余嘉聲

【摘要】現(xiàn)階段我國(guó)的信息技術(shù)發(fā)展速度較快，管理檔案的模式由實(shí)體管理檔案向數(shù)字化管理檔案逐漸過渡，以達(dá)到存儲(chǔ)數(shù)字化以及通過網(wǎng)絡(luò)連接。運(yùn)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)管理，使構(gòu)成的檔案信息庫(kù)完整有序，實(shí)現(xiàn)及時(shí)利用以及資源共享。本文圍繞檔案數(shù)字化建設(shè)展開討論，首先分析數(shù)字化建設(shè)的重要性，提出建設(shè)中遇到的問題，然后根據(jù)問題提出建設(shè)對(duì)策，最后研究其主要的服務(wù)功能。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期;檔案數(shù)字化;建設(shè)對(duì)策;服務(wù)大眾

在發(fā)展黨與國(guó)家事業(yè)及發(fā)展經(jīng)濟(jì)社會(huì)的過程中，檔案工作是較為重要的經(jīng)驗(yàn)寶庫(kù)。近些年，政府工作報(bào)告多次提及檔案事業(yè)發(fā)展工作，在科技信息發(fā)展快速的新時(shí)期，只有建設(shè)檔案數(shù)字化，才能夠?qū)n案的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)，以確保服務(wù)民生發(fā)展，檔案數(shù)字化建設(shè)能夠與時(shí)代發(fā)展要求相符合，還能夠?qū)n案的管理水平提升，以便于人們獲取檔案信息及各類資源。但是現(xiàn)階段應(yīng)該注意的是，檔案數(shù)字化建設(shè)工作仍有一些問題存在，應(yīng)將思想觀念創(chuàng)新，健全相關(guān)管理規(guī)章制度，以此來(lái)提升檔案建設(shè)的水平以及其服務(wù)功能。

一、新時(shí)期檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性

建設(shè)數(shù)字化的檔案可實(shí)現(xiàn)共享資源，以符合新時(shí)期社會(huì)發(fā)展的要求，檔案數(shù)字化能夠在一定程度上確保檔案的安全性。建設(shè)數(shù)字化檔案能夠利用計(jì)算機(jī)掃描技術(shù)達(dá)到數(shù)字化處理檔案原件的目的，以制作數(shù)字化副本，可投入到使用和交流中，并有效保存原件，將保存時(shí)間延長(zhǎng)，避免由于長(zhǎng)時(shí)間翻閱出現(xiàn)字跡模糊或是檔案破損的情況，并實(shí)現(xiàn)異地保存數(shù)字化副本。建設(shè)數(shù)字化檔案能夠?qū)⒐ぷ餍侍岣?，帶給檔案管理人員一定的便利條件，檔案數(shù)字化可處理智能信息，可將以紙張、錄像帶及錄音帶等為介質(zhì)的檔案資料，在壓縮、轉(zhuǎn)化及掃描后轉(zhuǎn)化為圖片文件、錄像文件和聲音文件，應(yīng)用儲(chǔ)存管理技術(shù)，將數(shù)字化資料保存至光盤庫(kù)及磁帶庫(kù)中，便于查詢和使用檔案。此外，建設(shè)數(shù)字化檔案不再受到股本的制約，同一時(shí)間可多人使用同一份文件，以達(dá)到共享檔案信息這一目的，建設(shè)數(shù)字化檔案能夠?qū)崿F(xiàn)人們?cè)陔娔X前就可查找和借閱檔案，利用期間不再受到時(shí)空的限制，不僅能實(shí)現(xiàn)檔案異地調(diào)閱，還能夠有效擴(kuò)展利用空間。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題

（一）檔案數(shù)字化建設(shè)受到傳統(tǒng)管理模式的影響。檔案管理人員受到原有管理模式帶來(lái)的影響，難以及時(shí)更新觀念，會(huì)出現(xiàn)重視收藏忽略取用的情況，有著嚴(yán)重的封閉式管理思想，相關(guān)人員不重視使用現(xiàn)代數(shù)字化技術(shù)來(lái)整理檔案，這將阻礙數(shù)字化建設(shè)檔案工作的開展。

