白前永

【摘要】如何在大數(shù)據(jù)、云計算、區(qū)塊鏈、人工智能、移動互聯(lián)網(wǎng)等多樣信息化集成手段廣泛應(yīng)用的時代背景下，通過OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，提升民航類公文的規(guī)范化處理水平，具有十分重要的意義。本文從OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的含義、優(yōu)勢和對民航類公文處理的意義進行探析，提出相關(guān)實施的應(yīng)用要求，對于目前高職院校信息化建設(shè)具有一定的借鑒意義。

【關(guān)鍵詞】OA協(xié)同辦公系統(tǒng);民航;公文處理

在大數(shù)據(jù)、云計算、區(qū)塊鏈、人工智能、移動互聯(lián)網(wǎng)等多樣信息化集成手段廣泛應(yīng)用的時代背景下，利用即時通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)技術(shù)、辦公自動化技術(shù)更新升級了傳統(tǒng)政府管理和公共事業(yè)服務(wù)的辦公方式。其中OA協(xié)同辦公系統(tǒng)作為應(yīng)用最為廣泛的網(wǎng)絡(luò)辦公信息平臺，對民航高職院校的文秘工作者而言，解放了“紙、筆、印”，利用技術(shù)手段提升效率、暢通流程、減少人力，降低了失誤率。大力推進OA協(xié)同辦公系統(tǒng)，推行“電子化”辦公，倡導(dǎo)節(jié)約、精簡、高效的辦公方式，成為當前高校特別是民航高職院校加快智慧校園升級建設(shè)的重要舉措之一。

一、OA協(xié)同辦公系統(tǒng)內(nèi)涵

從廣義上說，OA協(xié)同辦公系統(tǒng)是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡(luò)功能聯(lián)合應(yīng)用的辦公方式，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種網(wǎng)絡(luò)新技術(shù)、電子新機器、移動新設(shè)備從事辦公業(yè)務(wù)，都屬于辦公自動化的領(lǐng)域。在政府機關(guān)中，辦公自動化系統(tǒng)平臺稱作電子政務(wù)，企事業(yè)單位稱之為OA，即辦公自動化。目前通過實現(xiàn)辦公自動化，或者說實現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化流程節(jié)點、集約組織結(jié)構(gòu)、調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎(chǔ)上，增加協(xié)同辦公能力，最后實現(xiàn)辦公系統(tǒng)的整體高效準確有序運轉(zhuǎn)。

二、OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的主要優(yōu)勢

（一）便于信息溝通、上傳下達。隨著高校規(guī)模的逐步壯大，多校區(qū)辦學(xué)甚至異地辦學(xué)現(xiàn)象越來越多，辦公覆蓋區(qū)域愈加廣闊。例如筆者所在的上海民航職業(yè)技術(shù)學(xué)院，其下設(shè)徐匯校區(qū)、浦東校區(qū)，兩校區(qū)之間距離約50公里，車程耗時一般在50分鐘。OA協(xié)同辦公的即時性，讓線下“跑腿”變成電腦端口、手機客戶端，有效解決跨校區(qū)辦學(xué)所帶來的空間問題，推進各項業(yè)務(wù)工作的辦理和跟進，提升了辦公效率。

（二）便于公文流轉(zhuǎn)、及時處理。傳統(tǒng)公文流轉(zhuǎn)、批轉(zhuǎn)通過紙質(zhì)材料簽字遞交，速度慢、耗時多，需要專人從事高頻次的重復(fù)勞動且易出現(xiàn)失誤、遺失現(xiàn)象。而OA協(xié)同辦公從根本上解決了這些問題，從時空、效率上對于公文處理進行了革新，降低了工作量、縮短了流程時間、提高了正確率。

