蔣小明

高職院校系部檔案管理的問題與對策

蔣小明

高職院校的系部檔案管理是高職院校系部人才培養(yǎng)工作中非常重要的組成部分，它真實(shí)地記錄了系部的各項(xiàng)工作，是系部教學(xué)管理、教學(xué)研究、學(xué)生管理的參考和依據(jù)。通過分析高職院校系部檔案管理存在的問題，提出了高職院校應(yīng)從開展檔案管理人員綜合培訓(xùn)與學(xué)習(xí)、完善系部檔案管理制度、加強(qiáng)全體教職人員的檔案意識、在檔案管理中融入現(xiàn)代化技術(shù)以及深化檔案資料的系統(tǒng)化管理等五個(gè)方面著手，以提升系部檔案管理的質(zhì)量。

高職院校;系部檔案管理;檔案體系

高職院校的系部檔案是在系部在管理過程中形成的各項(xiàng)資料和存檔材料，是考核系部教學(xué)的工作和評價(jià)系部人才培養(yǎng)質(zhì)量的主要依據(jù)，更是系部各項(xiàng)教學(xué)、行政工作穩(wěn)步開展的扎著基礎(chǔ)。

一、高職院校系部檔案管理的重要意義

學(xué)校的首要任務(wù)就是培養(yǎng)人才，而人才的培養(yǎng)的基礎(chǔ)單位就是系部。系部教學(xué)檔案管理是人才培養(yǎng)工作中非常重要的組成部分，它真實(shí)地記錄了系部教學(xué)的各項(xiàng)工作，是系部教學(xué)管理、教學(xué)研究的參考和依據(jù)，也是系部改進(jìn)教學(xué)方法、內(nèi)容、途徑以及提高人才培養(yǎng)質(zhì)量的信息庫資源。系部作為高職院校人才培養(yǎng)的“前沿陣地”，不同專業(yè)的課程安排、不同專業(yè)的教學(xué)任務(wù)實(shí)施、不同專業(yè)的教學(xué)大綱設(shè)計(jì)以及全院學(xué)生的成績管理都由系部進(jìn)行著過程化管理，高職院校系部檔案管理的重要性可見一斑。［1］

現(xiàn)在高職院校普遍采用二級管理的模式，系部除了承擔(dān)實(shí)現(xiàn)人才培養(yǎng)目標(biāo)之外，還要負(fù)責(zé)教師培養(yǎng)、人才引進(jìn)、企業(yè)培訓(xùn)等其他各項(xiàng)工作。這些工作過程總結(jié)出的比較珍貴的信息全部都會保存在高職院校系部檔案管理中，它對于各系部的發(fā)展規(guī)劃以及各教師平時(shí)的教學(xué)活動來說，是非常重要和方便的溝通工具。所以，系部管理檔案工作是高職院校工作的基礎(chǔ)，這在以后的高職院校發(fā)展歷史上，將會寫下濃墨重彩的一筆。

二、高職院校系部檔案管理中存在的主要問題

在高職院校內(nèi)，系部是集合學(xué)生教學(xué)和學(xué)生管理的綜合單位，隨著高職院校二級管理的發(fā)展，系部成為院校與學(xué)生之間的最大橋梁。但是就目前高職院校管理體制而言，很多院校系部缺少專門的內(nèi)部檔案管理場所，沒有建設(shè)專門的檔案室，更缺少專業(yè)的檔案管理人員，系部的檔案資料管理工作都是由系部兼職檔案管理員完成。在這種特殊復(fù)雜的情況下，直接導(dǎo)致系部內(nèi)部檔案資料管理混亂，學(xué)院的檔案上交工作完成之后，對于系部在教學(xué)過程中產(chǎn)生的各類資料沒有及時(shí)和正確的進(jìn)行歸檔，等到迎接各種檢查評估時(shí)，才會臨時(shí)應(yīng)付性地完成檔案整理，這樣的方法不僅沒有效率而且影響和效果極差。諸如此類的情況產(chǎn)生的主要原因有以下五方面。

