基層人民法院檔案信息化的建設(shè)與完善措施研究

陳懇?張俊

摘要：文章介紹基層人民法院中開展檔案信息化建設(shè)的作用和意義，總結(jié)此信息化建設(shè)工作中存在的問題和難點(diǎn)，提出了加強(qiáng)此信息化建設(shè)的有效策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：基層人民法院;檔案信息化建設(shè);問題;策略

一、引言

基層人民法院在開展各類審判活動(dòng)和自身內(nèi)部的行政管理過程中形成的歷史記錄等內(nèi)容就是基層法院檔案內(nèi)容，主要包括文書檔案、訴訟檔案、紀(jì)檢檔案、會(huì)計(jì)檔案以及聲像檔案等。其可以作為基層人民法院開展審判業(yè)務(wù)、監(jiān)督以及維護(hù)當(dāng)事人合法權(quán)益的重要依據(jù)。對于目前內(nèi)容豐富且數(shù)量急劇增加的法院檔案來說，為了科學(xué)管理這些檔案并發(fā)揮其應(yīng)有作用，在目前的信息化社會(huì)下，就需要合理應(yīng)用信息化技術(shù)開展法院檔案的信息化建設(shè)工作，更好地幫助法院充分利用更加優(yōu)質(zhì)的檔案資料，實(shí)現(xiàn)司法審判工作效率和質(zhì)量的提升。

二、基層人民法院檔案信息化建設(shè)的作用和意義

所謂的法院檔案信息化建設(shè)，就是在檔案管理工作中利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)和檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，用于掃描和儲(chǔ)存數(shù)字化的檔案資料，并且通過此管理系統(tǒng)來加工與處理各種檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)此種電子檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化共享和利用。通過上述信息化建設(shè)工作，首先可以節(jié)約檔案儲(chǔ)存空間。在此信息化建設(shè)中，可以充分利用掃描技術(shù)和存儲(chǔ)技術(shù)，可以在硬盤中存儲(chǔ)各種數(shù)字化的檔案資料，并且可以利用網(wǎng)盤等云存儲(chǔ)技術(shù)來整理和儲(chǔ)存檔案資料，解決目前急劇增加的檔案數(shù)量與傳統(tǒng)檔案庫房容量不足之間的矛盾問題。其次可以減少檔案管理人員的工作量。通過數(shù)字化檔案資源在數(shù)據(jù)庫服務(wù)器中的存儲(chǔ)，可以通過網(wǎng)上共享的方式來檢索和查閱所需要的檔案信息，便于對數(shù)字化檔案資源進(jìn)行復(fù)制、轉(zhuǎn)移，提高了檔案資料的查閱效率，并減輕了檔案管理人員的工作壓力，提升了檔案管理工作效率。最后可以有效保護(hù)檔案原件。將檔案原件通過掃描之后在數(shù)據(jù)庫中存儲(chǔ)，在查閱時(shí)可以利用完備的管理系統(tǒng)和檢索系統(tǒng)進(jìn)行電子檔案信息的利用，避免對檔案原件進(jìn)行翻閱或者對原件進(jìn)行復(fù)印等，減少了對檔案原件的破壞，有利于對檔案原件進(jìn)行有效保護(hù)。

三、基層人民法院檔案信息化建設(shè)的問題和難點(diǎn)

（一）認(rèn)識(shí)不全面和重視不足的問題

在基層人民法院中，通常將日常工作重點(diǎn)放在案件辦理等業(yè)務(wù)工作方面，只是在業(yè)余時(shí)間才開展檔案原件整理和電子檔案審核歸檔等工作，沒有形成主動(dòng)歸檔的意識(shí)，影響了檔案資料歸檔的及時(shí)性，不利于信息化建設(shè)工作的開展。此外，在基層人民法院中存在數(shù)量較多的年齡較大且工作時(shí)間較長的干警，其傳統(tǒng)的工作模式已經(jīng)根深蒂固，不熟悉也不習(xí)慣利用信息管理系統(tǒng)來查閱和整理檔案資料，對檔案信息化管理方式存在一定的接收難度。

（二）硬件基礎(chǔ)設(shè)施薄弱的問題

此檔案信息化建設(shè)工作需要一定的硬件基礎(chǔ)設(shè)施作為基礎(chǔ)支撐，比如需要使用專用服務(wù)器等存儲(chǔ)設(shè)備，還需要構(gòu)建數(shù)據(jù)機(jī)房以及網(wǎng)絡(luò)信息安全硬件設(shè)備等，用于存儲(chǔ)海量的檔案資料并保證電子檔案信息安全。在開展無紙化辦公的過程中，還需要提供必要的數(shù)字化場所、使用專用掃描儀來錄入紙質(zhì)檔案中的信息，通過專用計(jì)算機(jī)設(shè)備來統(tǒng)計(jì)、分析和處理各種數(shù)字化檔案資料等。同時(shí)隨著上述硬件基礎(chǔ)設(shè)施的構(gòu)建和使用，在法院中的數(shù)字化檔案信息資源不斷增多的同時(shí)，還要容量更大以及安全性更高的硬件設(shè)備。但是由于基層法院中對此工作的重視程度不足，所投入的財(cái)力和物力也不足，阻礙了其信息化建設(shè)的開展。

