檔案部門應(yīng)對服務(wù)重大突發(fā)事件探究

陳金玲

摘 要：突發(fā)事件檔案是指機構(gòu)在突發(fā)事件管理過程中形成的歸檔保存的文件材料。檔案部門要找準應(yīng)對服務(wù)重大突發(fā)事件的切入點和著力點，切實發(fā)揮檔案工作的基礎(chǔ)性、支撐性作用;同時建立國家突發(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫，在突發(fā)事件的應(yīng)對中發(fā)揮其應(yīng)有的參考作用。

關(guān)鍵詞：突發(fā)事件;突發(fā)事件檔案;檔案部門;檔案服務(wù)

一、突發(fā)事件及其特點、突發(fā)事件檔案及其利用需求特點

（一）突發(fā)事件及其特點

突發(fā)事件是指突然發(fā)生，造成或者可能造成嚴重社會危害，需要采取應(yīng)急處置措施予以應(yīng)對的自然災害、事故災難、公共衛(wèi)生事件和社會安全事件。

突發(fā)事件具有以下特點。

一是突發(fā)性。即突發(fā)事件是否發(fā)生、什么時候發(fā)生、什么地點發(fā)生、以什么樣的方式發(fā)生以及發(fā)生的程度及后果等情況難以準確把握，即事件發(fā)生具有偶然性和隨機性。

二是復雜性。即突發(fā)事件往往是各種矛盾激化的結(jié)果，呈現(xiàn)出一果多因、互相關(guān)聯(lián)、牽一發(fā)而動全身的特點。

三是破壞性。即突發(fā)事件往往會造成人員傷亡、財產(chǎn)損失。

四是持續(xù)性。即突發(fā)事件一旦發(fā)生，總會持續(xù)一段時間，表現(xiàn)為潛伏期、爆發(fā)期、高潮期、緩解期、消退期5個階段。持續(xù)性還指突發(fā)事件的反復發(fā)生。

五是可控性。即突發(fā)事件發(fā)生后可通過控制使之達到所需要的狀態(tài)。

（二）突發(fā)事件檔案及其利用需求特點

突發(fā)事件檔案是指機構(gòu)在突發(fā)事件預防、監(jiān)測與預警、應(yīng)急處置與救援、事后恢復與重建等管理過程形成的歸檔保存的文件材料。

根據(jù)突發(fā)事件的特點，其具有時間、地點的不確定性，后果難以預料性，在突發(fā)事件管理中對檔案利用也呈現(xiàn)出不同的需求特點。

一是利用時間緊急。由于突發(fā)事件具有破壞性，有關(guān)部門需要在最短的時間內(nèi)通過采取應(yīng)對措施盡量使人員和財產(chǎn)損失降到最低。應(yīng)對措施的緊急性決定了采取應(yīng)急措施時對檔案利用的緊急性，要求檔案部門在第一時間快速提供檔案信息。

二是利用需求迫切。由于突發(fā)事件的突發(fā)性，加上管理過程復雜，管理部門在突發(fā)事件管理過程中往往缺乏相應(yīng)的經(jīng)驗，對利用突發(fā)事件檔案的需求比較迫切。

三是跨地域、跨主體利用。因突發(fā)事件發(fā)生的地點具有不可確定性，突發(fā)事件應(yīng)對管理的主體也具有不確定性，這就決定了利用檔案應(yīng)對突發(fā)事件主體的不確定性。如2003年北京抗擊“非典”形成的檔案，今年疫情的利用主體應(yīng)該是湖北省，河北唐山大地震形成的檔案前期的利用主體是四川省。

四是成套性需求。由于突發(fā)事件具有復雜性，突發(fā)事件管理本身比較復雜，這就決定了突發(fā)事件管理者對檔案信息的利用需求是全過程、全方位。管理者不僅對突發(fā)事件應(yīng)對檔案具有利用需求，對突發(fā)事件的監(jiān)測、應(yīng)急準備、應(yīng)急救援、災后重建等過程的檔案均有利用需求。