(一)對于高職院校系部檔案管理的重視程度不夠

有的管理研究人員認(rèn)為，檔案管理是學(xué)院專門的檔案部門應(yīng)該做的事，系部日常的文檔資料對學(xué)院整體的工作運(yùn)行影響不大。而系部領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常忙于事務(wù)性的工作，不重視文件檔案的整理與歸檔，導(dǎo)致系部日常做了大量的工作，很多卻沒有留下痕跡，造成系部檔案資料遺失、缺漏。遇到開展各項(xiàng)評估檢查時(shí)，再去整理歸類資料，難度很大，甚至以制假來應(yīng)付，不利于今后工作的開展。

(二)對于系部檔案資料和學(xué)院的歸檔材料的歸屬問題認(rèn)識不清

籠統(tǒng)的認(rèn)為系部檔案管理和學(xué)院檔案管理沒有值得特別區(qū)分地方，都僅僅是將過往的文件資料歸類整理而已。事實(shí)上，系部的檔案管理的動態(tài)的，是教學(xué)實(shí)施過程的具體體現(xiàn)，在系部瑣碎的日常工作中不注意檔案材料的收集與管理，系部的各項(xiàng)重要工作產(chǎn)生的資料就不會形成信息資料體系。

(三)高職院校系部檔案缺少系統(tǒng)的管理方法

經(jīng)常出現(xiàn)的一個(gè)現(xiàn)象：大部分系部管理檔案時(shí)，將不同的資料全部匯總在同一個(gè)時(shí)期點(diǎn)，采用了簡單的直線式編碼管理，這給后期的歸類整理工作帶來了許多不便。在實(shí)際工作中，學(xué)院的檔案管理部門會定期要求系部上交歸檔相關(guān)資料，這樣就會導(dǎo)致系部檔案資料編碼的連續(xù)性受到影響。與此同時(shí)，上級教育主管部門的各類檢查評估，指標(biāo)體系各有不同，系部要針對不同的檢查評估重新規(guī)整系部檔案，所以，每次檢查評估時(shí)都會導(dǎo)致本來就雜亂無序的檔案資料更加混亂，后面的收尾工作也會非常困難。

(四)對于系部檔案管理和評估資料的關(guān)系理解不清

很多高職院校在面對上級主管部門檢查評估時(shí)，非常重視系部的檔案資料整理工作，短時(shí)間內(nèi)歸類整理出大量檔案資料，但檢查評估工作結(jié)束之后，檔案就會被封存入學(xué)院檔案室，這些對系部教學(xué)管理工作意義重大的材料變成了“死”檔案，失去了它應(yīng)有的價(jià)值。

(五)高職院校系部檔案管理缺乏系統(tǒng)研究

高職院校系部檔案管理是一個(gè)邊緣化的科學(xué)，在各個(gè)高職院校，學(xué)院的一級檔案管理都很重視，有專門的檔案管理室和專職的檔案管理人員。但是對于二級系部在教學(xué)管理過程中形成的檔案，只有上交學(xué)院檔案室歸檔的部分比較重視，如何管理留存于系部的資料，學(xué)院檔案部門沒有認(rèn)真的進(jìn)行研究。［2］而系部領(lǐng)導(dǎo)班子來講，主要的工作中心在教學(xué)和學(xué)生管理等方面，系部檔案如何管理同樣缺乏研究。

系部檔案資料管理的科學(xué)水平?jīng)Q定了系部工作的質(zhì)量，不管是從學(xué)院一級管理工作這個(gè)點(diǎn)出發(fā)，還是從學(xué)院各項(xiàng)評估工作這個(gè)點(diǎn)來看，都要著手改變高職院校系部檔案資料的現(xiàn)狀，逐步做好各項(xiàng)工作，認(rèn)真落實(shí)各項(xiàng)安排，建立起一套科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)有秩序的系部檔案資料管理體系。

三、高職院校系部檔案管理的目標(biāo)

高職院校的系部檔案資料管理是圍繞著教學(xué)管理為核心，其中穿插著教學(xué)計(jì)劃的從制定到實(shí)施到評價(jià)再到反饋，這一基本體系構(gòu)成了系部檔案資料管理體系的最基本部分。根據(jù)最近幾年的實(shí)際情況，普遍采用的方法是：以立體化為縱向軸，加以各模塊橫向管理，組成了基本的系部檔案資料管理系統(tǒng)。

