石朋妮

摘 要：人事檔案是一種非常重要的人才信息，它能夠展現(xiàn)出一個(gè)人的學(xué)習(xí)工作生活履歷，反映出一人的學(xué)習(xí)表現(xiàn)、特殊才能和其他重要方面信息，是挖掘和提升人才的重要依據(jù)。當(dāng)前人們?cè)絹碓疥P(guān)注信息資源的管理和保護(hù)，對(duì)于教育系統(tǒng)的干部人事檔案管理更加需要關(guān)注，要為廣大教職員工的職業(yè)發(fā)展謀劃，提高學(xué)校的人事決策的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。面對(duì)當(dāng)前教育系統(tǒng)干部人事檔案管理存在的各種問題，應(yīng)該提升檔案管理的意識(shí)，做好檔案管理人才儲(chǔ)備工作，要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理方式，建立完善人事管理體系，還要注重做好數(shù)字化方面的建設(shè)，從而促進(jìn)干部人事檔案管理水平的提高。本文基于當(dāng)前實(shí)際情況，主要圍繞教育系統(tǒng)干部人事檔案管理質(zhì)量提升措施進(jìn)行了探究，以供參考交流。

關(guān)鍵詞：教育系統(tǒng);干部人事;檔案管理;意義;問題;提升措施

近年來，隨著教育改革的不斷進(jìn)行，人事檔案管理的重要性越來越突出。人事檔案信息關(guān)系到每個(gè)人的切身利益，反映出一個(gè)人的很多重要信息，而且很多時(shí)候還包含著一些隱私的信息，而且檔案信息也有助于領(lǐng)導(dǎo)者發(fā)現(xiàn)并選拔人才，所以說確保人事檔案信息的完整和安全具有重要意義。但是當(dāng)前教育系統(tǒng)干部人事檔案管理存在一些問題，例如缺乏檔案管理意識(shí)、專業(yè)化檔案管理隊(duì)伍、檔案管理模式落后等，從而導(dǎo)致干部人事檔案管理的水平和質(zhì)量不高，因此需要積極探索工作上的改革創(chuàng)新，為教育系統(tǒng)相關(guān)單位的發(fā)展提供助力。

1 教育系統(tǒng)干部人事檔案管理的重要意義

干部人事檔案管理工作對(duì)教育系統(tǒng)來說是一項(xiàng)非常重要的工作，關(guān)系到廣大教職員工的職業(yè)發(fā)展和教育單位的辦學(xué)水平提高。具體來說：首先，準(zhǔn)確記錄教師相關(guān)信息。教育系統(tǒng)干部人事檔案會(huì)收集和整理教師干部的相關(guān)資料，建立成檔，主要包括個(gè)人的簡(jiǎn)歷、進(jìn)修情況、專業(yè)結(jié)構(gòu)、教學(xué)評(píng)估、技術(shù)考核、科研獎(jiǎng)勵(lì)等內(nèi)容，可以反映出教師的專業(yè)能力、教學(xué)水平、工作業(yè)績(jī)等;其次，人事決策的重要依據(jù)。人事檔案記錄了教師干部的相關(guān)信息，在反映教師各項(xiàng)能力和業(yè)務(wù)的同時(shí)，也成為人事任免和晉升的一項(xiàng)參考依據(jù);再次，促進(jìn)教師管理水平的提升。教師的素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力直接關(guān)系著教育質(zhì)量，通過干部人事檔案管理工作，將教師的受教育情況、教學(xué)業(yè)績(jī)、教學(xué)考核等信息收入在案，作為教師晉升考核的重要依據(jù)，有利于調(diào)動(dòng)教師的積極性，提升教學(xué)管理水平和教育質(zhì)量;最后，有助于約束職工行為。由于人事檔案準(zhǔn)確記錄了許多信息，包括干部的歷史表現(xiàn)、社會(huì)關(guān)系以及現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)情況，這些信息由于單位的人事部門進(jìn)行整理，可以對(duì)職工的行為產(chǎn)生一種約束力，從而促進(jìn)教育系統(tǒng)健康發(fā)展[1]。

2 現(xiàn)階段教育系統(tǒng)干部人事檔案管理存在的問題分析

第一，缺乏檔案管理意識(shí)?？v觀當(dāng)前教育系統(tǒng)干部人事檔案管理工作，存在最為主要的問題就是檔案管理意識(shí)較差，主要表現(xiàn)在：對(duì)檔案管理工作不夠重視、檔案管理工作的財(cái)力、物力、人力投入較少、缺少專業(yè)化的檔案管理人員、數(shù)字檔案建設(shè)速度緩慢等。

