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      淺析信息化背景下高校檔案服務(wù)策略

      2017-01-09 16:52:18周航
      辦公室業(yè)務(wù) 2016年12期
      關(guān)鍵詞:檔案服務(wù)高校信息化

      周航

      【摘要】本文對高校檔案服務(wù)存在的問題作了分析,提出了信息化背景下高校檔案服務(wù)對策,為提升高校檔案服務(wù)有效性打下良好的基礎(chǔ)。

      【關(guān)鍵詞】信息化;高校;檔案服務(wù);問題;對策

      社會(huì)經(jīng)濟(jì)日漸發(fā)展促使高等教育事業(yè)蓬勃發(fā)展,高等教育快速發(fā)展對于高校檔案服務(wù)工作提出了更高的要求,高校檔案服務(wù)工作至關(guān)重要。信息化時(shí)代日漸發(fā)展使得高校師生對于檔案服務(wù)需求越來越高,同時(shí)實(shí)際需求也呈現(xiàn)出個(gè)性化以及多樣化。高校需要結(jié)合信息技術(shù),重視檔案服務(wù)工作,提升信息化水平,進(jìn)而為高校師生提供更加完善、更加高效、更加便捷的檔案服務(wù)工作。但由于多方面因素制約使得高校檔案管理工作并沒有達(dá)到實(shí)際預(yù)期,實(shí)際服務(wù)工作中仍然存在著一些問題,直接地影響高校檔案服務(wù)有效性。

      一、高校檔案服務(wù)存在的問題

      (一)高校檔案服務(wù)數(shù)字化水平不高??茖W(xué)技術(shù)日漸發(fā)展促使檔案管理工作中,運(yùn)用數(shù)字化管理方式已經(jīng)成為了潮流,高校檔案服務(wù)工作數(shù)字化也成為了重要發(fā)展趨勢。在進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理工作過程中,雖然運(yùn)用了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù),但是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)主要承擔(dān)記錄功能以及統(tǒng)計(jì)功能,實(shí)際上仍然有非常多的功能并沒有得到有效利用,這就需要進(jìn)行科學(xué)的檔案管理,計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用非常重要,高校檔案服務(wù)數(shù)字化程度并不高。

      (二)高校檔案服務(wù)缺乏統(tǒng)一化標(biāo)準(zhǔn)。從目前發(fā)展來看,一部分高校已經(jīng)開發(fā)了較為完善的檔案管理工作系統(tǒng),但是各個(gè)高校在計(jì)算機(jī)選擇方面卻存在著非常大的差異,實(shí)際應(yīng)用軟件也存在著非常大差異。雖然大部分計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)存在著相似性,但是通用性以及兼容性卻相對較差,這就使得數(shù)據(jù)之間很難進(jìn)行有效置換,信息資源共享存在著一定的障礙,因此,高校檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)性以及統(tǒng)一性。高校在進(jìn)行檔案管理過程中,還需要重視檔案目錄管理工作,在進(jìn)行檔案文件考查過程中,可以利用全文查閱方式來充分了解,但是檔案服務(wù)工作有效性并不高。

      二、信息化背景下高校檔案服務(wù)對策分析

      (一)有效整合高校檔案。高校在進(jìn)行檔案服務(wù)工作過程中,需要重視檔案資料在其中的基礎(chǔ)性作用。結(jié)合目前高校檔案服務(wù)工作存在的問題,需要重視檔案主題的建設(shè)工作,這就需要有效整合檔案信息,提取檔案信息中的關(guān)鍵詞,這樣能夠?yàn)楦咝熒峁└觾?yōu)質(zhì)的信息服務(wù),進(jìn)而有效發(fā)掘檔案中存在的潛在性信息。高校檔案服務(wù)工作人員需要對檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一化整理以及分類,堅(jiān)持檔案信息實(shí)效性,為高校師生提供更為優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。檔案管理工作人員可以結(jié)合檔案信息主題來進(jìn)行分類,這樣能夠更加有效滿足師生需求,使之獲取更加準(zhǔn)確的信息??傊?,高校在進(jìn)行檔案管理的過程中,需要重點(diǎn)突出檔案信息主體性,進(jìn)而提升檔案服務(wù)廣度以及深度。

      (二)有效利用現(xiàn)代化信息手段。為了能夠提升高校檔案管理工作的有效性,高校檔案管理工作需要符合時(shí)代發(fā)展需求,那么,現(xiàn)代化信息手段應(yīng)用于檔案管理工作勢在必行。從高校檔案管理工作的角度分析來看,應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作是現(xiàn)代化管理重要標(biāo)志。在傳統(tǒng)檔案管理工作過程中,大多是采用紙質(zhì)記錄方式,但是龐大數(shù)據(jù)卻無法有效記錄以及管理相關(guān)信息,這就需要充分利用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)來進(jìn)行資料數(shù)據(jù)的有效存儲(chǔ),結(jié)合實(shí)際工作標(biāo)準(zhǔn)來構(gòu)建檔案管理工作數(shù)據(jù)庫,提升檔案記錄工作以及存儲(chǔ)工作的有效性,同時(shí)還能夠更加有效地運(yùn)用以及查找檔案信息,提升高校檔案管理工作效率。利用現(xiàn)代化信息技術(shù)能夠有效更新高校檔案信息,進(jìn)而為實(shí)現(xiàn)高校檔案管理現(xiàn)代化提供保障。

      (三)創(chuàng)新檔案管理工作制度。從高校的角度來分析,高校需要構(gòu)建信息化檔案管理工作方式,這樣才能為高校師生提供更為優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。需要重視高校檔案管理完善工作以及創(chuàng)新工作,進(jìn)而盡可能減少檔案管理工作中存在的失誤,堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)原則,保證檔案管理與時(shí)代發(fā)展相一致。在進(jìn)行檔案管理工作過程中,需要集中處理相關(guān)聯(lián)檔案,提升檔案管理工作的有效性。從事檔案管理的工作人員需要提升自身信息安全保護(hù)的工作意識(shí),避免出現(xiàn)由于自身疏忽而造成檔案信息疏漏,為高校師生個(gè)人信息安全提供有效保障。

      三、結(jié)語

      信息化技術(shù)快速發(fā)展使得高校檔案服務(wù)工作呈現(xiàn)出數(shù)字化、科學(xué)化、網(wǎng)絡(luò)化以及信息化發(fā)展方向,這樣能夠?qū)崿F(xiàn)資源數(shù)據(jù)的有效共享,進(jìn)而為社會(huì)提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在實(shí)際發(fā)展過程中,高校的檔案服務(wù)工作呈現(xiàn)出聯(lián)合化、個(gè)性化以及市場化發(fā)展傾向,需要不斷優(yōu)化檔案服務(wù)工作,轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)服務(wù)工作理念以及服務(wù)工作方式,提升檔案服務(wù)管理人員綜合素質(zhì),構(gòu)建更加完善的檔案信息化服務(wù)體系,提升檔案服務(wù)工作水平以及工作質(zhì)量,為高校發(fā)展提供良好的保障。

      【參考文獻(xiàn)】

      [1]邸家琴.信息化背景下高校檔案館信息服務(wù)策略研究[D]. 黑龍江大學(xué), 2010.

      [2]關(guān)英. 信息化背景下高校檔案服務(wù)策略研究[J]. 工程技術(shù):引文版, 2016(29):102-103.

      [3]張根連. 淺析新形勢下高校檔案管理的信息化建設(shè)策略[J]. 中國電子商務(wù), 2013(24):98-99.

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