結(jié)合系部日常管理的特點(diǎn)，系部檔案管理可以分為三大類：第一類是分屬院一級別的檔案資料;第二類是系部級別管理的檔案資料;第三類則是以專業(yè)來劃分的檔案資料。(1)分屬學(xué)院管理的檔案資料是指根據(jù)規(guī)定，必須由學(xué)校統(tǒng)一收集管理存檔的檔案資料，常見的主要有專業(yè)人才培養(yǎng)方案等。像這一類資料，應(yīng)該按照規(guī)定按時(shí)按量上交學(xué)院，如果涉及到一些具體實(shí)施計(jì)劃書等文件，必要的資料系部留復(fù)本;(2)分屬系部管理的檔案資料是指系部自身日常工作時(shí)所產(chǎn)生的文件資料。如系部教學(xué)和學(xué)生管理基本資料、學(xué)生日常活動資料、系部日?？蒲薪萄匈Y料等;(3)按照專業(yè)或教研室進(jìn)行歸檔的資料。按專業(yè)劃分的檔案資料是指系部所設(shè)不同專業(yè)或者調(diào)研室日常教學(xué)管理工作所產(chǎn)生的檔案資料，如專業(yè)調(diào)研、專業(yè)建設(shè)、新專業(yè)開發(fā)、人才培養(yǎng)方案修訂、專業(yè)改革、課程標(biāo)準(zhǔn)制定、專業(yè)教學(xué)指導(dǎo)委員會活動資料，等等。

以縱向立體化管理方式作為基礎(chǔ)，不再簡單使用直線式排序管理，穿插系部不同專業(yè)不同課程模塊，讓立體模塊化成為新的管理方式。模塊化的最大優(yōu)點(diǎn)在于各檔案資料之間相對獨(dú)立，自成體系。只是將同專業(yè)的模塊存放在一起，當(dāng)一個(gè)資料模塊被用到時(shí)，可以立即拿出來查閱或復(fù)印，不會影響到其他模塊資料，讓檔案成為真正意義上的個(gè)體。而歸類各模塊的依據(jù)是根據(jù)各系部不同情況來設(shè)定的，可以以專業(yè)來區(qū)分，也可以以教學(xué)內(nèi)容來區(qū)分，這個(gè)沒有固定的選擇，但在劃分時(shí)，還應(yīng)考慮到實(shí)際工作中的教學(xué)實(shí)踐情況、上級部門下達(dá)的指標(biāo)情況，學(xué)生具體資料情況等，只有全面的考慮到這些情況，才能讓這樣的管理體系更加完善，更加符合系部的要求。

四、高職院校系部檔案管理的對策

高職院校由于各種因素的限制，學(xué)院不可能給系部建立專門的檔案室，并且配套專業(yè)的檔案管理人員。系部檔案的管理還是要由系部行政管理人員兼職完成。在這樣的現(xiàn)實(shí)情況下，系部檔案管理不應(yīng)成為系部工作的負(fù)擔(dān)，而要在科學(xué)的管理下能對系部工作發(fā)揮巨大的作用。因此，需要做好以下五方面工作。

(一)對系部檔案管理人員進(jìn)行綜合培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高素質(zhì)，培養(yǎng)復(fù)合型人才

檔案管理人員素質(zhì)的高低，直接影響了檔案管理水平的高低。并且，檔案管理工作默默無聞，很難看出成績，所以，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)培養(yǎng)檔案管理人員高尚的職業(yè)道德素質(zhì)和嚴(yán)格的職業(yè)道德規(guī)范?？赏ㄟ^各種培訓(xùn)和鍛煉，讓系部檔案管理人員掌握檔案管理知識、精通檔案管理業(yè)務(wù)，并具有較高的檔案管理軟件操作能力，成為復(fù)合型的系部管理人才。采取各種形式拓寬系部檔案管理人員的思維，不斷學(xué)習(xí)最新的檔案管理方法與技巧，提高系部檔案管理人員的整體水平，為系部檔案能發(fā)揮應(yīng)有的作用提供強(qiáng)有力的保障。

