軍工集團(tuán)檔案資源整合與共享研究

周向陽(yáng)

一、軍工集團(tuán)檔案資源整合與共享的意義

軍工集團(tuán)作為我國(guó)國(guó)防工業(yè)的支柱力量，代表了我國(guó)最先進(jìn)的國(guó)防科技力量，其檔案資源作為大型軍工集團(tuán)開展經(jīng)營(yíng)管理、科研生產(chǎn)的原始記錄，具有門類和領(lǐng)域跨度廣、科技價(jià)值含量高、涉密程度深等特點(diǎn)。大型軍工集團(tuán)檔案資源整合與共享，至少具有三個(gè)層次的重要意義：

（1）推動(dòng)軍工集團(tuán)檔案管理體系完善和管理水平提升

檔案利用是檔案工作的根本目的，而檔案資源是檔案利用的基本支撐。推動(dòng)檔案資源整合和共享，涉及檔案資源“收、管、存、用”全流程，是以目標(biāo)為導(dǎo)向的檔案管理體系整體優(yōu)化與完善，對(duì)于推動(dòng)軍工集團(tuán)檔案管理水平整體提升有著重要意義。

（2）為軍工集團(tuán)運(yùn)營(yíng)和發(fā)展提供知識(shí)支撐

通過(guò)檔案資源的整合與共享便于軍工集團(tuán)通過(guò)“檔案流”把控“業(yè)務(wù)流”，通過(guò)“檔案流”管窺“管理流”，進(jìn)而完善企業(yè)管控手段和管理形式，推動(dòng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平提升。同時(shí)，整合優(yōu)質(zhì)檔案資源，發(fā)揮資源集成優(yōu)勢(shì)，為軍工集團(tuán)經(jīng)營(yíng)管理、科研生產(chǎn)和改革發(fā)展提供科研參考和決策支撐。

（3）推動(dòng)國(guó)家科技信息資源完善

隨著國(guó)家軍民融合戰(zhàn)略的不斷推進(jìn)，軍工集團(tuán)檔案資源是軍工科技成果轉(zhuǎn)化、發(fā)揮軍工集團(tuán)社會(huì)效益的重要抓手。推動(dòng)軍工集團(tuán)檔案資源整合，對(duì)于完善國(guó)家科技信息資源，推動(dòng)國(guó)家科技發(fā)展有著重要意義。

二、軍工集團(tuán)檔案資源整合與共享基本原則

（1）統(tǒng)一管理原則

大型軍工集團(tuán)總部負(fù)責(zé)對(duì)本集團(tuán)檔案資源的整合與共享工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一布置，并確保所接收檔案資源的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全。

（2）分級(jí)負(fù)責(zé)原則

集團(tuán)總部、二級(jí)單位及其所屬成員單位分別對(duì)本單位形成和移交檔案資源的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性、可用性、安全性負(fù)責(zé)。

（3）資源共享原則

軍工集團(tuán)檔案資源管理應(yīng)遵循統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范管理、安全高效的原則，以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門、跨系統(tǒng)共享利用。

（4）安全保密原則

軍工集團(tuán)涉及國(guó)家秘密范圍廣、程度深，具有高度的保密特性。在檔案數(shù)字資源的共享利用過(guò)程中必須把安全保密原則貫徹始終，避免檔案數(shù)字資源被篡改、損毀或違規(guī)傳遞，造成國(guó)家秘密泄露，對(duì)國(guó)家安全造成危害。

三、軍工集團(tuán)檔案資源整合與共享整體框架

軍工集團(tuán)檔案資源整合與共享應(yīng)以制度體系建設(shè)為主導(dǎo)、以檔案資源建設(shè)為核心、以系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)為手段、以安全保密體系建設(shè)為保障、以共享服務(wù)體系建設(shè)為目標(biāo)，構(gòu)建軍工集團(tuán)檔案資源整合與共享整體框架。

集團(tuán)總部作為檔案資源整合與共享的牽頭單位，負(fù)責(zé)檔案資源整合與共享框架和內(nèi)容的詳細(xì)設(shè)計(jì)，負(fù)責(zé)編制檔案資源整合與共享總體規(guī)劃，明確資源整合與共享的實(shí)現(xiàn)路徑，開展集團(tuán)檔案網(wǎng)絡(luò)部署和數(shù)字檔案館建設(shè)、制度體系建設(shè)，并組織檔案資源整合與共享具體實(shí)施。

