辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在醫(yī)院發(fā)文管理中的應(yīng)用

醫(yī)院行政管理工作一直以來(lái)是服務(wù)臨床、保障醫(yī)院運(yùn)營(yíng)的重要組成部分。近年來(lái)，醫(yī)院業(yè)務(wù)持續(xù)增加，行政管理工作持續(xù)高負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)，因此提高行政效率、改進(jìn)工作流程尤為重要，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱OA系統(tǒng)）不僅體現(xiàn)了辦公便捷的功能，還成為工作人員之間協(xié)作的重要載體。醫(yī)院發(fā)文是醫(yī)院傳達(dá)重要通知、向上級(jí)部門(mén)報(bào)告請(qǐng)示的重要載體，但當(dāng)前多數(shù)醫(yī)院仍采用傳統(tǒng)紙質(zhì)模式管理院級(jí)發(fā)文，利用OA系統(tǒng)進(jìn)行管理較少，文章以某三甲醫(yī)院OA系統(tǒng)發(fā)文管理為例，探討如何在辦公自動(dòng)化的基礎(chǔ)上改進(jìn)工作流程，為各醫(yī)院提升發(fā)文管理工作效率提供參考。

一、發(fā)文管理系統(tǒng)建設(shè)

醫(yī)院OA發(fā)文管理系統(tǒng)，于2015年啟用，運(yùn)行4年以來(lái)，不斷進(jìn)行改進(jìn)和完善。在現(xiàn)有OA系統(tǒng)中，根據(jù)醫(yī)院公文管理規(guī)定，設(shè)立發(fā)文管理欄目，主要分為“發(fā)文擬稿、發(fā)文管理、發(fā)文查詢”三大類(lèi)別，根據(jù)操作方便，增設(shè)“發(fā)文待辦”“發(fā)文修訂”“我參與的發(fā)文”等欄目。公文發(fā)起處室是第一責(zé)任部門(mén)，處室負(fù)責(zé)人是第一責(zé)任人。各類(lèi)別主要功能如下：

（一）發(fā)文擬稿。用作發(fā)文起草，進(jìn)入發(fā)文流程，發(fā)文擬稿模塊與辦公軟件Word相結(jié)合，根據(jù)實(shí)際需求修改文件內(nèi)容，不受外界影響。擬稿人添加“發(fā)文擬稿”選項(xiàng)，填寫(xiě)發(fā)文首頁(yè)相關(guān)信息，在“編輯正文”中根據(jù)擬發(fā)文類(lèi)型選擇相應(yīng)模板，按照模板格式撰寫(xiě)公文。撰寫(xiě)完畢提交系統(tǒng)，系統(tǒng)將自動(dòng)跳轉(zhuǎn)至處室負(fù)責(zé)人審核。處室負(fù)責(zé)人審核完畢后提交系統(tǒng)，系統(tǒng)將依次至黨委院長(zhǎng)辦公室（以下簡(jiǎn)稱“黨院辦”）發(fā)文管理員、副主任、主任分別對(duì)公文的格式及辦文流程規(guī)范性進(jìn)行審核。在核稿中，對(duì)于不符合發(fā)文規(guī)定或問(wèn)題較多的文稿，黨院辦可將文稿退回至發(fā)起人修改。以上環(huán)節(jié)全部審核通過(guò)后，由黨院辦發(fā)文管理員依照醫(yī)院公文管理規(guī)定，對(duì)公文進(jìn)行編號(hào)、排版、校對(duì)、印制公文首頁(yè)，報(bào)送院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。對(duì)于修改較多的文稿，黨院辦與發(fā)起部門(mén)溝通一致后再送簽。院領(lǐng)導(dǎo)提出需要進(jìn)一步協(xié)商的文稿，由黨院辦提出意見(jiàn)，退發(fā)起部門(mén)修改或重辦。院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，黨院辦發(fā)文管理員印制公文、用印、分發(fā)、存檔，并在系統(tǒng)中提交。至此，發(fā)文管理系統(tǒng)流程完畢。

（二）發(fā)文查詢?？赏ㄟ^(guò)發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、公文種類(lèi)、科室，對(duì)已完成的發(fā)文進(jìn)行查詢，作為線上的文件存檔功能。采取自動(dòng)化辦公后，發(fā)文的日常整理以及資料的查找便可以依靠計(jì)算機(jī)自身強(qiáng)大的記憶功能進(jìn)行信息的提取、保存，降低文書(shū)查找的難度。