(二)進(jìn)一步完善系部檔案管理的制度

系部作為高職院校的二級管理單位，是學(xué)院教學(xué)、管理、科研的最前沿，是學(xué)院教學(xué)、學(xué)生檔案的直接產(chǎn)生地。為更好的去整理和使用這些文檔資料，就必須有一個(gè)完善的管理制度。筆者認(rèn)為，高職院校針對系部檔案管理必須有明確的管理制度和實(shí)施細(xì)則，對于系部檔案的檔案范圍、保管期限、立卷原則、立卷程序等都要有明確的規(guī)定。系部與學(xué)院行政主管部門以及學(xué)院是三級的檔案管理體系，對各自的檔案管理范圍要明確劃分。學(xué)院管理宏觀的檔案，系部保存微觀的檔案，這種責(zé)任分層能有效地將檔案管理工作細(xì)化，便于執(zhí)行，能夠從制度上保證系部檔案長期有效地收集和保存。

(三)加強(qiáng)系部全體教職人員的檔案意識，做好檔案管理工作

管理檔案資料工作的起點(diǎn)是最基本的收集和歸類整理檔案資料，高職院校系部每學(xué)期的檔案資料種類繁雜，數(shù)量較多，再加上各專業(yè)不同，每學(xué)期的檔案資料非常的零散，要想讓這些零散的資料成為以后有用的可以查詢的資料，前提必須是收集和整理，這個(gè)工程需要系部檔案管理人員耐心、仔細(xì)的去歸集。如果系部檔案管理人員忽視了此項(xiàng)工作，或者對系部檔案的收集不完整、不齊全，那系部檔案的管理和使用都會受到重大的影響。在此過程中，系部全體人員都要提高檔案意識，遵守檔案管理的規(guī)定，深入系部教學(xué)工作、學(xué)生工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，做好系部檔案管理的各項(xiàng)工作。

(四)在系部檔案管理中融入現(xiàn)代化的技術(shù)

現(xiàn)在技術(shù)的發(fā)展日新月異，先進(jìn)的技術(shù)和方法正在不斷改變工作與生活方式。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，由原來操作麻煩的手工管理檔案逐步向計(jì)算機(jī)信息管理檔案改變，系部的檔案的管理人員也需要與時(shí)俱進(jìn)，不斷的學(xué)習(xí)，在學(xué)習(xí)中增強(qiáng)自身能力。根據(jù)檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀不難發(fā)現(xiàn)，采用現(xiàn)代技術(shù)與系部檔案管理相結(jié)合必然會優(yōu)化系部檔案的管理。

(五)深化系部檔案資料的系統(tǒng)化管理

系部檔案管理工作是一個(gè)系統(tǒng)的過程，要有計(jì)劃、有方案、有實(shí)施、有總結(jié)。由于目前系部檔案管理工作沒有得到重視，導(dǎo)致有的系部資料不完整，有頭無尾或者有結(jié)果、無過程、無總結(jié)。系部檔案管理的系統(tǒng)化要求工作過程要完整，完整的工作過程才能形成系統(tǒng)完整的檔案資料。檔案管理人員在從事檔案工作時(shí)要明白，整理文件絕不是簡單的整理與分類紙質(zhì)或電子文件，這是一個(gè)管理與提升的過程。這里的提升包含兩個(gè)方面：一方面，將分散的系部日常資料整理成一個(gè)系統(tǒng)，可以促進(jìn)高職院校系部管理工作的系統(tǒng)化。使高職院校系部檔案管理系統(tǒng)整體發(fā)揮遠(yuǎn)大于局部的作用，系部檔案成為系統(tǒng)是提升系部檔案資料的過程;另一方面，要形成完整的檔案管理系統(tǒng)，完成的各項(xiàng)工作過程都需要有記錄、有總結(jié)。在檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)過程中，對工作的記錄和不斷總結(jié)可以對今后的工作作出指導(dǎo)，這正是系部檔案工作的核心任務(wù)。

［1］廖迎．論高校系部檔案管理的重要性［J］．懷化學(xué)院學(xué)報(bào)，2006(1)：190－191．

［2］白美花，車鐵范．試談高校教學(xué)檔案的管理與利用［J］．蘭臺內(nèi)外，2007(6)：32．

［責(zé)任編輯 李 漪］

蔣小明，女，常州工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院講師，主要研究方向?yàn)楦呗毥逃姓芾怼?/p>

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