閆素麗

摘 要：隨著檔案信息的迅速增長，檔案量和檔案價值逐漸增加，資源的利用程度反應出一個國家和地區(qū)的實力。而檔案作為一種歷史記錄形式，在未來的發(fā)展中具有不可估量的價值。因此，檔案主管部門應大力開展傳統(tǒng)載體檔案的數字化工作，完善檔案信息管理體系，實現檔案數字信息資源的合理開發(fā)利用，加快檔案的數字化步伐。部分網站建設公司通過互聯網技術以網站的形式共享檔案信息資源，極大的方便了檔案的查詢和管理，具有極其重要的現實意義。本文將分析檔案數字化建設與檔案資源服務的意義和現狀，進而探討其應對策略。

關鍵詞：檔案;數字化;服務

眾所周知，檔案作為一種信息的載體，是國家信息資源的重要組成部分，并在社會中發(fā)揮著資源價值。然而，在社會的不斷發(fā)展中，檔案信息資源也在迅速增長，傳統(tǒng)的檔案管理方法在檔案的收集、保存和利用等方面的力量薄弱。尤其對于國家單位來說，正是由于單位本身具有組織龐大、下屬單位多、層次復雜、下屬單位分散等特點，傳統(tǒng)的檔案管理降低了相關部門的工作效率。針對目前存在的一系列問題，檔案數字化建設作為一種新事物，與傳統(tǒng)管理相比，在優(yōu)化檔案管理、資源利用率等方面發(fā)揮其優(yōu)勢，并推動著檔案數字化的進程。

1 檔案數字化建設與檔案資源服務的意義

1.1 優(yōu)化檔案管理模式，培養(yǎng)高技術能力人才

隨著信息數字化在社會各個領域的發(fā)展，檔案資料已從原來的純紙質資料向多元化方向發(fā)展，節(jié)省了存儲空間，緩解了倉庫的壓力。紙質檔案進行數字化處理，大大提高檢索速度，使得檔案的調動和使用不再局限。從而，在轉變檔案數字化的過程中，對工作人員的要求逐漸提高，因此需要相關單位及時的更新信息化的專業(yè)知識，使工作人員能夠迅速掌握電子檔案管理技能。檔案數字化建設在一定程度上解決人才短缺問題，并且在培訓中提高了工作人員的服務能力，使得檔案數字建設團隊進一步優(yōu)化。

1.2 推進現代管理技術，提高工作效率

檔案信息在各個方面積累了豐富而大量的知識，這就給檔案的整理和編輯工作帶來了極大的困難。無論是公共服務機構還是社會公眾對檔案信息的需求越來越強烈，都要求提高其工作效率，客觀上要求檔案館加快信息化進程，充分發(fā)揮檔案信息更廣泛的社會服務價值。而檔案數字化在保證文檔完整的前提上，還可以做好檔案的歸檔工作，使文件不積壓，使檔案管理人員從繁重的檔案工作中有空閑時間，為檔案特色服務的發(fā)展創(chuàng)造條件。

2 檔案數字化建設與檔案資源的服務的現狀

2.1 檔案管理缺乏完整的體系

在數字化方案的實施過程中，部分部門檔案員都是兼職的，相關人員檔案意識不強，對檔案工作重視不夠，對資料的收集、整理和歸檔不重視，數字化不能做到完整、準確、規(guī)范，質量得不到保證。在實際工作中，在數據歸檔方面并沒有調查記錄，或者沒有發(fā)布清單，這影響了檔案組卷建設的規(guī)范化，導致檔案使用價值降低。然而，這些問題的根源在于文件信息化建設過程中的技術規(guī)范和數據質量控制沒有明確，脫離實際要求，降低了文檔管理數字化的工作效率。

2.2 檔案館存儲容量不足，數字化規(guī)模小

目前，我國檔案館的數量隨著社會發(fā)展的加快而增加，檔案館的存儲容量無法進一步接收大量的檔案信息。檔案館的檔案收集和保存工作對于本單位在日常管理和業(yè)務經營過程中形成的檔案資料來說，存在數量有限、載體單一的問題。因此，只有當數字化掃描儀才能更好的完成檔案的信息收集，數字化成檔有較少人力和物力資源，影響了檔案數字化建設進程。