第二，檔案管理人員的素質(zhì)問題。教育系統(tǒng)在檔案管理方面人員投入不足，檔案管理人員儲(chǔ)備不足，缺少檔案管理的專業(yè)人才，現(xiàn)有管理人員存在年齡偏大且非專業(yè)人才，檔案管理的知識(shí)和相關(guān)技能匱乏，難以滿足新時(shí)代數(shù)字檔案室建設(shè)的要求，嚴(yán)重限制了檔案管理的質(zhì)量。

第三，檔案管理方式落后。檔案管理依舊主要依靠人力完成，數(shù)字化檔案室建設(shè)進(jìn)程緩慢，信息化程度偏低，導(dǎo)致檔案管理的效率偏低，尤其是提供檔案查找和借閱時(shí)，需要耗費(fèi)較多的時(shí)間去尋找。對(duì)于檔案的管理，主要在于檔案的整理和保存，未將人事檔案作為一種資源，挖掘檔案的價(jià)值[2]。

第四，檔案收集存在滯后性。由于教育系統(tǒng)檔案管理制度，還不夠系統(tǒng)，不夠完善，檔案收集途徑比較單一，加上檔案人員收集檔案材料主動(dòng)意識(shí)不強(qiáng)，沒有及時(shí)地對(duì)干部檔案材料及時(shí)收集并歸檔。

第五，檔案材料失真、不全。對(duì)于人事檔案信息的審核環(huán)節(jié)把關(guān)不嚴(yán)格，未對(duì)檔案材料真實(shí)性進(jìn)行審核。此外，檔案管理中材料缺失，未及時(shí)補(bǔ)全，或者管理不當(dāng)出現(xiàn)檔案損壞和丟失的情況，影響了檔案的完整性。

3 教育系統(tǒng)干部人事檔案管理質(zhì)量提升措施和建議

3.1 提升檔案管理的意識(shí)，完善檔案存放管理

首先，管理層方面，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的財(cái)力、物力和人力的投資，將檔案信息作為重要的資源以及人事任命的依據(jù);其次，加強(qiáng)檔案管理的宣傳。讓教育系統(tǒng)干部認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，自覺配合檔案管理人員工作，完善檔案信息，遵守檔案借閱、存取的相關(guān)規(guī)定;最后，完善存放管理。對(duì)于人事檔案的保存要加大安保力度，對(duì)于存放人事檔案的地方要保持整潔、統(tǒng)一，對(duì)于人事檔案的嚴(yán)密性一定要多加防范，存放人事檔案的地方也要有多重防護(hù)，做好防水、防塵、防火、防盜措施。由于現(xiàn)代社會(huì)的高速發(fā)展，使得人事信息更新也不斷加快，因而各事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者更應(yīng)該注重人事檔案管理工作的開展，將其納入工作規(guī)劃中去[3]。

3.2 加強(qiáng)培訓(xùn)和招聘，做好檔案管理人才儲(chǔ)備

首先，人才聘用方面。聘用檔案管理專業(yè)的人才，保證檔案管理工作的專業(yè)性。其次，人才培訓(xùn)方面。定期對(duì)檔案管理人員，聘請(qǐng)檔案管理專家進(jìn)行講座，與時(shí)俱進(jìn)，豐富檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)。提升檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)，不斷優(yōu)化和創(chuàng)新檔案管理工作。最后，做好檔案管理人才的儲(chǔ)備工作。檔案管理人員出現(xiàn)晉升、離職的情況，都會(huì)面臨檔案的移交問題 ，檔案管理人員的頻繁變動(dòng)，容易導(dǎo)致移交不清，出現(xiàn)檔案資料遺失的情況，做好人才儲(chǔ)備，可以避免檔案移交問題。此外，數(shù)字化檔案室建設(shè)，需要檔案管理人員掌握專業(yè)知識(shí)的同時(shí)，具備一定的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，因此需要培養(yǎng)一批懂專業(yè)知識(shí)和懂技術(shù)的復(fù)合型人才。教育單位應(yīng)該建立一個(gè)完善的人事管理體系，將人事資料收集作為一個(gè)很重要的流程，讓人事部門加強(qiáng)對(duì)這方面的認(rèn)識(shí)，對(duì)于每一個(gè)收集的資料都要重視，對(duì)于檔案存放也要有一定的秩序，讓人事檔案管理變得全面客觀，且具有動(dòng)態(tài)性，還要對(duì)檔案的不同功能進(jìn)行歸類，加強(qiáng)人事信息的權(quán)威性、時(shí)效性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性。只有建立完善的管理體系，才能規(guī)范人事員工的工作行為，從而不斷提高工作水平。

