檔案管理工作對(duì)地方志編寫的作用分析

陳光

摘? 要：檔案與地方志歷來(lái)就是相互依存的關(guān)系，利用檔案進(jìn)行地方志的編寫歷來(lái)就是我國(guó)編志的傳統(tǒng)，檔案管理的成功與否就關(guān)系到了地方志編寫的權(quán)威性。本文分析檔案管理與志書編寫的特點(diǎn)，引出檔案管理在地方志編寫中的重要作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理;地方志;關(guān)系研究;重要作用

1 檔案管理和地方志書的特點(diǎn)

1.1 檔案管理的特點(diǎn)。檔案管理是一門獨(dú)特的學(xué)問，是對(duì)檔案資料的保存與應(yīng)用。其具有文化性、服務(wù)性、科學(xué)性、政治性等特點(diǎn)。檔案的文化性是由檔案的內(nèi)容所決定的。檔案是記錄經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展軌跡的資料，其面對(duì)的是廣大勞動(dòng)人民和他們的智慧，是社會(huì)生活、人文歷史的原始記錄，從而可以看出檔案是對(duì)歷史的傳承，從歷史信息中也體現(xiàn)出了文化的傳承，因此，檔案具有文化的特性。一切有利于經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步的資料都是珍貴的檔案資料，因此，檔案具有一定的服務(wù)性。針對(duì)不同的單位和企業(yè)檔案體現(xiàn)出的服務(wù)性質(zhì)有所不同，在機(jī)關(guān)單位中，檔案管理是為了提高工作效率以及準(zhǔn)確地體現(xiàn)出不同時(shí)期黨的工作重心和發(fā)展。企業(yè)的檔案服務(wù)性質(zhì)體現(xiàn)是多方面的，一是企業(yè)根據(jù)員工的檔案資料，了解員工的工作履歷、學(xué)校表現(xiàn)、社會(huì)表現(xiàn)等，準(zhǔn)確地把握對(duì)員工的獎(jiǎng)懲和任免，二是企業(yè)的生產(chǎn)資料是企業(yè)的生存核心，因此，這些檔案資料在不同時(shí)期為生產(chǎn)提供技術(shù)支持和解決方案，提高企業(yè)的生產(chǎn)效率。檔案在一些方面體現(xiàn)保密性，例如國(guó)家的科技核心技術(shù)、航天技術(shù)、武器參數(shù)和資料等這些屬于不可公開的檔案資料。另外檔案的保密性也是分層級(jí)的，不同權(quán)限的人員對(duì)檔案的獲取程度也不同，基礎(chǔ)人員只能獲得大眾性的資料信息，而核心人員能夠接觸到更高級(jí)別的資料。

1.2 地方志書的特點(diǎn)。志書是區(qū)域性的百科全書，其包含了人文地理、歷史文化、經(jīng)濟(jì)發(fā)展等區(qū)域性的全面記載，從各方面對(duì)本區(qū)域進(jìn)行一段時(shí)間內(nèi)的記錄。第一，志書具有鮮明的地方性。從各方面記載本區(qū)域的事件，地方性是不可脫離的主線，本區(qū)域的各種事件和人物均需要記錄，超過本區(qū)域或者與本區(qū)域無(wú)關(guān)的事情一般不出現(xiàn)在志書中。它還蘊(yùn)含了本區(qū)域的地方特色、生活民俗等，既能體現(xiàn)本區(qū)域的特色，又詳略有序，增強(qiáng)地方志的可讀性和準(zhǔn)確性。第二，志書具有時(shí)代性，隨著時(shí)間的變遷，志書會(huì)不斷地更新內(nèi)容，因此志書具有鮮明的時(shí)代特點(diǎn)。不能將未發(fā)生的或是將來(lái)可能發(fā)生的事情進(jìn)行記錄，也不能在時(shí)間方面虛假記載。這也體現(xiàn)出地方志的記錄順序是以時(shí)間為主線，記錄一定時(shí)間段內(nèi)的人文發(fā)展、經(jīng)濟(jì)狀況、社會(huì)進(jìn)步等。

2 檔案管理在地方志編寫中的作用

地方志的編寫和檔案管理具有一定程度的相似性，都是對(duì)事件的準(zhǔn)確記錄，檔案管理為地方志的編寫提供了基礎(chǔ)，地方志的編寫有利于原始檔案資料的保存，大大增加原始檔案的保存年限。

2.1 檔案管理是地方志編寫的基礎(chǔ)。編纂志書的原則是述而不論，要符合歷史事實(shí)，而檔案是“維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌”。編修地方志要利用各方面的材料，其中，檔案是最為可靠的資料來(lái)源。只有利用豐富的檔案資料，才能寫出一方之信史。在反映事物本來(lái)面貌的真實(shí)性方面，檔案材料是其他材料無(wú)法比擬的。所以，要進(jìn)行歷史研究，編纂成高質(zhì)量的志書，必須利用檔案資料。

編纂地方志與檔案管理之間，既有不同之處，又有緊密的聯(lián)系，檔案是歷史的原始記錄，地方志是歷史的系統(tǒng)記載，編纂地方志離不開檔案，沒有檔案，編纂地方志就成了無(wú)本之木、無(wú)源之水，同時(shí)，如果檔案材料不用來(lái)編修地方志，也就失去了檔案的重要作用。[1][2]從這個(gè)意義上說(shuō)，只有在變成志書后檔案才能顯示出“資政”的功能。