（三）便于明確職責(zé)、高效辦事。OA協(xié)同辦公通過系統(tǒng)搭建條理明晰的職責(zé)邊界、流程節(jié)點，設(shè)定辦結(jié)日期并進行留痕處理。使得辦事辦會辦文等諸多事項能夠公開、規(guī)范處理，各個節(jié)點的辦理人員處理工作時間、內(nèi)容都在網(wǎng)上一目了然，無形間增加了工作監(jiān)督機制，推進工作的順利進行，最大化地實現(xiàn)“一網(wǎng)通辦”，有效杜絕了辦事推諉、“部門官司”的現(xiàn)象發(fā)生。

三、OA協(xié)同辦公系統(tǒng)對于公文規(guī)范化處理的意義

2012年7月1日起施行修訂的《黨政機關(guān)公文處理工作條例》（以下簡稱“條例”），該《條例》對黨政公文長期以來分離的文種、體例、格式等問題進行了統(tǒng)一的明確與規(guī)范，在黨政公文制度要求十分明確的背景下，OA協(xié)同辦公系統(tǒng)作為公文規(guī)范處理的主要網(wǎng)絡(luò)工具，極大提升了黨政機關(guān)公文處理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化水平。具體表現(xiàn)如下：

（一）OA協(xié)同辦公系統(tǒng)有助于公文文種正確選擇使用?！稐l例》出臺之后，黨政公文文種合并一家，公文文種明確為決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、通知、通報、意見、報告、請示、批復(fù)、議案、函、紀要共計15種。公文文種得以明確，但是在實際使用過程中，具體公文處理人員受工作經(jīng)驗、知識水平、操作能力的影響較大，往往在公文文種選擇上容易出現(xiàn)錯用文種的重大失誤。而OA協(xié)同辦公系統(tǒng)能夠從文種性質(zhì)上進行節(jié)點界定，按照上行文（請示、報告）、平行文（函）、下行文（通告、通知、通報）對于單位常用文種進行細化梳理，便于在實際操作中正確選擇。

（二）OA協(xié)同辦公系統(tǒng)有助于公文行文格式規(guī)范化。個別黨政機關(guān)及企事業(yè)單位存在公文格式及公文起草、審核、簽發(fā)等程序不規(guī)范甚至錯誤之處。而OA協(xié)同辦公系統(tǒng)可以通過表格模板網(wǎng)絡(luò)程序編輯，對于公文的標題、文號、密級、主送、抄送、格式、字體等具體易錯格式要素進行統(tǒng)一設(shè)定。讓公文寫作有了一個可供參照的固定模板。當文秘工作人員實際選擇文種、擬定標題、排版布局當中，在基本格式方向上不易出現(xiàn)較大錯誤，使得文件擬制愈加規(guī)范、普及，使得格式規(guī)范意識得以提升。OA協(xié)同辦公系統(tǒng)將《條例》中制度內(nèi)容還原到了網(wǎng)上實際操作上，使得公文管理制度的明確規(guī)定得到有效落實，同時也提升了文秘工作人員的工作規(guī)范意識和實際操作能力。

（三）OA協(xié)同辦公系統(tǒng)有助于公文實際處理流程規(guī)范化。OA協(xié)同辦公系統(tǒng)不但設(shè)定公文格式模板，同時也對公文收發(fā)流轉(zhuǎn)從程序、時限、節(jié)點進行了明確限定。例如上海民航職業(yè)技術(shù)學(xué)院作為地處上海的民航局部屬院校，其上級主管部門是中國民用航空局，但同時又受到上海市教委的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，在收文發(fā)文當中面臨“兩條線走路”的現(xiàn)象。由于國家部委和地方教育行政部門在公文流轉(zhuǎn)處理上還有所不同，所以以前處理流程需要分別進行手動擬定，造成了十分繁巨的文書工作量、且在實際處理中容易出現(xiàn)錯誤。OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的運用徹底解決了這樣的問題，依據(jù)學(xué)院特殊情況，事先設(shè)計符合工作需求的工作流程模板，在“收、發(fā)、傳、閱、歸”等各個節(jié)點進行限定，從程序上保障的公文處理規(guī)范、有序、高效、無誤。其次，公文處理過程同時也蘊含著事務(wù)呈報、交辦、閱辦、督辦等各個工作節(jié)點任務(wù)要求，OA協(xié)同辦公系統(tǒng)上可以清晰顯示責(zé)任人、處置時限和完成情況，并能夠長期客觀保存，這對于工作效率效果督查及責(zé)任追溯提供了客觀事實依據(jù)，真正實現(xiàn)網(wǎng)上留痕、不易遺失。再者，上海民航職業(yè)技術(shù)學(xué)院實施同其他高校類似的二級內(nèi)設(shè)部門管理體制，而且是一套班子、兩個校區(qū)。紙質(zhì)公文時代，各部門公文格式及流轉(zhuǎn)方式不統(tǒng)一，導(dǎo)致文件往來溝通不暢，極大地影響行政管理的合規(guī)性。而OA協(xié)同辦公系統(tǒng)可以對二級部門的公文格式、行文規(guī)則等也能做出明確的規(guī)定，使得基層公文處理時嚴格規(guī)范，真正建立起了橫向到邊、縱向到底的公文規(guī)范化處理體系。

