論如何做好辦公室行政事務(wù)管理工作

朱月淮

中圖分類號(hào)：F272.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2020）06-096-02

摘 要 辦公室工作被視為事業(yè)單位內(nèi)部管理活動(dòng)的核心。在事業(yè)單位發(fā)起管理活動(dòng)、優(yōu)化自我建設(shè)的過(guò)程中，辦公室行政工作承擔(dān)著傳遞行政信息、下發(fā)處理要求等多項(xiàng)任務(wù)，做好辦公室行政事務(wù)管理工作，其核心等同于做好辦公室內(nèi)部的管理工作，強(qiáng)化事業(yè)單位辦公室的服務(wù)質(zhì)量。本文針對(duì)辦公室行政事務(wù)管理活動(dòng)展開(kāi)論述，探究如何完成相關(guān)管理任務(wù)。

關(guān)鍵詞 事業(yè)單位 辦公室 行政管理 優(yōu)化策略

在事業(yè)單位中，辦公室被視為一個(gè)綜合的、微型的、全面的辦事機(jī)構(gòu)，其承擔(dān)著協(xié)調(diào)內(nèi)外、承上啟下的重要作用。在事業(yè)單位對(duì)內(nèi)建設(shè)及對(duì)外交往活動(dòng)中，辦公室相當(dāng)于的事業(yè)單位的信息中心，其直接對(duì)行動(dòng)決策、后勤服務(wù)、執(zhí)行活動(dòng)產(chǎn)生影響。做好辦公室行政事務(wù)管理工作，對(duì)于事業(yè)單位的自我發(fā)展及未來(lái)建設(shè)有著極為重要的價(jià)值。

一、辦公室在事業(yè)單位中所扮演的重要角色

部分事業(yè)單位并沒(méi)有形成完整的大局觀，在其所發(fā)起的內(nèi)部管理活動(dòng)中，僅將辦公室視為“完成文件處理工作的第一場(chǎng)地”，忽視了辦公室相關(guān)工作的整體價(jià)值。在辦公室中，大量的信息被服務(wù)人員加工，并根據(jù)事業(yè)單位的服務(wù)需求與使用需求流向不同的方向，從這一觀點(diǎn)來(lái)看，辦公室承擔(dān)著加工并傳遞信息的中轉(zhuǎn)站作用。但結(jié)合事業(yè)單位行政管理事務(wù)的發(fā)展特點(diǎn)來(lái)看，這一定義并不準(zhǔn)確，作為對(duì)內(nèi)建設(shè)與對(duì)外服務(wù)的第一對(duì)象，辦公室承擔(dān)著極為復(fù)雜的管理角色：在對(duì)內(nèi)管理環(huán)節(jié)，辦公室是發(fā)起管理服務(wù)、監(jiān)督指導(dǎo)工作的第一渠道，依靠辦公室，行政事務(wù)管理人員能夠完成公文管理、信息加工、事件處理、檔案歸納等工作，以辦公室為第一平臺(tái)，發(fā)起文件資料的處理活動(dòng)。依靠辦公室，行政事務(wù)管理人員能夠?qū)⒐芾砉ぷ髋c管理要求記錄下來(lái)，為工作人員的檢查、考核的提供對(duì)應(yīng)的材料，幫助上級(jí)單位確定決策目標(biāo)。而在對(duì)外服務(wù)活動(dòng)中，辦公室承擔(dān)著綜合協(xié)調(diào)、參謀咨詢的管理責(zé)任。依靠獨(dú)特的行政事務(wù)管理體系，辦公室行政管理人員能夠綜合協(xié)調(diào)當(dāng)前的生產(chǎn)任務(wù)，并對(duì)事業(yè)單位的服務(wù)職能進(jìn)行規(guī)劃，從而保障整個(gè)單位在行進(jìn)及服務(wù)過(guò)程中步調(diào)統(tǒng)一，保障領(lǐng)導(dǎo)班子的相關(guān)決策能夠準(zhǔn)確落實(shí)。在對(duì)外服務(wù)活動(dòng)中，已經(jīng)安排的行政事務(wù)處理人員能夠發(fā)揮辦公室的信息參謀、建設(shè)輔導(dǎo)作用，為相關(guān)單位提供所需要的發(fā)展信息，并發(fā)揮自身的決策作用的。

綜上所述，辦公室已經(jīng)成為事業(yè)單位中不可或缺的重要組成板塊，對(duì)內(nèi)，辦公室行政事務(wù)的處理水平直接反映了事業(yè)單位的工作質(zhì)量和工作效率，影響到事業(yè)單位的凝聚力與競(jìng)爭(zhēng)力[1]。對(duì)外，辦公室行政工作是外界輿論環(huán)境對(duì)事業(yè)單位發(fā)起評(píng)價(jià)的第一標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)評(píng)價(jià)直接影響到社會(huì)群眾、行業(yè)組織對(duì)于國(guó)家單位的印象。唯有落實(shí)辦公室行政事務(wù)管理工作，才能確保辦公室形象被外界環(huán)境所接受，才能發(fā)揮事業(yè)單位的正面影響價(jià)值。

