田志興

摘要：在信息時代，檔案管理越嚴格，檔案利用效率就越高，只有檔案管理水準順應當今時代，檔案管理才能推陳出新，展現(xiàn)出實際應用的效果。逐步發(fā)展的信息時代，檔案管理迎來了新的機遇和挑戰(zhàn)。因而，檔案管理要更好，現(xiàn)代化、信息化和規(guī)范化的工作方式必不可少，只有電子檔案管理，才能為檔案建設提供優(yōu)質(zhì)便捷服務。

關鍵詞：檔案管理;信息化;問題;對策

隨著我國進入互聯(lián)網(wǎng)信息化時代，經(jīng)濟發(fā)展和技術水平的重要標簽已經(jīng)變成訊息傳輸和新聞公開。檔案管理就是一個繁雜的全面工程來管理檔案，需要實現(xiàn)管理信息化，能夠直接運用在于檔案管理，可以切實提高檔案管理工作的質(zhì)效。但是，當應用到檔案管理工作中卻受到諸多問題，找到問題根源，并快速解決，就能實現(xiàn)檔案管理信息化快速發(fā)展。

一、開發(fā)兼容、規(guī)范、統(tǒng)一的管理軟件

檔案管理的終極目標就是要共建檔案資源平臺，并分享檔案管理公共信息，實現(xiàn)資源效率和利用率最大化，這樣就能充分挖掘檔案資源的實用價值，讓檔案管理逐漸適應數(shù)據(jù)化時代發(fā)展，逐漸適應信息化時代潮流。所以，檔案管理者要想實現(xiàn)檔案資源、平臺的共建共享，就要開發(fā)兼容、規(guī)范、統(tǒng)一的管理軟件，建設檔案管理公共平臺，建立新型檔案管理服務管理流程，最終要實現(xiàn)檔案管理信息的自動化、規(guī)范化和統(tǒng)一化，從而從根本上提升檔案信息搜索的速率，向人民群眾分享檔案管理公共信息，為單位和個人提供便利。例如在進行檔案資料分類存儲時，檔案管理部門可利用信息管理系統(tǒng)、CAD/CAM系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)以及ERP系統(tǒng)等對管理軟件進行編程，通過計算機與多媒體技術將對文字類檔案和圖像類檔案進行自動識別，并儲存到相應檔案信息庫中，實現(xiàn)軟件之間的兼容。在此之后，檔案管理互聯(lián)網(wǎng)運營平臺采用電子數(shù)據(jù)傳輸檔案管理的基礎信息，將檔案信息進行全方位、全時段、無差別分享，這樣首先確保檔案信息的安全，也能夠通過云端平臺保存海量檔案信息數(shù)據(jù)，還能通過平臺加密保護檔案秘密信息的安全，從而也確保了原始檔案資料的安全。

二、建立統(tǒng)一規(guī)范的管理標準

檔案信息管理標準是用來保證檔案管理信息的存儲、查閱、傳輸和保密等各個環(huán)節(jié)程序的唯一性，是保證檔案管理信息化高速運行的基礎，一個規(guī)范、統(tǒng)一的標準讓檔案管理更具實際操作意義。因此，建立一個完善的檔案管理信息化服務工作流程和標準勢在必行‘這就要求在標準之下，要有檔案管理信息操作的實施細則，要有檔案管理的兼容、規(guī)范、統(tǒng)一的管理運營軟件，要有與軟件相匹配的運營規(guī)范和保密規(guī)定，以及檔案管理平臺運營相適應的一套有效的申請、查閱、傳輸規(guī)范性程序，只有做到以上的標準，才能形成檔案信息管理的統(tǒng)一適用性規(guī)范。對檔案館管理人員進行定崗定責，對檔案管理工作進行量化考核評比打分，對墊底人員進行年末懲戒。同時，要組織檔案管理人員定期學習檔案管理相關標準、規(guī)定、細則和程序，讓工作人員熟知工作職責和崗位規(guī)定要求，讓明確各崗位職責內(nèi)容，做到讓每名檔案管理信息工作人員對管理標準都能熟稔于心。

