新時(shí)期檔案管理與創(chuàng)新研究

何志強(qiáng)

【摘要】隨著時(shí)代的發(fā)展，創(chuàng)新已經(jīng)逐漸成為社會(huì)發(fā)展的重要要求。面對(duì)新時(shí)期提出的新要求，檔案管理者更要在工作上不斷探索，主動(dòng)尋找檔案管理與創(chuàng)新的有效措施，使得檔案工作跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，最大程度地發(fā)揮其作用。人類已經(jīng)走向知識(shí)經(jīng)濟(jì)，而知識(shí)經(jīng)濟(jì)必須以知識(shí)作為基礎(chǔ)，要求檔案工作者也要不斷進(jìn)行科技創(chuàng)新，甚至是體制創(chuàng)新。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期;檔案管理;服務(wù)工作

面對(duì)時(shí)代提出的新要求，各類工作者要以高科技作為發(fā)展的支柱，以具有創(chuàng)造力的智力為載體，依靠知識(shí)和數(shù)據(jù)促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展。尤其對(duì)于檔案管理工作而言，現(xiàn)代化管理技術(shù)的普遍運(yùn)用，會(huì)產(chǎn)生大量的電子文件，檔案管理已經(jīng)不僅僅局限在紙質(zhì)檔案，電子檔案的接收和管理占比已經(jīng)逐漸擴(kuò)大，必須對(duì)檔案工作者提出新要求，不斷提高工作水平。

一、實(shí)現(xiàn)檔案管理工作創(chuàng)新的重要性

新時(shí)期，在創(chuàng)新檔案管理工作的過(guò)程中，要及時(shí)了解檔案管理工具、人員以及運(yùn)營(yíng)程序中存在的各種問(wèn)題，還要及時(shí)提出解決方案。在改進(jìn)過(guò)程中，檔案管理工作者要不斷完善檔案管理制度，提升工作的嚴(yán)謹(jǐn)度、科學(xué)度。同時(shí)，還要及時(shí)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行素質(zhì)培訓(xùn)，引導(dǎo)他們充分認(rèn)識(shí)到工作的重要性，提升專業(yè)水平。

（一）創(chuàng)新是社會(huì)發(fā)展的必然要求。常言道，創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，是一個(gè)國(guó)家興旺發(fā)達(dá)的動(dòng)力。一個(gè)企業(yè)要想發(fā)展，不被淘汰，就要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，積極進(jìn)行創(chuàng)新。開(kāi)拓創(chuàng)新作為推動(dòng)社會(huì)發(fā)展的重要?jiǎng)恿?，面?duì)時(shí)代提出的新要求，我們更要學(xué)會(huì)適應(yīng)新形勢(shì)，掌握認(rèn)識(shí)新事物的強(qiáng)大思想武器，不斷對(duì)人類生活的世界進(jìn)行深刻認(rèn)識(shí)。在我國(guó)向著實(shí)現(xiàn)全面小康社會(huì)的目標(biāo)大步跨進(jìn)以來(lái)，檔案管理工作作為一項(xiàng)重要崗位，也必須按照國(guó)家提出的新方向持續(xù)發(fā)展。要想實(shí)現(xiàn)持續(xù)發(fā)展，檔案管理工作者就要根據(jù)自己的工作進(jìn)行創(chuàng)新，這也是實(shí)現(xiàn)檔案工作社會(huì)性、開(kāi)放性、全面性的新要求。

