建筑工程檔案管理存在的問題與應對措施分析

李治函

摘要：工程檔案資料是關(guān)系到整個建筑工程項目質(zhì)量的重要因素之一，同時也是整個工程竣工驗收的重要一部分。而實際由于多方面因素，使得當下建筑工程檔案管理存在諸多偏差，故此次就建筑工程檔案管理存在的問題進行分析，并針對性的提出有效應對措施。

關(guān)鍵詞：工程檔案;管理問題;應對措施

引言

建筑工程檔案客觀真實的記錄了整個工程進行的實際情況，是反映工程建設(shè)質(zhì)量的重要參照。因此詳細、完善的建筑工程檔案資料無疑可以促進整個工程項目的高質(zhì)量完成。但縱觀當下國內(nèi)建筑工程檔案資料管理現(xiàn)狀，依然存在諸多問題需要解決。

1.當前建筑工程檔案資料管理存在的問題分析

1.1檔案資料管理完整性以及可靠性不高

據(jù)不完全統(tǒng)計，當前我國在建筑工程檔案資料管理的完整度依舊不高，只有百分之二十左右。究其原因主要是大多數(shù)的工程建設(shè)單位未有嚴格依據(jù)相關(guān)章程規(guī)定，在項目開展過程中未有委派專門檔案資料管理人員對整個項目資料進行處理，從而使得大量文件處于無序化管理狀態(tài)，當需要對相關(guān)文件進行檢索時往往需要耗費大量人力以及物力資源，嚴重影響工程進度。此外，目前一些工程檔案管理人員個人素養(yǎng)普遍不高，在檔案管理等方面業(yè)務(wù)水平有待進一步提升，實際工作中的不規(guī)范作業(yè)等行為嚴重影響檔案資料規(guī)范性以及完整性。

1.2尚未建立正確的檔案管理理念

目前，大多數(shù)企業(yè)依舊尚未建立科學正確的工程檔案資料管理理念，一些電子信息檔案管理技術(shù)仍然未能普及并應用于工程建設(shè)中。實際工程檔案管理效率以及管理質(zhì)量等得不到有效提高，嚴重阻礙工程以及企業(yè)的發(fā)展。此外，由于崗位的特殊性，工程檔案管理往往工作內(nèi)容復雜繁多。由于工程檔案管理具有非盈利性的特點，所以并不會對整個項目帶來額外的實質(zhì)的經(jīng)濟效益。故而在現(xiàn)代的建筑施工中，往往比較重視對項目進度的管控，而相對忽視了工程檔案資料管理等方面內(nèi)容。一些單位甚至未有成立專門的檔案管理機構(gòu)，對于檔案的整理也是胡亂拼湊，應付上級檢查。

1.3缺乏專業(yè)人才，檔案管理質(zhì)量有待提升

現(xiàn)階段國內(nèi)從事建筑工程檔案管理的人員只有一小部分是專業(yè)的檔案管理出身，具備扎實的業(yè)務(wù)能力，而相當一部分則是由其他崗位兼職形式存在，一些管理人員也未有經(jīng)過系統(tǒng)完善的學習就直接上崗，在管理經(jīng)驗以及理論知識等方面均比較缺乏。隨著數(shù)字化理念不斷深入發(fā)展，現(xiàn)代新型的數(shù)字資料正取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，對于新技術(shù)掌握的專業(yè)人員就更少了。目前依然存在相當一部分工程檔案管理工作沿用傳統(tǒng)的管理模式，工作效率低下，勞動強度較高，嚴重阻礙了整個工程順利開展。目前的一些在職檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)普遍不高，管理方法依舊傳統(tǒng)的形式，此外檔案管理工作相對枯燥繁瑣，待遇也普遍不高，因此大多數(shù)檔案管理人員基本安于現(xiàn)狀，未有樹立正確的責任意識以及敬業(yè)心理，職業(yè)素養(yǎng)以及服務(wù)水平有待進一步提高。

2.提增現(xiàn)代工程檔案管理措施分析

2.1構(gòu)建正確檔案管理理念，建立完善的檔案管理機制

工程檔案管理工作在整個工程項目中發(fā)揮著十分重要的作用，故而應當不斷加強對檔案管理認知，建立正確的檔案管理態(tài)度，提升工作責任意識。首先應當就各個部門領(lǐng)導加強思想方面建設(shè)，充分肯定并重視檔案管理工作的重要性，將工程檔案資料收集、整理以及編制等工作落實至崗位，明確各個部門以及各個職員的具體職責，加強日常監(jiān)督管理工作，避免工作上的懈怠等影響整個工程建設(shè)項目的進展。除此之外，還應當定周期的對工程檔案資料完整性進行檢查，避免資料缺失以及漏填等造成重大隱患，注重工程檔案建設(shè)工作，提升檔案管理力度。

