趙振國(guó)
【摘要】隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的快速發(fā)展,檔案管理工作取得了很大進(jìn)步,新時(shí)代要想實(shí)現(xiàn)檔案管理工作持續(xù)發(fā)展,就必須不斷創(chuàng)新,與時(shí)俱進(jìn)。本文就目前檔案管理工作中存在的問(wèn)題逐一說(shuō)明,并針對(duì)思想意識(shí)、管理方式、服務(wù)方式等方面提出一些可行性建議。
【關(guān)鍵詞】新時(shí)期;檔案管理;創(chuàng)新
檔案的主要作用是服務(wù)于建設(shè)和經(jīng)濟(jì),既然服務(wù)于建設(shè)和經(jīng)濟(jì),其內(nèi)容必定具備多樣化。檔案管理不能簡(jiǎn)單理解為與效益和經(jīng)濟(jì)收入成正比。因?yàn)闄n案存在的目的并非獲得利益,而是為了更好地記載重要信息,方便查閱重要記錄,為社會(huì)和人類的不斷進(jìn)步和發(fā)展創(chuàng)造條件。在如今飛速發(fā)展的時(shí)代,盡管信息技術(shù)帶來(lái)了許多便利,但是也要認(rèn)識(shí)到,信息技術(shù)的使用使得社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈,如果相關(guān)的事業(yè)單位想更好發(fā)展,必須進(jìn)行檔案管理的創(chuàng)新,以往傳統(tǒng)的檔案管理遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足事業(yè)單位日常工作的需要,常常找一份檔案需要花費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間,所以必須進(jìn)行檔案管理的創(chuàng)新,實(shí)現(xiàn)工作效率的提高,更好地服務(wù)相關(guān)人員。
一、檔案管理的現(xiàn)狀
(一)重視程度不夠。在許多人看來(lái),檔案管理僅僅是分類、整合、歸檔等步驟,并沒(méi)有將檔案管理放在心上,但是,這些都是十分狹隘的看法,嚴(yán)重低估檔案管理工作。同時(shí),多數(shù)單位的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案工作無(wú)關(guān)緊要,對(duì)于單位發(fā)展沒(méi)有什么作用,也不能給單位帶來(lái)實(shí)際經(jīng)濟(jì)效益,沒(méi)有發(fā)展的必要。但檔案管理往往是單位工作中最重要的一環(huán),缺了檔案難以進(jìn)行。
(二)檔案管理制度不健全。當(dāng)前的檔案管理制度不完善,存在著很多問(wèn)題。很多單位在檔案管理制度上仍有欠缺,以致檔案管理工作在實(shí)際操作中受到局限,特別是檔案材料的收集、整理、利用等方面的制度不到位,導(dǎo)致出現(xiàn)工作人員工作散漫、責(zé)任心不強(qiáng)等現(xiàn)象。對(duì)于檔案的保護(hù)和借閱沒(méi)有詳細(xì)的規(guī)定,造成很多檔案的破損和流失。就目前我市檔案利用情況來(lái)看,服務(wù)對(duì)象主要是機(jī)關(guān)工作人員,絕大多數(shù)公民沒(méi)有這個(gè)意識(shí),這也說(shuō)明我們的宣傳工作做得不到位,且服務(wù)方式單一,這也局限了檔案事業(yè)的發(fā)展。
(三)檔案管理人員素質(zhì)不高,檔案利用率低。目前很多單位基本上是數(shù)字化的檔案管理模式,對(duì)管理人員有更高的要求,需要管理人員既懂管理業(yè)務(wù),又要將其與數(shù)字化的技術(shù)結(jié)合起來(lái),共同作用于檔案管理。但是,就事業(yè)單位的情況來(lái)看,在配置管理人員方面還存在一定的不足,主要表現(xiàn)在很多工作人員沒(méi)有將兩者兼顧起來(lái),有的工作人員除了管理檔案之外,還要負(fù)責(zé)其他的工作業(yè)務(wù),沒(méi)有對(duì)檔案的管理工作進(jìn)行研究和仔細(xì)謀劃。加之有的單位在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí),還是沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式,工作人員對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理比較了解,但是由于對(duì)數(shù)字化技術(shù)了解不夠深入,以至于在運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行檔案管理時(shí)顯得不夠到位。
