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      “放管服”背景下高校科研財(cái)務(wù)一站式服務(wù)平臺構(gòu)建

      2020-07-21 08:16陳亞萍
      財(cái)會學(xué)習(xí) 2020年19期
      關(guān)鍵詞:放管服科研經(jīng)費(fèi)

      陳亞萍

      摘要:在科研“放管服”的改革背景下,高校用信息化手段整合科研經(jīng)費(fèi)管理流程,探索優(yōu)化服務(wù)方案是大勢所趨。通過梳理傳統(tǒng)高??蒲薪?jīng)費(fèi)管理流程及存在的問題,提出構(gòu)建科研財(cái)務(wù)一站式服務(wù)平臺的建設(shè)方案,從成立一站式平臺領(lǐng)導(dǎo)小組、啟用單點(diǎn)登錄和模塊管理、建立合同精細(xì)化管理機(jī)制、項(xiàng)目管理與合同管理集成、票據(jù)管理前后聯(lián)通、財(cái)務(wù)核算與票據(jù)管理集成、采用項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制、網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷與財(cái)務(wù)管理集成和簡化結(jié)題驗(yàn)收程序九個(gè)方面提出優(yōu)化建議,切實(shí)提高科研管理便捷化水平。

      關(guān)鍵詞:放管服;科研經(jīng)費(fèi);一站式服務(wù)

      引言

      2018年7月18日,國務(wù)院印發(fā)《關(guān)于優(yōu)化科研管理提升科研績效若干措施的通知》(國發(fā)〔2018〕25號),要求貫徹落實(shí)黨中央、國務(wù)院關(guān)于推進(jìn)科技領(lǐng)域“放管服”改革,提出優(yōu)化科研項(xiàng)目和經(jīng)費(fèi)管理,加快完善國家科技管理信息系統(tǒng),推行“材料一次報(bào)送”制度;2019年1月3日,科技部辦公廳、財(cái)政部辦公廳印發(fā)《關(guān)于開展解決科研經(jīng)費(fèi)“報(bào)銷繁”有關(guān)工作的通知》(國科辦資〔2018〕122號),提出加強(qiáng)科研項(xiàng)目和經(jīng)費(fèi)全過程管理信息化建設(shè),促進(jìn)項(xiàng)目管理、經(jīng)費(fèi)管理、網(wǎng)上審批、財(cái)務(wù)報(bào)銷、信息查詢等管理一體化,提供一站式服務(wù)。科研“放管服”改革熱火朝天,通過信息化手段整合優(yōu)化科研經(jīng)費(fèi)管理的全流程,提出一站式服務(wù)平臺的構(gòu)建方案,切實(shí)提高科研管理便捷化水平,是保障國家政策文件落地見效的一項(xiàng)重要舉措。

      一、傳統(tǒng)高校科研經(jīng)費(fèi)管理流程及存在問題

      目前傳統(tǒng)的科研經(jīng)費(fèi)管理流程包含四個(gè)階段:

      第一階段是項(xiàng)目申報(bào),項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提交申報(bào)材料,編制項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算,經(jīng)科學(xué)研究院審核后簽訂標(biāo)準(zhǔn)化合同;第二階段是項(xiàng)目立項(xiàng),科學(xué)研究院審批后予以立項(xiàng),計(jì)提管理費(fèi),再到計(jì)劃財(cái)務(wù)處開具發(fā)票,設(shè)立財(cái)務(wù)編碼;第三階段是項(xiàng)目執(zhí)行,計(jì)劃財(cái)務(wù)處辦理經(jīng)費(fèi)入賬、預(yù)算調(diào)整,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在規(guī)定范圍進(jìn)行經(jīng)費(fèi)報(bào)銷;第四階段是結(jié)題驗(yàn)收,由會計(jì)師事務(wù)所或內(nèi)部審計(jì)部門對項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)收支明細(xì)、預(yù)算執(zhí)行情況等進(jìn)行審計(jì)后,完成項(xiàng)目的結(jié)題驗(yàn)收。傳統(tǒng)高??蒲薪?jīng)費(fèi)管理流程存在一些問題:

      (一)各部門各自為政,缺乏協(xié)同管理的整體性

      高校負(fù)責(zé)科研經(jīng)費(fèi)管理的各責(zé)任主體中,科學(xué)研究院負(fù)責(zé)管理科研項(xiàng)目申報(bào)、研究進(jìn)程和研究成效等情況;計(jì)劃財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)管理科研經(jīng)費(fèi)的到款、入賬、報(bào)銷和結(jié)余等經(jīng)費(fèi)使用情況;項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)科研項(xiàng)目的研究推進(jìn)和管理流程的執(zhí)行。各部門各自為政,協(xié)同管理效率較低,不利于決策者及時(shí)、準(zhǔn)確地掌握科研項(xiàng)目的整體情況。

      (二)缺乏信息共享機(jī)制,信息重疊利用效率低

      對科研項(xiàng)目的管理口徑,科學(xué)研究院主要以上級部門批復(fù)的課題編號或合同編號進(jìn)行管理;計(jì)劃財(cái)務(wù)處則根據(jù)單獨(dú)設(shè)立的財(cái)務(wù)項(xiàng)目編號進(jìn)行管理,這兩者間缺乏對應(yīng)關(guān)系,各自形成“信息孤島”。此外,計(jì)劃財(cái)務(wù)處內(nèi)部的項(xiàng)目管理系統(tǒng)、票據(jù)管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)、開票系統(tǒng)等互相之間也是獨(dú)立運(yùn)轉(zhuǎn),缺乏數(shù)據(jù)的交互共享機(jī)制。各管理系統(tǒng)之間“固有壁壘”的存在,導(dǎo)致信息重疊,需要通過Excel或手動錄入的方式傳遞信息,存在數(shù)據(jù)出錯(cuò)的風(fēng)險(xiǎn),降低整體工作效率。

      (三)合同管理不到位,難以保障政府會計(jì)制度的落實(shí)

      在實(shí)行政府會計(jì)制度的新形勢下,對科研收入的確認(rèn)財(cái)務(wù)會計(jì)要求以權(quán)責(zé)發(fā)生制為原則,即按照科研項(xiàng)目的完工進(jìn)度分期確認(rèn)科研收入。目前高校對合同的管理,大多停留在對合同編號、合同名稱等最基本信息的管理層面,缺乏合同精細(xì)化管理機(jī)制,財(cái)務(wù)人員賬務(wù)處理時(shí)認(rèn)定合同完工進(jìn)度缺乏數(shù)據(jù)支持,對政府會計(jì)制度的順利執(zhí)行造成阻礙。

      (四)辦理業(yè)務(wù)流程煩瑣,有礙釋放科研創(chuàng)新活力

      傳統(tǒng)科研經(jīng)費(fèi)管理流程不夠合理,科研人員完成項(xiàng)目申報(bào)和立項(xiàng)、發(fā)票開具和核銷、預(yù)算申報(bào)和調(diào)整、經(jīng)費(fèi)入賬和報(bào)銷、結(jié)題驗(yàn)收等完整流程的業(yè)務(wù),需要在科學(xué)研究院與計(jì)劃財(cái)務(wù)處之間、計(jì)劃財(cái)務(wù)處內(nèi)部各部門之間多頭跑、反復(fù)跑,合同協(xié)議等材料需要多次復(fù)印、反復(fù)提交,科研人員怨聲載道,有礙釋放科研創(chuàng)新活力,與國家大力推行的科研“放管服”優(yōu)化服務(wù)改革和浙江省推行的“最多跑一次”改革理念相去甚遠(yuǎn)。

      二、高校科研財(cái)務(wù)一站式服務(wù)平臺構(gòu)建

      用信息化手段整合高??蒲薪?jīng)費(fèi)管理流程,優(yōu)化服務(wù)和管理,實(shí)現(xiàn)合同簽訂、項(xiàng)目立項(xiàng)、發(fā)票開具、經(jīng)費(fèi)入賬、預(yù)算調(diào)整、經(jīng)費(fèi)報(bào)銷、結(jié)題驗(yàn)收各項(xiàng)環(huán)節(jié)互聯(lián)互通,構(gòu)建科研財(cái)務(wù)一站式服務(wù)平臺。一站式服務(wù)平臺的建設(shè)方案和實(shí)施效果應(yīng)包含以下幾個(gè)方面:

