利用數(shù)據(jù)模型按部門匯總?cè)藛T信息

王志軍

如圖1所示，這是某學(xué)校各個(gè)系部的骨干教師名單，現(xiàn)在需要按部門進(jìn)行匯總，分別得到各個(gè)系部的人員詳單、人數(shù)和平均年齡等相關(guān)信息。除了手工操作之外，有沒(méi)有更為簡(jiǎn)捷可靠的匯總方法呢？

我們可以利用Excel 365的數(shù)據(jù)模型完成這一任務(wù)：

第1步：添加到數(shù)據(jù)模型

單擊數(shù)據(jù)區(qū)域任意單元格，切換到“Power Pivot”選項(xiàng)卡，在“表格”功能組下單擊“添加到數(shù)據(jù)模型”按鈕，隨后會(huì)打開(kāi)“創(chuàng)建表”對(duì)話框，如果數(shù)據(jù)區(qū)域沒(méi)有什么問(wèn)題，直接點(diǎn)擊“確定”按鈕即可得到如圖2所示的表。如果沒(méi)有顯示這個(gè)選項(xiàng)卡，可以打開(kāi)“Excel選項(xiàng)”對(duì)話框，切換到“自定義功能區(qū)”面板，在右側(cè)窗格勾選“Power Pivot”復(fù)選框。

第2步：插入?yún)R總用的公式

單擊數(shù)據(jù)區(qū)域底部的任意空白單元格，在編輯欄輸入公式：人員詳單：=CONCATENATEX（'表1'，'表1'[姓名]，"，"）

CONCATENATEX函數(shù)的作用是按照指定的間隔符號(hào)來(lái)合并多個(gè)字符串，該函數(shù)的語(yǔ)法如下：=CONCATENATEX（表名，表名[字段名]，間隔符號(hào)），本例使用逗號(hào)，當(dāng)然也可以換用其他的間隔符號(hào)，只要更改"，"即可。

選擇另一個(gè)空白單元格，在編輯欄輸入公式：人數(shù)：=COUNTA（'表1'[姓名]）

COUNTA函數(shù)的作用是對(duì)指定字段中的非空單元格進(jìn)行計(jì)數(shù)。再次單擊其他空白單元格，在編輯欄輸入公式：

平均年齡：=AVERAGE（'表1'[年齡]）

AVERAGE函數(shù)的作用，是計(jì)算指定字段的平均值。

上述三個(gè)公式執(zhí)行之后，可以看到如圖3所示的效果。

第3步：插入數(shù)據(jù)透視表

插入一個(gè)數(shù)據(jù)透視表，在右側(cè)的字段窗格中，依次將“系部”字段拖曳到行區(qū)域，將人員詳單、人數(shù)、平均年齡等字段拖曳到值區(qū)域，右鍵單擊透視表中的“總計(jì)”，選擇“刪除總計(jì)”，效果如圖4所示。當(dāng)然，也可以選擇某一系部進(jìn)行查看，是不是很方便？

完成上述步驟之后，單擊數(shù)據(jù)透視表，在“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡選擇一種內(nèi)置的樣式效果就可以了。以后即使源數(shù)據(jù)有變更，只要右擊數(shù)據(jù)透視表就可以獲得最新的匯總結(jié)果。