數(shù)量巨大。為了可以維護有關硬件設施的順利運行，后期部門應綜合利用各類技術和管理手段，才能讓信息化檔案管理技術的優(yōu)勢充分發(fā)揮，有效提升管理水平和建設質(zhì)量。

1現(xiàn)如今，我國醫(yī)院后勤設備管理存在的缺陷

1.1資料收集缺少完整性，設備檔案意識薄弱

因為一些醫(yī)院并未配置專業(yè)的檔案管理者與管理部門，一些檔案均被臨時積存于設備供應商手里，醫(yī)院在成功完成項目以后，并未及時的整理并存檔檔案資料，導致建設完成之后的各種資料缺少完整性。不僅如此，檔案資料管理者頻繁的出現(xiàn)變動，人員缺少穩(wěn)定性，檔案資料管理的負責人員流動性較大，為部門人不的認識銜接帶來了很大的困難，檔桿管理工作通常需要嚴格遵循有關制度，并不會特別突出哪一名工作者的責任和權利，使檔案管理者均存在一種“事不關己，高高掛起”的工作態(tài)度，不但無法掌握檔案資料的流向，還會導致檔案資料出現(xiàn)損壞或是丟失。

1.2設備檔案工作流程與管理制度缺少完善性

醫(yī)院在建立設備檔案制度的過程中并沒有明確結合后勤部門的實際需求，使建立完成的檔案不具備系統(tǒng)性及規(guī)范性特點，并沒有形成切之可行的資料交接規(guī)范，歸口管理缺少統(tǒng)一性。院區(qū)建設完成之后，后期部門接收到的資料均來源于基建部門，一些資料中記載的數(shù)據(jù)和設備的相關情況差異性很大，通常，設備資料還存在沒及時記錄的情況，醫(yī)療設備的應用及后期維護將無法參考任何有價值的資料，而造成出現(xiàn)這類問題的重要原因就是設備資料缺少完善性和真實性。對部分非常特殊并且非常重要的醫(yī)療設備，后勤部門并未提高重視，在并未權責的條件下，若是交接工作出現(xiàn)疏忽都無法追究具體責任。檔案管理者自身缺少足夠的專業(yè)能力，在借閱與接收檔案資料的過程中缺少規(guī)范性，若是醫(yī)院設備材料擱置時間過長及儲存位置不斷的變動、管理者的頻繁更換等相關狀況，將會為設備檔案的二次整理帶來嚴重影響。

1.3信息化程度不足，設備檔案并未充分發(fā)揮實際價值

現(xiàn)如今，包含醫(yī)院在內(nèi)的許多單位都在采用紙質(zhì)資料的歸檔與管理方式，并未引入網(wǎng)絡化與信息化，通過軟件的利用創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫與使用平臺，管理者無法對設備檔案資料信息進行共享，就是及時的查閱設備維修記錄等相關信息。紙質(zhì)資料屬于十分普及的資料載體，可紙質(zhì)資料較易在頻繁的翻閱查看之后產(chǎn)生物資、損壞、遺失等狀況，一些如圖紙等資料和設備屬于配套的，只有一份，若是出現(xiàn)損毀就無法彌補。在資料歸檔之后，檔案基本都是放于檔案柜進行儲存，而需要進行資料學習的運行值班人員和維修人員并沒有機會接觸到設備的資料，導致設備檔案成為擺設，無法發(fā)揮其應有價值，相當于只用于儲存，并無實際意義。

2醫(yī)院后勤設備檔案管理工作的解決對策

2.1采集資料要及時，并確定歸檔時間

醫(yī)院后勤新設備的來源通常包含基建設備和醫(yī)院中設備管理部門直接采購兩方面。其一，基建為醫(yī)院采購并安裝的設備和基建項目的檔案勢必要和設備材料一同歸檔處理，唯有成功歸檔才能順利上傳到醫(yī)院內(nèi)部的管理部門并為此創(chuàng)建醫(yī)院的設備檔案。其二，醫(yī)院后勤部門根據(jù)醫(yī)院的實際需求采購所需設備，這種設備的采購歸檔在順利進行設備采購以后就會立即停止。從基建采購設備安裝角度而言，應該及時將醫(yī)院所需的材料上交到設備管理部門，其中的重點設備應詳細記錄各類參數(shù)，所有上交的材料都應該含有技監(jiān)局上傳的安裝說明書等各種手續(xù)資料，才可以為醫(yī)院設備積極參與年檢提供支持。從醫(yī)院后勤根據(jù)醫(yī)院實際需求采購設備的角度來講，在設備成功安裝之后才能對安裝單位的相關信息記錄進行及時記錄或是采集并記錄設備廠家的各種材料，才能做到及時整理登記并建檔編纂相關信息。

2.2創(chuàng)建動態(tài)設備檔案

我國醫(yī)院的檔案管理部門對于設備檔案的創(chuàng)建始終與其他各個部門缺少足夠的交流溝通，進而無法滿足檔案管理工作的進行目標，無法為醫(yī)院內(nèi)部的所有部門帶來有價值的依據(jù)。檔案管理主要是為設備管理帶來服務，已經(jīng)投入使用的運行設備和其狀態(tài)均在潛移默化的出現(xiàn)變化，在設備狀態(tài)條件下，設備檔案在其中起著舉足輕重的監(jiān)測器作用。醫(yī)院需要在有效結合當前設備檔案情況的條件下，定期或是不定期的針對設備運行情況進行檢查，最大限度的避免設備運行發(fā)生故障，導致運行成本增加，有效提升醫(yī)院后勤設備檔案的利用率。

2.3利用網(wǎng)絡化、電子化的檔案建設方法

21世紀，中國正在以迅雷不及掩耳之勢迅猛發(fā)展，而我國正式邁進網(wǎng)絡信息時代，網(wǎng)絡技術和電子計算機在我國得以廣泛運用。但是，醫(yī)院機構對電子計算機網(wǎng)絡及消費市場的網(wǎng)絡和硬件設備存有較大差別，對計算機系統(tǒng)的穩(wěn)定性以及系統(tǒng)容量要求較高，醫(yī)院及第三方技術企業(yè)加強組織合作，才能為醫(yī)院后勤設備檔案軟件平臺的建設管理提供支持。在設備檔案有效的操作中，檔案管理人員需要對計算機與軟件相關的利用方式進行熟練掌握，在嚴格遵照醫(yī)院相關規(guī)定的條件下，合理建立操作程序，不但要針對計算機數(shù)據(jù)進行合理有效的整理，還應該利用激光掃描等各項新型技術徹底取代以往的手動錄入，如此做不僅可以緩解管理人員的工作量，還可最大限度的增強數(shù)據(jù)錄入的精準性。

結束語

動力的穩(wěn)定供應和設備的順利運轉是醫(yī)院各項工作順利開展的基礎條件，還是提高患者對自身治療的滿意程度，才能為醫(yī)療服務質(zhì)量的基本條件提供保障?；诖?，管理部門的重要工作內(nèi)容就是加強醫(yī)院后勤設備檔案的完善創(chuàng)建，加強設備檔案的合理有效管理。醫(yī)療機構應該有效增強醫(yī)院后勤設備檔案建設的探究力度，增強市場競爭力，為患者帶來更優(yōu)質(zhì)的服務。

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