二、找準應(yīng)對服務(wù)重大突發(fā)事件的切入點和著力點，切實發(fā)揮檔案工作的基礎(chǔ)性、支撐性作用

（一）要快速挖掘檔案，為科學決策提供歷史借鑒

檔案工作是黨和國家事業(yè)發(fā)展不可或缺的一項基礎(chǔ)性、支撐性工作。面對重大突發(fā)事件，檔案部門要第一時間組織專門力量，在精準篩選、分析研究后，采取原件復制報送、內(nèi)容摘要報送、系統(tǒng)整理報送、專題專項報送、綜合提煉報送、編輯研究報送等方式，為相關(guān)政策制定提供參考。要摘報歷史上類似事件發(fā)生后，決策層分析研判、決策部署、組織動員、指揮協(xié)調(diào)、請示報告及事件概覽等方面的檔案記錄，并報送類似突發(fā)事件處置的總體安排、工作方案、工作日志、落實措施、總結(jié)評估等綜合性檔案記錄。如今年疫情中，北京小湯山醫(yī)院設(shè)計單位——北京中元國際工程設(shè)計研究院在78分鐘內(nèi)，將17年前北京小湯山醫(yī)院的設(shè)計和施工圖紙系統(tǒng)整理復制后，及時提交給武漢中信建筑設(shè)計院，為火神山醫(yī)院迅速建成作出了貢獻。

（二）要綜合利用檔案，為應(yīng)對處置工作提供專業(yè)檔案服務(wù)

重大突發(fā)事件處置是一項復雜的系統(tǒng)工程，檔案部門要立足資源優(yōu)勢、專業(yè)優(yōu)勢，積極提供多樣化的檔案服務(wù)。

一要及時從館（室）藏檔案中選取與突發(fā)事件處置有關(guān)的檔案文獻，編制專題檔案文件目錄，并搜集當前有關(guān)現(xiàn)行文件資料，編制專題檔案、文件、資料目錄，快速提供給應(yīng)急處置部門（機構(gòu)），以便隨時查閱利用。

二要建立跨地區(qū)檔案利用綠色通道，針對工作中急需但本地沒有的檔案，發(fā)揮檔案系統(tǒng)行業(yè)優(yōu)勢，協(xié)調(diào)開展跨地區(qū)、跨部門調(diào)用檔案，如在汶川特大地震發(fā)生后，四川省檔案局（館）第一時間聯(lián)系了河北、云南等地檔案部門，調(diào)取了唐山大地震、麗江大地震抗震救災及災后重建檔案，并提供給抗震救災指揮部。

三要及時公布有關(guān)檔案，編寫與重大突發(fā)事件有關(guān)的史實讀本、手冊、圖冊等，普及相關(guān)防護知識。

四要針對突發(fā)事件發(fā)生后虛假信息大行其道等特點，快速及時發(fā)布檔案信息，還原真相，回應(yīng)質(zhì)疑，抵制謠言，凝聚共識。

五要及時提供線上查檔服務(wù)，除開展電話查檔、網(wǎng)絡(luò)查檔、代查檔案服務(wù)外，還要充分利用數(shù)字檔案館（室）、門戶網(wǎng)站、手機客戶端、微信公眾號等快捷線上服務(wù)平臺，積極推行查檔服務(wù)“網(wǎng)上辦”“掌上辦”。如國家電網(wǎng)利用數(shù)字檔案館，提供電網(wǎng)建設(shè)項目、重要客戶、突發(fā)事件應(yīng)急處置檔案查閱4萬余次，為疫情防控期間的檔案遠程利用提供了有力支撐。

六要充分開發(fā)檔案產(chǎn)品，講好檔案故事，如針對今年疫情防控期間居家為主的特點，檔案部門要積極轉(zhuǎn)變服務(wù)方式，將檔案紀錄片、檔案微視頻、檔案文獻展覽搬到“線上”，推送“檔案博覽”“珍檔解讀”“檔案揭秘”等檔案文化產(chǎn)品，講好檔案故事，豐富人民群眾精神文化生活。