      (一)成立一站式平臺領(lǐng)導(dǎo)小組,統(tǒng)籌管理發(fā)揮協(xié)同效應(yīng)

      科研財(cái)務(wù)一站式服務(wù)平臺的構(gòu)建需要各部門通力合作,在學(xué)校層面成立一站式服務(wù)平臺領(lǐng)導(dǎo)小組,由信息化中心任組長,科學(xué)研究院、計(jì)劃財(cái)務(wù)處為成員部門,抽調(diào)技術(shù)人才、業(yè)務(wù)骨干為組員,探討論證出一套精簡高效的科研經(jīng)費(fèi)管理流程??茖W(xué)研究院對項(xiàng)目申報(bào)、合同管理、項(xiàng)目驗(yàn)收等流程進(jìn)行梳理優(yōu)化,計(jì)劃財(cái)務(wù)處對經(jīng)費(fèi)認(rèn)領(lǐng)、發(fā)票開具、財(cái)務(wù)立項(xiàng)、經(jīng)費(fèi)報(bào)銷等流程進(jìn)行整合優(yōu)化,信息化中心統(tǒng)籌協(xié)調(diào),合理分工,構(gòu)建科研財(cái)務(wù)一站式服務(wù)平臺建設(shè)方案。

      (二)啟用單點(diǎn)登錄和模塊管理,提高信息利用效率

      傳統(tǒng)管理模式下,各管理系統(tǒng)有獨(dú)立的登錄賬號??蒲胸?cái)務(wù)一站式服務(wù)平臺通過校園統(tǒng)一身份認(rèn)證,各管理部門用戶、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、經(jīng)辦人通過單點(diǎn)登錄、賬號統(tǒng)一。科研經(jīng)費(fèi)由獨(dú)立的系統(tǒng)管理轉(zhuǎn)變成模塊管理,主要包括合同管理、項(xiàng)目管理、票據(jù)管理、財(cái)務(wù)管理、預(yù)算管理、結(jié)題驗(yàn)收等模塊,跨部門信息通過中間數(shù)據(jù)庫實(shí)時(shí)傳遞和共享,確保了信息來源的唯一性,減少信息手動傳輸和重復(fù)錄入,提高信息利用效率。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和決策層可以在一站式服務(wù)平臺縱覽科研項(xiàng)目的整體情況,實(shí)現(xiàn)科研數(shù)據(jù)可視化、集成化、高效化。

      (三)建立合同精細(xì)化管理機(jī)制,實(shí)現(xiàn)合同信息電子化

      最新推出的政府會計(jì)制度要求按照科研合同完工進(jìn)度分期確認(rèn)科研收入,對合同進(jìn)行精細(xì)化管理是落實(shí)政府會計(jì)制度的必備前提。在科研財(cái)務(wù)一站式服務(wù)平臺上,設(shè)立合同管理模塊,由科學(xué)研究院負(fù)責(zé)管理。除了合同編號、合同名稱、合同金額、課題性質(zhì)等基本信息,科學(xué)研究院還需將合同條款中約定的支付進(jìn)度、支付條件和完成期限等錄入合同管理模塊,實(shí)現(xiàn)合同信息電子化管理。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”辦公的進(jìn)一步推廣,科研項(xiàng)目采用電子合同的方式,或許也是合同精細(xì)化管理的必然趨勢。

      (四)項(xiàng)目管理與合同管理集成,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)立項(xiàng)自動化

      在合同信息電子化管理的情況下,項(xiàng)目管理與合同管理模塊通過合同編號建立共享關(guān)系??蒲腥藛T進(jìn)入一站式服務(wù)平臺的項(xiàng)目管理模塊,錄入合同編號,即可通過中間數(shù)據(jù)庫從合同管理模塊獲取合同信息,包括合同名稱、課題性質(zhì)、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、合同金額等,填寫經(jīng)費(fèi)預(yù)算信息,并上傳上級部門立項(xiàng)通知書等附件材料,根據(jù)后臺儲備的部門編碼、項(xiàng)目大類、預(yù)算模板等信息對照表,結(jié)合預(yù)先設(shè)置好的經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目編碼規(guī)則自動生成經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目編號,經(jīng)計(jì)劃財(cái)務(wù)處審核后推送至財(cái)務(wù)核算系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)立項(xiàng)自動化。