（二）數(shù)字化建設(shè)檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范不統(tǒng)一。數(shù)字化建設(shè)檔案屬于全新的工作，有著較高的技術(shù)含量，并涉及各種各樣的因素。數(shù)字化建設(shè)檔案的過程中，部分管理檔案相關(guān)人員沒有完整填寫案卷標(biāo)題，在編寫檔案序號(hào)時(shí)，沒有進(jìn)行統(tǒng)一的組卷，嚴(yán)重的情況是有些文件檔案不具備編制卷內(nèi)目錄，或者出現(xiàn)卷內(nèi)目錄丟失及不完整的狀況。管理檔案時(shí)技術(shù)性與管理性標(biāo)準(zhǔn)缺乏，同時(shí)不具備數(shù)字化建設(shè)中相應(yīng)的硬件設(shè)施，未完善數(shù)字化相關(guān)設(shè)備，與數(shù)字化建設(shè)要求不符合，很多地區(qū)管理檔案主要是紙質(zhì)化檔案，建設(shè)數(shù)字化檔案不夠完整。

（三）數(shù)字化建設(shè)檔案存在風(fēng)險(xiǎn)。建設(shè)數(shù)字化檔案以應(yīng)用計(jì)算機(jī)硬件、軟件和操作系統(tǒng)為基礎(chǔ)來(lái)讀取和操作，如果計(jì)算機(jī)硬件損壞或是出現(xiàn)誤刪數(shù)據(jù)等情況，那么會(huì)毀滅性損壞檔案資料。數(shù)字化建設(shè)檔案時(shí)會(huì)出現(xiàn)黑客非法入侵情況，或是電腦感染病毒，這樣會(huì)極大程度上威脅檔案信息安全，檔案保密難度增加。此外，數(shù)字化檔案的載體會(huì)對(duì)文件檔案儲(chǔ)存有一定的制約，數(shù)字化檔案較為依賴軟硬件設(shè)備，計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用有著較快的更新速度，一些初期形成的文件在創(chuàng)新軟硬件的條件下無(wú)法讀取，或是數(shù)字化檔案在軟件下出現(xiàn)不兼容的情況。另外，修改數(shù)字化檔案信息較為便捷，那么就可利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行修改，這很容易使內(nèi)容脫離載體，并且很難看出痕跡，這將嚴(yán)重威脅數(shù)字化檔案的安全。

三、檔案數(shù)字化建設(shè)的有效對(duì)策

（一）提升檔案數(shù)字化建設(shè)規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)。建設(shè)數(shù)字化檔案時(shí)應(yīng)遵循常規(guī)的網(wǎng)絡(luò)傳輸協(xié)議和格式、著錄規(guī)則、檔案分類索引、數(shù)據(jù)加工標(biāo)準(zhǔn)等要求與原則，保證數(shù)字化檔案具備一定信息產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)化以及通用性，以此來(lái)符合網(wǎng)上傳輸及共享檔案信息資源的需要，從而構(gòu)建出符合各類軟硬件通用要求的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，以便于人們有效利用檔案信息。

（二）提升系統(tǒng)的科學(xué)性、整體性及可行性。科學(xué)性指的是根據(jù)實(shí)際情況篩選檔案，確定數(shù)字范圍，分層次分階段篩選，可優(yōu)先整理利用率比較高的檔案。整體性指的是實(shí)體館藏應(yīng)按照數(shù)字檔案室建設(shè)要求對(duì)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行統(tǒng)一制定，并根據(jù)共建共享檔案信息資源的計(jì)劃實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化。與實(shí)體館際加強(qiáng)協(xié)作，以確定檔案數(shù)字化范圍，在協(xié)作發(fā)展的過程中，構(gòu)成互為利用、補(bǔ)充和推動(dòng)的數(shù)字化檔案信息資源體系，以進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)檔案的服務(wù)，將數(shù)字化檔案的作用充分發(fā)揮出來(lái)。可行性指的是應(yīng)按照數(shù)字化檔案的建設(shè)要求，配備合理的人力及物理，重視分析數(shù)字化檔案預(yù)期擁有的信息及資源，也應(yīng)考慮檔案信息、開發(fā)周期、技術(shù)水平、數(shù)字化加工設(shè)備及相關(guān)經(jīng)費(fèi)保障力。在數(shù)字化建設(shè)過程中應(yīng)避開長(zhǎng)開發(fā)周期、較大數(shù)據(jù)規(guī)模、較大采集數(shù)據(jù)難度以及更新數(shù)據(jù)速度慢等情況，確保數(shù)字化建設(shè)檔案的質(zhì)量與進(jìn)程。

