程顯波

2020年8月底，本溪需要移交的100多戶企業(yè)、8萬(wàn)多卷人事檔案必須完成規(guī)范化整理和數(shù)字化工作，并實(shí)現(xiàn)集中移交、集中保管。這項(xiàng)工作業(yè)務(wù)性強(qiáng)、任務(wù)量大、節(jié)點(diǎn)要求急，是省、市政府考核的重點(diǎn)指標(biāo)之一。為切實(shí)幫助國(guó)企減負(fù)增效，保障企業(yè)退休人員社會(huì)化管理目標(biāo)落地、落實(shí)，市檔案局聯(lián)合市國(guó)有企業(yè)退休人員社會(huì)化管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室（以下簡(jiǎn)稱“市退管辦”），在新冠肺炎疫情防控的特殊時(shí)期，結(jié)合各國(guó)有企業(yè)的實(shí)際情況，多措并舉扎實(shí)推進(jìn)國(guó)企退休人員人事檔案（以下簡(jiǎn)稱“退管檔案”）規(guī)范化整理和數(shù)字化工作。

一、強(qiáng)化使命擔(dān)當(dāng)，聚焦主責(zé)主業(yè)

本溪市委市政府高度重視“退管檔案”工作，將市檔案局納入市國(guó)有企業(yè)社會(huì)化管理領(lǐng)導(dǎo)小組，市檔案局將做好全市“退管檔案”工作作為全年重要工作任務(wù)。

首先，列入計(jì)劃，專項(xiàng)推進(jìn)?！巴斯軝n案”工作列入了市檔案局年度工作計(jì)劃，明確責(zé)任部門、規(guī)定完成時(shí)限，通過(guò)日常督促檢查，促進(jìn)相關(guān)任務(wù)的落實(shí)。同時(shí)，制定任務(wù)分解計(jì)劃，將工作目標(biāo)落實(shí)到人頭，定期檢查進(jìn)度，溝通指導(dǎo)情況，協(xié)調(diào)解決問(wèn)題，做到月有考核、日有落實(shí)。在此基礎(chǔ)上，局領(lǐng)導(dǎo)多次聽(tīng)取專題匯報(bào)，研究工作方案、提出工作要求，并多次在市委辦班子會(huì)議上做專題匯報(bào)。

其次，深入調(diào)研，有的放矢。為全面掌握全市“退管檔案”管理現(xiàn)狀，市檔案局組織業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員先后深入到本鋼集團(tuán)、本鋼總院、聯(lián)通公司、華夏集團(tuán)等企業(yè)進(jìn)行摸底調(diào)查，進(jìn)而掌握企業(yè)職工數(shù)量、“退管檔案”整理標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)字化水平等業(yè)務(wù)指標(biāo)。針對(duì)企業(yè)數(shù)量多、人事檔案整理參差不齊、移交任務(wù)量大、時(shí)間節(jié)點(diǎn)緊等不利因素，制定具體解決措施。

再次，對(duì)接實(shí)際，把握規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)?！哆|寧省國(guó)有企業(yè)退休人員人事檔案整理和數(shù)字化工作實(shí)施細(xì)則》頒布之初，市檔案局組織人員進(jìn)行了系統(tǒng)學(xué)習(xí)，在消化吸收基礎(chǔ)上，以我市國(guó)有企業(yè)退休人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)為模板，對(duì)現(xiàn)行檔案正本整理，特別是檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行了剖析。在多次論證會(huì)商后，起草了《本溪市國(guó)有企業(yè)退休人員人事檔案規(guī)范化整理和數(shù)字化工作規(guī)范》，并以“市退管辦”文件的形式印發(fā)。

二、優(yōu)化服務(wù)措施，創(chuàng)新指導(dǎo)方式

鑒于企業(yè)人員少、業(yè)務(wù)不熟、歷史欠賬多等棘手問(wèn)題，市檔案局在“市退管辦”的支持協(xié)助下，多措并舉扎實(shí)開(kāi)展指導(dǎo)服務(wù)，為企業(yè)完成“退管檔案”規(guī)范化整理和數(shù)字化工作，解決人事檔案業(yè)務(wù)“最后一公里”問(wèn)題。

第一，分片包干，一對(duì)一幫帶。印發(fā)了《本溪市疫情期間退休人員人事檔案整理和數(shù)字化工作指導(dǎo)意見(jiàn)》，建立指導(dǎo)聯(lián)系制度，并細(xì)化責(zé)任、落實(shí)到人。全局上下各領(lǐng)任務(wù)，劃分檔案整理和數(shù)字化兩個(gè)專項(xiàng)工作組、六個(gè)業(yè)務(wù)指導(dǎo)片區(qū)，人均負(fù)責(zé)聯(lián)系指導(dǎo)20戶企業(yè)。面對(duì)部分破產(chǎn)關(guān)停企業(yè)留守人員少、業(yè)務(wù)不熟練、移交任務(wù)量大這一難題，指導(dǎo)人員邀請(qǐng)這些企業(yè)帶卷上門，采取一對(duì)一、面對(duì)面、手把手的輔導(dǎo)方式，給他們單獨(dú)“吃小灶”，全過(guò)程幫助鑒定、分類、編目及數(shù)字化等業(yè)務(wù)，直到他們能夠熟練操作并滿意而去。