三、簽署保密、安全管理協(xié)議

檔案管理信息化安全保密工作的要求就是檔案管理信息處理和審定上對非法閱覽者實施的一系列暫停性處理的檔案安全保護措施，這需要檔案信息管理人員掌握檔案管理保密安全技術，對危害檔案信息安全、存在嚴重泄密風險的移動終端，要樹立警惕意識。所以，這就要求檔案信息管理人員及時更新保密軟件，查找檔案信息管理軟件漏洞，并及時修復，對一些網(wǎng)絡不法分子的涉密信息需求，建立保密隔離系統(tǒng)，對國家涉密信息還要建立多重保密密碼，并由專人保管，嚴禁他人傳閱分享。如果有條件的，檔案室可以建立互聯(lián)網(wǎng)與單位內(nèi)網(wǎng)相結(jié)合的檔案信息管理平臺，對檔案管理人員建立面部識別和指紋識別程序，以用戶信息特征建立用戶認證網(wǎng)絡管理服務協(xié)議，用安全、保密的協(xié)議來維護檔案管理者的權益，在協(xié)議條款下實時加強對存檔信息的保護，實時監(jiān)控閱覽者閱讀檔案的內(nèi)容，并全天候管理檔案信息防火墻，緊跟著文件保護信息系統(tǒng)防木馬小程序，隨時查殺木馬和病毒程序。比如，在閱覽者通過網(wǎng)上電子檔案平臺閱讀一本檔案，突然發(fā)生了電腦提示網(wǎng)絡電子檔案平臺出現(xiàn)木馬病毒程序，存在被黑客攻擊的風險，出現(xiàn)了重要文件失泄密風險，這時管理平臺發(fā)出警報，有管理員進行實時監(jiān)控發(fā)生危險的緊急狀況，啟動檔案信息管理安全保障，啟用木馬查殺和系統(tǒng)隔離程序，對網(wǎng)絡病毒和黑客攻擊漏洞進行補丁。同時，對病毒木馬程序的來源進行實時跟蹤，對非法、違法犯罪分子進行m和身份確認，并更新檔案管理密碼和密鑰，對犯罪分子進行鎖定，并阻止其再次登錄信息系統(tǒng)，并全天24小時不間斷監(jiān)控電子檔案信息閱覽情況，將電腦安全軟件升級至最好版本，實時掃描病毒和木馬，最重要的是保證電子檔案數(shù)據(jù)的安全，利用的保密、安全法律協(xié)議，擴充法律權限，在互聯(lián)網(wǎng)協(xié)議上建立檔案信息安全管理基本框架，來保證檔案信息的保密與安全。

四、完善管理的法律法規(guī)

隨著信息化潮流發(fā)展，檔案管理信息保護仍存在法律保護上的漏洞，缺少檔案管理信息化服務流程和規(guī)范程序法律規(guī)定，使檔案管理信息在面臨失泄密犯罪案件時，往往是不了了之，缺少法定懲罰措施和處理依據(jù)。所以要完善檔案信息管理的法律法規(guī)，讓檔案管理信息受到法律保護，切實做到有法可依，這樣在處理盜竊檔案信息的案件中，可以切實維護檔案管理工作人員的權益，促進檔案信息化管理向合法化、規(guī)范化發(fā)簪趨勢發(fā)展，滿足人民群眾對檔案信息閱讀的需要，通過立法實現(xiàn)檔案信息安全的全方位保護，也能提高檔案信息管理的發(fā)展速度，讓電子檔案數(shù)據(jù)庫受到法律和技術的雙重保障。

總之，檔案信息化管理是檔案管理的未來發(fā)展趨勢，檔案管理者要始終秉持開放、發(fā)展、創(chuàng)新三點原則，加快推進檔案管理信息化服務建設，開發(fā)統(tǒng)一兼容管理軟件、建立規(guī)范統(tǒng)一管理標準、完善管理法律法規(guī)、做好安全保密管理，通過這四步走策略，一定會滿足檔案發(fā)展的未來發(fā)展趨勢，節(jié)約人力物力，并最終實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、科學化與規(guī)范化，讓檔案管理信息化服務展現(xiàn)出更加驚艷的實際應用水平。