      (五)票據(jù)管理前后聯(lián)通,足不出戶開具電子發(fā)票

      一方面,票據(jù)管理與合同管理模塊集成,計(jì)劃財(cái)務(wù)處票據(jù)管理員進(jìn)入票據(jù)管理模塊即可查閱合同信息,不需要項(xiàng)目負(fù)責(zé)人攜帶紙質(zhì)合同到現(xiàn)場審核。另一方面,票據(jù)管理模塊與開票系統(tǒng)集成,科研人員在票據(jù)管理模塊申請開具電子發(fā)票,計(jì)劃財(cái)務(wù)處票據(jù)管理員點(diǎn)擊確認(rèn)開票后,電子發(fā)票鏈接便以短信或郵件的方式發(fā)送給科研人員,科研人員再將短信或郵件轉(zhuǎn)發(fā)給付款單位即可。票據(jù)管理模塊前后聯(lián)通,科研人員足不出戶便可開具電子發(fā)票,節(jié)省郵寄紙質(zhì)發(fā)票的精力和財(cái)力,規(guī)避了郵寄過程可能遺失發(fā)票的風(fēng)險(xiǎn)。

      (六)財(cái)務(wù)核算與票據(jù)管理集成,智能憑證解放財(cái)務(wù)人員雙手

      將一站式服務(wù)平臺票據(jù)管理模塊與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)做數(shù)據(jù)對接,通過開票申請單編號建立共享關(guān)系。在票據(jù)管理模塊設(shè)計(jì)一欄“經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目編號”,由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提交開票申請時(shí)填寫。在財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)編制憑證時(shí),輸入開票申請單編號,即可從票據(jù)管理模塊獲取課題名稱、性質(zhì)、金額、經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目編號、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、付款單位、發(fā)票號碼等信息,財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)通過事先設(shè)定的智能憑證模板,結(jié)合部門編碼對照表、收入支出項(xiàng)目對照表、科目項(xiàng)目對照表等信息,自動生成確認(rèn)科研收入的會計(jì)憑證。生成憑證后,經(jīng)費(fèi)入賬信息同步共享至一站式服務(wù)平臺的財(cái)務(wù)管理模塊,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、科學(xué)研究院便可第一時(shí)間直觀的查詢經(jīng)費(fèi)入賬情況。通過數(shù)據(jù)的交互共享,實(shí)現(xiàn)編制會計(jì)憑證智能化,解放財(cái)務(wù)人員雙手。

      (七)采用項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制,增加預(yù)算調(diào)整“柔性”

      在“賦予科研單位科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理使用自主權(quán)。直接費(fèi)用中除設(shè)備費(fèi)外,其他科目費(fèi)用調(diào)劑權(quán)全部下放給項(xiàng)目承擔(dān)單位”和“強(qiáng)化科研人員主體地位,在充分信任基礎(chǔ)上賦予更大的人財(cái)物支配權(quán),強(qiáng)化責(zé)任和誠信意識”的國家政策支持下,建立以信任為前提的科研經(jīng)費(fèi)管理機(jī)制,預(yù)算調(diào)整采用項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制,總額控制,自主調(diào)劑,在大框架下保證國家政策落實(shí)“剛性”的同時(shí),增加預(yù)算調(diào)整“柔性”。預(yù)算執(zhí)行過程中,預(yù)算數(shù)與決算數(shù)可能出現(xiàn)偏差較大的情況,利用一站式服務(wù)平臺的“大數(shù)據(jù)”進(jìn)行數(shù)據(jù)追蹤和分析反饋,找出預(yù)算編制或執(zhí)行問題,自動生成監(jiān)督整改意見和依據(jù),供項(xiàng)目負(fù)責(zé)人參考。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際執(zhí)行情況在一站式服務(wù)平臺預(yù)算管理模塊提交預(yù)算調(diào)整明細(xì)表,簡化審批程序,計(jì)劃財(cái)務(wù)處審核后預(yù)算調(diào)整信息共享至財(cái)務(wù)核算系統(tǒng),設(shè)置自動生成預(yù)算調(diào)整憑證。