（三）完善安全保障體系。為確保數(shù)字化建設(shè)檔案的安全問題，應(yīng)完善其安全保障體系，要重視應(yīng)用檔案管理的安全保障技術(shù)，可結(jié)合使用密鑰技術(shù)、加密存儲(chǔ)技術(shù)、加密傳輸技術(shù)和訪問控制技術(shù)等，將數(shù)字化檔案庫(kù)的信息安全提升，避免泄露檔案信息，防止丟失檔案資料，以保障檔案信息的安全性。對(duì)于未來(lái)得及實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的紙質(zhì)檔案也應(yīng)進(jìn)行整理及歸檔，確保儲(chǔ)存的室內(nèi)有良好的環(huán)境，重視防火、防水及防鼠害的工作，防止丟失檔案信息資料。

四、檔案數(shù)字化具備的服務(wù)功能

（一）共享資源及提升效能。檔案相關(guān)工作者能夠通過研究者的聚集范圍、檔案使用的特定機(jī)構(gòu)等實(shí)現(xiàn)區(qū)域聯(lián)網(wǎng)來(lái)共享檔案信息資源，以構(gòu)建出人們使用檔案最方便的途徑，在一定程度上消除人們使用檔案存在的障礙，將檔案信息資源的使用率不斷提升，使檔案資源更好地服務(wù)社會(huì)。例如高校及研究機(jī)構(gòu)的部門是聚集知識(shí)分子的主要地區(qū)，同時(shí)是使用檔案效率較高的人群，從而檔案相關(guān)工作人員能夠利用區(qū)域聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)高校及研究機(jī)構(gòu)相關(guān)部門的區(qū)域聯(lián)網(wǎng)，以此實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的信息共享，使用檔案的人們也可更加方便地使用檔案，以此來(lái)達(dá)到滿足相關(guān)部門信息需求的目的，將信息的使用效率提升。

（二）使用技術(shù)將服務(wù)創(chuàng)新。現(xiàn)階段，5G時(shí)代到來(lái)，能使人們更方便視頻。新時(shí)期，可利用VR來(lái)看檔案內(nèi)容，使檔案中的故事從檔案里走出來(lái)，通過VR展現(xiàn)在觀看者的身旁，讓人有身臨其境的感覺。此外，5G網(wǎng)絡(luò)能夠使VR的運(yùn)用不受限，不僅可以在檔案館內(nèi)使用，也可將檔案館作為中心進(jìn)行遠(yuǎn)距離的輸送，將使用范圍擴(kuò)大，吸引更多使用檔案館的人。還可利用網(wǎng)絡(luò)將開放的檔案上網(wǎng)構(gòu)建相應(yīng)APP或微信公眾號(hào)來(lái)推送，使更多人們來(lái)了解和使用檔案。

（三）拓展思維，智慧發(fā)展。近幾年我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)以及各類事業(yè)發(fā)展速度加快，人們對(duì)于檔案的需求越來(lái)越多，也有著更高的要求，要求其更新速度快等。為了滿足人們對(duì)于數(shù)字化檔案的需求，應(yīng)重視數(shù)字化檔案的建設(shè)，確保走智慧發(fā)展檔案之路，構(gòu)建智慧型的檔案信息服務(wù)模式。通過智能技術(shù)及信息技術(shù)的應(yīng)用，與醫(yī)療婚姻、社會(huì)保障、戶籍、城市拆遷及人們?nèi)粘Ｉ钕嚓P(guān)內(nèi)容檔案的聯(lián)系，以動(dòng)態(tài)感知和分析預(yù)測(cè)人們的需求，主動(dòng)提供相應(yīng)的指導(dǎo)性信息資料以及解決方法和路徑，以幫助人們解決實(shí)際中存在的問題。人們?cè)谌粘Ｉ钪杏行褂脵n案，可將自身幸福感及獲得感提升，使數(shù)字化檔案建設(shè)工作幫助人們獲得更美好的生活。

五、結(jié)語(yǔ)

新時(shí)期，檔案管理工作中有效應(yīng)用信息技術(shù)，使得數(shù)字化成為必然發(fā)展趨勢(shì)。在建設(shè)數(shù)字化檔案時(shí)會(huì)遇到一些挑戰(zhàn)，因此應(yīng)創(chuàng)新思想觀念，提升安全管理檔案信息的意識(shí)，完善相關(guān)管理規(guī)章制度，從而解決數(shù)字化建設(shè)檔案中出現(xiàn)的問題，以有效提升檔案管理的服務(wù)質(zhì)量及水平。

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