大數(shù)據(jù)下檔案信息化管理的有效途徑研究

陳淑興

摘要：檔案管理作為開展各項工作的關(guān)鍵性籌備工作，是后續(xù)工作安排的指導(dǎo)，也是記錄工作的重要載體。隨著各領(lǐng)域的不斷發(fā)展，行業(yè)與單位所積累的檔案資料，其增長的速度也在加快，原有的檔案管理技術(shù)滿足不了海量數(shù)據(jù)的分析梳理。如何利用數(shù)字化手段對檔案進行深度開發(fā)，則成為檔案管理工作的重中之重。本文主要闡述在大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作的現(xiàn)狀，在分析檔案管理工作機遇的基礎(chǔ)上，給出相應(yīng)的管理路徑。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);信息化;檔案管理;路徑

檔案管理是對智力勞動成果展開保護的一種關(guān)鍵方式，對智力勞動成果的有效保護，更能夠?qū)⑷藗冊谥橇趧又械姆e極性充分調(diào)動起來，促使其在生產(chǎn)活動與社會服務(wù)中發(fā)揮最大化的作用。在大數(shù)據(jù)時代，智力勞動者受到的重視程度日益突顯，這也是對檔案管理工作者辛勤勞動的一種肯定。在大數(shù)據(jù)環(huán)境中，通過檔案信息化建設(shè)節(jié)省檔案管理者更多的時間，使其有充足的精力不斷地創(chuàng)新學(xué)習(xí)、鉆研新的便捷化、高效化的檔案管理方式。

一、檔案管理工作的現(xiàn)狀

大數(shù)據(jù)技術(shù)促使人們掌握新的檔案管理技術(shù)，便于適應(yīng)新的檔案管理方法。

（一）隱私與安全困境

大數(shù)據(jù)時代檔案管理人員既要防范網(wǎng)絡(luò)安全，還要不斷增強信息管理安全意識，才能夠保證檔案不被網(wǎng)絡(luò)黑客侵襲，促使網(wǎng)絡(luò)環(huán)境更加安全。由于在立法建設(shè)方面目前網(wǎng)絡(luò)信息安全管理還存在不足之處，在檔案信息化安全管理方面存在管理標(biāo)準(zhǔn)與需求不相符的現(xiàn)象?，F(xiàn)如今安全管理的技術(shù)手段無法面面俱到的滿足保護每個人隱私文件不被訪問和數(shù)據(jù)不會泄露的需求，這些問題對信息的安全性產(chǎn)生嚴(yán)重的影響[1]。

（二）數(shù)據(jù)處理難題

大數(shù)據(jù)的到來促使數(shù)據(jù)信息海量增長，而目前檔案管理機構(gòu)由于多方面的因素，不足以應(yīng)對呈指數(shù)增長的大量信息，數(shù)據(jù)信息的實時變化使其難以做到有效應(yīng)對。云計算存儲數(shù)據(jù)比較分散，這就使得大數(shù)據(jù)在處理檔案信息之前要先將各分散點的數(shù)據(jù)全部傳輸?shù)教幚睃c進行數(shù)據(jù)信息的分析，這對大數(shù)據(jù)的分析產(chǎn)生一定的困擾。而在存儲點對數(shù)據(jù)直接處理存在數(shù)據(jù)信息來源不明的問題，甚至?xí)a(chǎn)生數(shù)據(jù)不完整現(xiàn)象。

（三）技術(shù)方面挑戰(zhàn)

在檔案管理工作中大數(shù)據(jù)的應(yīng)用存在諸多的技術(shù)難題需要盡快解決，在數(shù)據(jù)處理過程大數(shù)據(jù)方法的容錯率比較高，想要降低錯誤的概率就要增加比較大的運算成本，而且大數(shù)據(jù)在分析計算時發(fā)生錯誤，出現(xiàn)數(shù)據(jù)處理失敗的現(xiàn)象。依目前運行狀況來看，大數(shù)據(jù)設(shè)備繼續(xù)擴展的可能性不太大。檔案管理的數(shù)據(jù)目前采用大數(shù)據(jù)方法分析，它是高層次的數(shù)據(jù)信息共享，如果將大數(shù)據(jù)設(shè)備進行擴展整體系統(tǒng)都要實施維護，這將是很大的一筆維護成本，而且管理檔案數(shù)據(jù)仍然在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，無法保證不會產(chǎn)生數(shù)據(jù)信息故障，其出現(xiàn)故障的頻率還會增加，這不僅僅只是整個系統(tǒng)面臨維護成本的大幅增高，對系統(tǒng)的安全性產(chǎn)生很大的影響。

二、檔案管理工作的機遇

傳統(tǒng)檔案管理工作中存在數(shù)據(jù)信息收集不夠全面的現(xiàn)象，查閱檔案需要管理人員協(xié)助以獲取數(shù)據(jù)信息。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下人的檔案管理工作面對龐大的海量數(shù)據(jù)，其傳輸實效性較強、數(shù)據(jù)的來源與類型多樣化，而且確?？梢詽M足不同層面用戶的不同需求，在服務(wù)以往數(shù)量的用戶的基礎(chǔ)上，擴展了現(xiàn)有檔案的數(shù)據(jù)量。大數(shù)據(jù)時代使管理檔案的數(shù)量實現(xiàn)了由GB——TB級別的擴展，改變了以往檔案管理只局限于數(shù)據(jù)的收集，現(xiàn)有檔案管理人員能在龐大的數(shù)據(jù)信息的支撐下，深層次挖掘潛在的可讀性的數(shù)據(jù)信息，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)信息潛在價值的開發(fā)利用工作，也促使管理人員深度挖掘數(shù)據(jù)信息的安全性。大數(shù)據(jù)徹底解決了檔案數(shù)據(jù)資源信息量小的問題。與此同時在擴展數(shù)據(jù)存儲方式的基礎(chǔ)上，大大提高了數(shù)據(jù)存儲效率。