七要發(fā)揮檔案行業(yè)報刊和新媒體在信息分享、知識傳播、資政咨詢、實踐指導、宣傳報道、記錄歷史等方面的積極作用。

（三）要全面收集文件材料，為重大事件保存完整記錄

在重大突發(fā)事件應(yīng)對處置工作中，會產(chǎn)生各種文件材料、圖片、錄音、錄像、視頻、網(wǎng)頁記錄、實物和數(shù)據(jù)，以及媒體（包括社交媒體）宣傳報道、信息言論，相關(guān)的文學創(chuàng)作、文藝作品、影視作品等，檔案部門要及時聯(lián)合重大突發(fā)事件應(yīng)急處置機構(gòu)，出臺加強文件材料收集整理歸檔的指導意見，明確文件材料歸檔范圍和保管期限以及檔案館的業(yè)務(wù)規(guī)范和質(zhì)量標準。靈活采用實地指導，如電話、辦公平臺、短信、微信、移動客戶端等方式，重點指導督促重大突發(fā)事件應(yīng)急處置相關(guān)部門、單位、機構(gòu)、組織依法依規(guī)做好文件材料的收集、整理、歸檔工作，切實加強電子文件的收集整理歸檔工作。及時采集包括社交媒體在內(nèi)的互聯(lián)網(wǎng)上的相關(guān)文字記錄、圖片、音視頻資料等。面向社會廣泛征集對國家和社會有保存價值的資料，尤其要關(guān)注非官方機構(gòu)、家庭、個人收藏的珍貴資料。借助檔案網(wǎng)站、社交媒體等線上平臺開設(shè)檔案專題欄目，以“眾籌”等方式開展檔案征集活動。建立專題檔案數(shù)據(jù)庫，持續(xù)做好檔案信息開發(fā)利用工作，建立健全應(yīng)急機制，強化風險防控管理，開展重要珍貴檔案異地異質(zhì)備份管理工作，不斷筑牢檔案安全防線，確保檔案館庫、檔案實體、檔案信息絕對安全。

三、建立國家突發(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫，在突發(fā)事件的應(yīng)對中發(fā)揮其應(yīng)有的參考作用

（一）國家突發(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫及其內(nèi)容

國家突發(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫是以檔案信息為主要數(shù)據(jù)來源的專題數(shù)據(jù)庫。根據(jù)專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)理論，檔案專題數(shù)據(jù)庫是針對用戶對檔案信息的需求特點，按照一定標準和規(guī)范，對某一學科或某一專題有利用價值的檔案信息進行收集、分析、評價、處理、存儲，以滿足用戶個性化需求的檔案信息資源庫。

國家突發(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)需要按專題收集檔案，并開發(fā)用于管理檔案數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。國家突發(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)總體方案是：突破檔案進館時間限制，將各個時期突發(fā)事件管理中形成的保存在全國各級綜合檔案、各級機關(guān)檔案室、各企業(yè)檔案部門的突發(fā)事件檔案，經(jīng)過數(shù)字化之后，將檔案目錄數(shù)據(jù)和全文數(shù)據(jù)集中至國家檔案局，形成一個突發(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫，按權(quán)限供全國各單位檢索利用。

國家突發(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫的專題是突發(fā)事件，即以國家各個時期突發(fā)事件管理過程中形成的檔案為管理對象，內(nèi)容包括突發(fā)事件預測檔案、突發(fā)事件應(yīng)急準備檔案、突發(fā)事件監(jiān)測檔案、突發(fā)事件預警檔案、突發(fā)事件應(yīng)急處置及救援檔案、突發(fā)事件事后恢復和重建檔案。這些檔案還包括文書檔案、基建檔案、設(shè)備儀器檔案、會計檔案等。

國家突發(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫的來源主要包括在各個時期突發(fā)事件管理中形成的保存在縣級以上綜合檔案館的突發(fā)事件檔案，在各個時期突發(fā)事件管理中形成的保存在縣級以上應(yīng)急管理部門、有關(guān)機關(guān)檔案室及有關(guān)企事業(yè)單位的尚未進綜合檔案館的檔案，在各個時期突發(fā)事件管理中形成的保存在中央企業(yè)總部及下屬單位的檔案。

