探討機關行政事務管理存在的問題與對策

周玉興

摘要：機關行政事務任務多、內容雜，要求高，服務性強，要做好機關行政事務管理，必須 注重效率，提升質量，才能保證機關業(yè)務有序運轉。然而，隨著時代發(fā)展，機關行政事務管理中面臨的問題不斷出現(xiàn)，管理中暴露不少問題，對機關行政事務管理運作造成很大影響。為此，本文分析了機關行政事務管理中存在的問題，并有針對性地提出了改進對策。

關鍵詞：機關行政事務管理;精準服務;管理效率

在社會經濟快速發(fā)展的背景下，組織面臨的內外事務更加復雜，從而增加了機關行政事務管理工作難度，對機關行政事務管理人員的要求不斷提高，需要相關人員加強學習，提升素質 ，轉型管理觀念，改進服務方式，保證機關行政事務協(xié)調運轉。然而，只從人員素質的角度改善還遠遠不足，必須結合機關實際，做好機構優(yōu)化配置，制定好崗位職責，做好人力資源融整合，加強部門團結協(xié)作，推動服務型機關建設，促進機關服務效率得以提升。

一、機關行政事務管理中存在的主要問題

機關行政事務管理工作性質比較特殊，工作任務多，管理內容雜，以事務性和服務性工作事項為主，主要是進行上傳下達和做好協(xié)調工作。然而，在改革情況下，受機構編制、職責權限、人員素質等多方面因素影響，一部分機關行政事務管理運轉效率低下，內部運行不暢，對機關形象造成很大影響。綜合分析，機關行政事務管理中主要存在如下問題：

1. 機構配置不科學

機關行政事務事項多、范圍廣、涉及內容比較雜，管理難度大。主要是一些事務雖然交由機關行政部門辦理，而實際上本部門只是負責傳達作用，需要由其他科室、部門具體承辦、落實，而對外、外上卻需要機關行政去做好解釋工作，進行內外協(xié)調。然而，在機構改革中，一些組織的機關行政職能比較弱化，機構配置不科學，運行機制不完善，管理權限小，難以有效完成協(xié)調服務工作。在現(xiàn)階段的實際情況中，有的組織不重視行政事務工作，機構內部職責不分，機關行政職能未落實，工作職責與工作內容比較模糊，從而影響著工作效率提升。

2. 管理流程不完善

在一部分組織中，機關行政事務管理工作沒有理順，機關行政規(guī)章制度不健全，管理流程不完善，工作執(zhí)行中依據不足，出現(xiàn)事務性工作都不愿意負責，工作上踢皮球，相互推諉等。從機關行政的職能上看，它是組織的運行中樞，職能多、責任大，在組織各部門中具有較高的權威性，如可代表行政負責人“發(fā)號司令”，傳達領導意圖，然而，這需要得到領導的支持，在組織中要進一步明確管理事項，厘清職責，得到內部各部門認可，發(fā)揮溝通紐帶作用。然而，在實際管理活動中，部分組織的領導人對機關行政工作不很重視，行政事務處于維持狀態(tài)，對行政事務管理的重要性認識不足，導致機關行政在組織中的權威受到影響，從而不利于行政事務正常運轉。有的組織在機關行政管理流程不清晰，事務管理運行雜亂無章，一部分事務幾天工作在此受阻，行政事務管理陷入困境，影響著單位業(yè)務進一步發(fā)展。

3 .人員配備不合理

出于精簡的需工，一些組織中機關行政事務管理人員減少了，而相應的工作任務沒有調整，反而增加了，增加了機關行政事務工作量，這對工作人員極大壓力。有的機關行政與其他科室、部門合并，職能雜亂，由于編制緊張，受編制限制，工作人員較少，出現(xiàn)一人多崗位，一人多職，責任模糊。由于事無巨細，工作繁瑣，一部分工作人員疲于勞作，而又感覺無績可表。有的組織在人員不足的情況下，從其他科室抽調人員進入機關行政事務管理崗位，有的人對行政事務處理流程不熟，又沒有受過專業(yè)培訓，業(yè)務素質不高，在事務處理中顧此失彼，工作難以跟上節(jié)奏，造成差錯時有發(fā)生，管理與服務效率大打折扣，難以達到預期目標。