第二，分類指導(dǎo)，科目化教學(xué)。由于央企、省企和市屬國(guó)有企業(yè)尤其是破產(chǎn)關(guān)停企業(yè)檔案人員業(yè)務(wù)、檔案管理基礎(chǔ)參差不齊，我們?cè)谥笇?dǎo)培訓(xùn)中就標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范把握、業(yè)務(wù)操作技能和工作進(jìn)度要求等，分門別類、因企施策、注重效果、循序漸進(jìn)。全市先后六批次組織縣區(qū)、駐溪央企、省企和市屬企業(yè)“退管檔案”整理及數(shù)字化工作培訓(xùn)會(huì)，共培訓(xùn)學(xué)員140多人。培訓(xùn)中，市國(guó)資委、檔案局相關(guān)科室負(fù)責(zé)人集中解讀了《規(guī)范細(xì)則》的意義、要求和標(biāo)準(zhǔn)等;指導(dǎo)人員集中解答了檔案整理和數(shù)字化工作的疑難問(wèn)題;學(xué)員結(jié)合理論講授、案例剖析、現(xiàn)場(chǎng)答疑等進(jìn)行案卷整理操作。在此基礎(chǔ)上，指導(dǎo)人員先后多次深入到華夏集團(tuán)、本鋼集團(tuán)、市退管中心等重點(diǎn)企業(yè)和單位，對(duì)其檔案整理和數(shù)字化工作提出合理化指導(dǎo)意見(jiàn)和建議。一些整理、移交任務(wù)量較大的企業(yè)通過(guò)委托檔案服務(wù)外包公司開(kāi)展檔案整理和數(shù)字化，指導(dǎo)人員第一時(shí)間深入現(xiàn)場(chǎng)與受委托方進(jìn)行規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)等業(yè)務(wù)對(duì)接，幫助企業(yè)做好其資質(zhì)驗(yàn)證和質(zhì)量把關(guān)，保證企業(yè)退休人員人事檔案信息的完整與安全。

第三，創(chuàng)新服務(wù)方式，線上遠(yuǎn)程指導(dǎo)。多渠道開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，將業(yè)務(wù)指導(dǎo)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)有機(jī)結(jié)合起來(lái)。通過(guò)微信解答、電話咨詢、電子郵件等形式，滿足企業(yè)檔案業(yè)務(wù)需求。建立了市直和縣區(qū)人事檔案微信工作群，集合160余家國(guó)有企業(yè)人事檔案工作者，下發(fā)輔導(dǎo)課件和相關(guān)資料，檔案指導(dǎo)人員和一些企業(yè)骨干爭(zhēng)當(dāng)“接線員”、“輔導(dǎo)員”。微信工作群的建立，拉近了檔案部門和企業(yè)之間的距離，大家不分工作日還是休息日都實(shí)時(shí)在線，一時(shí)間群內(nèi)信號(hào)閃爍、呼叫不斷，答疑解惑與業(yè)務(wù)探討之聲此起彼伏。

三、齊抓共管、質(zhì)量管控、強(qiáng)力推進(jìn)

一是協(xié)調(diào)配合，形成合力。在開(kāi)展國(guó)企退休人員人事檔案社會(huì)化移交過(guò)程中，市國(guó)資委在前期的調(diào)研、規(guī)范出臺(tái)、組織開(kāi)展培訓(xùn)等方面，給予了大力支持和配合，形成了齊抓共管的合力。

二是計(jì)劃管理，強(qiáng)力推進(jìn)。市檔案局指導(dǎo)市屬國(guó)有企業(yè)檔案部門結(jié)合實(shí)際編制進(jìn)度方案，各企業(yè)以此倒排工期，抓緊開(kāi)展檔案整理和數(shù)字化工作，確保了企業(yè)檔案整理和數(shù)字化工作處于受控狀態(tài)，強(qiáng)力有序推進(jìn)。

三是層層把關(guān)，質(zhì)量控制。嚴(yán)格執(zhí)行省、市印發(fā)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，督促企業(yè)在檔案整理和數(shù)字化過(guò)程中，對(duì)檔案的鑒別、分類、著錄、掃描等每一環(huán)節(jié)做好內(nèi)部驗(yàn)收。同時(shí)，在檔案指導(dǎo)、檢查過(guò)程中堅(jiān)持抽查驗(yàn)審，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。

多措并舉地深入指導(dǎo)服務(wù)，進(jìn)一步提升了國(guó)有企業(yè)檔案人員的組織協(xié)調(diào)與業(yè)務(wù)能力。目前，全市138戶國(guó)有企業(yè)完成退休人員人事檔案整理7萬(wàn)多卷、數(shù)字化掃描1.6萬(wàn)卷，為全面完成國(guó)企退休人員社會(huì)化管理人事檔案移交任務(wù)奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。