建筑工程檔案電子文件管理分析

陳雅靜

【摘 要】在過去，工程檔案重點(diǎn)依靠紙質(zhì)歸檔立檔方式來歸集檔案，從而造成工程檔案歸檔流程非常復(fù)雜，同時(shí)伴隨著紙張翻閱頻率的提升，極容易發(fā)生損毀，或者字跡不清楚問題。現(xiàn)今提倡的電子文件歸檔管理對(duì)比過往紙質(zhì)文件歸檔管理來講優(yōu)勢顯著，比如：借助各式各樣方式，且綜合參照本身特性，從而對(duì)工程檔案實(shí)施針對(duì)性處置解析，進(jìn)一步提高使用率，此時(shí)不僅降低原件翻閱頻率，此外也呈現(xiàn)出信息儲(chǔ)備量大與高密度性等特征。

【關(guān)鍵詞】建筑工程檔案;電子文件;管理;分析

尤其科學(xué)技術(shù)水平持續(xù)提升，電子文件在建筑工程信息處置中普及率極高，與此同時(shí)，當(dāng)前國內(nèi)建筑工程電子文件管理系統(tǒng)存在漏洞，造成電子文件管理非常雜亂無序，基于此，建設(shè)行政主管部門務(wù)必強(qiáng)化建筑工程電子文件檔案管控，創(chuàng)建完備的檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)一步確保建筑工程電子文件能夠獲得有效的儲(chǔ)存與管理。

1.在建筑工程中使用電子文件管理優(yōu)點(diǎn)

1.1更有助于保管

電子文件受到信息多媒體、及其新儲(chǔ)存介質(zhì)的產(chǎn)生與發(fā)展，直接干擾到電子文件的可使用周期。因此，檔案職能部門歸檔電子文件之后將格式替換，借助統(tǒng)一格式儲(chǔ)備匯總的電子文件檔案，便于今后計(jì)算機(jī)技術(shù)創(chuàng)新后，依舊能夠獲取之前儲(chǔ)存的文檔，確保信息資源的便捷應(yīng)用。

1.2便于分類與編目等管控

借助電子文檔的特殊性，檔案職能部門收到文檔時(shí)，需要立刻給文件編輯獨(dú)立編號(hào)，且匯總對(duì)應(yīng)分類號(hào)與檔案號(hào)，參照上下行文相互間的關(guān)聯(lián)，隨即做出文件編號(hào)，在匯總時(shí)標(biāo)注主題詞。技術(shù)條件具備的情況下，需要編寫多角度、全面的檢索工具，便于篩查相關(guān)文檔信息。使用者只要提示文件分類號(hào)或主題詞，便可迅速查閱出對(duì)應(yīng)文檔與上下級(jí)行文及其附件關(guān)聯(lián)，進(jìn)一步降低檔案管理人員工作壓力。

1.3歸檔及時(shí)便捷

電子文件借助電子編碼技術(shù)，能夠編輯修訂且不遺留任何跡象，載體不能確定，部分鑒別文件早期憑證性重要數(shù)據(jù)也需替換，從而造成電子文件早期憑證性分辨非常繁雜?；诖?，電子文件在產(chǎn)生實(shí)踐中，務(wù)必實(shí)施身份驗(yàn)證與加密措施，從而確保文件在傳送、處置實(shí)踐中不發(fā)生偏差，從而保證檔案職能部門獲取到的電子文件原始性、真實(shí)性與精準(zhǔn)性，確保電子文件的法律憑證地位。

2.當(dāng)前國內(nèi)建筑工程檔案電子文件管理的情況

2.1電子文檔歸納不到位

在建筑工程實(shí)踐中，借助信息化處置的電子文檔，擁有較強(qiáng)操作，對(duì)于有關(guān)文件管理職員專業(yè)知識(shí)要求非常高，相反國內(nèi)此方面人才嚴(yán)重缺失，少數(shù)區(qū)域的文件管理職員專業(yè)技能水平較低，根本不能勝任繁雜的文檔管理任務(wù)，從而造成大部分區(qū)域電子文檔歸納不到位狀況屢見不鮮。

2.2電子文檔管理員職責(zé)劃定不清楚

大部分建筑工程場地針對(duì)電子文檔管理職員的職責(zé)劃定不清楚，絕大多數(shù)公司把電子文檔管理任務(wù)移交給計(jì)算機(jī)技術(shù)相關(guān)人員，相反此類人員嚴(yán)重欠缺電子文檔管理技能，尤其在電子文檔處置及其管控中極易產(chǎn)生漏洞，造成建筑工程檔案電子文件管理出現(xiàn)雜亂無序狀況。