二、完善機關行政事務管理的具體對策

1. 優(yōu)化機構設置，完善機構職能

在改革背景下，各個單位的內設機構必須保持精簡高效，有利于工作效率提升。各個單位必須根據各自實際，結合改革總體目標，對內設機構職能進行重新優(yōu)化。 一是機關行政機構力量必須加強，不能削弱。將與行政事務有關的事項統(tǒng)一歸集到行政事務管理機構，保持職能的統(tǒng)一性，增強機關行政事務管理的調控能力。二是要明確行政事務管理機構的權責。

要做好行政事務管理機構的責任分工，進行職能定位，從而保證機構運行職責清晰，工作內容明確，減少工作中部門間扯皮現(xiàn)象發(fā)生，保證機關運往的整體性。三是強化行政事務管理機構的綜合協(xié)調功能。行政事務管理機構是機關運轉的中樞，要發(fā)揮其職能作用，就要賦予其更多的“權限”，強化其綜合協(xié)調功能，在一些具體的事務性業(yè)務中，由其負責牽頭，協(xié)調內部各科室、各部門進行參與，完成相關工作，達到提速增效目標。

2. 明確職責權限，精簡優(yōu)化管理流程

要保證機關業(yè)務有序運行，必須建章立制，統(tǒng)一流程，規(guī)范行政事務管理，推動各項業(yè)務有序完成。為此，必須抓好如下幾個方面的工作：一是做好制度建設。要根據單位實際與行政事務管理的要求，構建完善的機關事務管理制度，保證各項業(yè)務運行有章可行，有據可依。一方面，要針對行政事務管理機構自身建立內部業(yè)務運行規(guī)范，保障機構業(yè)務規(guī)范運行;另一方面，要制定全組織的管理制度，特別是要做好與行政事務機構運行相關的制度銜接工作，保持制度間的協(xié)調，從而保證業(yè)務有序對接。二是要進一步精簡優(yōu)化管理流程。管理程度復雜、流程圖不清晰，會造成機構運行成本增長，運行面臨困難，為此，必須結合具體的業(yè)務特點，盡量簡化管理流程，減少中間環(huán)節(jié)，提高服務辦事效率。三是實行行政管理方式創(chuàng)新。在行政事務管理中要大膽應用現(xiàn)代技術，推行現(xiàn)代行政管理方式，促進行政管理效能提升。如構建組織工作群、官網聯(lián)系渠道，加快內部信息傳遞通道，改變過去電話溝通、會議交流，上門征求意見等傳統(tǒng)行政方式，應用現(xiàn)代信息技術，促進行政事務管理效率提升。

3. 做好人才培訓工作，做好人員科學配置

機關行政事務工作多、內容雜，有人認為工作人員是“勤雜工”，不需要專業(yè)水準，是人人都可做的一項工作。事實上，這一觀點是非常錯誤的。在經濟快速發(fā)展的情況下，社會各方對行政事務管理提出了更高要求，需要工作人員具有較高的綜合素養(yǎng)與應變能力，工作人員不僅要“能說會道”，還要“能寫會算”。要了解“上意”，準確把握上級與領導的工作意圖，能夠做好傳達解釋工作;要領會“下情”，對部門及員工的動態(tài)了如指掌，了解他們的想法與要求，從而在工作中能夠采取正確的方法，做好應對，促進工作效率提升。為此，在行政事務管理中，人員要優(yōu)選，專業(yè)素質要高，綜合能力要強，要不斷加強工作人員專業(yè)培訓，幫助他們提升綜合素質。同時，要做好管理人員綜合搭配，保證隊伍配置科學，人員性格、素質相互互補，從而提升綜合服務能力。

結語

在形勢下，機關行政事務工作更加復雜，管理難度更大，而社會各方對機關行政事務的要求更高，機關事務管理工信顯得尤其重要。必須加強機關行政事務管理建設，進一步明確權責關系，創(chuàng)新行政事務管理方式，對工作人員進行專業(yè)培訓，提高其綜合素質，促進管理能力提升，推動單位業(yè)務長遠發(fā)展。

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