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      國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)研究

      2020-09-10 19:25:21劉婷婷
      看世界·學(xué)術(shù)下半月 2020年10期
      關(guān)鍵詞:國(guó)有企業(yè)檔案管理意義

      摘要:基于信息化時(shí)代背景下,國(guó)有企業(yè)要重新審視其檔案管理工作,由于傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足時(shí)代的發(fā)展需要,致使國(guó)有企業(yè)要注重檔案管理信息化建設(shè),積極探索出全新的管理模式,以此來(lái)增強(qiáng)檔案管理工作的效果,提高檔案管理效率與質(zhì)量,為國(guó)有企業(yè)的發(fā)展提供重要的保障。基于此情況下,本文主要對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的意義進(jìn)行了闡述,重點(diǎn)對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)策略展開(kāi)深入研究。

      關(guān)鍵詞:國(guó)有企業(yè);檔案管理;信息化;意義;策略

      引言:檔案管理作為國(guó)有企業(yè)管理重要內(nèi)容,同時(shí)也是其管理的重點(diǎn)及難點(diǎn),國(guó)有企業(yè)方案管理水平的高低,直接影響著國(guó)有企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。隨著國(guó)有企業(yè)的快速發(fā)展,以及信息技術(shù)的快速發(fā)展,傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足當(dāng)前的發(fā)展需要,對(duì)于國(guó)有企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生較大的影響。鑒于當(dāng)前這種情況下,國(guó)有企業(yè)要認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)的有效運(yùn)用,實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè),充分發(fā)揮出檔案信息化的作用,使其更好地為國(guó)有企業(yè)而服務(wù),進(jìn)而促進(jìn)國(guó)有企業(yè)的良好發(fā)展。

      一、國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的意義

      在信息化時(shí)代背景下,國(guó)有企業(yè)檔案管理要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn),注重檔案管理的信息化建設(shè)。檔案管理作為國(guó)有企業(yè)重要部分,主要對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)進(jìn)行追蹤,為企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃提供重要的數(shù)據(jù)信息。由此可見(jiàn),檔案管理對(duì)于國(guó)有企業(yè)發(fā)展的意義。在這種情況下,國(guó)有企業(yè)要認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)的重要性,并且要注重檔案管理的信息化目標(biāo),其建設(shè)的意義具體主要體現(xiàn)在:其一,在信息資源共享的時(shí)代,國(guó)有企業(yè)無(wú)論出自于政治的角度,還是發(fā)展的角度,都需要注重信息化管理工作的開(kāi)展,充分發(fā)揮出國(guó)有企業(yè)的表率作用。國(guó)有企業(yè)要注重創(chuàng)新和開(kāi)拓,不斷拓寬國(guó)有企業(yè)的發(fā)展渠道。其二,通過(guò)信息技術(shù)的有效運(yùn)用,能夠?qū)?guó)有企業(yè)的發(fā)展起到助推的作用,同時(shí)可以實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè),為國(guó)有企業(yè)改革提供重要的數(shù)據(jù)保障,以此來(lái)實(shí)現(xiàn)國(guó)有企業(yè)改革的最優(yōu)化。其三,檔案信息化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),在一定程度上推動(dòng)了國(guó)有企業(yè)的文化建設(shè),國(guó)有企業(yè)通過(guò)檔案管理工作的開(kāi)展,實(shí)質(zhì)上也是對(duì)固有企業(yè)運(yùn)營(yíng)的記載,清晰的記錄著國(guó)有企業(yè)的文化及發(fā)展。鑒于此情況下,國(guó)有企業(yè)要認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì),使其更好地服務(wù)于國(guó)有企業(yè)各項(xiàng)工作的開(kāi)展,進(jìn)而促進(jìn)國(guó)有企業(yè)實(shí)現(xiàn)又好又快的發(fā)展。

      二、國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)化策略

      (一)建立檔案信息化管理系統(tǒng)

      國(guó)有企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中,需要重點(diǎn)加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng),具體主要包括兩方面內(nèi)容:其一,提高檔案管理效率:在檔案管理過(guò)程中,檔案信息化管理成為提高其管理的重要保障。國(guó)有企業(yè)要根據(jù)檔案管理的需要,結(jié)合國(guó)有企業(yè)當(dāng)前具體實(shí)際情況,深入分析具體業(yè)務(wù)流程,結(jié)合國(guó)有企業(yè)的行業(yè)特點(diǎn),要有針對(duì)性的設(shè)計(jì)檔案信息管理系統(tǒng),將相關(guān)檔案信息納入到檔案信息管理系統(tǒng)當(dāng)中,實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理目標(biāo)。其二,完善文件信息管理系統(tǒng):實(shí)現(xiàn)藏紙質(zhì)檔案信息化,通過(guò)掃描、影像等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)可識(shí)別和處理的數(shù)字化檔案,建立電子檔案管理系統(tǒng)。針對(duì)當(dāng)前這個(gè)系統(tǒng)而言,能夠兼容不同文件格式的存在,兼容國(guó)有企業(yè)使用的各類(lèi)軟件。通過(guò)當(dāng)前管理信息化建設(shè),有助于提高國(guó)有企業(yè)檔案管理水平,使得檔案管理效率得到提升,促進(jìn)國(guó)有企業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展。

