淺談大數(shù)據(jù)時(shí)代應(yīng)急部門檔案建設(shè)模式

劉佳梅

摘 要：大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，推動(dòng)應(yīng)急部門檔案信息化建設(shè)的步伐，為應(yīng)急部門檔案管理提供一個(gè)全新的工作模式。如何利用大數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)高效、快捷的檔案信息化管理，已成為應(yīng)急部門檔案管理人員急需解決的問題。本文依據(jù)大數(shù)據(jù)下，應(yīng)急部門檔案管理在實(shí)際工作中出現(xiàn)的各種問題，并根據(jù)應(yīng)急部門管理的需求，提出一些建議與意見，希望對(duì)應(yīng)急部門檔案管理工作有一定的幫助。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);應(yīng)急部門;檔案管理;建設(shè)模式

大數(shù)據(jù)時(shí)代，應(yīng)急部門檔案管理已走向信息化建設(shè)的時(shí)代，充分利用大數(shù)據(jù)信息，為應(yīng)急部門檔案管理提供信息資源，從而提高應(yīng)急部門的工作效率。本文依據(jù)大數(shù)據(jù)下，應(yīng)急部門檔案管理在實(shí)際工作中出現(xiàn)的各種問題，并根據(jù)當(dāng)事檔案管理的需求，提出一些建議與意見，希望對(duì)應(yīng)急部門檔案管理工作有一定的幫助。

1 大數(shù)據(jù)下應(yīng)急部門檔案管理的優(yōu)勢(shì)

1.1 大數(shù)據(jù)下檔案環(huán)境方面的優(yōu)勢(shì)

傳統(tǒng)的紙質(zhì)為載體的檔案記載方式，隨著紙張的質(zhì)量、翻閱的次數(shù)而出現(xiàn)不同程度的損毀，給檔案管理帶來不可估量的損失。大數(shù)據(jù)下檔案管理工作，可以通過電子、網(wǎng)絡(luò)等方式加強(qiáng)檔案信息管理，從而改變檔案信息的管理途徑，如面對(duì)風(fēng)雹等自然災(zāi)害時(shí)，可以通過自然災(zāi)害報(bào)災(zāi)系統(tǒng)及時(shí)快速的將所需救助人員信息在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上填報(bào)、上傳、保存。通過系統(tǒng)上報(bào)的檔案也可以作為永遠(yuǎn)檔案進(jìn)行保存。

1.2 檔案利用與查詢的優(yōu)勢(shì)

大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用事項(xiàng)了應(yīng)急部門檔案與其他部門之間的共享與應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了不同地域、不同行業(yè)的檔案資源整合，為突發(fā)事件的緊急應(yīng)對(duì)提供了全新的平臺(tái)，更加廣闊的空間。體現(xiàn)了大數(shù)據(jù)下檔案信息的重要性，新近開發(fā)的小程序，可以快速鎖定相關(guān)飛機(jī)、火車上的同乘人員。為應(yīng)急部門、指導(dǎo)小組及乘客及時(shí)提供同乘情況，以更好更快保護(hù)自己與他人。大數(shù)據(jù)極大的提高了檔案資源的利用效率，在使用和査詢上發(fā)揮著重要的作用。

2 應(yīng)急部門檔案工作的現(xiàn)狀以及任務(wù)

做為新組建的應(yīng)急部門硬件設(shè)施較為完備，無紙化辦公的步伐速度不斷更新，也為保障檔案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化做出了榜樣，但我們也要清醒的認(rèn)識(shí)到應(yīng)急部門做為一個(gè)新組建的部門，還有存在許多因資源整合不到位而出現(xiàn)的一系列問題。如紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)量激增，電子檔案缺失等。由于應(yīng)急部門由多個(gè)單位合并而成，這需要將原來單位的部分檔案轉(zhuǎn)移或復(fù)制過來，從而增加了檔案業(yè)務(wù)量，但原單位電子檔案管理松懈，也會(huì)造成一定的電子檔案缺換現(xiàn)象。而一些部門對(duì)檔案工作的不重視，也增加了檔案移交工作的難度，從而影響了應(yīng)急部門檔案發(fā)展的速度與質(zhì)量。因此，加強(qiáng)應(yīng)急部門檔案管理，尤其是電子檔案的管理是應(yīng)急部門重要工作任務(wù)之一。

3 應(yīng)急部門檔案管理的策略研究

3.1 應(yīng)急部門檔案管理的歷史價(jià)值

目前，應(yīng)急部門的檔案資料收集，一般僅限于檔案的簡單收集、存檔，并沒有發(fā)揮檔案真正價(jià)值，因此應(yīng)急部門應(yīng)加強(qiáng)檔案編撰管理，提升檔案的歷史價(jià)值。當(dāng)突發(fā)事件發(fā)生后，應(yīng)急部門檔案工作人員應(yīng)及時(shí)收集所有的檔案材料，就事件發(fā)生的起因、現(xiàn)場記錄、安排部署、組織實(shí)施、評(píng)估分析、善后處理等進(jìn)行檔案整理。通過突發(fā)事件的檔案整理，不僅可以還原歷史真相，還可以充分發(fā)揮其歷史價(jià)值，使后人能夠從該事件中汲取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，避免類似事件的發(fā)生。同時(shí)，也可以利用突發(fā)事件檔案做好科普宣傳，增強(qiáng)廣大人民群眾的自我防控、自我保護(hù)的意識(shí)。

