新時期政府機關(guān)檔案管理策略探究

程相斌

摘 要：檔案管理是政府機關(guān)重要工作之一，其工作主要覆蓋了社會公共各項事務(wù)，其管理質(zhì)量直接關(guān)系到整個社會信息的流通及社會的安穩(wěn)。通過分析現(xiàn)階段我國政府機關(guān)的檔案管理不難看出，因為沒有引起重視，加之缺少人才的支持，所以很多工作的開展均無法和科技進步的步伐同步，也未遵循政府信息公開的要求。對此，本文筆者結(jié)合自身工作實踐，簡要分析了新時期政府機關(guān)檔案管理存在的問題，并提出了具體應(yīng)對策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：政府機關(guān);檔案管理;信息化

檔案是一種文件材料，由機關(guān)、組織和個人形成于社會活動中，其作為一項原始記錄，主要作用為以備查考，形式包括文字、圖表、聲像等。從總體上來說，現(xiàn)階段政府機關(guān)的檔案工作情況較好，但因為各單位檔案管理水平一，部分單位還有一些問題存在，讓檔案規(guī)范化管理受到影響，因此，對檔案管理部門與其他職能機關(guān)來說，當(dāng)務(wù)之急都是將機關(guān)檔案管理做好，讓其更好地服務(wù)社會。

1 新時期機關(guān)檔案管理存在的問題

1.1 沒有從思想上重視檔案

現(xiàn)階段，之所以我國檔案工作開展受阻，其中一個很大因素就是政府機關(guān)單位尚未對檔案管理工作引起重視，未了解其重要性，影響檔案管理的成效[1]。有的機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)并未真正意識到檔案管理工作的價值，機械的進行著保管和記錄，沒有真正重視檔案管理，未將其納入機關(guān)單位日常工作任務(wù)中。而之所以會這樣，主要是因為檔案管理不能將可觀的收入帶給所在單位或機關(guān)，因此一味地忽視檔案管理，僅對其做簡單的保管。如此，錯誤的認識嚴重制約了檔案管理質(zhì)量，使之和時代發(fā)展脫節(jié)。

1.2 檔案管理信息化程度不足

隨著信息化時代的來臨，信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)日益普及，均提供了非常好的機會給檔案管理工作，使之更加完善，獲得更好發(fā)

展[2]。信息化時代，機關(guān)檔案中產(chǎn)生了大量電子文件，傳統(tǒng)信息保管載體已經(jīng)無法承受大規(guī)模的信息資源，而掃描技術(shù)、光盤技術(shù)、縮微技術(shù)等先進網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)，提高了檔案管理效率。通過對這部分技術(shù)予以利用，能夠在合適的載體中儲存領(lǐng)導(dǎo)的講話、單位的活動、政策文件和一些重要視頻資料，讓信息儲存的容量大大提高。然而大多數(shù)機關(guān)單位往往因改革力度較低，檔案管理信息化、數(shù)字化并未落實到行動上，檔案資料大部分還是為紙質(zhì)的。隨著時間的流逝，很多紙質(zhì)資料都會有不同程度的磨損、損毀情況出現(xiàn)，而一旦損毀則修復(fù)起來難度非常大，資料應(yīng)有的價值便慢慢喪失，安全隱患大量存在。

1.3 檔案管理人員素質(zhì)有待提高

近年來，政府機關(guān)投入了非常多的精力到檔案管理的硬件設(shè)施上，顯著改善了檔案工作環(huán)境，但卻并未嚴格配備檔案管理人員，且管理人員專業(yè)素養(yǎng)嚴重滯后，無法滿足現(xiàn)代檔案管理工作需求。具體表現(xiàn)在，第一，我國高等院校檔案管理專業(yè)開始時間較晚，缺乏專業(yè)的檔案管理人才，無法讓市場需要得到滿足。第二，大多數(shù)政府機關(guān)并不重視檔案管理人才的選拔，把關(guān)不嚴，或者從其他部門抽調(diào)一些人，有的甚至是職工家屬或離退休人員，這些人員大部分沒有檔案專業(yè)知識，且相關(guān)工作經(jīng)驗也缺乏，不知如何搜集、整理、保管檔案資料，進而大大影響了檔案管理效果。第三，檔案管理人員未接受相關(guān)培訓(xùn)，機關(guān)檔案管理人員工作較為穩(wěn)定，時間一長，他們就會有職業(yè)倦怠感出現(xiàn)，工作上不思進取，不想主動將自身檔案管理知識、能力提升。

