試論信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

李志

摘 要：事業(yè)單位在信息化技術(shù)發(fā)展的過程中，往往需要進(jìn)行信息技術(shù)以及管理機(jī)制方面的升級，保障事業(yè)單位在時代發(fā)展過程中，不斷將檔案信息技術(shù)的管理優(yōu)勢發(fā)揮出來。信息化建設(shè)發(fā)展符合時代的需求，事業(yè)單位必須能實(shí)現(xiàn)對于基本信息化建設(shè)管理機(jī)制的科學(xué)化打造?？v觀目前的檔案管理，信息化建設(shè)水平有待提高，存在諸多不合理的檔案管理問題，檔案的信息化、科學(xué)化、系統(tǒng)化、數(shù)字化建設(shè)發(fā)展水平較低。因此要能在檔案信息建設(shè)管理的過程中，實(shí)現(xiàn)對于基本檔案流程及管理的良好策略制定和落實(shí)。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);事業(yè)單位;檔案管理

1 引言

信息技術(shù)發(fā)展對于事業(yè)單位提升檔案管理的效率，發(fā)揮服務(wù)價值起到了良好的促進(jìn)作用。抓住檔案信息化建設(shè)的良好機(jī)遇，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的傳統(tǒng)檔案管理模式轉(zhuǎn)型，對科學(xué)的檔案管理機(jī)制進(jìn)行深入探索，以科學(xué)的、便捷的數(shù)字化檔案管理為基本的工作，逐步提高信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中發(fā)揮的良好積極效果。

2 事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的概念及優(yōu)勢

2.1 檔案信息化建設(shè)的基本概念

1）信息技術(shù)的基本概念。信息技術(shù)的概念比較廣，隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，將不斷擴(kuò)大信息技術(shù)的范疇。目前的信息技術(shù)包括計(jì)算機(jī)的信息處理和各種系統(tǒng)，其中針對不同的需要可以提供對應(yīng)的平臺，現(xiàn)在各個單位正在進(jìn)行適合自身發(fā)展的軟件開發(fā)和應(yīng)用。一些特殊需求下也可將信息技術(shù)圖像化、音頻化等等。2）檔案管理的基本概念。檔案管理是指對于企業(yè)或者單位的既有信息檔案資源形成整合，能有效的保障在檔案管理的過程中，能實(shí)現(xiàn)對于基本檔案管理信息資源的深入利用，有效的保障企業(yè)能對于自身的資源信息進(jìn)行深入的開發(fā)運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)在信息檔案資源的支撐下，企業(yè)能更加準(zhǔn)確的識別企業(yè)或單位發(fā)展過程中的信息價值，察覺不良的隱患問題，實(shí)現(xiàn)信息資源對于企業(yè)或者單位科學(xué)的發(fā)展。

2.2 優(yōu)勢特點(diǎn)

1）存儲優(yōu)勢。信息化的檔案存儲技術(shù)，能對于檔案信息資料進(jìn)行數(shù)字化存儲，有效的提升了檔案管理部門對于檔案信息資源的容量控制效率。信息化的檔案資源管理，能將繁多的基本信息進(jìn)行統(tǒng)一的存儲和檢索，在事業(yè)單位的管理工作中發(fā)揮巨大的優(yōu)勢。同時信息化技術(shù)優(yōu)勢還在于在進(jìn)行信息存儲的過程中，能實(shí)現(xiàn)對于基本信息資源的存儲優(yōu)化和管理，能提升信息化存儲的安全度。2）檔案提取利用方面的優(yōu)勢。信息技術(shù)的發(fā)展最終是為人類服務(wù)，事業(yè)單位作為服務(wù)性的國家或地方單位，其對于社會的影響力相對還是比較大的。加強(qiáng)信息技術(shù)方面的發(fā)展水平，尤其是有關(guān)內(nèi)容復(fù)雜、數(shù)量巨大的文件檔案管理，信息技術(shù)平臺具備更加凸顯的優(yōu)勢特點(diǎn)。首先，利于提取有價值信息，通過軟件的匯總整合及檢索功能，提高利用效率;其次，減少人工輸出，大部分工作集中在電腦上操作，利用極少的人就可以將大部分工作完成;最后，信息管理可以按照一定的順序或規(guī)律將文件集中，切實(shí)給事業(yè)單位帶來了便利。

3 事業(yè)單位檔案信息化管理中存在的問題

3.1 檔案管理良好習(xí)慣意識不足

事業(yè)單位的檔案信息管理工作，需要使有關(guān)的工作人員具備良好的工作習(xí)慣，比如在進(jìn)行管理的過程中，能具備良好的規(guī)范化管理意識，將檔案資料按照程序化進(jìn)行收集、整理和歸檔。如果無法在進(jìn)行檔案歸檔的過程中，實(shí)現(xiàn)信息格式內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)化以及檔案資料的完整性，將無法利用信息化提高事業(yè)單位的檔案管理效率。