      (二)完善檔案信息化管理安全管控

      隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展,先進(jìn)的信息技術(shù)促進(jìn)了各行各業(yè)的信息化建設(shè),實(shí)現(xiàn)了管理方面的網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化。但信息化也逐漸暴露出一定的漏洞,對(duì)于國(guó)有企業(yè)的信息安全造成威脅。眾所周知,國(guó)有企業(yè)檔案涉及到諸多企業(yè)商業(yè)機(jī)密以及商業(yè)信息,要想保證信息的安全,避免商業(yè)機(jī)密外泄,則需要注重完善檔案信息化管理安全管控,在當(dāng)前這個(gè)過(guò)程當(dāng)中,國(guó)有企業(yè)除了要注重完善相關(guān)管理制度以外,還需要注重發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì),采取信息化的管控手段。國(guó)有企業(yè)管理者必須要高 度重視信息化建設(shè)安全工作,建立健全網(wǎng)絡(luò)安全理制度,加大信息化建設(shè)的投入,加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)防范措施,采取切實(shí)可行的安全措施,確保檔案信息數(shù)據(jù)的安全。

      (三)建立檔案信息化管理的安全體系

      檔案管理不同于其他管理工作,往往有著一定的特殊性與保密性特征,尤其其自身的性質(zhì)所限制和影響,要求國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè),以此來(lái)滿(mǎn)足檔案管理工作的開(kāi)展需要,這就要建立超強(qiáng)的安全保障體系,具體主要包括:(1)硬件設(shè)施安全保障:國(guó)有企業(yè)在實(shí)際經(jīng)營(yíng)管理中,要意識(shí)到檔案管理的重要性,在檔案管理信息建設(shè)過(guò)程中,必須確保檔案管理信息系統(tǒng)的環(huán)境安全、線路安全和設(shè)備安全。一旦出現(xiàn)不可預(yù)知的問(wèn)題時(shí),能夠?qū)n案信息進(jìn)行很好地保護(hù),避免信息丟失對(duì)國(guó)有企業(yè)造成較大的損失。(2)網(wǎng)絡(luò)安全保障:網(wǎng)絡(luò)具有開(kāi)放性的特點(diǎn),在國(guó)有企業(yè)檔案管理中發(fā)揮著重要的作用,但也存在較大的威脅,一旦黑客、木馬等病毒對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行攻擊,將會(huì)造成國(guó)有企業(yè)檔案信息被竊取的風(fēng)險(xiǎn),嚴(yán)重威脅著檔案信息的安全性。鑒于當(dāng)前這種情況下,國(guó)有企業(yè)可注重防火墻技術(shù)的應(yīng)用,通過(guò)該技術(shù)部署內(nèi)外網(wǎng)安全策略,定期對(duì)文件等進(jìn)行掃描。與此同時(shí),還需要進(jìn)一步完善數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè),安裝先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)軟件,只有做好當(dāng)前方面的工作,才能夠保證網(wǎng)絡(luò)的安全性,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案信息的安全管理。

      (四)加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

      針對(duì)檔案管理信息化建設(shè)而言,往往涉及到諸多方面的內(nèi)容,并且囊括了多科知識(shí),則需要多專(zhuān)業(yè)進(jìn)行相互配合。國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè),對(duì)于相關(guān)工作人員的信息素養(yǎng)提出了較高的要求。其不但需要專(zhuān)業(yè)的檔案素養(yǎng),還應(yīng)該具有豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn),更應(yīng)該具備的就是信息化才能。鑒于此,國(guó)有企業(yè)要根據(jù)檔案管理信息化建設(shè)的要求,注重對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn),通過(guò)培訓(xùn)教育工作的開(kāi)展,不但能夠增強(qiáng)工作人員的知識(shí)水平,提高其整體管理意識(shí),而且還有助于保證工作人員的信息素養(yǎng),進(jìn)而提高其檔案信息化管理水平。與此同時(shí),國(guó)有企業(yè)還需要結(jié)合實(shí)際培訓(xùn)的結(jié)果,有針對(duì)性的進(jìn)行專(zhuān)業(yè)考核,對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行全面考核,針對(duì)部分考核成績(jī)較為突出的人員,則需要給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì),以此來(lái)督促其他人員不斷提高專(zhuān)業(yè)能力。

      三、結(jié)束語(yǔ)

      檔案管理作為國(guó)有企業(yè)重要管理內(nèi)容,能否提高檔案管理水平,直接影響著國(guó)有企業(yè)的發(fā)展。在這種情況下,國(guó)有企業(yè)要根據(jù)自身的發(fā)展需要,注重發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì),實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè),提高國(guó)有企業(yè)檔案管理水平,充分發(fā)揮出檔案管理的優(yōu)勢(shì),使其更好地為國(guó)有企業(yè)而服務(wù),以此來(lái)促進(jìn)國(guó)有企業(yè)實(shí)現(xiàn)又好又快的發(fā)展。

      參考文獻(xiàn):

      [1]劉曉楠.淺談國(guó)有企業(yè)中檔案信息化管理出現(xiàn)的問(wèn)題及對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù),2018(23):45-46.

      [2]劉寧宇.淺談國(guó)有企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)[J].消費(fèi)導(dǎo)刊,2019(20):137+140.

      [3]劉相楠.試論國(guó)有企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)[J].當(dāng)代旅游,2018(19):218. [4]孫大偉.國(guó)有企業(yè)中檔案信息化管理問(wèn)題分析[J].環(huán)球市場(chǎng),2018(22):53+55.

      作者簡(jiǎn)介:

      劉婷婷(1988-),女,漢族,四川省綿陽(yáng)市,本科,檔案管理,國(guó)投新疆羅布泊鉀鹽有限責(zé)任公司。

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