(四)辦公條件及設(shè)施不符合檔案管理的要求。目前大部分單位的檔案辦公條件及設(shè)施離檔案規(guī)范要求還有很大的差距。有的單位沒(méi)有專門的庫(kù)房,有的單位沒(méi)有專門的閱覽室,很多單位的檔案存放還是在鐵皮柜里,沒(méi)有專用的密集柜,個(gè)別單位沒(méi)有獨(dú)立的檔案室。
(五)檔案的信息化發(fā)展相對(duì)滯后。新時(shí)代是大數(shù)據(jù)飛速發(fā)展的時(shí)代,信息化手段已融入各行各業(yè),國(guó)家級(jí)綜合檔案館以及很多大型企業(yè)檔案室都引入信息化技術(shù),大幅提高收、管、用等方面的效率。但很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位由于檔案工作并不是本單位的前沿工作,單位不重視,相應(yīng)的現(xiàn)代化設(shè)備配備不到位,使得檔案工作仍停留在傳統(tǒng)手工階段。
二、新時(shí)期加強(qiáng)檔案管理工作的建議
在新的歷史時(shí)期,檔案工作想要長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展,還有許多地方待提高和改進(jìn),具體有以下幾點(diǎn)建議:
(一)思維認(rèn)知的提高和創(chuàng)新。思想是一切行動(dòng)的先導(dǎo),它直接影響了實(shí)際工作中創(chuàng)新方法及效果,檔案管理工作要始終把創(chuàng)新思維貫穿其中。首先,強(qiáng)化工作人員的思想認(rèn)識(shí),把檔案工作納入各個(gè)單位年度考核,有明確的獎(jiǎng)懲機(jī)制,避免工作人員消極怠工、工作散漫,增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任感和榮譽(yù)感,樹立良好的職業(yè)道德和職業(yè)素養(yǎng)及樂(lè)于奉獻(xiàn)的精神。其次,采取多種形式加強(qiáng)檔案人員的再教育,尤其是專業(yè)技術(shù)方面的培訓(xùn),不斷提高政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案工作人員要緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐,摒棄傳統(tǒng)方法和陳舊思想,把現(xiàn)代化手段引入檔案管理工作當(dāng)中,把知識(shí)和創(chuàng)新作為檔案管理工作的目標(biāo),遇到問(wèn)題,適時(shí)做一些改變和變通,勤于思考,敢于創(chuàng)新,在工作中不斷尋求新方法,逐步改變以往“重藏輕用”的落后觀念,改變傳統(tǒng)的管理思維模式,使得檔案工作逐步程序化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,從而充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。
(二)建立并完善科學(xué)的管理體系。在事業(yè)單位未來(lái)的檔案管理中,數(shù)字化的應(yīng)用以及與紙質(zhì)、電子等各種形態(tài)檔案的有機(jī)融合是主要的發(fā)展方向。鑒于此,為了更好地運(yùn)用信息技術(shù),事業(yè)單位要致力于打造并完善科學(xué)的檔案管理工作體系,在工作體系中,將數(shù)字化作為其中的靈魂和工作的動(dòng)力,不斷提高管理的科學(xué)技術(shù)含量。為了能夠達(dá)到這樣的工作效果,事業(yè)單位要采取一些必要的措施和管理策略,例如要對(duì)不同性質(zhì)、不同類別的檔案資料采取不同的管理方式;設(shè)置具體的檔案管理科學(xué)權(quán)限,要明確并細(xì)化具體的工作負(fù)責(zé)人和工作職能,將管理的責(zé)任落到實(shí)處;采用最新的、正版的檔案管理工作軟件,并正確地使用管理軟件,對(duì)工作系統(tǒng)進(jìn)行有效維護(hù),一旦出現(xiàn)問(wèn)題的苗頭,就要立刻采取科學(xué)的辦法來(lái)解決相應(yīng)的問(wèn)題。