（三）發(fā)文管理?？赏ㄟ^(guò)發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、發(fā)文狀態(tài)、起草部門(mén)、起草人、起草日期，對(duì)當(dāng)前已提交至系統(tǒng)中的發(fā)文進(jìn)行瀏覽，與發(fā)文查詢功能不同，管理功能可對(duì)發(fā)文狀態(tài)進(jìn)行查看，即“未發(fā)起”“處理中”“暫存”“完成”。

二、醫(yī)院工作人員對(duì)發(fā)文管理OA系統(tǒng)的調(diào)查

（一）基本情況。醫(yī)院發(fā)文管理系統(tǒng)用戶為34人。采用全樣本調(diào)查，發(fā)出問(wèn)卷34份，收回31份，回收率91%。被調(diào)查人員中，男性占25.8%，女性占74.2%；35歲及以下人員占77.4%，35歲以上人員占22.6%；工作年限5年及以下占19.3%，5年以上10年及以下占54.8%，10年以上占25.9%；學(xué)歷方面，博士占12.9%，碩士占61.3%，本科占25.8%。

（二）滿意度調(diào)查。被調(diào)查者對(duì)發(fā)文管理整體情況較為滿意（各項(xiàng)滿意度均大于70%）。其中滿意程度最高的是，有85.81%的人員認(rèn)為與無(wú)管理系統(tǒng)時(shí)相比發(fā)文管理系統(tǒng)對(duì)管理工作更加有幫助；79.35%的人員對(duì)發(fā)文管理系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題后的解決情況滿意；78.71%的人員對(duì)發(fā)文管理系統(tǒng)的及時(shí)性滿意；對(duì)工作態(tài)度滿意度較高，分別有79.35%和78.06%的人對(duì)發(fā)文審批部門(mén)和發(fā)文執(zhí)行部門(mén)工作態(tài)度滿意。相較以上方面，工作人員對(duì)發(fā)文審批和發(fā)文執(zhí)行的工作效率滿意度較低，為71.61%和72.26%。詳見(jiàn)“表1”。

三、系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)分析

在醫(yī)院發(fā)文管理系統(tǒng)運(yùn)行一段時(shí)間后，根據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，行政辦公流程更加清晰，信息化的優(yōu)勢(shì)逐漸凸顯，調(diào)查結(jié)果顯示，行政人員對(duì)信息化辦公系統(tǒng)在發(fā)文管理中起到的作用滿意程度較高。傳統(tǒng)管理模式下，醫(yī)院公文處理主要依靠人力完成，這種方式不僅效率低，而且很容易出錯(cuò)。與紙質(zhì)公文相比較，將辦公自動(dòng)化運(yùn)用至發(fā)文管理中，可有效提高工作人員的辦公效率，審批時(shí)間減少，避免了未按流程審批、文件遺失、傳送不及時(shí)等諸多問(wèn)題，同時(shí)查找方便，省去人員大量翻閱資料的時(shí)間精力等，主要有以下4點(diǎn)優(yōu)勢(shì)：

表1 發(fā)文滿意度整體情況

（一）發(fā)文格式規(guī)范化。具有高度自動(dòng)化與網(wǎng)絡(luò)化的自動(dòng)辦公系統(tǒng)，并非僅是將傳統(tǒng)線下的操作流程照搬到自動(dòng)化的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)之上，而是要通過(guò)將自動(dòng)化與醫(yī)院行政辦公業(yè)務(wù)流程結(jié)合到一起，以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的無(wú)縫隙化，如此方有助于打破傳統(tǒng)。醫(yī)院將發(fā)文模板以word形式嵌入系統(tǒng)中，強(qiáng)化了格式的規(guī)范性，即使是未經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)公文培訓(xùn)的工作人員，也可根據(jù)模板的提示完成公文寫(xiě)作。同時(shí)在填寫(xiě)發(fā)文首頁(yè)時(shí)，系統(tǒng)設(shè)置了必填項(xiàng)，若漏填則在提交時(shí)會(huì)有系統(tǒng)提示。通過(guò)對(duì)發(fā)文規(guī)范性的系統(tǒng)設(shè)置，可有效避免傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)文審批過(guò)程中的缺少要素、發(fā)文首頁(yè)遺漏項(xiàng)目、發(fā)文格式不正確等基本問(wèn)題。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，發(fā)文管理系統(tǒng)的易用性、及時(shí)性以及穩(wěn)定性均得到了工作人員的認(rèn)可，且使用發(fā)文模板后，可更加直觀了解公文格式要求，省去因不細(xì)致導(dǎo)致的細(xì)小問(wèn)題，如版式、頁(yè)碼、字體格式等。

