毛宇輝

摘 要：我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)自改革開放發(fā)展至今已經(jīng)取得了非常不錯(cuò)的成就和成果。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化在各行各業(yè)都得到了廣泛應(yīng)用，并取得了顯著成效，極大地推動(dòng)了我國(guó)的建設(shè)和發(fā)展。數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中的合理運(yùn)用，可對(duì)檔案信息進(jìn)行有效的整合和利用，提高了檔案管理的工作效率，是一項(xiàng)符合當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的改革創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化技術(shù);檔案管理工作;應(yīng)用

科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展推動(dòng)我國(guó)各行業(yè)發(fā)展迅速，使得我國(guó)快速進(jìn)入現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)發(fā)展階段。新時(shí)期，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作中運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已經(jīng)不是什么新鮮事，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用有助于提高檔案管理的工作效率，有助于實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的整合和處理，可以為篩選和提取信息資料提供科學(xué)的保障，因此，在檔案管理中建立數(shù)字化系統(tǒng)和平臺(tái)是十分必要的，也是提高檔案管理工作質(zhì)量的重要途徑之一。

1 數(shù)字化技術(shù)特點(diǎn)分析

數(shù)字化技術(shù)屬于計(jì)算機(jī)技術(shù)的范疇，目前，數(shù)字化技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的應(yīng)用較為廣泛，數(shù)字化技術(shù)具有較強(qiáng)的優(yōu)點(diǎn)，主要體現(xiàn)在以下幾方面。1）依賴虛擬化載體，數(shù)字化技術(shù)主要利用各類信號(hào)進(jìn)行數(shù)據(jù)和信息的加工、傳輸和存儲(chǔ)，信息和數(shù)據(jù)的載體需要依賴大容量的計(jì)算機(jī)內(nèi)存，還包括一些服務(wù)器和光盤、磁盤等，數(shù)字化技術(shù)需要依賴計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行查閱和處理，從這個(gè)角度上講，數(shù)字化技術(shù)也是一種虛擬化技術(shù)，這也是數(shù)字化技術(shù)的重要特點(diǎn)。2）信息處理快速，數(shù)字化技術(shù)的另一個(gè)顯著特點(diǎn)是信息處理速度，數(shù)字化技術(shù)以快速的處理和傳遞信息為優(yōu)勢(shì)，在短時(shí)間內(nèi)，信息和數(shù)據(jù)的傳輸共享由數(shù)字化技術(shù)來完成，計(jì)算機(jī)高速處理能力十分明顯，對(duì)信息數(shù)據(jù)的處理速率決定了數(shù)字化技術(shù)的強(qiáng)大優(yōu)勢(shì)，這也十分符合檔案管理信息化的要求。

2 數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用

2.1 有效提供數(shù)字化技術(shù)保障

檔案管理數(shù)字化進(jìn)程正在不斷加快，顯現(xiàn)出這一良好發(fā)展局面的主要原因是有先進(jìn)技術(shù)手段的支持，所以說科技進(jìn)步是促進(jìn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的根本動(dòng)力。但是目前受到諸多條件的限制，在檔案管理數(shù)字化實(shí)施過程當(dāng)中，還缺少技術(shù)方面強(qiáng)有力的支撐和先進(jìn)技術(shù)的保障，在更新管理系統(tǒng)方面仍然存在很大的不足。根據(jù)這一情況，要注意增加技術(shù)方面的投入，完善技術(shù)保障條件。一方面要把先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)作為重要基礎(chǔ)，把引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)和自主研發(fā)先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行有效整合，要增加數(shù)字化技術(shù)建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入，并保證高素質(zhì)信息技術(shù)人才的培養(yǎng)。另一方面，企業(yè)要在國(guó)家制定的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范的約束之下，制定符合企業(yè)實(shí)際的檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，在此基礎(chǔ)上完善硬件設(shè)施配備，做好對(duì)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)設(shè)備的升級(jí)和維護(hù)，提高檔案管理系統(tǒng)的使用壽命和運(yùn)轉(zhuǎn)安全性。

2.2 搭建檔案管理云計(jì)算信息處理平臺(tái)

數(shù)字化技術(shù)與云計(jì)算技術(shù)有異曲同工之處，新時(shí)期，檔案管理工作要突出數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)，云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用也具有可圈可點(diǎn)之處，云計(jì)算技術(shù)主要是根據(jù)用戶的操作指令，采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，運(yùn)用搜索引擎獲取大量的信息和資料。數(shù)字化技術(shù)和云計(jì)算技術(shù)都具有一定的網(wǎng)絡(luò)虛擬性，利用虛擬的語言形式將檔案資料提供給用戶。檔案管理需要建立云計(jì)算平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的共享，建立云平臺(tái)可以及時(shí)更新信息，還可以實(shí)現(xiàn)資料的快速共享和傳播，進(jìn)而提高檔案管理的便利性。

2.3 增加資金投入，提高數(shù)字化檔案工作的管理效率

對(duì)于檔案的管理來說，既需要考慮檔案的安全性，又需要保證檔案資料的信息共享性，以便更好地對(duì)檔案進(jìn)行使用和運(yùn)作，尤其是在數(shù)字化時(shí)代，高效的檔案管理需要配置各種設(shè)備，比如服務(wù)器、光盤庫、縮微影像等等，然而這些設(shè)備的價(jià)格又十分高昂，因此更需要巨大的成本投入，來加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，只有基礎(chǔ)設(shè)施不斷加強(qiáng)，才可以更好地提升數(shù)字化檔案管理的工作效率。