(三)培養(yǎng)相關(guān)的專業(yè)人才。工作都是人在做,檔案管理工作人員的素質(zhì)水平和檔案管理的質(zhì)量有著密切的聯(lián)系。所以,我們要進(jìn)行培訓(xùn)改革,主要可以通過(guò)這樣幾個(gè)方面:首先,我們?cè)谶x擇檔案管理的人員時(shí),要在選拔關(guān)引起足夠的重視。在錄取和任命的時(shí)候,要考慮好他們的素質(zhì)專業(yè)性,選擇出真正優(yōu)秀的檔案管理人員。其次,在錄取結(jié)束后,我們要對(duì)這些新職員進(jìn)行入職培訓(xùn),讓他們根據(jù)現(xiàn)在社會(huì)上對(duì)于檔案管理的基本要求,進(jìn)行分析探討,提高他們的專業(yè)知識(shí)能力和技術(shù)水平能力。最后,在入職之后進(jìn)行抽調(diào)測(cè)試??梢栽谒麄児ぷ髦螅匀辉谝粋€(gè)周期內(nèi)進(jìn)行專業(yè)性考試,讓他們的思維活躍起來(lái),同時(shí)保持隨時(shí)學(xué)習(xí)新鮮事物的心態(tài),讓他們對(duì)工作充滿熱情和信心。
(四)完善設(shè)施,加強(qiáng)軟硬件設(shè)施建設(shè)。在硬件方面,要按照檔案規(guī)范管理的要求,配備充足的檔案柜,有條件的單位可以購(gòu)置密集柜,要有防盜門窗,滅火器、溫濕度計(jì)、空調(diào)等必要的安全設(shè)施;在軟件方面,要加強(qiáng)檔案信息化的建設(shè)。首先,要有相應(yīng)的信息化設(shè)備來(lái)對(duì)文件材料進(jìn)行掃描錄入,以備將來(lái)進(jìn)行信息化建設(shè)。其次,要有國(guó)家檔案局或者省檔案局統(tǒng)一開發(fā)的檔案管理軟件,從而使檔案的管理更加統(tǒng)一化、科學(xué)化,檔案的利用也更加高效化。
(五)加大信息化管理檔案的力度。進(jìn)入信息化時(shí)代,電子信息技術(shù)滲入到各行各業(yè)中,跟隨信息化的腳步,對(duì)檔案管理工作進(jìn)行信息化改革勢(shì)在必行,各單位檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)建立相應(yīng)的電子信息系統(tǒng),并將單位的檔案材料全部錄入軟件中;構(gòu)建單位內(nèi)部的共享局域網(wǎng)絡(luò),使檔案管理更高效,更快捷,從而實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的電子化、信息化,將傳統(tǒng)的檔案管理工作逐漸轉(zhuǎn)化為脫離紙張的無(wú)紙辦公化及現(xiàn)代化管理體制。
(六)注重檔案資源的開發(fā),更好地服務(wù)社會(huì)。檔案管理的目的在于更好地服務(wù)單位,服務(wù)社會(huì)。檔案部門要圍繞機(jī)關(guān)工作,積極挖掘檔案信息,在服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策、服務(wù)機(jī)關(guān)、指導(dǎo)基層、服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)上下功夫,把檔案變成可利用的信息資源,通過(guò)對(duì)檔案資料的充分利用,使檔案的價(jià)值得到充分體現(xiàn)。
(七)不斷提高檔案利用效率。檔案服務(wù)是檔案工作的中心,同時(shí)也關(guān)系著利用者的切身利益,檔案工作通過(guò)服務(wù)才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用,才能使檔案事業(yè)與社會(huì)經(jīng)濟(jì)協(xié)調(diào)發(fā)展,才能體現(xiàn)出檔案行政管理部門存在的意義。首先,公民持有效證件可以免費(fèi)查閱檔案。其次,各級(jí)黨委和政府要加強(qiáng)檔案依法行政,向市民公示服務(wù)的內(nèi)容程序,努力提供一站式服務(wù),做到便民利民,有條件的地方還可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)共享。最后,檔案館可以充分利用自己的館藏資源,將檔案信息資源轉(zhuǎn)變成檔案宣傳展覽,讓我們的檔案走出庫(kù)房,走向?qū)W校、社區(qū)、醫(yī)院、部隊(duì)等,讓廣大民眾了解檔案,了解政府的各項(xiàng)政策,了解我們祖國(guó)所取得的輝煌成就。
三、結(jié)語(yǔ)
綜上所述,隨著社會(huì)信息化程度的不斷提高,新時(shí)期的檔案管理要進(jìn)一步規(guī)范化、科學(xué)化、制度化,不斷轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念,樹立正確的檔案管理意識(shí),不斷吸收先進(jìn)的現(xiàn)代化檔案管理理論與新技術(shù),在實(shí)踐中不斷創(chuàng)新,更好地為社會(huì)服務(wù)。