集團(tuán)各層級(jí)成員單位是檔案資源整合與共享的具體實(shí)施和實(shí)現(xiàn)單位，通過(guò)做好單位內(nèi)部檔案資源建設(shè)，不斷提高檔案數(shù)字化程度，積極開展單位內(nèi)部檔案制度體系建設(shè)，規(guī)范檔案業(yè)務(wù)開展，確保檔案資源質(zhì)量。同時(shí)，根據(jù)集團(tuán)總部統(tǒng)籌部署，將檔案資源移交集團(tuán)總部統(tǒng)一管理，提高集團(tuán)資源集成度，以更好地發(fā)揮檔案價(jià)值和作用。

四、軍工集團(tuán)檔案資源整合與共享實(shí)現(xiàn)路徑

（1）以制度建設(shè)為先導(dǎo)，統(tǒng)一檔案資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

軍工集團(tuán)層級(jí)復(fù)雜，成員單位數(shù)量較多，主營(yíng)業(yè)務(wù)和產(chǎn)品存在較大差別，產(chǎn)生的檔案信息資源種類多樣，格式標(biāo)準(zhǔn)不一，給檔案資源整合和共享帶來(lái)不小阻礙。軍工集團(tuán)內(nèi)部應(yīng)從數(shù)字檔案館建設(shè)、電子檔案系統(tǒng)移交技術(shù)規(guī)范、目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)與著錄細(xì)則、電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范、電子檔案移交與接收辦法、電子檔案?jìng)浞菁夹g(shù)規(guī)范等方面統(tǒng)一檔案資源的分類編號(hào)規(guī)則、數(shù)據(jù)著錄規(guī)范和檔案數(shù)字資源元數(shù)據(jù)規(guī)范，以方便集團(tuán)檔案資源平臺(tái)與下屬單位檔案管理系統(tǒng)之間進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸。

（2）以資源建設(shè)為核心，明確資源整合基本模式

軍工集團(tuán)的成員單位作為相對(duì)獨(dú)立的經(jīng)營(yíng)單位，其自身檔案資源具有一定的體系和獨(dú)特性。檔案資源整合與共享的基礎(chǔ)是集團(tuán)各單位首先做好自身檔案資源建設(shè)，豐富檔案資源種類、數(shù)量和質(zhì)量，才能為資源整合與共享奠定基礎(chǔ)。因此，軍工集團(tuán)應(yīng)以國(guó)家檔案局10號(hào)令為標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一部署各成員單位的《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限》擬制審批工作，完善各成員單位自身檔案資源體系建設(shè)，并研究構(gòu)建檔案資源整合基本模式，明確移交要求、移交方式、移交接收對(duì)象和移交范圍。移交范圍主要包括榮譽(yù)類檔案、重大活動(dòng)類檔案、重大科研項(xiàng)目類檔案、重點(diǎn)產(chǎn)品類檔案、知識(shí)產(chǎn)權(quán)類檔案、固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案、企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案、其他具有保存和開發(fā)利用價(jià)值檔案等。檔案元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)與檔案數(shù)字資源一起移交，并滿足準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性等檢測(cè)要求，檢測(cè)合格后方可移交。

（3）以數(shù)字檔案管理平臺(tái)建設(shè)為手段，構(gòu)筑集團(tuán)檔案信息網(wǎng)絡(luò)

軍工集團(tuán)地域跨度廣，檔案資源整合與共享將以數(shù)字檔案館建設(shè)為核心手段，主要為電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)滿足集團(tuán)和各成員單位檔案管理需求，符合國(guó)家檔案局《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》要求，不僅滿足傳統(tǒng)載體檔案管理要求，更支持電子文件歸檔和電子檔案管理，通過(guò)電子文件“四性”檢測(cè)，具備“單軌制”管理能力。集團(tuán)電子檔案管理系統(tǒng)可采用分布式布局方式，依托集團(tuán)總部和各成員單位信息設(shè)備基礎(chǔ)設(shè)施分布式布置應(yīng)用系統(tǒng)和存儲(chǔ)系統(tǒng)，以統(tǒng)一的檔案應(yīng)用系統(tǒng)平臺(tái)，確保檔案資源格式和標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，便于資源整合和共享。