二、辦公室行政事務(wù)管理活動(dòng)中存在的問(wèn)題

（一）執(zhí)行力低，服務(wù)意識(shí)差

辦公室行政事務(wù)的推進(jìn)速度直接受到辦公室人員綜合素質(zhì)的影響，唯有培養(yǎng)不怕吃苦、敢于擔(dān)當(dāng)?shù)男率饺瞬?，才能確保辦公室行政事務(wù)處理工作不斷前進(jìn)。但在當(dāng)前的辦公室行政事務(wù)管理活動(dòng)中，人員脫節(jié)、服務(wù)意識(shí)落后等問(wèn)題依舊常見(jiàn)。部分辦公室人員沒(méi)有形成良好的工作素養(yǎng)，對(duì)于復(fù)雜的辦公室工作沒(méi)有形成一個(gè)清楚的認(rèn)識(shí)，在相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)起決策之前，其無(wú)法為領(lǐng)導(dǎo)提供相應(yīng)的建議。在上級(jí)單位給出建設(shè)要求之后，其無(wú)法及時(shí)傳遞處理信息，面對(duì)內(nèi)部、外部、上級(jí)、下級(jí)的不同需求，辦公室人員如同木偶，根本無(wú)法對(duì)相關(guān)活動(dòng)作出即時(shí)性的回應(yīng)；部分辦公室人員沒(méi)有形成過(guò)硬的服務(wù)素質(zhì)，個(gè)人表達(dá)能力較差，信息加工能力嚴(yán)重不足，在日常工作、辦公室管理活動(dòng)中充當(dāng)“隱形人”，行政事務(wù)的整體處理與自身無(wú)關(guān)，已經(jīng)出現(xiàn)的辦公失誤與自己沒(méi)有聯(lián)系，局外人的風(fēng)氣一旦擴(kuò)散開(kāi)來(lái)，將在整個(gè)辦公室內(nèi)產(chǎn)生不良影響，并對(duì)辦公室內(nèi)部的行政事務(wù)管理意識(shí)產(chǎn)生沖擊。

（二）行為散漫，配合意識(shí)差

“臨時(shí)抱佛腳”已經(jīng)成為辦公室行政事務(wù)處理活動(dòng)中較為常見(jiàn)的問(wèn)題之一。在當(dāng)前的事業(yè)單位建設(shè)活動(dòng)中，部分單位僅注重自身的對(duì)外形象，對(duì)于內(nèi)部的服務(wù)效能缺乏關(guān)注，在這種落后的管理理念下，事業(yè)單位內(nèi)部服務(wù)人員的整體素質(zhì)偏低，綜合行動(dòng)能力較差。而在辦公室行政事務(wù)管理活動(dòng)中，這一問(wèn)題更是會(huì)被無(wú)限放大：部分一線執(zhí)行人員沒(méi)有形成良好的事業(yè)心與責(zé)任心，抱著“上班打卡，下班摸魚”的怠惰意識(shí)參與相關(guān)工作[2]，辦公室服務(wù)人員成了一盤散沙，行政事務(wù)管理人員缺乏實(shí)事求是的思想和嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的行動(dòng)態(tài)度。部分事業(yè)單位為保障辦公室行政事務(wù)的管理效率，會(huì)提出對(duì)應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制，但對(duì)辦公室領(lǐng)導(dǎo)的工作態(tài)度、工作作風(fēng)等綜合素質(zhì)缺乏管理。在這種情況下，“辦公室領(lǐng)導(dǎo)”反而成了相關(guān)人員摸魚打諢的借口，上級(jí)行動(dòng)力極低，下級(jí)存在著明顯的工作態(tài)度問(wèn)題。當(dāng)以權(quán)謀私、脫離實(shí)際等問(wèn)題出現(xiàn)苗頭時(shí)，等待事業(yè)單位的將會(huì)是更大的辦公室行政管理漏洞。

三、做好辦公室行政事務(wù)管理工作的具體策略

（一）樹(shù)立形象，提升服務(wù)質(zhì)量

良好的辦公室形象能夠?yàn)檗k公室人員提供處理內(nèi)部行政事務(wù)管理工作的動(dòng)力，促使其以高要求、高標(biāo)準(zhǔn)約束自身的行為。作為事業(yè)單位的第一窗口，辦公室的形象直接展現(xiàn)了事業(yè)單位的綜合素質(zhì)，也在一定程度上影響著外界環(huán)境對(duì)于事業(yè)單位的整體印象。故此，要做好辦公室行政事務(wù)管理工作，就必須積極提升辦公室的形象水平，從而對(duì)人員素質(zhì)、管理模式進(jìn)行同步優(yōu)化。