3.2 建設(shè)應(yīng)急部門檔案信息網(wǎng)站

應(yīng)急部門的檔案關(guān)系著各個(gè)行業(yè)部門，因此應(yīng)急部門應(yīng)建立各個(gè)行業(yè)部門的互通互用的檔案信息網(wǎng)站，方便各個(gè)行業(yè)部門在網(wǎng)站上傳、下載、查閱檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案的共享共用以更快更好的服務(wù)于社會(huì)。因此，網(wǎng)站要實(shí)現(xiàn)查找、瀏覽、上傳、下載及咨詢等功能，并授予相關(guān)部門權(quán)限，實(shí)現(xiàn)共享資源的快速上傳。選擇能夠滿足當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)支持的網(wǎng)絡(luò)開發(fā)公司，選取升級(jí)速度快，利用效果好的檔案信息管理操作系統(tǒng)，以適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)更新提速的要求。而網(wǎng)站的建設(shè)并不是一個(gè)應(yīng)急部門能力所及的，這需要政府相關(guān)部門的支持與配合。

3.3 加快配套檔案建設(shè)的硬件設(shè)施

當(dāng)前應(yīng)急部門為新組建部門，黨和政府高度重視，為應(yīng)急部門配備了各種保障設(shè)備。但由于檔案工作歷來不為人們所重視，因此，檔案設(shè)備配備相對(duì)缺乏。在實(shí)踐中，一個(gè)具備完整檔案信息的部門則能較為快速的找到所需信息，從而提高工作效率。因此，加大資金投入，完善硬件設(shè)備建設(shè)，將高質(zhì)量的硬件設(shè)備利用到檔案管理工作中，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)的作用，對(duì)檔案信息的儲(chǔ)存和管理具有重要的意義。這不僅有利于檔案管理工作，更可以提高單位工作效率。

3.4 制定檔案管理總體規(guī)劃

制定檔案管理總體規(guī)劃，推動(dòng)檔案管理的健康可持續(xù)發(fā)展，是每個(gè)應(yīng)急部門都應(yīng)做的事情。制定檔案管理總體規(guī)劃，要注意檔案管理與實(shí)際業(yè)務(wù)的結(jié)合，將各項(xiàng)業(yè)務(wù)作為一個(gè)整體來衡量。譬如，要結(jié)合突發(fā)事件、防災(zāi)減災(zāi)、臨時(shí)性工作、安全工作、防火等項(xiàng)工作，制定出合理的總體規(guī)劃。制定檔案管理總體規(guī)劃時(shí)，也要充分考慮到應(yīng)急人才的需要，將符合應(yīng)急工作并熟悉檔案工作人才吸引到應(yīng)急部門，同時(shí)，注意培養(yǎng)檔案梯隊(duì)人才，這樣才能充分發(fā)揮檔案工作的應(yīng)急部門中重要作用。

3.5 提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作不僅需要具備應(yīng)急工作的能力，還需要對(duì)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用熟悉的人才。因此，應(yīng)急部門要調(diào)整人才招聘策略，吸收信息技術(shù)型人才，鼓勵(lì)高素質(zhì)的創(chuàng)新人才，利用人才對(duì)大數(shù)據(jù)的了解，提高檔案管理水平。應(yīng)急部門要加強(qiáng)檔案學(xué)習(xí)，通過利用系統(tǒng)內(nèi)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、兄弟單位學(xué)習(xí)、檔案管理部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，營造良好的學(xué)習(xí)氛圍，提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)，使檔案工作人員深入了解大數(shù)據(jù)，明確大數(shù)據(jù)對(duì)檔案管理的影響和作用。同時(shí)，建立檔案管理人員業(yè)務(wù)考核制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員思想教育，提高他們對(duì)檔案工作的重視程度。

3.6 保證檔案管理環(huán)境的安全

檔案安全是檔案管理的重要工作之一，大數(shù)據(jù)下檔案價(jià)值難以估量，而安全管理尤為重要。大數(shù)據(jù)下，病毒破壞、網(wǎng)絡(luò)攻擊、黑客入侵成為網(wǎng)絡(luò)安全的最大威脅。因此提高檔案工作人員安全意識(shí)，創(chuàng)造檔案安全環(huán)境是應(yīng)急部門檔案管理中十分重要的工作。一是加強(qiáng)檔案工作人員安全意識(shí)教育、保密知識(shí)教育，提高他們的綜合素質(zhì)，在運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)時(shí)，要加強(qiáng)自身操作規(guī)范，在安全環(huán)境下的進(jìn)行操作。如，不要亂下載文件，要時(shí)時(shí)對(duì)電腦系統(tǒng)實(shí)施安全掃描檢查，防止黑客與病毒趁機(jī)而入，破壞和盜竊用戶信息;如，使用加密密碼，提升數(shù)據(jù)傳輸過程中的網(wǎng)絡(luò)信息安全性。二是要加強(qiáng)外部環(huán)境的安全門閥。如，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，防火墻是保護(hù)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息安全的首道安全屏保，因此，加強(qiáng)配置計(jì)算機(jī)防火墻，避免計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)受到來自黑客和病毒的非法攻擊。

4 結(jié)語

利用計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)對(duì)應(yīng)急部門的檔案管理，有利用于提高工作質(zhì)量，也是社會(huì)進(jìn)步、科技發(fā)展的產(chǎn)物。隨著檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，從而減少由紙質(zhì)檔案管理所帶來的一系列的問題，真正實(shí)現(xiàn)資源的共享，對(duì)于提高工作效率，降低成本，具有重大的意義。