2.4 加強(qiáng)各領(lǐng)域之間的交流合作

為了加速檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程，企業(yè)要加強(qiáng)相關(guān)領(lǐng)域之間的信息交流，從而使企業(yè)檔案數(shù)字化管理能夠獲得更好的發(fā)展。企業(yè)要在信息查詢接口程序中添加檔案資料查詢功能，將醫(yī)院財(cái)務(wù)系統(tǒng)、認(rèn)識(shí)管理系統(tǒng)、教研管理系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和檔案資料管理系統(tǒng)緊密地結(jié)合在一起，這種管理模式不僅有利于收集各部門的數(shù)據(jù)信息，對(duì)于企業(yè)進(jìn)一步完善自身的數(shù)據(jù)庫大有裨益。此外，企業(yè)加強(qiáng)各領(lǐng)域之間的交流合作，也很好地解決紙張儲(chǔ)存與信息儲(chǔ)存同時(shí)存在這一問題。管理人員要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，在與其他領(lǐng)域管理人員的交流合作過程中，在保障檔案資料安全的前提下，確保紙張儲(chǔ)存與信息儲(chǔ)存的非重疊性和共享性，從而保證企業(yè)檔案管理工作的有序進(jìn)行。

2.5 做好電子文件的收集和整理

檔案管理中有很多電子資料或文件，利用數(shù)字化技術(shù)比較重點(diǎn)的就體現(xiàn)在對(duì)于電子檔案的收集和管理，包括文件、照片、錄音、視頻等資料，檔案管理部門還可以利用專業(yè)設(shè)備，將紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)化為電子文件資料，例如利用掃描儀等掃描檔案資料。檔案管理部門要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的人為管理模式，實(shí)現(xiàn)電子文件的科學(xué)歸檔和管理，節(jié)約大量的時(shí)間和精力。檔案管理部門要制定掃描機(jī)技術(shù)規(guī)范，確定掃描索引信息，對(duì)掃描過程環(huán)節(jié)進(jìn)行控制，做好掃描監(jiān)督。

2.6 培養(yǎng)數(shù)字化檔案管理人才

檔案管理數(shù)字化進(jìn)程當(dāng)中，高素質(zhì)的復(fù)合型人才欠缺，無法保障檔案管理的實(shí)際質(zhì)量，是降低檔案管理有效性的主要原因之一。這就需要企業(yè)在檔案管理人才培養(yǎng)方面做好分析研究，同時(shí)制定完善化的人才培養(yǎng)方案，推動(dòng)檔案管理團(tuán)隊(duì)的全面化發(fā)展。由于企業(yè)檔案數(shù)字化管理具備很強(qiáng)的專業(yè)性與極高的技術(shù)含量，所以在教育培訓(xùn)過程當(dāng)中要特別注意突出對(duì)數(shù)字化技術(shù)手段和技術(shù)應(yīng)用的培訓(xùn)與指導(dǎo)，增強(qiáng)檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)和技術(shù)素養(yǎng)，同時(shí)注意增強(qiáng)檔案管理者的職業(yè)道德素質(zhì)，使其以愛崗敬業(yè)和全身心投入的態(tài)度為檔案管理數(shù)字化建設(shè)作出積極貢獻(xiàn)。企業(yè)也可以從外部引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理人才，幫助企業(yè)適應(yīng)全新形勢(shì)下的檔案數(shù)字化建設(shè)環(huán)境。

2.7 數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用

在檔案檢索和查詢中檔案管理數(shù)字化建設(shè)要突出檔案資料的價(jià)值，要重視檔案資料的檢索和查詢，在檔案資料檢索和查詢時(shí)，要根據(jù)固定的關(guān)鍵詞檢索檔案資料。及時(shí)確定檔案資料的位置，利用數(shù)字化技術(shù)在數(shù)據(jù)庫進(jìn)行檢索，避免檢索復(fù)雜化，提高了檢索的效率。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用可以打破時(shí)間和空間的限制，進(jìn)而提高檔案資料的管理應(yīng)用效率。

3 結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)是檔案管理工作工作發(fā)展的必然趨勢(shì)和結(jié)果，在新的歷史時(shí)期，強(qiáng)化是數(shù)字化和信息化技術(shù)的應(yīng)用有助于提高檔案管理的實(shí)效性。我國(guó)比較重視檔案管理工作，從企業(yè)到事業(yè)單位皆是如此，要充分展現(xiàn)新技術(shù)的優(yōu)勢(shì)和作用，提高檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)能力，提高檔案資料管理工作的效率，促進(jìn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]黃飛.淺析數(shù)字信息化在房地產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用[J].中國(guó)市場(chǎng)，2014（16）：111+113.

[2]周蘭萍.淺析檔案網(wǎng)站中檔案信息資源的建設(shè)與利用[J].社科縱橫（新理論版），2011，（02）.

[3]黃梅英.淺析計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用[J].人力資源管理，2017（12）.

[4]吳學(xué)智.房地產(chǎn)檔案管理中數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用分析[J].數(shù)字技術(shù)與應(yīng)用，2015（03）：205.

[5]寇楊.檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全保障體系建設(shè)探討[J].管理觀察，2012-26.