（二）審批過(guò)程留痕。將word辦公軟件嵌入發(fā)文系統(tǒng)中，除可直接編輯、規(guī)范格式外，還設(shè)置了默認(rèn)修訂模式，因此在層層審批的過(guò)程中，各部門(mén)的修改痕跡會(huì)留在系統(tǒng)中，下一環(huán)節(jié)審批者，可看到前序所有審批者的修改內(nèi)容，直至在最終節(jié)點(diǎn)印制發(fā)文時(shí)接受修訂。此舉可更加清晰直觀了解到各部門(mén)對(duì)文件的修改意見(jiàn)，有助于各環(huán)節(jié)的溝通協(xié)調(diào)。

（三）審批效率提高。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)運(yùn)用至發(fā)文管理中，可有效提高辦公效率。一是時(shí)間減少，傳統(tǒng)紙質(zhì)轉(zhuǎn)簽?zāi)Ｊ?，時(shí)間成本較高，若相關(guān)人員不在無(wú)法簽字，時(shí)間周期將被拉長(zhǎng)，而采用辦公自動(dòng)化的形式，系統(tǒng)將第一時(shí)間遞送至下一節(jié)點(diǎn)審批者，減少了傳統(tǒng)送文件的時(shí)間，同時(shí)審批者可使用VPN隨時(shí)隨地登錄系統(tǒng)審批，避免存在因出差或休假而耽誤重要緊急文件的審批時(shí)間。二是文件的到達(dá)系統(tǒng)將在首頁(yè)進(jìn)行提示，退回時(shí)系統(tǒng)會(huì)發(fā)短信至發(fā)起人，此舉也可很好地起到提醒作用。三是有效防止了因?yàn)榧堎|(zhì)版的遺漏、丟失、更新不及時(shí)等問(wèn)題導(dǎo)致的發(fā)文版本錯(cuò)誤等問(wèn)題，利用辦公自動(dòng)化，可實(shí)時(shí)查看最新版發(fā)文。

（四）儲(chǔ)存查找便捷。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)具有良好的儲(chǔ)存功能，可儲(chǔ)存大量文件和信息。自發(fā)文管理系統(tǒng)使用后發(fā)布的公文均可在系統(tǒng)中儲(chǔ)存，大大提高了工作的便捷程度。各部門(mén)發(fā)文管理員均可下載查看科室內(nèi)部的既往發(fā)文，黨院辦發(fā)文管理員可下載查看全院既往發(fā)文，查詢時(shí)輸入標(biāo)題關(guān)鍵字或文號(hào)等信息，就可快速查詢到所需文件。此項(xiàng)功能也對(duì)查找相關(guān)系列文件、修訂新文件提供了便利。

（五）后臺(tái)支持全面。辦公自動(dòng)化是信息時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，醫(yī)院利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)來(lái)推進(jìn)醫(yī)院信息化建設(shè)步伐，進(jìn)而不斷提高醫(yī)院管理者的信息管理與決策能力，完善醫(yī)療服務(wù)水平。近年來(lái)，各醫(yī)院對(duì)信息化系統(tǒng)的重視程度逐漸提高，均聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人員、信息化公司進(jìn)行醫(yī)院辦公系統(tǒng)建設(shè)。上級(jí)單位對(duì)醫(yī)院的評(píng)價(jià)考核體系中，亦含有如建立合同管理系統(tǒng)等的考評(píng)細(xì)則。研究醫(yī)院聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)公司團(tuán)隊(duì)配合信息中心工作人員進(jìn)行日常維護(hù)，在運(yùn)行過(guò)程中，科室遇到問(wèn)題及后臺(tái)修改需求，可及時(shí)進(jìn)行處理和反饋，調(diào)查也發(fā)現(xiàn)，工作人員對(duì)發(fā)文管理系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題后的解決情況較為滿意。

四、實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)功能最大化的保障措施

為實(shí)現(xiàn)發(fā)文系統(tǒng)的功能最大化，醫(yī)院采取一系列措施保障系統(tǒng)的順利運(yùn)行。同時(shí)為進(jìn)一步加強(qiáng)系統(tǒng)功能，醫(yī)院也將繼續(xù)探索改進(jìn)方向，提升工作效率。

