如何實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化

張拓

摘 要：檔案管理在醫(yī)院各項(xiàng)管理工作中占據(jù)著至關(guān)重要的地位，隨著信息化時(shí)代的來臨，傳統(tǒng)的檔案管理手段已然顯現(xiàn)出很多弊端，如何實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化發(fā)展，成為當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作人員需要重點(diǎn)考量的問題之一。本文主要分析了醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)優(yōu)勢(shì)以及管理內(nèi)容，并提出了些許針對(duì)性對(duì)策，以期為相關(guān)行業(yè)工作者更加全面深入地對(duì)信息化技術(shù)應(yīng)用的發(fā)展趨勢(shì)和應(yīng)用方法進(jìn)行了解，從而為日后工作改進(jìn)奠定良好基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理;信息化;優(yōu)勢(shì);內(nèi)容;措施

檔案管理信息化發(fā)展不僅是行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，同時(shí)也是時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，相關(guān)醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)、了解檔案信息化管理內(nèi)容，在實(shí)際工作中積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息化檔案管理知識(shí)和管理技術(shù);各醫(yī)院機(jī)構(gòu)也應(yīng)積極引進(jìn)先進(jìn)的信息化檔案管理系統(tǒng)和設(shè)備設(shè)施，聘請(qǐng)專業(yè)的管理人才，這樣才能有效提高醫(yī)院的服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量，進(jìn)而增強(qiáng)醫(yī)院的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力，同時(shí)也為促進(jìn)行業(yè)長(zhǎng)期可持續(xù)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

1 實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化的主要優(yōu)勢(shì)分析

1.1 有利于長(zhǎng)久保存檔案資料文件

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式下，紙質(zhì)資料容易隨著時(shí)間的推移而發(fā)生腐化或損壞，而信息化檔案資料主要是存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)服務(wù)器當(dāng)中，通過一定的信息保護(hù)手段，比如數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)遷移等，輕易就可以實(shí)現(xiàn)檔案資料的長(zhǎng)久保存。有利于降低醫(yī)院檔案資料丟失風(fēng)險(xiǎn)，尤其是對(duì)于一些較為珍貴的文獻(xiàn)資料，通過電子掃描方法進(jìn)行收藏管理，人們?cè)俅握{(diào)閱便可以查看電子文件，不會(huì)因?yàn)檫^多的人接觸而造成檔案信息載體陳舊、損壞，具有很強(qiáng)的實(shí)際作用價(jià)值。

1.2 有利于改善文件的歸檔方式

以往紙質(zhì)檔案歸檔需要由人工進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)分類整理，然后分別存放到相應(yīng)的實(shí)體檔案資料室，這不僅需要耗費(fèi)大量的人力，而且儲(chǔ)存檔案文件也需要一定的空間成本，面對(duì)海量的檔案信息，這種檔案歸檔方式顯然已經(jīng)不再適用。而信息化檔案管理模式則可以有效彌補(bǔ)以上缺陷，實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，人們可以通過計(jì)算機(jī)快速錄入檔案資料，甚至可以直接利用自動(dòng)化軟件進(jìn)行信息掃描，不僅能夠大大解放人力勞動(dòng)，而且精確度也能得到有效保障，工作效率和工作質(zhì)量都能得到很大提升。

1.3 有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的整合與共享

醫(yī)院檔案信息資源并不是獨(dú)立存在的，只有所有的檔案資料整合到一起，才真正具有研究?jī)r(jià)值，因此，檔案信息的整合和共享，是醫(yī)院檔案管理工作的重中之重。大數(shù)據(jù)技術(shù)背景下，數(shù)字化檔案的優(yōu)勢(shì)不僅僅是便于存儲(chǔ)和查閱，而且數(shù)據(jù)的分類整合也可以直接通過計(jì)算機(jī)功能來得以實(shí)現(xiàn)，再加上強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支持，醫(yī)院各個(gè)科室便可以隨時(shí)對(duì)整合后的資料進(jìn)行動(dòng)態(tài)存取，不必再面對(duì)面進(jìn)行信息交接，可以說已經(jīng)跨越空間和時(shí)間的限制，具有很高的信息共享價(jià)值。

1.4 有利于提高檔案的檢索快捷度

相比較于傳統(tǒng)檔案管理方法而言，信息化檔案管理模式下，人們不必再到檔案室逐個(gè)翻找所需檔案資料，而且也無需再進(jìn)行多級(jí)審核批準(zhǔn)方可具有借閱檔案的許可。利用信息化技術(shù)，只需要針對(duì)不同級(jí)別的醫(yī)院工作者設(shè)定不同的信息查閱權(quán)限，他們即可在自己的設(shè)備終端進(jìn)行檔案資料調(diào)取，而且調(diào)取時(shí)可以利用計(jì)算機(jī)本身攜帶的搜索功能，直接輸入關(guān)鍵字進(jìn)行模糊搜索檢索效率大大提升。