同時(shí)，依托軍工集團(tuán)統(tǒng)一的國(guó)密網(wǎng)絡(luò)和商密網(wǎng)絡(luò)布局，構(gòu)筑集團(tuán)檔案信息網(wǎng)絡(luò)。在國(guó)密網(wǎng)和商密網(wǎng)各部署一套電子檔案管理系統(tǒng)，定期將商密網(wǎng)數(shù)據(jù)移交至國(guó)密網(wǎng)，在國(guó)密網(wǎng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)集團(tuán)檔案資源的集中統(tǒng)一管理。對(duì)于國(guó)密網(wǎng)和商密網(wǎng)同時(shí)覆蓋的單位，將電子檔案管理系統(tǒng)部署在國(guó)密網(wǎng)上，該單位職工可根據(jù)密級(jí)和需要查閱涉密或非密檔案數(shù)據(jù);對(duì)于僅有商密網(wǎng)覆蓋的非涉密單位，將電子檔案管理系統(tǒng)部署在商密網(wǎng)上，該單位職工僅可根據(jù)需要查閱非密檔案數(shù)據(jù)。

（4）以安全保密為保障，確保系統(tǒng)平穩(wěn)資源安全

軍工集團(tuán)涉密范圍廣、涉密程度深，檔案資源作為軍工集團(tuán)經(jīng)營(yíng)管理和科研生產(chǎn)過(guò)程結(jié)果的原始記錄，往往涉及國(guó)家秘密。構(gòu)建“人防、技防、安防”三位一體的安全保密工作體系，確保電子檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行平穩(wěn)和檔案資源保管安全。

一是要嚴(yán)格按照相關(guān)保密標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，完成電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)開發(fā)，確保無(wú)系統(tǒng)漏洞，加強(qiáng)系統(tǒng)防護(hù)，在經(jīng)過(guò)國(guó)家保密測(cè)評(píng)后，才能上線使用，開展檔案資源移交與接收工作;二是要做好檔案資源備份，采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的備份介質(zhì)，發(fā)揮軍工集團(tuán)地域跨度廣的優(yōu)勢(shì)，開展本地備份和異地備份，對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)主要運(yùn)行程序、數(shù)據(jù)、全文數(shù)據(jù)等進(jìn)行備份，并進(jìn)行應(yīng)急演練;三是要做好檔案資源共享利用中的權(quán)限控制，軍工集團(tuán)檔案資源整合后，對(duì)檔案利用需求進(jìn)行分級(jí)分類管理，要對(duì)發(fā)起人的密級(jí)、隸屬單位、崗位職務(wù)、業(yè)務(wù)類別、知識(shí)產(chǎn)權(quán)要求等進(jìn)行全面限制，不能僅僅依據(jù)單一標(biāo)準(zhǔn)，例如密級(jí)符合就開放利用權(quán)限，真正做到最小化涉密檔案資源知悉范圍，確保國(guó)家秘密安全。

（5）以共享服務(wù)為目標(biāo)，創(chuàng)新檔案資源利用方式

檔案資源共享和利用是檔案資源整合的根本目的，創(chuàng)新檔案資源利用服務(wù)方式，才能最大化檔案資源價(jià)值。在提供目錄類檢索、全文檢索、在線瀏覽、在線下載、離線利用等傳統(tǒng)被動(dòng)檔案利用方式基礎(chǔ)上，深入挖掘檔案資源價(jià)值。檔案資源整合后，檔案資源的數(shù)量、質(zhì)量和覆蓋程度躍升，能夠?yàn)闄n案創(chuàng)新編研提供豐富的素材。要利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等先進(jìn)技術(shù)，挖掘全集團(tuán)檔案利用需求特點(diǎn)，有針對(duì)性地開展檔案專題編研工作?？梢詮摹凹夹g(shù)、人物、活動(dòng)”三個(gè)維度開展檔案編研，展現(xiàn)軍工集團(tuán)艱苦奮斗、科技興軍、保衛(wèi)國(guó)防的光輝歷程，增強(qiáng)企業(yè)凝聚力與向心力。

同時(shí)，要緊跟網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展潮流，利用搜索引擎、數(shù)據(jù)分析、機(jī)器學(xué)習(xí)等技術(shù)，去除被動(dòng)的“物的傳遞”，實(shí)現(xiàn)主動(dòng)的“信息的傳送”，甚至是“知識(shí)的傳達(dá)”。建立點(diǎn)對(duì)點(diǎn)服務(wù)、面對(duì)面服務(wù)，實(shí)現(xiàn)“數(shù)據(jù)多跑路，用戶少跑路”，建立智能化檔案資源共享服務(wù)手段和體系化、專業(yè)化的檔案資源服務(wù)模式，為軍工企業(yè)科研生產(chǎn)提供堅(jiān)強(qiáng)的支撐。

參考文獻(xiàn)：

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作者單位：中國(guó)電子科技集團(tuán)有限公司