3.3 創(chuàng)新檔案管理方式，建立完善人事管理體系

首先，加快數(shù)字檔案室的建設(shè)。數(shù)字檔案室建設(shè)并非只是將紙質(zhì)檔案錄入系統(tǒng)，而是利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，建設(shè)數(shù)字檔案室，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，根據(jù)不同的權(quán)限，查閱不同的檔案信息，提升檔案的利用率。其次，檔案審核機(jī)制。保證檔案的完整性和真實(shí)性是檔案管理的基礎(chǔ)，加強(qiáng)檔案信息的審核，包括檔案收集、整理環(huán)節(jié)以及現(xiàn)有檔案的審核和更新環(huán)節(jié)，建立審核機(jī)制，保證檔案的真實(shí)完整。最后，創(chuàng)新檔案管理的績(jī)效考核方式。檔案管理人員考核方式不足以調(diào)動(dòng)工作的積極性，導(dǎo)致工作的創(chuàng)新能力不足，服務(wù)意識(shí)較差，工作效率低下等，因此創(chuàng)新檔案管理人員的績(jī)效考核方式，將檔案管理工作的出錯(cuò)率，服務(wù)滿意度等納入績(jī)效考核，提升人員的工作熱情。事業(yè)單位應(yīng)該建立一個(gè)完善的人事管理體系，將人事資料收集作為一個(gè)很重要的流程，讓人事部門加強(qiáng)對(duì)這方面的認(rèn)識(shí)，對(duì)于每一個(gè)收集的資料都要重視，對(duì)于檔案存放也要有一定的秩序，讓人事檔案管理變得全面客觀，且具有動(dòng)態(tài)性，還要對(duì)檔案的不同功能進(jìn)行歸類，加強(qiáng)人事信息的權(quán)威性、時(shí)效性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性。只有建立完善的管理體系，才能規(guī)范人事員工的工作行為，從而不斷提高工作水平[4]。

3.4 實(shí)施檔案數(shù)字化管理，進(jìn)行檔案材料網(wǎng)上審批

縱觀檔案管理工作，無論是哪個(gè)單位的檔案管理，都在朝著信息化的方向發(fā)展，數(shù)字檔案室的建設(shè)十分關(guān)鍵。將人事檔案通過高科技將人事檔案進(jìn)行優(yōu)化整合，從而加強(qiáng)人事檔案的安全性和完整性，大幅度延長(zhǎng)檔案的存放時(shí)間[5]。充分利用網(wǎng)絡(luò)對(duì)于人事信息的處理是相當(dāng)必要的，再加上部門的配合、技術(shù)人員的積極工作，就能不斷地提高工作效率，準(zhǔn)確及時(shí)地傳輸人事信息。此外。針對(duì)存在的檔案材料收集不及時(shí)的情況，可以采取檔案材料網(wǎng)上審批的方式，檔案管理部門負(fù)責(zé)人事檔案材料的網(wǎng)上審批，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)辦公。在 此，需要加大對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用，建立網(wǎng)上檔案信息庫(kù)，將檔案信息及時(shí)導(dǎo)入到檔案庫(kù)中，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)查詢和管理，檔案管理工作效率提升的同時(shí)，也可以及時(shí)地更新檔案信息，使檔案管理便捷高效。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，現(xiàn)階段教育系統(tǒng)干部人事檔案管理存在著檔案管理意識(shí)差、管理人員專業(yè)水平差、檔案管理方式落后、檔案收集存在滯后性、檔案材料失真、不全等問題，為了提升教育系統(tǒng)干部人事檔案管理水平，需要在思想意識(shí)、人才建設(shè)、管理方式、信息化建設(shè)等方面進(jìn)行加強(qiáng)和完善，從而不斷提升教育系統(tǒng)干部人事檔案管理的質(zhì)量，為各教育單位的健康發(fā)展提供良好的保障。

參考文獻(xiàn)

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[4]梁曉玲.探析教育系統(tǒng)干部人事檔案管理質(zhì)量提升措施[J].祖國(guó)，2018（03）：20-21.

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