（四）OA協(xié)同辦公系統(tǒng)能有效提升黨政公文處理的靈活性、時效性。隨著移動互聯(lián)網(wǎng)和智能設(shè)備的普及應(yīng)用，與傳統(tǒng)紙質(zhì)媒介平臺相比，優(yōu)勢明顯：一是OA協(xié)同辦公系統(tǒng)打破了時間、地域、機構(gòu)的界限，使得文秘工作人員從“文山會海、車馬勞頓”當中明顯“減負”，改變以往需面對面?zhèn)鬏敼牡默F(xiàn)狀，實現(xiàn)了公文處理的網(wǎng)絡(luò)化、瞬時化，特別是呈報領(lǐng)導(dǎo)、上級部門的公文可以及時查看辦理。二是作為一個電子化文檔處理系統(tǒng)，其公文辦理全過程實現(xiàn)了流程化，擬稿、審核、套紅、用印、流轉(zhuǎn)及歸檔均可以進行網(wǎng)上流轉(zhuǎn)及管理，提升效率的同時，也降低了辦公用紙、辦公印刷的實體成本。三是重點提升了急辦公文事務(wù)的辦結(jié)速度，特別民航類公文作為行業(yè)內(nèi)重點事務(wù)的公務(wù)信息載體，有時候交辦辦結(jié)時間特別緊急且重要，OA協(xié)同辦公系統(tǒng)作為文秘工作人員的有力助手，提升了其處理緊急公文事務(wù)的能力。

四、OA協(xié)同辦公系統(tǒng)在工作中的具體要求

（一）編制手冊、加強培訓(xùn)，努力提升OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的實際操作水平。一是建立系統(tǒng)完善的OA協(xié)同辦公使用計劃和清晰分明的工作手冊，認真梳理該系統(tǒng)收發(fā)文流程當中的每個節(jié)點職責(zé)內(nèi)容和操作要求，確保流程當中的每項工作、每個節(jié)點權(quán)責(zé)統(tǒng)一。二是強化OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的工作角色認知，OA流程當中的每個節(jié)點對應(yīng)著具體的某個人。 因此，系統(tǒng)涉及的每個人必須認清OA功能定位，確保流程操作全面到位，辦公室作為OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的主要使用部門，要做好該系統(tǒng)的使用操作和電子公文處理的培訓(xùn)組織工作，促使系統(tǒng)當中的每個人，無論領(lǐng)導(dǎo)還是普通員工，樹立強烈的責(zé)任意識、學(xué)習(xí)意識，培養(yǎng)強烈的責(zé)任感，做好系統(tǒng)的使用推廣工作。三是邀請系統(tǒng)開發(fā)方定期組織系統(tǒng)優(yōu)化、實操培訓(xùn)工作，民航類高校、民航類公文處理的政策條件和面臨的實際問題都是不斷變化的，OA協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)當定期組織優(yōu)化工作，讓專業(yè)公司介入，可以不斷改進完善系統(tǒng)、提高系統(tǒng)使用效果。

