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      國有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)與開發(fā)

      2020-08-13 07:19:55段淑瑞
      卷宗 2020年17期
      關(guān)鍵詞:檔案國有企業(yè)數(shù)字化

      段淑瑞

      摘 要:隨著我國信息化進(jìn)程不斷加快,建設(shè)數(shù)字檔案館、推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)成為國有企業(yè)檔案工作提質(zhì)增效和創(chuàng)新發(fā)展的必然途徑。文章主要結(jié)合信息化建設(shè)背景和國有企業(yè)檔案工作特點,針對國企檔案數(shù)字化建設(shè)過程中存在的問題進(jìn)行分析,提出有益于國有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)開發(fā)工作的建議。

      關(guān)鍵詞:國有企業(yè);數(shù)字化;檔案

      當(dāng)前國家正在大力實施網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國戰(zhàn)略,部分國有企業(yè)仍然固守傳統(tǒng)檔案管理工作思路,使得企業(yè)庫藏的檔案資源面臨“養(yǎng)在深閨人未識”的困境。開展檔案數(shù)字化建設(shè)可以破解傳統(tǒng)檔案管理過程中的低效問題,扭轉(zhuǎn)國有企業(yè)檔案工作的被動局面,但是檔案工作的創(chuàng)新轉(zhuǎn)型需要經(jīng)歷一段時間的調(diào)整才能完成,這就要求國有企業(yè)必須直面檔案數(shù)字化建設(shè)工作存在的問題和不足,進(jìn)行深入探究和分析,努力推動檔案數(shù)字化建設(shè)落地落實,充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的寶貴價值。

      1 國有企業(yè)檔案數(shù)字化管理的重要性

      筆者認(rèn)為,國有企業(yè)推行檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性主要體現(xiàn)在兩個方面:

      一是有助于實現(xiàn)企業(yè)重要檔案信息資源的集成管理。國有企業(yè)作為社會經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的中流砥柱,其形成的檔案資源真實記錄了我國在就業(yè)、住房、交通、醫(yī)療、養(yǎng)老、教育、環(huán)保等多個民生領(lǐng)域的發(fā)展變化,是難以替代的信息庫資源。通過運(yùn)用大數(shù)據(jù)等網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、打破傳統(tǒng)檔案管理導(dǎo)致的信息界限和壁壘,有利于搭建起收、管、存、用“一體化”的檔案信息資源服務(wù)平臺,實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)檔案信息資源共享。

      二是有助于全面提升企業(yè)管理規(guī)范化、科學(xué)化水平。按照國家《企業(yè)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)指南》的有關(guān)規(guī)定,檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)當(dāng)納入企業(yè)信息化建設(shè)規(guī)劃同步進(jìn)行規(guī)劃。而無論是企業(yè)信息化建設(shè)還是檔案數(shù)字化建設(shè),都必須以企業(yè)規(guī)范、順暢的業(yè)務(wù)管理流程、清晰的責(zé)任界面為基礎(chǔ)。檔案數(shù)字化功能的實現(xiàn)更是需要企業(yè)內(nèi)部信息化管理部門、業(yè)務(wù)部門、檔案部門、保密部門共同協(xié)作推進(jìn),企業(yè)內(nèi)部檔案的實際使用效率得到提升,也能夠為企業(yè)帶來一定的經(jīng)濟(jì)收益。

      2 國有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)過程中的不足及問題

      眼下檔案數(shù)字化建設(shè)方興未艾,但總體而言,國有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)水平仍然參差不齊,具體體現(xiàn)在:一是企業(yè)缺少切實可行的檔案數(shù)字化建設(shè)戰(zhàn)略規(guī)劃。當(dāng)前國有企業(yè)的檔案數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃很少納入企業(yè)整體的信息化建設(shè)進(jìn)行整體部署、而是由企業(yè)檔案管理部門牽頭制定,全局性不足。二是國有企業(yè)信息化、數(shù)字化軟、硬件設(shè)施缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)內(nèi)部檔案信息管理系統(tǒng)大部分都是基于自身企業(yè)實際檔案業(yè)務(wù)特點進(jìn)行開發(fā)的,系統(tǒng)兼容性較差,無法與企業(yè)其他管理軟件相協(xié)調(diào),降低了信息共享性。三是國有企業(yè)內(nèi)部檔案信息化專業(yè)人才短缺。一些企業(yè)內(nèi)部為了節(jié)約人力資源,在檔案數(shù)字化建設(shè)方面沒有配備充足的人員,也為檔案數(shù)字化工作順利推進(jìn)帶來了阻力。

      3 促進(jìn)國有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)順利開展的建議

      首先,結(jié)合現(xiàn)有檔案數(shù)字化建設(shè)戰(zhàn)略缺乏的問題,企業(yè)內(nèi)部檔案數(shù)字化管理人員需要完善數(shù)字化管理制度,為檔案數(shù)字化管理奠定基礎(chǔ),提升數(shù)字化戰(zhàn)略可行性。企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)屬于企業(yè)檔案信息資源建設(shè)中的主要內(nèi)容,因此檔案數(shù)字化建設(shè)的實際質(zhì)量對檔案信息資源的開發(fā)和使用有著重要的影響。企業(yè)內(nèi)部建立檔案數(shù)字化建設(shè)管理制度需要認(rèn)識到其他業(yè)務(wù)部門和管理部門在數(shù)字化建設(shè)中的作用,發(fā)揮出自身的職責(zé)。優(yōu)化檔案數(shù)字化建設(shè)規(guī)范,從政策和制度方面規(guī)范檔案數(shù)字化建設(shè),從而促使企業(yè)內(nèi)部檔案信息朝著標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化發(fā)展,提升企業(yè)內(nèi)部檔案的資源共享程度,為檔案數(shù)字化的建設(shè)做出保證[1]。