（一）人員層面。一是醫(yī)院加強(qiáng)行政部門(mén)公文規(guī)范性培訓(xùn)，系統(tǒng)推行需要大量培訓(xùn)，將公文寫(xiě)作培訓(xùn)及系統(tǒng)操作培訓(xùn)加入新員工培訓(xùn)之中，避免由于行政辦公人員更替頻繁造成的發(fā)文系統(tǒng)的操作難以普及問(wèn)題。二是加強(qiáng)草擬階段的溝通，高學(xué)歷、高年資人員多對(duì)新工作人員進(jìn)行指導(dǎo)培訓(xùn)，可嘗試與工作績(jī)效結(jié)合，減少退回次數(shù)，提高行政效率和行政服務(wù)水平，避免發(fā)文人員對(duì)公文的撰寫(xiě)規(guī)范、格式規(guī)范不嚴(yán)謹(jǐn)，對(duì)系統(tǒng)使用不熟練，造成反復(fù)修改、后續(xù)審批操作人員工作量增加等問(wèn)題。三是繼續(xù)加強(qiáng)線下溝通，避免對(duì)辦公系統(tǒng)過(guò)分依賴、流程進(jìn)展緩慢、效率低的問(wèn)題。

（二）系統(tǒng)層面。由于各類(lèi)系統(tǒng)難以避免存在一定的局限性，難以滿足全體工作人員的使用習(xí)慣，對(duì)此，醫(yī)院不斷加強(qiáng)工作溝通和調(diào)研，優(yōu)化OA發(fā)文系統(tǒng)。例如模板設(shè)置方面，使用更符合人群辦公習(xí)慣的辦公系統(tǒng)解決方案，改進(jìn)發(fā)文模板設(shè)置，使工作人員一目了然在何處撰寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容；流程方面，簡(jiǎn)化流程及信息系統(tǒng)內(nèi)程序，各流程形成閉環(huán)管理，閉環(huán)管理為每個(gè)流程提供雙向反饋的機(jī)制，提高行政效率；流程中各節(jié)點(diǎn)方面，各節(jié)點(diǎn)權(quán)責(zé)分明，標(biāo)有查看時(shí)間及處理時(shí)間，如實(shí)反映客觀情況，有利于行政辦公各環(huán)節(jié)進(jìn)行考核及評(píng)價(jià)。

（三）支持層面。當(dāng)前，將辦公自動(dòng)化運(yùn)用至發(fā)文管理中并未完全普及，各醫(yī)院各自總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，探索適合本醫(yī)院的信息化辦公系統(tǒng)，缺乏交流溝通，無(wú)成型的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和模式；同時(shí)，系統(tǒng)建設(shè)需要人力物力支持，經(jīng)濟(jì)投入較大，辦公系統(tǒng)是建立在互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)上的，醫(yī)院發(fā)文為重要的內(nèi)部資料，系統(tǒng)安全性、保密性仍需要進(jìn)一步提高。因此，醫(yī)院使用了有先進(jìn)理念的大平臺(tái)大公司，選擇有長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃的辦公系統(tǒng)解決方案，將未來(lái)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)、挑戰(zhàn)考慮進(jìn)去，應(yīng)對(duì)日新月異的信息環(huán)境變化，運(yùn)用科技手段確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定，建立防護(hù)機(jī)制和預(yù)警機(jī)制，同時(shí)每年對(duì)辦公系統(tǒng)管理公司進(jìn)行績(jī)效考評(píng)，各部門(mén)工作人員對(duì)其進(jìn)行評(píng)價(jià)，以更好監(jiān)督與促進(jìn)辦公自動(dòng)化的運(yùn)維。

五、總結(jié)

現(xiàn)階段，辦公自動(dòng)化是提高行政效率的重要方式和趨勢(shì)，醫(yī)院可利用OA系統(tǒng)改進(jìn)醫(yī)院發(fā)文管理流程，不斷開(kāi)創(chuàng)醫(yī)院行政管理的新模式，讓行政管理工作更加便捷、高效，更好地服務(wù)于臨床工作。未來(lái)，醫(yī)院將繼續(xù)探索合適的方式方法，將創(chuàng)新與傳統(tǒng)發(fā)文模式相結(jié)合，完善管理流程和方式，提高醫(yī)院發(fā)文管理水平。