2.2發(fā)揮檔案管理價值

針對建筑工程所編譯的一系列檔案資料，其主要目的是為了更好的輔助工程開展，保障工程進度以及工程質(zhì)量，絕不是為了應付上級的檢查而建立的。所以，在日常管理中應當建立系統(tǒng)、完整的檔案管理計劃，對當前工程檔案管理質(zhì)量進行考核，充分發(fā)揮其在整個工程項目中的價值。隨著工程檔案管理工作的不斷科學化以及規(guī)范化進行，對于項目單位應當檔案管理工作納入企業(yè)日常管理范疇，并針對性的建立科學的完善的管理機制，引入先進管理理念等進一步提升現(xiàn)有管理質(zhì)量，為周邊相關(guān)工作的順利開展奠定扎實基礎(chǔ)。

2.3構(gòu)建培訓機制，提升隊伍綜合素養(yǎng)

為了進一步促進工程檔案管理水平，同時也為了更好的順應社會的發(fā)展，現(xiàn)代工程檔案建設(shè)應當重視對相關(guān)人員職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)與提升，注重整個人才隊伍的建設(shè)工作。對內(nèi)應當逐步開展職業(yè)培訓以及考核，建立晉級機制，嚴格實行經(jīng)過培訓且通過考核取得相關(guān)資質(zhì)的檔案管理人員才能夠上崗工作，對于在崗人員應當建立完善的考核機制，定期對其一段時間的工作態(tài)度、業(yè)務(wù)能力等進行考核評價，并將最終評價結(jié)果與年終績效等掛鉤，從而促使其建立正確的工作理念以及明確崗位職責，提升整個工作質(zhì)量。

2.4加強對工程資料竣工驗收工作

工程檔案資料詳細的記錄了整個建筑項目施工期間存在的問題以及解決情況等內(nèi)容，針對一些企業(yè)不重視日常工程檔案資料管理工作整理等問題，在工程結(jié)束驗收階段應當加強對工程檔案資料的完整性、規(guī)范性驗收。依據(jù)《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》以及其它相關(guān)法律法規(guī)嚴格把守工程檔案資料驗收工作。對于驗收過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應當責令相關(guān)人員立即進行整改，直到所有資料完整、準確，通過驗收為止。

2.5注重自我業(yè)務(wù)水平提升

提升當下我國工程檔案管理質(zhì)量，一方面需要相關(guān)單位在客觀上通過樹立機制以及培養(yǎng)等方式提升在職人員的技能素養(yǎng)，另一方面也需要相關(guān)從業(yè)人員從個人角度出發(fā)樹立終身學習、不斷提升自我等態(tài)度。首先應當對國家相關(guān)法律法規(guī)有清楚的了解，對崗位職責內(nèi)容以及日常工作規(guī)范有清晰的認識，其次應當在日常工作中不斷發(fā)現(xiàn)問題，并通過借鑒類似案例以及學習其它成功經(jīng)驗等方式解決問題，總結(jié)經(jīng)驗，提高工作能力;此外，還應當牢牢把握各種學習以及交流機會，通過與其它同行業(yè)之間的心得交流總結(jié)工作經(jīng)驗，最終達到不斷提升自我的目的，更好的服務(wù)于崗位。

此外，對于地方政府部門應當加快建設(shè)現(xiàn)代化工程檔案管理機制，就法律法規(guī)角度建立完善的規(guī)章體制，對工程檔案管理進行詳細的規(guī)定;與此同時應當加強對相關(guān)單位工程檔案管理工作的監(jiān)督審查力度，不定期前往工程現(xiàn)場對檔案管理資料情況進行調(diào)研，對于存在紕漏的地方應當責令進行補充完善。如若多次要求均未能完善至規(guī)定要求，則應當對該單位進行一定的懲罰以及其他措施，促使其重視工程檔案管理工作，加強該方面的建設(shè)。

3.結(jié)束語

增強現(xiàn)代工程檔案管理工作，需要建設(shè)單位、從業(yè)人員以及政府部門等多方力量的協(xié)同配合，共同完成。對于工程建設(shè)單位以及相關(guān)從業(yè)人員應當樹立正確的工程檔案管理意識，充分肯定工程檔案在整個項目工程中的重要性，并通過對內(nèi)建立完善的管理規(guī)范以及考察機制等措施進一步提升內(nèi)部檔案管理規(guī)范性以及科學性;對于個人應當樹立正確的學習理念，建立明確崗位責任意識，通過對日常工作的總結(jié)、與同行業(yè)者之間的交流以及成功經(jīng)驗的學習等措施不斷提升自我業(yè)務(wù)水平，從而更好的適應崗位需求。對于地方政府部門應當大力提倡并鼓勵構(gòu)建規(guī)范的建筑工程檔案資料管理機制，從而提增地區(qū)工程檔案資料管理的規(guī)范性，為其它各項后續(xù)工作的開展奠定扎實基礎(chǔ)。

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