      其次,企業(yè)對于目前檔案數(shù)字化建設(shè)中軟硬件管理問題可以增加檔案數(shù)字化建設(shè)管理人員,完善檔案數(shù)據(jù)庫。企業(yè)需要提供合理的資源內(nèi)容,為檔案部門配備適合的硬件設(shè)置,各個單位部門還需要結(jié)合企業(yè)實際需求升級相應(yīng)的信息化設(shè)備,使信息化設(shè)備可以兼容企業(yè)內(nèi)部的其他軟件,二者互相協(xié)調(diào),共同作用于企業(yè)內(nèi)部數(shù)字化建設(shè)。而檔案的數(shù)字化加工可以提升企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)的適應(yīng)性,使檔案信息可以與企業(yè)內(nèi)部的其他軟件相協(xié)調(diào)。在開展檔案數(shù)字化加工的時候,應(yīng)該以企業(yè)實際情況為基礎(chǔ),合理的進(jìn)行當(dāng)納數(shù)字化范圍劃分,將一些紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案,實現(xiàn)較為徹底的檔案數(shù)字化加工。檔案管理人員需要對企業(yè)檔案開展鑒定作業(yè),篩選出具有使用價值的檔案,去除一些已經(jīng)失去價值的存檔,這樣不但可以節(jié)省檔案管理人員的工作量,還可以避免出現(xiàn)一些資金浪費(fèi)。結(jié)合我國檔案文件整理標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)特點,可以結(jié)合檔案的類型對其進(jìn)行編碼和整理。使用一些數(shù)據(jù)采集設(shè)備對一些較為重要的紙質(zhì)檔案實施掃描,將其轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)形式提升存儲效率。在檔案內(nèi)容掃描完畢后可以對數(shù)據(jù)進(jìn)行加工,對方向不正確的圖像進(jìn)行調(diào)整,使其符合閱讀習(xí)慣,調(diào)整檔案圖像亮度和色彩,為檔案數(shù)字化內(nèi)容的完整性奠定基礎(chǔ)[2]。

      最后,企業(yè)內(nèi)部檔案數(shù)字化的建設(shè)和開發(fā)都需要信息化人才作為支撐,所以這就需要企業(yè)基于檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行合理的服務(wù),具有一定的超前意識,著眼于企業(yè)未來發(fā)展制定檔案建設(shè)目標(biāo)。檔案信息的時效性就代表了檔案信息的價值,所以檔案管理人員不但要具有一定的超前的思想,還需要具有專業(yè)的信息化技術(shù),提升企業(yè)檔案信息利用率。企業(yè)檔案信息化人才需要掌握檔案管理新型技術(shù)和理論知識,在培養(yǎng)檔案管理人才的時候,企業(yè)可以采取以下幾種方式開展人才培養(yǎng)。企業(yè)可以和一些高校建立合作關(guān)系,使高??梢詾槠髽I(yè)輸送信息化專業(yè)人才,還可以提升招聘標(biāo)準(zhǔn),提高檔案管理人員的基礎(chǔ)素養(yǎng),降低后續(xù)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)難度。一些在職人員可以積極參與一些檔案信息培訓(xùn)和講座,與檔案管理專業(yè)人員溝通交流,實現(xiàn)高效學(xué)習(xí)。企業(yè)應(yīng)該增加人員培訓(xùn)支出,為信息化人才的培養(yǎng)提供正確的引導(dǎo)??梢詮臋n案管理部門中選擇一些具有基礎(chǔ)檔案管理能力和計算機(jī)技能的人員實施信息化素質(zhì)培訓(xùn)。培訓(xùn)過程中需要提升教學(xué)效率,注意教學(xué)方式,可以結(jié)合檔案實際管理工作進(jìn)行講解,還可以以信息化技術(shù)為基礎(chǔ)實現(xiàn)遠(yuǎn)程教學(xué),企業(yè)選擇合理的教學(xué)方式有利于打好企業(yè)檔案信息化工作人員基礎(chǔ)[3]。

      隨著國有企業(yè)內(nèi)部改革的逐漸深化,檔案管理人員的變動較為頻繁,這時企業(yè)檔案管理部門就應(yīng)該對一些新入職的檔案管理人員進(jìn)行檔案管理制度的普及,使其能夠快速融入到企業(yè)檔案管理中去,為企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范開展鋪平道路。企業(yè)檔案信息化人才在素質(zhì)教育在落實的時候,需要企業(yè)管理部門對其給予充分的重視,在培訓(xùn)的時候還需要分層次劃分工作性質(zhì),可以從檔案類型,數(shù)據(jù)庫加工,檔案信息分析或研究等方面將其分類培訓(xùn),這樣不但可以形成較為完善的學(xué)習(xí)體系,還可以提升工作人員的學(xué)習(xí)效率。培訓(xùn)結(jié)束后,需要參與培訓(xùn)的工作人員掌握企業(yè)檔案工作流程和信息化技術(shù),將其應(yīng)用到各個檔案工作中去,擁有較為敏銳的檔案信息處理意識,適應(yīng)企業(yè)數(shù)字化建設(shè)需求。

      參考文獻(xiàn)

      [1]韓陽,賀瑜,管秀妍.企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)探析[J].機(jī)電兵船檔案,2019,000(003):93-95.

      [2]王輝.大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案數(shù)字化成果在企業(yè)開放利用的管理難點和要點[J].卷宗,2019,009(005):58.

      [3]王翠萍.推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)提升檔案科學(xué)管理水平[J].蘭臺世界,2018,000(0S1):P.77-78.

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