（二）創(chuàng)新是檔案管理工作發(fā)展的不竭動(dòng)力。新時(shí)期，我國(guó)檔案管理工作已經(jīng)有了很大的進(jìn)步，檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施和工作條件也實(shí)現(xiàn)了大跨步的前進(jìn)，對(duì)于檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和信息的資源建設(shè)都發(fā)生了巨大的變化。但檔案工作者還要不斷向著社會(huì)提出的新要求努力，不斷開(kāi)拓服務(wù)功能，增強(qiáng)檔案意識(shí)和法制意識(shí)。但檔案管理工作仍存在許多問(wèn)題需要解決，比如檔案管理工作本身具有的單調(diào)而無(wú)聊的工作形式，傳統(tǒng)落后的工作方法，這些都是導(dǎo)致檔案工作者缺乏創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新激情的重要因素。相關(guān)工作人員長(zhǎng)期處在一種辦公狀態(tài)下，墨守成規(guī)，按照慣例做事，卻很難實(shí)現(xiàn)檔案工作的新發(fā)展。要想檔案工作與時(shí)俱進(jìn)、實(shí)現(xiàn)持續(xù)發(fā)展，就要積極進(jìn)行創(chuàng)新，開(kāi)拓發(fā)展新局面。

（三）創(chuàng)新是檔案工作實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。要想實(shí)現(xiàn)檔案工作的可持續(xù)發(fā)展，就要實(shí)現(xiàn)其功能的改善和提高，同時(shí)還能與經(jīng)濟(jì)協(xié)調(diào)發(fā)展。特別是對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理者而言，更要注重人的發(fā)展。從社會(huì)需求的角度來(lái)說(shuō)，檔案管理者要把握檔案工作發(fā)展的基本方向，確定發(fā)展的規(guī)模，將提高檔案管理工作的效率和水平作為最終目標(biāo)，建立檔案事業(yè)和社會(huì)發(fā)展相互促進(jìn)、相互融合的緊密聯(lián)系。要想實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的飛速發(fā)展，還要根據(jù)目前檔案工作的情況不斷創(chuàng)新，創(chuàng)新其社會(huì)功能，為其他工作提供更好的服務(wù)。除此之外，還要提高管理人員的工作專業(yè)技能，也要引導(dǎo)其主觀上重視工作內(nèi)容。還要積極引入先進(jìn)的現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，提高工作的智能化和專業(yè)化，還要利用計(jì)算機(jī)和大數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、整理以及分析檔案信息，不斷使工作詳細(xì)化、具體化，提升檔案管理水平以及工作效率。

二、現(xiàn)階段檔案管理工作中存在的問(wèn)題

檔案就是一部紀(jì)錄片，它記錄著社會(huì)的發(fā)展以及時(shí)代的進(jìn)步。因此，檔案工作的重要性不可忽視。而在新時(shí)代發(fā)展的背景下，檔案工作也要實(shí)現(xiàn)全新的突破，同時(shí)還要深刻認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)檔案工作中存在的問(wèn)題，推動(dòng)檔案服務(wù)朝著人性化、服務(wù)化、信息化發(fā)展。很顯然，傳統(tǒng)的檔案工作已經(jīng)滿足不了新時(shí)期的發(fā)展要求，因此，檔案工作者要積極進(jìn)行創(chuàng)新，不斷改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量，更好地為社會(huì)服務(wù)。

（一）檔案工作人員專業(yè)水平較低。判斷檔案工作質(zhì)量的高低重點(diǎn)就在于檔案管理人員的專業(yè)水平，這份工作不僅要求工作人員具有較高的專業(yè)素養(yǎng)，還要有強(qiáng)烈的工作責(zé)任感，只有科學(xué)認(rèn)真的態(tài)度以及艱苦耐勞的品格才能更好地勝任這份工作。但是，實(shí)際檔案管理工作人員的專業(yè)水平仍存在欠缺，和其他行業(yè)相比，無(wú)論是文化程度，還是專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力上都有一定差距，而這些都是檔案工作跟不上新時(shí)代發(fā)展的重要因素，也是無(wú)法跟上時(shí)代步伐的重要阻力。要想提升檔案工作人員的專業(yè)水平，就要定期組織專業(yè)培訓(xùn)，還要互相進(jìn)行工作經(jīng)驗(yàn)交流和分享，相互之間取長(zhǎng)補(bǔ)短，大幅度提升專業(yè)水平。