作為一個(gè)全面、綜合的辦事單位，辦公室承擔(dān)著大量的信息交流、人員聯(lián)絡(luò)任務(wù)，這些工作在一定程度上反映著辦公室人員的執(zhí)行力度，也在一定程度上映射出了辦公室的服務(wù)效率?；诖?，事業(yè)單位辦公室應(yīng)從人員服務(wù)、管理制度兩大角度入手，提升內(nèi)部服務(wù)質(zhì)量，為事業(yè)單位辦公室樹(shù)立良好的對(duì)外形象。事業(yè)單位應(yīng)針對(duì)辦公室的服務(wù)特點(diǎn)確定對(duì)應(yīng)的管理方案，對(duì)人員服務(wù)要求、辦公室工作內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格約束，幫助相關(guān)服務(wù)人員確定服務(wù)方向，依靠硬性制度的強(qiáng)制管理，保障辦公室管理活動(dòng)的穩(wěn)步推進(jìn)。

在行政事務(wù)管理活動(dòng)中，相關(guān)管理人員可落實(shí)以“提升服務(wù)質(zhì)量，改變服務(wù)狀態(tài)”為核心的人才管理制度，向辦公室人員提出新的自我建設(shè)要求，努力將其打造為高素質(zhì)、強(qiáng)能力的新式辦公人員[3]。辦公室人員應(yīng)將加強(qiáng)學(xué)習(xí)、提升素質(zhì)作為第一服務(wù)前提，結(jié)合事業(yè)單位管理政策復(fù)雜、管理模式變動(dòng)較大、服務(wù)活動(dòng)政策性強(qiáng)的相關(guān)特點(diǎn)培養(yǎng)自身的學(xué)習(xí)意識(shí)，保障成長(zhǎng)活動(dòng)的針對(duì)性廣泛性和創(chuàng)新性。在對(duì)內(nèi)管理環(huán)節(jié)，辦公室行政事務(wù)所包含的內(nèi)容比較復(fù)雜，事業(yè)單位的高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)培養(yǎng)相關(guān)人員敢于吃苦、愛(ài)崗敬業(yè)的良好精神，促使其形成強(qiáng)烈的事業(yè)心與責(zé)任感，在對(duì)外交流活動(dòng)中，應(yīng)努力培養(yǎng)行政事務(wù)服務(wù)人員的大局意識(shí)，注重事業(yè)單位與外界環(huán)境的協(xié)調(diào)，以“原則”“規(guī)則”為第一行動(dòng)參考對(duì)象。辦公室形象的提升本質(zhì)上代表著辦公室人員服務(wù)能力的提升，在開(kāi)展相關(guān)工作的過(guò)程中，事業(yè)單位應(yīng)以辦公室整體服務(wù)水平、員工整體服務(wù)水平為第一優(yōu)化對(duì)象，依靠硬性制度、優(yōu)秀素質(zhì)推動(dòng)辦公室行政事務(wù)管理活動(dòng)穩(wěn)步發(fā)展。

（二）發(fā)揮作用，消除管理矛盾

事業(yè)單位辦公室所發(fā)起的行政事務(wù)管理工作并不是一個(gè)閉門造車的過(guò)程，在嘗試優(yōu)化行政事務(wù)管理工作的過(guò)程中，事業(yè)單位應(yīng)嘗試將辦公室內(nèi)部所推行的行政事務(wù)管理制度與事業(yè)單位的服務(wù)活動(dòng)結(jié)合起來(lái)，從而消除辦公室行政事務(wù)管理工作的盲點(diǎn)，最大程度的保留行政事務(wù)管理工作的實(shí)效性。

事業(yè)單位可從人員管理、服務(wù)機(jī)制管理等角度入手，要求辦公室發(fā)揮自身的特色作用，在為事業(yè)單位的整體建設(shè)提供硬性支持的同時(shí)，結(jié)合辦公室自身的活動(dòng)特點(diǎn)確定行政事務(wù)管理方向。