傳統(tǒng)的文字檔案在描述事件與人物活動時是以靜態(tài)的方式呈現(xiàn)，對檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)工作難以展開動態(tài)化全面跟蹤，這也暴露出傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的弊端。而大數(shù)據(jù)環(huán)境實現(xiàn)了對活動過程的動態(tài)化描述，不僅對各種數(shù)據(jù)信息充分開發(fā)利用，還將其潛在的價值深度挖掘，更是在各種數(shù)據(jù)信息之間探尋到相互的聯(lián)系，最大化地將檔案數(shù)據(jù)信息的價值有效提升?，F(xiàn)代檔案管理可以依托大數(shù)據(jù)方法對己知的、未知的事件加以預(yù)測，運用海量的數(shù)據(jù)資源實施趨勢分析，使數(shù)據(jù)信息可以實時采集，其動態(tài)化得以擴展，極大地滿足決策的輔助需求。

三、大數(shù)據(jù)環(huán)境檔案管理理念

改變紙制檔案的管理理念是當(dāng)前大數(shù)據(jù)環(huán)境中下檔案管理工作需要重點突破的，數(shù)據(jù)信息不僅是簡單的數(shù)字內(nèi)容，大數(shù)據(jù)環(huán)境下管理人員應(yīng)對各種數(shù)據(jù)信息的影像資源進行有效的處理，對一些結(jié)構(gòu)與非結(jié)構(gòu)的文件，這一類型的數(shù)據(jù)信息要實施全面的管理與數(shù)據(jù)的采集，并將各存儲系統(tǒng)之間相融合。云計算技術(shù)要求所有的數(shù)據(jù)信息必須數(shù)字化、電子化，才能以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)，梳理整合所有渠道的數(shù)據(jù)信息，有效開發(fā)數(shù)據(jù)信息的潛在價值。

要想真正實現(xiàn)檔案管理的智能化，就要在檔案管理中將數(shù)據(jù)處理作為整個管理工作中的重點，切實改變檔案管理方式，在強化檔案數(shù)據(jù)加工處理質(zhì)量的基礎(chǔ)上，促進檔案信息的時空有序分布，實現(xiàn)各類數(shù)據(jù)檔案信息的高效運行。檔案資源的價值最大化發(fā)揮，需要檔案管理人員牢固樹立“以人為本”的服務(wù)觀念，認(rèn)識到大數(shù)據(jù)時代檔案管理的模式有多種，并不斷充電，著力挖掘現(xiàn)有檔案資源的價值。

四、管理方法的路徑

（一）檔案數(shù)據(jù)收集方式的革新

革新檔案數(shù)據(jù)信息的采集方法，逐步面向廣闊的信息資源，才能夠迎合大數(shù)據(jù)環(huán)境中信息處理使用的需求。同時，對各種零散的數(shù)據(jù)信息采集能力要不斷加強，檔案管理人員在日常工作中要重視對碎片式的數(shù)據(jù)采集能力的培養(yǎng)，著重對關(guān)系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的開發(fā)，有利于非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)信息如圖片、網(wǎng)頁等的采集[2]，構(gòu)建關(guān)系型數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，以此提升諸如電子郵件這類非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)的采集能力。所以革新檔案數(shù)據(jù)采集模式，促進檔案管理事業(yè)持續(xù)發(fā)展，是迎合時代發(fā)展的需要。

（二）實現(xiàn)檔案服務(wù)智能化

檔案管理應(yīng)遵循“人性化”管理，管理人員應(yīng)時刻銘記“為人民服務(wù)”的工作態(tài)度迎難而上，解決檔案管理當(dāng)中遇到的問題。樹立主動服務(wù)的思想意識，才能促使檔案數(shù)據(jù)信息利用效率整體提升。強化服務(wù)推送能力，利用大數(shù)據(jù)的海量數(shù)據(jù)庫和強大計算能力，挖掘和分析用戶數(shù)據(jù)，了解用戶喜好并精準(zhǔn)投放。實際上從用戶日常所需要的數(shù)據(jù)中就能夠探索出方法，在進行數(shù)據(jù)分析時將大數(shù)據(jù)技術(shù)融合進來，滿足不同需求層次的智能化服務(wù)。

（三）構(gòu)建安全管理工作系統(tǒng)

建立安全管理工作體系，將促進檔案服務(wù)工作的有效性全面發(fā)揮，將檔案服務(wù)中數(shù)據(jù)的傳輸、存儲中可能存在的安全隱患徹底解決，將數(shù)據(jù)運用過程中出現(xiàn)的安全問題有效得以處理。在日常管理工作中著重加強安全防護工作，重點應(yīng)放在檔案數(shù)據(jù)物防護水平的不斷提升上，對其系統(tǒng)的安全防護措施逐一進行優(yōu)化[3]，將檔案管理中一些不規(guī)范的操作行為、管理制度方面的不足徹底解決，以此推動檔案管理工作實現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)管理的智能化。

五、結(jié)語

信息技術(shù)的不斷創(chuàng)新，雖然促使檔案信息化建設(shè)工作取得了很大成就，但在如何利用海量數(shù)據(jù)更好的建設(shè)檔案管理、服務(wù)用戶仍是亟待解決的問題。在未來，檔案信息化管理要從培養(yǎng)管理人員著手，注重洞察力的培養(yǎng)，推動大數(shù)據(jù)環(huán)境中檔案資料保障性發(fā)展。

參考文獻：

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[3]王曉華.檔案信息化管理研究[J].蘭臺世界，2020（06）：86-87+91.