（二）經(jīng)費(fèi)不足、設(shè)備老化。在一項(xiàng)工作中，工作設(shè)備也是影響工作水平的重要因素。面對(duì)電子檔案占比的不斷增多，工作的開(kāi)展都與財(cái)力和物力有關(guān)，也是工作進(jìn)行的基礎(chǔ)，是檔案管理工程中的重要載體，沒(méi)有這些資源，一些工作都無(wú)從談起。面對(duì)信息技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)已經(jīng)普遍運(yùn)用到生活中的方方面面，同時(shí)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也是提升檔案管理水平的重要手段。在一些單位中計(jì)算機(jī)只在少部分檔案管理部門中出現(xiàn)，還存在手動(dòng)整理檔案的現(xiàn)象。但是，手動(dòng)整理檔案的速度慢，信息量也有限制。面對(duì)急需要的檔案時(shí)，檢索速度也非常慢，這項(xiàng)工作的開(kāi)發(fā)和利用價(jià)值都受到了限制。甚至在部分單位中，檔案管理室存在建設(shè)不完備、檔案保管環(huán)境差、檔案柜老化、保密性差的問(wèn)題，這些問(wèn)題都極大地影響了檔案管理水平的高低。

（三）檔案利用率低。從上面的論述中，我們不難發(fā)現(xiàn)，檔案管理工作有著巨大的作用，他對(duì)于一個(gè)單位的發(fā)展具有直接影響，同時(shí)，它記錄單位發(fā)展的歷程對(duì)單位的進(jìn)一步發(fā)展有著重要的輔助作用。只要對(duì)檔案資源進(jìn)行合理運(yùn)用，就會(huì)給單位帶來(lái)效益，但是很多單位對(duì)檔案的重視程度并不高。檔案工作的高效性可以幫助一個(gè)單位了解其發(fā)展歷程，以便更好地制定下一步發(fā)展方向，這對(duì)于單位整體素質(zhì)的提升也有著重要的作用。

（四）檔案管理相關(guān)制度不健全。制度就是規(guī)范工作的重要手段，每一個(gè)單位以及每一個(gè)工作部門都有著自己的制度，只有健全的制度才是規(guī)范員工行為，規(guī)范管理工作的重要保障。對(duì)于檔案管理這種工作來(lái)說(shuō)，更需要健全的制度來(lái)提升服務(wù)水平，保障工作質(zhì)量。在實(shí)際檔案工作中，搜集、整理、保管、借閱檔案等一系列服務(wù)工作都需要規(guī)范的制度來(lái)保證工作的有序進(jìn)行，但是在部分單位中雖然存在制度的建設(shè)，很多情況下卻流于表面，并沒(méi)有將制度的作用落實(shí)。

三、創(chuàng)新檔案管理工作的有效措施

時(shí)代呼喚創(chuàng)新，社會(huì)的發(fā)展更需要依靠創(chuàng)新的力量。在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，傳統(tǒng)的管理模式與時(shí)代的發(fā)展已經(jīng)出現(xiàn)了嚴(yán)重的沖突，而靈活的機(jī)制才是永保行業(yè)活力的重要力量。在新時(shí)期，靈活的機(jī)制要求我們不斷進(jìn)行創(chuàng)新，因此每一位檔案管理工作者更要認(rèn)清自己肩上的責(zé)任，看清形勢(shì)的變化，不斷轉(zhuǎn)變觀念，開(kāi)闊創(chuàng)新，將檔案工作特色化、專業(yè)化。

（一）提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。在傳統(tǒng)檔案工作中，人們工作的開(kāi)展大多依靠手工操作，其中包含文件起草、修改、定稿、整理以及存檔等多個(gè)步驟，這些工作看似簡(jiǎn)單，但非常繁瑣，十分消耗人力，是經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)在檔案管理人員工作任務(wù)中的現(xiàn)象，還會(huì)出現(xiàn)人工失誤的問(wèn)題。在新時(shí)期，檔案工作要學(xué)會(huì)創(chuàng)新，積極利用現(xiàn)代信息技術(shù)，采用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)化的方式簡(jiǎn)化工作量。由于計(jì)算機(jī)可以由人工進(jìn)行系統(tǒng)化操作，便可以大大減少檔案工作的工作量，逐漸實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化水平。除此之外，檔案管理的現(xiàn)代化水平，還可以提升工作人員的工作效率，縮短檔案整治的時(shí)間。此外，計(jì)算機(jī)工作還能減少人工的失誤率，保障文檔的真實(shí)性和完整性。