首先，辦公室應(yīng)發(fā)揮自身的參謀作用。事業(yè)單位所涉及的行政事務(wù)管理工作較為復(fù)雜，辦公室能否在行政事務(wù)管理工作中取得相關(guān)信息，能夠?qū)ο嚓P(guān)信息進(jìn)行加工處理，這一系列問(wèn)題直接影響到辦公室工作水平，基于此，辦公室工作人員應(yīng)養(yǎng)成良好的洞察力與政治敏銳意識(shí)，在關(guān)注到形勢(shì)發(fā)展趨勢(shì)和社會(huì)動(dòng)態(tài)的同時(shí)進(jìn)行超前思考，結(jié)合事業(yè)單位可能面臨的挑戰(zhàn)提出具有前瞻性的參考意見(jiàn)，從而為高層領(lǐng)導(dǎo)解決行政問(wèn)題提供可用的參考。其次，辦公室應(yīng)發(fā)揮自身的監(jiān)督的檢查作用，加強(qiáng)對(duì)各部門的監(jiān)督管理。部分事業(yè)單位將行政事務(wù)管理工作歸結(jié)為的辦公室單位的全部任務(wù)，但部分行政事務(wù)管理任務(wù)來(lái)自事業(yè)單位內(nèi)部，其存在被消除、被減免的可能?；诖?，事業(yè)單位應(yīng)努力嘗試發(fā)揮辦公室的監(jiān)督作用，要求其引導(dǎo)各單位參與到行政事務(wù)管理工作當(dāng)中，從各部門的行動(dòng)意識(shí)入手，及時(shí)下發(fā)并完成各項(xiàng)工作任務(wù)，對(duì)于無(wú)法處理的行政事務(wù)管理工作，由辦公室單位進(jìn)行集中處理，并向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報(bào)。辦公室能夠在事業(yè)單位所發(fā)起的管理活動(dòng)中扮演不同的角色，基于這一特點(diǎn)，在發(fā)起行政事務(wù)管理工作的過(guò)程中，事業(yè)單位應(yīng)積極發(fā)揮辦公室的不同作用，促使其從不同的角度入手，解決行政事務(wù)管理問(wèn)題。

（三）做好服務(wù)，提升行動(dòng)效率

辦公室是為事業(yè)單位與單位領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的第一機(jī)構(gòu)，要優(yōu)化行政事務(wù)管理工作，辦公室人員應(yīng)積極強(qiáng)化自身的服務(wù)意識(shí)，做好對(duì)內(nèi)、對(duì)外的服務(wù)工作，保障相關(guān)服務(wù)活動(dòng)的穩(wěn)定落實(shí)[4]，努力提升行政事務(wù)管理工作的服務(wù)質(zhì)量，從而改變外界環(huán)境與內(nèi)部成員對(duì)于辦公室機(jī)構(gòu)的看法。

在行政事務(wù)管理工作建設(shè)活動(dòng)中，辦公室人員應(yīng)努力做好“三個(gè)服務(wù)”工作，以此來(lái)消除內(nèi)部管理與外界環(huán)境中存在的行政事務(wù)管理矛盾。

首先，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，辦公室人員在完成日常服務(wù)工作之后，應(yīng)主動(dòng)站在領(lǐng)導(dǎo)的角度思考管理問(wèn)題，圍繞事業(yè)單位的服務(wù)要求、服務(wù)對(duì)象提出對(duì)應(yīng)的決策建議，幫助領(lǐng)導(dǎo)從不同的角度思考行政管理策略，推動(dòng)行政管理和活動(dòng)穩(wěn)步前進(jìn)。其次，為單位服務(wù)，行政事務(wù)管理工作并不是僅依靠某個(gè)單位就能完成的工作，在落實(shí)行政事務(wù)管理工作的過(guò)程中，辦公室應(yīng)與各個(gè)科室、部門建立對(duì)接，了解情況，滿足各部門的工作要求，解決各部門的管理問(wèn)題，依靠自身的行政服務(wù)優(yōu)勢(shì)為各個(gè)部門排憂解難。最后，做好基層服務(wù)工作，對(duì)于基層管理活動(dòng)，事業(yè)單位辦公室應(yīng)給予相關(guān)單位適當(dāng)?shù)年P(guān)心與引導(dǎo)，幫助相關(guān)部門落實(shí)基層管理工作，依靠行政管理工作的實(shí)效性為基層管理活動(dòng)的發(fā)展保駕護(hù)航，依靠“三個(gè)服務(wù)”原則，提升辦公室的行政事務(wù)管理工作服務(wù)水平。

四、結(jié)語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，辦公室行政事務(wù)管理工作呈現(xiàn)出瑣碎化、復(fù)雜化、長(zhǎng)期化的特點(diǎn)，要不斷嘗試優(yōu)化辦公室行政事務(wù)管理工作，事業(yè)單位應(yīng)尊重辦公室的基本服務(wù)價(jià)值，對(duì)辦公室的內(nèi)部建設(shè)、服務(wù)思想進(jìn)行錘煉，依靠制度、思想的同步配合，為行政事務(wù)管理工作的落實(shí)提供實(shí)質(zhì)性支持。

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