基于國家突發(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)來源廣泛、利用對象遍布全國的特點，宜由國家檔案局直接牽頭組織開展。

（二）國家突發(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)步驟

國家突發(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫可按照以下步驟推進。

第一步，制定標準。即制定國家突發(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)標準，包括目錄數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)規(guī)范、全文數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)規(guī)范、分類規(guī)范、報送規(guī)范等。標準規(guī)范制定形成后，應(yīng)及時開展培訓，宣傳貫徹標準規(guī)范。

第二步，下發(fā)文件。下發(fā)文件明確國家突發(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)時間、質(zhì)量要求、數(shù)據(jù)報送要求等。

第三步，檔案數(shù)據(jù)準備。納入上報范圍的有關(guān)單位按照標準規(guī)范，將保存在本單位的突發(fā)事件檔案進行數(shù)字化，形成專題檔案數(shù)據(jù)。

第四步，檔案數(shù)據(jù)上報。完成檔案數(shù)據(jù)準備的單位通過安全渠道將檔案數(shù)據(jù)上報國家檔案局。

第五步，數(shù)據(jù)庫開發(fā)。在各單位準備和報送的同時，國家檔案局進行數(shù)據(jù)庫的開發(fā)，包括購置所需的硬件，開發(fā)導入、查詢、導出數(shù)據(jù)所需的軟件，并完成測試。

第六步，檔案數(shù)據(jù)匯總導入。國家檔案局將收到數(shù)據(jù)導入檔案專題數(shù)據(jù)庫。導入時進行相應(yīng)的數(shù)據(jù)校驗。

第七步，成果交付。經(jīng)必要的測試后可將專題數(shù)據(jù)庫根據(jù)權(quán)限向全國有關(guān)單位開放。

第八步，數(shù)據(jù)更新。為了使內(nèi)容不斷豐富，檔案專題數(shù)據(jù)庫在建成后可按年度定期增加，即每年上半年將上一年突發(fā)事件管理中形成的檔案報送并補充進數(shù)據(jù)庫。

（三）國家突發(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫利用方案

建成的國家突發(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫可通過以下方式提供利用。

一是在線檢索。即通過全國在線政務(wù)服務(wù)平臺，將專題數(shù)據(jù)庫按權(quán)限向全國縣級以上黨政機關(guān)開放，所有查詢檢索檔案用戶需進行實名身份注冊，利用過程全程記錄。

二是“一對一”服務(wù)。即在有突發(fā)事件發(fā)生且檔案利用需量較大時，可由所在地檔案行政管理部門向有關(guān)機關(guān)開展“一對一”的查詢利用服務(wù)，協(xié)助有關(guān)部門快速、精確地檢索到所需檔案，為突發(fā)事件的應(yīng)對和搶救提供有力支撐。

三是專題編研。在專題數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上開展更加深入的專題編研，如可將專題數(shù)據(jù)庫再按專業(yè)細分為地震事件檔案專題數(shù)據(jù)分庫、事故災難檔案專題分庫、公共衛(wèi)生事件檔案專題分庫等。

四是知識呈現(xiàn)。檔案是人類活動的原始記錄，檔案信息中包含著豐富的知識。國家突發(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫可通過引入本體技術(shù)，將檔案信息加工成突發(fā)事件管理知識庫，通過知識地圖呈現(xiàn)出來。

國家突發(fā)事件檔案專題庫對應(yīng)急管理部門及其他機關(guān)開展突發(fā)事件管理具有重要作用：一是通過檔案利用助力突發(fā)事件管理;二是為突發(fā)事件管理研究機構(gòu)提供支撐;三是為各單位的突發(fā)事件日常管理工作提供參考。國家突發(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫的建設(shè)對國家、對檔案工作都具有重大意義，一方面助力國家治理體系和治理能力的建設(shè)，另一方面提升檔案工作的治理能力和治理水平。

（作者單位：河南省清豐縣疾病預防控制中心）