      (八)網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷與財(cái)務(wù)管理集成,實(shí)現(xiàn)經(jīng)費(fèi)報(bào)銷零等候

      科研人員在一站式服務(wù)平臺財(cái)務(wù)管理模塊查詢到經(jīng)費(fèi)已入賬后,點(diǎn)擊預(yù)約報(bào)銷,即切換至網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng),提交預(yù)約報(bào)銷單。點(diǎn)擊上傳附件入口,上傳原始票據(jù)、合同等報(bào)銷材料照片,推送至審批人,同時(shí)抄送相應(yīng)辦事人員,紙質(zhì)報(bào)銷材料通過自助投遞機(jī)投遞至計(jì)劃財(cái)務(wù)處。網(wǎng)上預(yù)約信息通過電子簽批,紙質(zhì)報(bào)銷材料通過線下審核后,計(jì)劃財(cái)務(wù)處報(bào)銷人員通過無現(xiàn)金發(fā)放系統(tǒng),將報(bào)銷經(jīng)費(fèi)轉(zhuǎn)入系統(tǒng)登記的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人銀行賬戶中。網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷與財(cái)務(wù)管理模塊集成,加上電子審簽和自助投遞機(jī)的助力,可大大減少科研人員跑現(xiàn)場的次數(shù),節(jié)省報(bào)銷等待時(shí)間,提升科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷效率。經(jīng)費(fèi)支出情況同步共享至一站式服務(wù)平臺的財(cái)務(wù)管理模塊,方便項(xiàng)目負(fù)責(zé)人查詢。

      (九)集中采集數(shù)據(jù),簡化結(jié)題驗(yàn)收程序

      最新科研“放管服”政策文件強(qiáng)調(diào),避免重復(fù)多頭檢查,合并財(cái)務(wù)驗(yàn)收和技術(shù)驗(yàn)收,簡化驗(yàn)收流程,推行“材料一次報(bào)送”制度。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在一站式服務(wù)平臺的結(jié)題驗(yàn)收模塊提交結(jié)題驗(yàn)收申請,一站式服務(wù)平臺集中采集各項(xiàng)數(shù)據(jù),包括合同編號、經(jīng)費(fèi)收支明細(xì)、預(yù)決算報(bào)表、結(jié)余情況,整合以上數(shù)據(jù)生成結(jié)題驗(yàn)收報(bào)告。為方便結(jié)題審批,可利用電子成像技術(shù)將經(jīng)費(fèi)入賬、報(bào)銷等會計(jì)憑證的附件材料轉(zhuǎn)換成電子憑證資料。結(jié)題審批時(shí),會計(jì)師事務(wù)所或內(nèi)部審計(jì)部門在一站式服務(wù)平臺通過結(jié)題驗(yàn)收報(bào)告編號檢索,即可隨時(shí)調(diào)取科研項(xiàng)目的所有憑證附件,結(jié)合大數(shù)據(jù)分析,找出風(fēng)控點(diǎn),有序地開展審計(jì)抽樣和監(jiān)督檢查,簽署項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收審計(jì)意見。

      結(jié)語

      以科研“放管服”改革的“優(yōu)化服務(wù)”為落腳點(diǎn),高校用信息化手段整合科研經(jīng)費(fèi)管理流程,構(gòu)建各管理模塊互聯(lián)互通的一站式服務(wù)平臺,逐步實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合、信息化融合,“讓信息多跑路,讓科研人員少跑腿”,實(shí)現(xiàn)科研人員只負(fù)責(zé)埋頭干科研、在辦理瑣碎業(yè)務(wù)上做“減法”,信息技術(shù)在服務(wù)端做“加法”的目標(biāo),放出活力與效率,為科研活動保駕護(hù)航。一站式服務(wù)平臺正式運(yùn)行后,還應(yīng)建立健全優(yōu)化服務(wù)的長效機(jī)制。

      參考文獻(xiàn):

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