2.3電子文檔真實(shí)性與可讀性非常差

在建筑工程檔案電子文件管理中，其突出的問題為真實(shí)性與可讀性非常差。一則，建筑工程電子文檔要想符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)內(nèi)容出現(xiàn)虛假信息狀況。二則，大部分建筑工程企業(yè)相關(guān)檔案管理員出現(xiàn)了應(yīng)付差事的工作態(tài)度，造成了電子文檔內(nèi)容可讀性非常差。上述狀況極大造成建筑工程檔案電子文件相關(guān)內(nèi)容可用性較弱。

3.建筑工程檔案電子文件管理具體措施

3.1確立檔案管理員的職責(zé)

在建筑工程檔案電子文件管理中檔案管理員為主體，所以務(wù)必確立相關(guān)人員的職責(zé)所在，從而保證電子文件的安全管控。一則，建筑工程企業(yè)要派遣專人來管理檔案，針對(duì)電子文檔實(shí)施管控。二則，務(wù)必強(qiáng)化相關(guān)人員的檔案管理技能培訓(xùn)，提升專業(yè)性。

3.2提升電子文檔管理思想

目前，從建筑工程企業(yè)來講，勢必要擁有完備的電子文檔管理思想，以至于，地方政府職能部門急需促進(jìn)建筑工程電子文檔的管理任務(wù)，進(jìn)一步將電子文檔管理執(zhí)行到每個(gè)建筑工程企業(yè)中，才可保障每個(gè)建筑工程的電子文檔獲得妥善、高效的儲(chǔ)存與管控。

3.3統(tǒng)一建筑工程電子文檔格式

建筑工程方面的電子文檔非常繁雜，一旦無法將格式統(tǒng)一，勢必在搜索時(shí)有一定難度，所以在建筑工程中，統(tǒng)一建筑工程電子文檔極為關(guān)鍵。此方式不但能夠帶來搜索文件的便捷，并且也有助于檔案管理的完備，有利于今后搜索與糾正等。

3.4建筑工程每個(gè)時(shí)段執(zhí)行電子文檔管理

針對(duì)電子文檔歸納其不光是在建筑工程完工之后才開始，而是要在建筑工程每個(gè)時(shí)段務(wù)必貫徹執(zhí)行電子文檔歸檔管理工作。其中需要引起注意的是，務(wù)必確保電子文檔歸納的完整性，便于今后相關(guān)工作的搜索，打下良好的基礎(chǔ)?；诖耍陔娮游臋n處置實(shí)踐中，確保數(shù)據(jù)真實(shí)性，預(yù)防相關(guān)人員為了項(xiàng)目數(shù)據(jù)達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，隨意更改電子文檔內(nèi)容。

3.5提升電子文檔鑒定技術(shù)

針對(duì)建筑工程檔案電子文件管理歸納，其真實(shí)性與高效性非常關(guān)鍵，所以務(wù)必確保電子文檔能夠客觀反饋相關(guān)工程的整體數(shù)據(jù)，且可提供高效的數(shù)據(jù)檢索功能。因此，則務(wù)必提升電子文檔的鑒定技術(shù)，保證建筑工程電子文檔的真實(shí)性與高效性。需要招聘專門鑒定技術(shù)員，針對(duì)電子文檔內(nèi)容實(shí)施篩查，方才保證電子文檔有關(guān)內(nèi)容不被隨意修改。

3.6完備建筑工程檔案電子文件管理系統(tǒng)

要想創(chuàng)建建筑工程檔案電子文件高效管理，則需要借助有關(guān)系統(tǒng)來管控，只要完備了建筑工程檔案電子文件管理系統(tǒng)，方才確保電子文檔的有效管理。一則，需要相關(guān)人員針對(duì)電子文檔內(nèi)容來核查，二則，科學(xué)儲(chǔ)存已完成歸檔的電子文檔，預(yù)防病毒侵?jǐn)_造成電子文檔損壞。并且預(yù)防相關(guān)技術(shù)人員隨意獲取電子文檔內(nèi)容，保證建筑工程檔案電子文件可以安全完善儲(chǔ)存。

總結(jié)：

總而言之，在建筑工程實(shí)踐中，電子文檔歸納管理對(duì)于政府職能部門、及其電子文件產(chǎn)生部門具備實(shí)踐意義。因此，建設(shè)責(zé)任主體單位和行政相關(guān)職能部門務(wù)必主動(dòng)加入到電子文檔歸納管理中，且需要跟技術(shù)服務(wù)部門、法律人士與文檔收集保管部門等相關(guān)人員緊密合作，加強(qiáng)相關(guān)人員檔案管理法制思想，一起盡全力促進(jìn)電子文檔的社會(huì)化、標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化，強(qiáng)化電子文件檔案管理工作，從而保證電子文檔歸納管理工作積極展開，才能對(duì)建筑工程電子文檔信息資源共享做出相應(yīng)貢獻(xiàn)。

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