（三）軟件系統(tǒng)功能方面的不足

在目前基層人民法院中逐漸開展信息化建設(shè)的過程中，也逐漸引進(jìn)了專業(yè)的檔案管理軟件。但是由于檔案管理軟件在選擇和開發(fā)時(shí)存在前期頂層設(shè)計(jì)不足的問題，容易導(dǎo)致上下級法院之間出現(xiàn)管理軟件上數(shù)據(jù)鴻溝，還會(huì)出現(xiàn)所用管理軟件的系統(tǒng)功能不配套的問題，造成了業(yè)務(wù)系統(tǒng)軟件與檔案管理軟件之間不兼容而導(dǎo)致無法有效銜接，也會(huì)由于增量電子文件在線歸檔時(shí)的技術(shù)壁壘而阻礙了信息化建設(shè)。此外，由于此類檔案中的電子訴訟檔案由多個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生，需要通過統(tǒng)一的管理軟件對來自不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)或辦公管理系統(tǒng)的電子數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一加工處理，但是這又增加了檔案信息化工作量，容易在此過程中由于人為誤差而影響檔案信息的準(zhǔn)確性問題。

四、加強(qiáng)基層人民法院檔案信息化建設(shè)的策略

（一）提高檔案信息化建設(shè)意識(shí)

在目前的信息化和大數(shù)據(jù)背景下，為了建設(shè)現(xiàn)代化法院，需要意識(shí)到開展法院檔案信息化建設(shè)在其中的重要性，結(jié)合此背景下的信息化建設(shè)要求，轉(zhuǎn)變法院領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員的傳統(tǒng)觀念，做好開展檔案信息化建設(shè)工作的宣傳工作，讓所有工作人員意識(shí)到開展信息化建設(shè)工作的重要性。此外，在法院的整體信息化建設(shè)中，要將檔案管理信息化建設(shè)工作納入其中，并在年度工作計(jì)劃中明確指出，基于工作計(jì)劃要求來制定檔案信息化管理制度，加強(qiáng)對此信息化建設(shè)過程的監(jiān)督與管理，解決其中的問題，推動(dòng)法院檔案管理模式的積極轉(zhuǎn)變。

（二）加大資金投入

在正確認(rèn)識(shí)檔案管理信息化建設(shè)重要作用的基礎(chǔ)上，需要法院投入足夠的經(jīng)費(fèi)用于檔案信息化建設(shè)工作。一是保證有充足的資金采購開展信息化建設(shè)所需要的先進(jìn)硬件設(shè)備，比如：檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備、檔案數(shù)字化加工設(shè)備、檔案機(jī)房安防設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)信息安全巡檢設(shè)備和檔案數(shù)據(jù)備份設(shè)備等。而且還要投入足夠的資金要結(jié)果與引進(jìn)先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全巡檢技術(shù)、電子數(shù)據(jù)災(zāi)難備份技術(shù)、信息審計(jì)技術(shù)、物理網(wǎng)閘隔離技術(shù)等技術(shù)，為法院檔案信息化建設(shè)工作提供強(qiáng)有力的設(shè)施設(shè)備基礎(chǔ)和信息安全技術(shù)保障。同時(shí)為了保證檔案信息的安全，還要應(yīng)用專業(yè)的數(shù)據(jù)備份設(shè)備做好異質(zhì)備份、異源備份和異地備份等工作，防止由于不可抗力以及人為因素等對檔案信息造成破壞。

（三）開發(fā)和完善檔案管理軟件系統(tǒng)

對基層人民法院的基本情況和工作實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)研并開展頂層設(shè)計(jì)，對其電子檔案的形成、保管和利用規(guī)律、特點(diǎn)等進(jìn)行深入分析，結(jié)合國家相關(guān)的電子文件管理方法來制定相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)?；谏鲜鰳?biāo)準(zhǔn)要求在開發(fā)管理軟件時(shí)，要保證檔案管理系統(tǒng)和不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的有效銜接，打破相互之間的技術(shù)壁壘。還要重點(diǎn)完善軟件系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)整合、處理、檢索、導(dǎo)航以及借閱權(quán)限管理等功能。如果由外包單位開展上述信息化建設(shè)，需要重點(diǎn)監(jiān)督和檢查數(shù)字化掃描的質(zhì)量，保證電子檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。此外，還要通過法院檔案信息利用統(tǒng)一平臺(tái)的構(gòu)建，便于全省法官對各個(gè)法院的電子案卷金相在線查閱，實(shí)現(xiàn)資源共享。

此外，針對目前基層發(fā)言中檔案管理人員配置不合理、人員數(shù)量不足、專業(yè)性較差等問題，尤其是信息化技術(shù)人才的缺乏，需要大力引進(jìn)和接收檔案專業(yè)技術(shù)人才，還要加強(qiáng)對檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，努力培養(yǎng)符合檔案信息化建設(shè)要求的復(fù)合型人才。

五、結(jié)語

基層人民法院中的檔案資源是開展審判業(yè)務(wù)等工作的關(guān)鍵，通過檔案信息化建設(shè)可以節(jié)省檔案存儲(chǔ)空間、減輕管理人員工作量并有利于保護(hù)檔案原件。但是針對目前基層人民法院中開展信息化建設(shè)時(shí)表現(xiàn)出的認(rèn)識(shí)和重視不足、硬件設(shè)施投入不足以及軟件系統(tǒng)功能開發(fā)設(shè)計(jì)不足等問題，針對性地提出了加強(qiáng)基層人民法院開展檔案信息化建設(shè)的有效策略，有助于推進(jìn)法院整體的信息化建設(shè)，提升法院審判工作的效率和質(zhì)量。

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作者單位：江蘇省淮安市金湖縣人民法院