地方志是區(qū)域性的百科全書。地方志是對(duì)一定時(shí)期內(nèi)的事件的記錄合集，檔案是實(shí)時(shí)記錄事件發(fā)生的合集，[3]所以檔案是地方志編寫的基礎(chǔ)。我國(guó)的檔案管理越來(lái)越規(guī)范化，各檔案歸口明了，并且檔案具有很強(qiáng)的時(shí)間性，因此是地方志編寫的第一手資料。如脫貧工作中取得了豐富的扶貧經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)各種致貧原因，制定了不同的脫貧計(jì)劃，并結(jié)合當(dāng)?shù)氐奶厣珜?shí)施精準(zhǔn)扶貧的策略，將這些思路和政策以及扶貧開發(fā)過程進(jìn)行記錄，為今后的工作提供借鑒，這就是檔案資料。而各地也在積極編纂地方志書，檔案是地方志編寫中不可或缺的資料。

檔案是歷史的原始記錄，檔案資料是最具權(quán)威性的資料。歷代的史官編史修志主要靠的是檔案資料。地方志是綜合記述一地的自然環(huán)境和人文歷史全面情況的資料性著述，是一個(gè)地域的百科全書。地方志書所涉及豐富的內(nèi)容、翔實(shí)的資料、突出的地方特點(diǎn)和時(shí)代特色，其資料來(lái)源主要是檔案資料。而今續(xù)修新方志，其所用資料是指各級(jí)各類志書、年鑒及相關(guān)地情文獻(xiàn)在編纂和管理活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存和使用價(jià)值的文字、圖表、照片、聲像等各種載體的材料，同樣必須依靠各級(jí)檔案部門的全力支持和配合，這些資料是城市“百科全書”的基礎(chǔ)元素，是記錄一個(gè)城市發(fā)展脈絡(luò)的重要符號(hào)。因此，檔案管理工作是地方志編寫的基礎(chǔ)。[4]

2.2 為地方志的編寫提供便利。我國(guó)檔案管理工作專業(yè)化水平不斷地進(jìn)步，檔案管理的方式也從單一的紙質(zhì)化向電子化和多樣化發(fā)展。國(guó)家對(duì)檔案管理工作也越來(lái)越重視，為了更好地進(jìn)行檔案管理工作，國(guó)家將這一學(xué)科作為一級(jí)學(xué)科進(jìn)行建設(shè)，并投入大量的人力物力，這些都為地方志的編寫提供了極大的便利。我國(guó)的公共檔案存量大，隨著檔案管理工作的規(guī)范化和專業(yè)化，檔案管理工作取得很大的發(fā)展，將檔案進(jìn)行分門別類，妥善保存。行業(yè)、區(qū)域性的檔案也有了極大的進(jìn)步，保存的專業(yè)性程度也不斷地提升，各檔案保存和管理單位之間的聯(lián)系也日益密切，歸檔檔案更加完善，覆蓋面更加廣闊，為地方志的編寫提供了很大的便利。隨著網(wǎng)絡(luò)化和現(xiàn)代化的建設(shè)，更多的是將原始檔案進(jìn)行電子化掃描，以電子文檔的形式保存。在檔案閱覽和查詢方面也有了更高的效率，隨著檔案的電子化，在規(guī)范化的檔案管理中只需要對(duì)目標(biāo)檔案進(jìn)行關(guān)鍵詞的輸入就可以查詢?cè)擃惸肯碌乃袡n案條目，這為跨度大、覆蓋面廣的地方志的編寫提供了信息查詢的方便，也極大地減少了人工翻閱紙質(zhì)檔案耗費(fèi)的時(shí)間，確保了地方志編纂工作充分利用檔案資料。

2.3 檔案管理工作保證了地方志的質(zhì)量。檔案是文書部門辦理完畢歸檔保存的材料，也是所記錄事件的經(jīng)驗(yàn)積累，具有原始性。地方志編纂工作中充分收集、利用檔案資料，把檔案資料作為地方志的編寫不可或缺的素材，這就保證了地方志的資料與志書的權(quán)威性。從現(xiàn)有出版獲獎(jiǎng)的地方史志看，凡是在編寫過程中，收集檔案資料全面，收集渠道暢通，運(yùn)用檔案資料準(zhǔn)確，這部志書就會(huì)受到讀者的歡迎，就會(huì)成為資政的重要參考書籍，反之也是如此。所以，作為地方志的編寫者，一定要重視檔案資料，成為收集利用檔案資料的行家里手。

參考文獻(xiàn)：

[1]李剛.淺議地方志編纂與檔案工作的關(guān)系[J].黑龍江史志，2014（17）：7.

[2]耿崇桑.檔案工作與方志編修的關(guān)系探討[J].浙江檔案，2019（02）：60-61.

[3]李金陵，李潤(rùn)新.淺談檔案與方志的異同[J].山東檔案，1994（04）：33.

[4]陳聲進(jìn).淺析檔案資料在志書編纂中的重要性和相互作用[J]，中外健康文摘，2013（17）：353.

（作者單位：中共商丘市委黨校? ?來(lái)稿日期：2020-04-17）