3.2 管理人員的素質(zhì)能力不足

信息化檔案管理機(jī)制的有效開展，需要工作人員具備良好的檔案管理學(xué)的良好知識素養(yǎng)保障，同時需要能有效的保障管理人員具備信息化建設(shè)發(fā)展中的基本意識理解和技術(shù)操作能力保障。事業(yè)單位的信息化建設(shè)基本都是在原有傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)的檔案信息管理工作模式改革，在進(jìn)行信息化建設(shè)發(fā)展的過程中，往往需要能保障具備良好的人員全新的技術(shù)和信息化檔案管理模式適應(yīng)能力，對于檔案長期工作者的改變性要求較高，事業(yè)單位的人員往往不能在短時間內(nèi)適應(yīng)有關(guān)信息化的檔案管理模式。

3.3 檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足

信息化的檔案管理模式改革，必然需要在進(jìn)行信息化建設(shè)發(fā)展的過程中，能實(shí)現(xiàn)對于基本檔案信息化操作設(shè)備、資源物質(zhì)的保障。這些檔案信息化改革發(fā)展的設(shè)備資源，往往需要進(jìn)行必要的資金成本投入，對于事業(yè)單位的發(fā)展來說，往往存在一定的資金解決困難問題，導(dǎo)致了在進(jìn)行信息化建設(shè)的過程中，常常缺少必要基礎(chǔ)設(shè)施的有利保障，造成了在進(jìn)行有關(guān)工作開展的過程中，往往不能取得客觀實(shí)際化的建設(shè)效果。

4 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)與應(yīng)用策略

4.1 提升信息化建設(shè)的重視程度

任何工作開展要想在效果取得明顯的優(yōu)越性，就必須在建設(shè)發(fā)展之初，從思想上樹立科學(xué)的建設(shè)發(fā)展目標(biāo)，提高對于工作開展的重視程度，奠定工作開展的基本建設(shè)發(fā)展基調(diào)。事業(yè)單位在進(jìn)行信息化檔案管理時，首先要將工作開展的建設(shè)效果提出一定的目標(biāo)落實(shí)要求，把握工作開展的基本基調(diào);其次在進(jìn)行建設(shè)發(fā)展的過程中，將基本的建設(shè)工作開展內(nèi)容在形式和規(guī)范性上嚴(yán)格要求，要能為實(shí)現(xiàn)科學(xué)的信息化檔案機(jī)制模式打造，實(shí)現(xiàn)基本的工作開展效果做好保障;最后要能根據(jù)信息化建設(shè)發(fā)展的階段性要求，實(shí)現(xiàn)在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)發(fā)展中的基本設(shè)施設(shè)備層面的管控，引進(jìn)先進(jìn)的信息化檔案處理設(shè)施，為建設(shè)高效化、科學(xué)化的檔案信息化管理機(jī)制提供必要的技術(shù)和規(guī)范性保障?？傊?，要重視檔案管理，充分的解決好檔案信息化建設(shè)的資金問題，提升信息化建設(shè)的重視程度，將制定的目標(biāo)和計(jì)劃按照規(guī)范的流程逐步實(shí)現(xiàn)。

4.2 提升管理工作人員的素質(zhì)能力

在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過程中，提高相關(guān)管理人員的綜合素質(zhì)以及專業(yè)化素質(zhì)尤為關(guān)鍵。事業(yè)單位定期要對檔案管理工作者的信息技術(shù)操作能力進(jìn)行培訓(xùn)，引導(dǎo)他們不斷學(xué)習(xí)，對于參與培訓(xùn)工作的有關(guān)管理人員提出一定的學(xué)習(xí)成果要求。企業(yè)在日常的檔案管理工作開展過程中，要嚴(yán)格制定和執(zhí)行信息化檔案管理建設(shè)的基本制度要求，建立信息化檔案管理過程中的效率管控機(jī)制，督促檔案管理人員提高自身素質(zhì)，不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，利用信息技術(shù)發(fā)揮檔案管理的作用。在進(jìn)行信息化建設(shè)發(fā)展的過程中，要結(jié)合事業(yè)單位的發(fā)展實(shí)際，對于有關(guān)企業(yè)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行落實(shí)和保障，配合一定的考核機(jī)制，以考核目標(biāo)作為進(jìn)行事業(yè)單位信息化建設(shè)的基本發(fā)展方向，實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)發(fā)展過程中的基本信息建設(shè)效率和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范程度方面的控制。

4.3 建立統(tǒng)一、規(guī)范的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)

第一，建立統(tǒng)一、規(guī)范的檔案管理運(yùn)行機(jī)制，并按照使用和管理要求，將基本檔案管理框架不斷進(jìn)行完善;第二，將信息化檔案管理內(nèi)容細(xì)化分解，對于各個細(xì)節(jié)層面的管理內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)的打造，實(shí)現(xiàn)信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化。第三，對于有關(guān)人員的工作標(biāo)準(zhǔn)化開展提出要求，在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)發(fā)展的過程中，規(guī)范管理人員的行為，實(shí)現(xiàn)對于信息化檔案管理工作開展模式的科學(xué)轉(zhuǎn)變。

5 結(jié)語

事業(yè)單位的檔案信息化管理，必須做好科學(xué)的管理機(jī)制建設(shè)規(guī)劃，在執(zhí)行落實(shí)階段以標(biāo)準(zhǔn)化的管理機(jī)制，促進(jìn)事業(yè)單位信息化檔案管理的不斷發(fā)展和完善。

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