（二）提升檔案管理人員的素質(zhì)是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作創(chuàng)新的基礎(chǔ)。對(duì)于檔案管理這一工作來(lái)說(shuō)，工作人員必須要具備扎實(shí)、深厚的知識(shí)技能和專業(yè)水平。同時(shí)，檔案的保存還要求工作人員具備強(qiáng)烈的工作責(zé)任感，還要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，良好的職業(yè)道德，在熟練掌握工作安排的情況下，還要積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的工作經(jīng)驗(yàn)，不斷提升工作水平。更重要的是，檔案管理這項(xiàng)工作由于工作的特殊性，要求工作人員能夠承受寂寞，具備奉獻(xiàn)精神。在工作過(guò)程中，還要具備服務(wù)意識(shí)，從檔案利用者的角度出發(fā)，提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。這些都需要檔案工作者具備極高的專業(yè)水準(zhǔn)。在新時(shí)期，更要加強(qiáng)責(zé)任意識(shí)的培養(yǎng)，提升管理人員隊(duì)伍的建設(shè)，不斷進(jìn)行工作創(chuàng)新。

（三）創(chuàng)新檔案工作的服務(wù)手段。檔案服務(wù)才是檔案工作的核心，只有通過(guò)服務(wù)才能讓檔案發(fā)揮其應(yīng)有的作用，才能促進(jìn)單位與社會(huì)和諧發(fā)展，激發(fā)檔案事業(yè)以及單位的活力，從而走向可持續(xù)發(fā)展的道路。檔案管理工作要想提升工作水平，就必須進(jìn)行服務(wù)質(zhì)量的提升，堅(jiān)持“用戶至上”的工作理念，在尊重用戶的基礎(chǔ)上提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，在最短的時(shí)間內(nèi)滿足用戶的需求。當(dāng)然，在創(chuàng)新檔案工作時(shí)，還要堅(jiān)持傳統(tǒng)檔案工作中的優(yōu)質(zhì)手段，尊重一些老用戶的檔案使用習(xí)慣。在提升檔案管理工作現(xiàn)代化的同時(shí)，還要引導(dǎo)傳統(tǒng)用戶向現(xiàn)代化使用方式靠近，不斷接受新的理念，勇于嘗試新的使用方式。同時(shí)，檔案工作現(xiàn)代化的方式還要求檔案管理人員提升自己的計(jì)算機(jī)使用水平，才能更好地將檔案工作信息化、數(shù)據(jù)化，真正提升檔案信息的使用率。要想提升檔案服務(wù)的工作水平，就要提升管理機(jī)構(gòu)的工作層次，引進(jìn)全新的工作設(shè)備，幫助檔案室進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)，使檔案部門成為整個(gè)單位信息量最大的流通中心，充分發(fā)揮檔案的作用。檔案作為人類智慧的結(jié)晶，同時(shí)也是企業(yè)文化的聚集地，檔案事業(yè)作為單位發(fā)展的重要組成部分，更要發(fā)揮其現(xiàn)實(shí)作用。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案管理者面對(duì)不斷提出的新要求，更要積極進(jìn)行創(chuàng)新，不僅要提供檔案原件的保護(hù)工作，還需提供不同載體檔案的修復(fù)、保護(hù)、復(fù)制服務(wù)，實(shí)現(xiàn)多方利用、多種服務(wù)。相關(guān)工作人員更要打破常規(guī)，不斷創(chuàng)新管理和服務(wù)的機(jī)制，創(chuàng)新思路，積極開(kāi)拓檔案管理的新方式，實(shí)現(xiàn)機(jī)制和體制結(jié)合的共同創(chuàng)新。

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