2.3 資金缺乏，設備落后

近年來，在檔案數字化方面取得了一些成績，但隨著收藏量的增加，全國檔案數字化的壓力仍然很大。由于缺乏資金，很難擴大規(guī)?；蚣涌爝M程，檔案館屬于非營利性部門，檔案管理往往不是重點工作單位，需要投入大量資金購買軟硬件設備進行檔案數字化建設。然而，部分單位無法購買檔案管理軟件，無法完成目錄檢索，更談不上整體數字化，其中在很大程度上影響了城市檔案信息化建設進程。

2.4 檔案管理人員綜合素質低

檔案信息化建設不僅需要數字信息化的技術人才，更需要精通業(yè)務的專業(yè)人才。但從事檔案管理的工作人員的專業(yè)技能有待提高，對檔案管理的方法缺少深入研究和創(chuàng)新，從而影響了相關檔案的收集、整理和使用。同時，部門檔案工作者認為自己的工作只是保管好檔案，忽略了檔案資源的服務和利用工作，影響了檔案數字化的系統(tǒng)推進工作。許多因素導致現階段檔案信息從業(yè)人員的專業(yè)技能和思維方式與檔案信息建設的要求不相適應，嚴重制約了檔案信息的發(fā)展步伐，也影響了檔案資源的合理利用與服務。

3 檔案數字化建設與檔案資源的服務利用的應對策略

3.1 建立一整套檔案信息管理服務體系

檔案信息化建設是一項長期而系統(tǒng)的綜合性工程，需要在科學規(guī)劃和實際需要的基礎上逐步展開。各單位要明確建立考核制度，對工作人員進行定期考核評價，調動檔案管理人員的工作積極性。各單位將把檔案信息化建設納入大數據產業(yè)發(fā)展總體規(guī)劃，明確相關標準和規(guī)范，出臺配套合理的政策和制度，積極引導檔案事業(yè)從上到下健康有序發(fā)展水平。

另外，電子文件是非常重要的數字文件來源，各單位要結合實際，綜合考慮得失，注重檔案工作的特殊性，切實制定發(fā)展規(guī)劃并分步實施，嚴格拒絕盲目、功利、碎片化的思想，避免重復勞動資源。相關單位要將安全保密填放在數字檔案建設工作中的重要地位，確保檔案信息的安全。

3.2 加強數字化檔案人才建設

專業(yè)檔案人員是檔案信息化建設不可或缺的一部分，專業(yè)工作設備也是檔案數字化建設過程中不可缺少的后備力量。因此，該單位應積極爭取上級支持，進一步擴大檔案的存儲容量，更新一批集約化的書架、電腦、打印機、掃描儀等檔案必備設施和設備，提高檔案服務現代化水平。檔案管理部門要建立專職人員長期培訓機制，每年對在崗人員進行學習培訓，注意將檔案中的法律、法規(guī)和管理業(yè)務一起學習，從檔案法規(guī)入手做好員工培訓，進而落實好工作內容。

相關單位在爭取組織和人事部門支持的同時，應主要考慮引進信息系統(tǒng)開發(fā)與維護和數據庫操作與管理等人才，將人才引進條件作為一套固定、科學的工作內容設置體系，并采取合理的激勵措施，為其提供廣闊的階段和良性的成長空間，滿足檔案資源數字建設的需要。

3.3 加強數字檔案信息建設

除了硬件實現外，數字資源檔案館的需要建立專題信息庫，關鍵是檔案的數字化處理和編目數據庫的建設。目前，一些地區(qū)已建立了土地利用總體規(guī)劃、基本農田、土地整治、地名地址、城市地籍等信息庫，并得到了很好的成效值得學習。另外，在部分網站上傳和開放檔案信息，向社會各界提供檔案信息查詢，展示地方經濟建設成果、法制管理成果，合理開發(fā)利用檔案資源。

4 結束語

信息技術的飛速發(fā)展為檔案管理創(chuàng)新提供了最好的平臺，國內外多家單位已提前依托網絡力量，分別開展了內部文檔管理、信息記錄等檔案數字化建設過程。根據目前形式來看，檔案數字化是社會發(fā)展的必然趨勢，各地區(qū)應積極響應，加快檔案數字化建設步伐，落實好檔案資源的服務和利用工作。

參考文獻

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