公文擬制常見問題解析

周桃珍

中圖分類號：G212 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2020）05-156-02

摘 要 公文擬制是公文處理工作的重要組成部分，進一步做好公文擬制工作，提升公文質量，對推進公文處理工作規(guī)范化具有十分重要的意義。本文對公文擬制中存在的不規(guī)范現(xiàn)象進行分析并提出解決建議，旨在提高公文擬制規(guī)范化水平。

關鍵詞 公文擬制 常見問題 解析

公文是企業(yè)在行政管理、生產(chǎn)經(jīng)營等過程中形成的具有強制執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書。公文質量是企業(yè)工作質量和工作效率的綜合體現(xiàn)，也代表了企業(yè)的工作形象和工作作風。公文一字一句的表達，甚至一個標點符號的準確與否，都折射出管理部門的工作態(tài)度和工作水平。公文的擬制是企業(yè)各層各級管理者和文秘人員的重要工作內(nèi)容之一，在實際工作中，經(jīng)常出現(xiàn)行文違反規(guī)則、文種選擇錯誤、格式不規(guī)范等問題，本文對日常公文擬制中存在的問題進行分析并提出解決建議。

一、公文擬制在公文處理工作中的作用

作為公文處理工作的基礎，公文擬制的規(guī)范化程度直接影響企業(yè)公文處理工作的嚴肅性和權威性，關系到企業(yè)的決策部署能否有效貫徹落實，高質量的公文可以有力推動企業(yè)各項工作的順利開展。

二、公文擬制中常見的問題

（一）違反行文規(guī)則

公文是有一套嚴格的行文規(guī)則的，如果不遵守行文規(guī)則進行公文擬制，公文運轉的渠道就難以暢通，甚至會造成工作的混亂。在實際工作中存在一些違反行文規(guī)則的現(xiàn)象：

1.越級行文

越級行文是公文擬制中容易發(fā)生的錯誤現(xiàn)象。公文擬制必須遵循堅持隸屬關系的原則，應當逐級行文，沒有特殊情況不得越級行文，以免上下脫節(jié)，擾亂單位間正常行文秩序。

2.原文轉報

對于下級單位呈報的請示文件，如果要以本級單位名義向上級單位進行請示時，應當提出明確意見后重新擬文上報。在實際工作中，本級單位經(jīng)常將下級單位請示原文直接轉報上級單位。

3.一文多事

請示應當一事一請示，也就是一文一請。如果一文多事，將諸多事項一起請示，既不便于領導批辦，也容易造成部門之間互相推諉，無益于事情的辦理。比如，××公司關于舉行××會議及有關經(jīng)費的請示，請示中既申請批準有關會議時間、會議經(jīng)費等事項，又提出邀請上級單位領導參加會議的請求，這些請示事項涉及不同職能部門，也由不同企業(yè)領導分管，不利于審批辦理，應當一份公文請示一個事項。

（二）文種使用錯誤

《黨政機關公文處理工作條例》對15種公文文種進行了明確的界定，企業(yè)常用文種有報告、請示、通知、通報、批復、意見、決定、議案、函、紀要等，我們在擬制公文時應當根據(jù)公文性質、行文目的、行文方向來準確選擇文種。文種選擇錯誤不利于保證企業(yè)公文的效力，也會降低企業(yè)工作效率。

1.文種錯用

公文起草人對公文的種類及適用范圍理解不透、把握不準，容易在文種選擇上“張冠李戴”?！皥蟾妗迸c“請示”錯用是一個比較突出的問題，這兩個文種都是上行文文種，但性質迥異。請示是請求上級單位指示或批準某件事項，報告是向上級單位匯報工作、反映情況、提出建議或意見。比如《××項目部關于請求租車的報告》，下級單位請求上級單位批準租車的事項，應該使用“請示”而不是“報告”。“函”與“請示”“批復”也?；煊?。“函”和“請示”“批復”都具有“請求批準、答復問題”的功能，但“函”是平行文文種。比如《××項目部關于增派安全管理人員的函》，××項目部向上級單位行文，請求增加安全管理人員，從行文關系上講，兩者是上下級關系，不應使用“函”，應該使用“請示”行文。

2.生造文種

在實際工作中，經(jīng)常出現(xiàn)亂造公文文種的現(xiàn)象。比如《關于向融資銀行提供股東決議書的申請》《關于置換××項目部車輛的建議》，“申請”“建議”都不是規(guī)定的15種文種，不能當成文種使用。另外“匯報材料”“辦法”“細則”“補充說明”等都不屬于法定的黨政公文文種。