2 醫(yī)院檔案信息化管理具體包含的內(nèi)容

2.1 文書處理和歸檔

檔案管理最基礎(chǔ)的內(nèi)容便是文書類文件的處理和歸檔，為能夠及時(shí)向醫(yī)護(hù)人員提供完整的信息資料，醫(yī)院各個(gè)崗位檔案管理人員都應(yīng)在第一時(shí)間將接收到的文書資料錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，對(duì)于需要通告的文書內(nèi)容，要及時(shí)上傳至固定板塊，并設(shè)定提醒規(guī)則，以便其他崗位工作人員可以及時(shí)查閱。雖然隨著管理內(nèi)容的完善，檔案資料越來越多，但是通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行文書資料信息化處理，檔案人員的工作壓力實(shí)際上已經(jīng)大大降低。

2.2 病歷檔案管理

隨著醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展，疾病譜的?斷擴(kuò)大和新技術(shù)、新項(xiàng)目的開展，應(yīng)將各種手術(shù)的名稱進(jìn)?編碼輸入計(jì)算機(jī)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)綜合查詢分析功能，將各類手術(shù)及療效情況一一?出，通過局域網(wǎng)反饋到各臨床科室，使醫(yī)務(wù)人員在進(jìn)?科研活動(dòng)和撰寫論文時(shí)能及時(shí)查閱。同時(shí)，通過計(jì)算機(jī)對(duì)病案信息處?加工后再反饋給臨床科室，以?他們能總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，找出問題，及時(shí)改進(jìn)，進(jìn)一步提高醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)療服務(wù)水平。

2.3 人事檔案管理

隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，準(zhǔn)確、迅速地提供人事檔案信息尤為重要，根據(jù)人事檔案的特點(diǎn)，運(yùn)用現(xiàn)代化手段，建?和完善人事檔案信息化管理，從實(shí)體管理向網(wǎng)絡(luò)管理轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)人事檔案的動(dòng)態(tài)管?，把日常工作中遇到的問題分門別類，實(shí)現(xiàn)查閱統(tǒng)計(jì)、檔案變更、報(bào)表處理、系統(tǒng)維護(hù)等多種功能的管理。

3 實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化的建議

3.1 樹立檔案信息化綜合管理理念

檔案管理盡管只是醫(yī)院主體醫(yī)療業(yè)務(wù)管理的輔助部分，但卻是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策所依據(jù)的信息體系。在21世紀(jì)科學(xué)技術(shù)日新月異的今天，原有的檔案管理模式在許多方面已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的檔案信息化建設(shè)。這就需要醫(yī)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)更新觀念，提高對(duì)檔案工作的思想認(rèn)識(shí)，使檔案管理模式從單純的紙質(zhì)收集、整理、利用的管理，逐步過渡到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理方式中來，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院整體信息化建設(shè)和領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策中的作用。

3.2 完善基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備建設(shè)

目前，我國(guó)大部分醫(yī)院普遍建立了微機(jī)局域網(wǎng)絡(luò)，但微機(jī)局域網(wǎng)的建立要立足高起點(diǎn)，不僅要方便內(nèi)部信息的交流，還應(yīng)配備掃描、拷貝、打印等系列化配套設(shè)備來方便信息的輸出利用。醫(yī)院檔案部門在規(guī)范室藏的基礎(chǔ)上建立局域網(wǎng)，將文書、病案、人事和圖書檔案納入其中，擴(kuò)建成為醫(yī)院信息中心，并在中心網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上編制一套文書、病案、人事和圖書檔案管理的自動(dòng)化軟件，即醫(yī)院信息中心檔案管理網(wǎng)絡(luò)。這樣不僅可以大大提高辦公效率，同時(shí)還可以實(shí)現(xiàn)檔案資料的在線利用。

3.3 提高檔案工作者的信息化技能水平

信息化技術(shù)的發(fā)展，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，改變著傳統(tǒng)的檔案管理模式，這就要求檔案管理人員能夠在網(wǎng)上進(jìn)行收集、整理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)工作?，F(xiàn)代化檔案管理工作中，檔案人員除了具備檔案專業(yè)知識(shí)外，還要具備良好的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)及運(yùn)用操作能力。因此，檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)也顯得日益重要。只有通過不斷學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，才能適應(yīng)信息技術(shù)不斷發(fā)展的需要，才能充分發(fā)揮檔案計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢(shì)。

4 結(jié)語

經(jīng)過以上分析闡述可以發(fā)現(xiàn)，在醫(yī)院檔案管理工作中應(yīng)用信息化技術(shù)具有諸多優(yōu)勢(shì)，建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)，不僅有助于提高醫(yī)院檔案管理效率和管理質(zhì)量，而且還能夠?yàn)檫M(jìn)一步深入挖掘檔案信息價(jià)值提供可靠的技術(shù)支持，對(duì)促進(jìn)醫(yī)院機(jī)構(gòu)的長(zhǎng)期可持續(xù)發(fā)展具有積極作用。從另一層面來講，醫(yī)院檔案信息化模式的建立，也有助于為患者提供更為個(gè)性化的醫(yī)療服務(wù)，有助于提升醫(yī)院的服務(wù)水平，醫(yī)院和患者可以實(shí)現(xiàn)雙受益，具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。

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