2 新時期提高機關(guān)檔案管理工作水平的措施

2.1 提高機關(guān)單位的檔案管理意識

日益深入的政治體制改革，越來越重視檔案管理。對此，政府機關(guān)應(yīng)強化自身檔案管理意識。第一，機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)真正認識到檔案管理工作的必要性，高度重視檔案部門的組建與發(fā)展，設(shè)立穩(wěn)定的資金，創(chuàng)設(shè)優(yōu)質(zhì)的管理環(huán)境。第二，強化檔案部門領(lǐng)導(dǎo)管理意識，各大會議中反復(fù)強調(diào)檔案部門的價值。同時，檔案部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重新定位自己的職責(zé)，將檔案管理的意義正確認識到，系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案管理知識與技能，并積極向其他檔案部門學(xué)習(xí)，借鑒有益的做法，進一步強化自身檔案管理能力。第三，增強檔案管理人員管理意識，促使其真正意識到檔案管理的重要價值，想方設(shè)法增強自身專業(yè)技能，為單位檔案管理工作可持續(xù)健康發(fā)展貢獻自己的力量。

2.2 提高檔案管理的信息化水平

進入信息化時代，傳統(tǒng)的檔案管理已無法讓機關(guān)工作的需要得到滿足，因而今后機關(guān)檔案工作的重點內(nèi)容就是怎樣實現(xiàn)檔案工作的數(shù)字化管理[3]。政府機關(guān)也應(yīng)對檔案數(shù)字化的重要性有一正確認識，發(fā)揮數(shù)字信息技術(shù)的優(yōu)勢，將檔案資料數(shù)字化、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化與信息資源共享化順利實現(xiàn)，切實提高檔案管理能力，有力地促進檔案管理信息化水平。第一，把檔案信息數(shù)字化，高效輔助檔案管理工作的開展。換言之，則是使用計算機對檔案二進制代碼進行有效識別，并以數(shù)字代碼進行儲存，將數(shù)字信息轉(zhuǎn)換為文本文件格式、圖像文件格式，音頻文件格式或視頻文件格式;第二，在數(shù)據(jù)庫管理平臺錄入已轉(zhuǎn)換的數(shù)字信息，并將其轉(zhuǎn)化為機讀數(shù)據(jù)，讓數(shù)據(jù)庫存儲的數(shù)據(jù)更加準確，在系統(tǒng)軟件的支持下，為檔案的檢索與應(yīng)用提供便利;第三，數(shù)據(jù)庫檔案的安全防護。檔案管理人員應(yīng)保密電子檔案，基于不同類別設(shè)計不同安全登記，利用各種有效措施，如密鑰、殺毒軟件等預(yù)防外部侵入，使電子信息的安全性得到保護。第四，對機關(guān)現(xiàn)有檔案設(shè)施進行改善，增加檔案管理設(shè)備，如配備數(shù)碼相機、掃描儀等硬件，購買信息化需要的軟件管理系統(tǒng)等，有效滿足檔案數(shù)字化建設(shè)需求。

2.3 加強專業(yè)知識培訓(xùn)，提高整體素質(zhì)

新時期，若想將政府機關(guān)檔案管理工作做好，則最重要的一點就是加強培訓(xùn)機關(guān)管理人員的專業(yè)知識，在具體培訓(xùn)過程中，進一步強化檔案管理人員綜合素養(yǎng)。須知，確保政府機關(guān)檔案管理工作順利開展的一項重要環(huán)節(jié)就是人才隊伍建設(shè)，所以政府部門應(yīng)真正意識到檔案的價值，立足于檔案工作現(xiàn)狀制定科學(xué)合理的人才培養(yǎng)戰(zhàn)略，定期開展形式多樣的培訓(xùn)活動，邀請專家親自到現(xiàn)場指導(dǎo)，重點講解檔案管理實踐中典型問題，提高培訓(xùn)的實效性及針對性。同時開展檔案管理總結(jié)經(jīng)驗大會，積極向優(yōu)秀前輩請教，以主題會議的方式引導(dǎo)管理人員真正意識到檔案工作的價值，有步驟、有計劃地改變檔案管理人員的思想，促使其全身心投入到檔案管理工作中。除了加強技能培訓(xùn)外，還應(yīng)借助現(xiàn)代化科學(xué)信息技術(shù)，搭建網(wǎng)絡(luò)一體化模擬平臺，讓檔案管理人員展開模擬試驗，將理論知識與實踐經(jīng)驗完美地融合，熟練掌握各種檔案管理信息化軟件，進一步提高檔案管理效率及質(zhì)量。

3 結(jié)語

總之，政府機關(guān)的檔案管理人員一定要對新時期的檔案管理發(fā)展趨勢做到了如指掌，并將自身思想觀念積極轉(zhuǎn)變，不斷提高自身的綜合實力。同時，還需把先進的信息化檔案管理模式引入，優(yōu)化、完善原有的檔案管理制度，從而為之后的檔案管理工作提供有效參考，以良好的基礎(chǔ)助力新時期政府機關(guān)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

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[3]喻晶.新時期環(huán)境下機關(guān)檔案管理工作[J].中外企業(yè)家，2014（23）：191.