（二）建章立制、完善機制，加強電子公文規(guī)范處理的制度保障。民航不但是業(yè)務(wù)部門、更是政治部門，作為民航高職院校，在OA協(xié)同辦公系統(tǒng)推廣使用過程中，對于民航類公文規(guī)范處理標準更嚴、要求更高。一是要逐步健全公文處理工作相關(guān)制度，特別要完善電子文件處理歸檔、電子公章利用等制度。二是要加強辦公自動化相關(guān)軟硬件設(shè)備的安全維保能力，加強信息工作人員培訓(xùn)，分析網(wǎng)絡(luò)安全最新形勢，分析關(guān)鍵時節(jié)的網(wǎng)絡(luò)安全工作要點，部署信息安全工作任務(wù)，增強電子公文規(guī)范處理工作的安全系數(shù)。三是建立更為詳細的文秘崗位責(zé)任制。OA協(xié)同辦公系統(tǒng)在民航類公文規(guī)范化處理工作中，增加不少需要負責(zé)的工作內(nèi)容，比如該系統(tǒng)的安全賬戶、電子公章秘鑰、運維辦公設(shè)備等軟硬件的安全保管工作。一要建立崗位交接制度，確保工作責(zé)任到人、無縫對接。二要編制OA協(xié)同辦公系統(tǒng)風(fēng)險應(yīng)急預(yù)案，防止因系統(tǒng)問題、賬號盜取等問題導(dǎo)致公文處理“真空”狀態(tài)的產(chǎn)生。三要建立民航類公文專門備案渠道，除了網(wǎng)絡(luò)資源歸檔，為保障規(guī)范處理，必須線下紙質(zhì)文檔、電子文檔各留一套，由專門人員進行保管。而且民航類涉密公文應(yīng)該按照民航局保密公文相關(guān)處理規(guī)定，單獨選用場所、媒介進行處理。

（三）夯實基礎(chǔ)、充實內(nèi)涵，提高民航類公文規(guī)范辦理的信息化水平。目前，OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)基本針對單位組織內(nèi)部進行使用，主要功能體現(xiàn)在線上流程審批、內(nèi)部收發(fā)文流轉(zhuǎn)上，而對外發(fā)送請示、報告、函文，由于系統(tǒng)限制原因，導(dǎo)致還是采用線下紙質(zhì)報送形式。為了提升公文電子化、規(guī)范化程度，應(yīng)注重如下環(huán)節(jié)：一是打通上下級單位公文網(wǎng)絡(luò)處理壁壘。可以針對公文報送處理實際，在上級單位OA協(xié)同辦公系統(tǒng)當中開設(shè)接入端口，實現(xiàn)下級單位電子公文能夠及時、規(guī)范、迅速地通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)便捷傳輸。二是聯(lián)通關(guān)聯(lián)單位公文網(wǎng)絡(luò)處理平臺?？沙浞掷脜^(qū)域網(wǎng)絡(luò)平臺，搭建地區(qū)、行業(yè)、院校、校企互通的電子公文網(wǎng)絡(luò)平臺，通過OA協(xié)同功能的區(qū)域拓展，實現(xiàn)高職院校特別是民航類高校與相關(guān)企事業(yè)單位的電子化公文系統(tǒng)互認及流轉(zhuǎn)，真正實現(xiàn)公文處理的“互聯(lián)網(wǎng)+”時代。三是建立電子化公文規(guī)范化標準，以《黨政機關(guān)公文處理工作條例》為藍本，從國家、行業(yè)層面，建立電子公文、電子印章、OA協(xié)同辦公系統(tǒng)等軟硬件的質(zhì)量體系標準，為民航類公文規(guī)范化處理建立外部良性環(huán)境。想要做到這一步，任重道遠，需要政府、行業(yè)及具體單位共同推進。

【參考文獻】

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