（三）標題擬制問題

公文標題是公文的重要組成要素，它是公文內(nèi)容的概要。公文標題是否規(guī)范、準確，直接關系到公文讀者是否能準確理解公文所要表達的內(nèi)容。

1.要素缺失

公文標題由發(fā)文單位、事由、文種三部分組成，發(fā)文單位可以省略。比如《關于報送2019年扶貧工作計劃》缺少文種，如果是要求下級單位報送計劃，可改為《關于報送2019年扶貧工作計劃的通知》；如果是向上級單位報送計劃，可改為《關于2019年扶貧工作計劃的報告》。

2.事由不清

事由部分是標題的核心，擬制標題事由部分要準確、簡要概括公文的主旨。比如《關于××設備管理問題的請示》，沒有明確請示的具體事項是什么，“××設備管理問題”過于籠統(tǒng)，是采購的問題、調配的問題還是報廢的問題？

3.語義重復

公文標題的表達應簡潔明了，避免重復出現(xiàn)意義相同的字詞。比如《關于請求租賃項目辦公用房的請示》，“請示”包括“請求批準”的意思，“申請”與“請示”語義重復。此外“上報”“報送”與報告的語義也是重復的。

4.轉發(fā)文件標題冗長

在實際工作中，經(jīng)常遇到層層轉發(fā)公文的情況，每轉發(fā)一次，標題就多一層發(fā)文單位和文種。比如關于轉發(fā)××公司《關于轉發(fā)〈中國航海學會關于征集2017年學術論文的通知〉的通知》的通知，“關于”“轉發(fā)”“通知”重復疊加。擬制轉發(fā)文件標題時可以采用直接轉發(fā)的方法（轉發(fā)第一個發(fā)文單位的通知），如“關于轉發(fā)中國航海學會征集2017年學術論文的通知”；或者采用概括的方法（抽取被轉發(fā)文件的核心部分自擬標題），如“關于轉發(fā)征集2017年學術論文的通知”。

（四）引用文件不規(guī)范

為了說明制發(fā)公文的依據(jù)，使其內(nèi)容更加具有權威性和客觀性，往往需要引用有關單位已經(jīng)發(fā)布的公文。

1.要素不全

引用公文是公文擬制中較常用的一種提供依據(jù)的手段，引用公文要引三個要素：發(fā)文單位、標題和發(fā)文字號，先引用發(fā)文單位（可省略），再引用標題，最后引用發(fā)文字號。在實際工作中引用公文不規(guī)范的問題經(jīng)常出現(xiàn)，往往只引用發(fā)文字號不引用標題或者只引用標題不引用發(fā)文字號。比如“根據(jù)×××辦發(fā)﹝2019﹞156號文件要求”，只引用發(fā)文字號沒有引用標題，應改為“根據(jù)《關于上報2019年× × × × × × 的通知》（×××辦發(fā)﹝2019﹞156號）要求”。

2.引用（試行）等制度不規(guī)范

引用名稱含有“（試行）、 （征求意見稿）”等字樣的規(guī)章制度時，常出現(xiàn)將這些字樣放在書名號外的錯誤。比如“現(xiàn)將《××公司保密管理辦法》（試行）呈上”，應改為“《××公司保密管理辦法（試行）》”。

三、解決公文擬制問題的建議

只有公文擬制工作實現(xiàn)制度化、標準化、規(guī)范化、才能維護公文的嚴肅性和權威性。針對上述公文擬制的常見問題，建議從以下幾個方面采取措施提升公文擬制的規(guī)范化水平。

（一）建立制度，堅持依章辦理

按照國家、上級單位關于公文處理工作的有關規(guī)定要求，結合企業(yè)自身實際制定一個規(guī)范化的操作規(guī)則，使公文處理的各項工作做到有章可循、有規(guī)可依。

（二）提高認識，加強學習培訓

針對公文擬制中存在的問題，企業(yè)各層各級管理人員必須思想上高度重視，一是要認真學習黨政機關公文處理工作的條例、標準及企業(yè)公文處理工作的規(guī)章制度，熟練掌握公文擬制的規(guī)范要求。二是要組織專題培訓，通過基本規(guī)范講授、案例分析、經(jīng)驗交流等方式，借鑒好的經(jīng)驗和做法，對照查找存在的問題，杜絕擬制不準確、不規(guī)范的公文，切實提高公文擬制水平。

（三）嚴格審核，確保公文質量

審核是公文擬制最重要的程序，企業(yè)辦公室作為公文處理工作的責任部門，應認真履行審核程序，對行文理由、行文依據(jù)、文種、格式、引文等重點把關，保證公文擬制的規(guī)范要求落地落實，保證企業(yè)政令質量。

公文擬制是一項嚴謹細致的工作，相關人員在擬制時一定要提高對公文擬制工作的重視程度，遵循公文處理相關要求，嚴格按照規(guī)范擬制，認真做好審核公文工作，避免出現(xiàn)“問題”公文。

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