國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)研究

摘要：基于信息化時(shí)代背景下，國(guó)有企業(yè)要重新審視其檔案管理工作，由于傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足時(shí)代的發(fā)展需要，致使國(guó)有企業(yè)要注重檔案管理信息化建設(shè)，積極探索出全新的管理模式，以此來(lái)增強(qiáng)檔案管理工作的效果，提高檔案管理效率與質(zhì)量，為國(guó)有企業(yè)的發(fā)展提供重要的保障。基于此情況下，本文主要對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的意義進(jìn)行了闡述，重點(diǎn)對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)策略展開(kāi)深入研究。

關(guān)鍵詞：國(guó)有企業(yè);檔案管理;信息化;意義;策略

引言：檔案管理作為國(guó)有企業(yè)管理重要內(nèi)容，同時(shí)也是其管理的重點(diǎn)及難點(diǎn)，國(guó)有企業(yè)方案管理水平的高低，直接影響著國(guó)有企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。隨著國(guó)有企業(yè)的快速發(fā)展，以及信息技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足當(dāng)前的發(fā)展需要，對(duì)于國(guó)有企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生較大的影響。鑒于當(dāng)前這種情況下，國(guó)有企業(yè)要認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)的有效運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，充分發(fā)揮出檔案信息化的作用，使其更好地為國(guó)有企業(yè)而服務(wù)，進(jìn)而促進(jìn)國(guó)有企業(yè)的良好發(fā)展。

一、國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的意義

在信息化時(shí)代背景下，國(guó)有企業(yè)檔案管理要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，注重檔案管理的信息化建設(shè)。檔案管理作為國(guó)有企業(yè)重要部分，主要對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)進(jìn)行追蹤，為企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃提供重要的數(shù)據(jù)信息。由此可見(jiàn)，檔案管理對(duì)于國(guó)有企業(yè)發(fā)展的意義。在這種情況下，國(guó)有企業(yè)要認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)的重要性，并且要注重檔案管理的信息化目標(biāo)，其建設(shè)的意義具體主要體現(xiàn)在：其一，在信息資源共享的時(shí)代，國(guó)有企業(yè)無(wú)論出自于政治的角度，還是發(fā)展的角度，都需要注重信息化管理工作的開(kāi)展，充分發(fā)揮出國(guó)有企業(yè)的表率作用。國(guó)有企業(yè)要注重創(chuàng)新和開(kāi)拓，不斷拓寬國(guó)有企業(yè)的發(fā)展渠道。其二，通過(guò)信息技術(shù)的有效運(yùn)用，能夠?qū)?guó)有企業(yè)的發(fā)展起到助推的作用，同時(shí)可以實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，為國(guó)有企業(yè)改革提供重要的數(shù)據(jù)保障，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)國(guó)有企業(yè)改革的最優(yōu)化。其三，檔案信息化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，在一定程度上推動(dòng)了國(guó)有企業(yè)的文化建設(shè)，國(guó)有企業(yè)通過(guò)檔案管理工作的開(kāi)展，實(shí)質(zhì)上也是對(duì)固有企業(yè)運(yùn)營(yíng)的記載，清晰的記錄著國(guó)有企業(yè)的文化及發(fā)展。鑒于此情況下，國(guó)有企業(yè)要認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)，使其更好地服務(wù)于國(guó)有企業(yè)各項(xiàng)工作的開(kāi)展，進(jìn)而促進(jìn)國(guó)有企業(yè)實(shí)現(xiàn)又好又快的發(fā)展。

二、國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)化策略

（一）建立檔案信息化管理系統(tǒng)

國(guó)有企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，需要重點(diǎn)加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)，具體主要包括兩方面內(nèi)容：其一，提高檔案管理效率：在檔案管理過(guò)程中，檔案信息化管理成為提高其管理的重要保障。國(guó)有企業(yè)要根據(jù)檔案管理的需要，結(jié)合國(guó)有企業(yè)當(dāng)前具體實(shí)際情況，深入分析具體業(yè)務(wù)流程，結(jié)合國(guó)有企業(yè)的行業(yè)特點(diǎn)，要有針對(duì)性的設(shè)計(jì)檔案信息管理系統(tǒng)，將相關(guān)檔案信息納入到檔案信息管理系統(tǒng)當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理目標(biāo)。其二，完善文件信息管理系統(tǒng)：實(shí)現(xiàn)藏紙質(zhì)檔案信息化，通過(guò)掃描、影像等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)可識(shí)別和處理的數(shù)字化檔案，建立電子檔案管理系統(tǒng)。針對(duì)當(dāng)前這個(gè)系統(tǒng)而言，能夠兼容不同文件格式的存在，兼容國(guó)有企業(yè)使用的各類(lèi)軟件。通過(guò)當(dāng)前管理信息化建設(shè)，有助于提高國(guó)有企業(yè)檔案管理水平，使得檔案管理效率得到提升，促進(jìn)國(guó)有企業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展。

（二）完善檔案信息化管理安全管控

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，先進(jìn)的信息技術(shù)促進(jìn)了各行各業(yè)的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了管理方面的網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化。但信息化也逐漸暴露出一定的漏洞，對(duì)于國(guó)有企業(yè)的信息安全造成威脅。眾所周知，國(guó)有企業(yè)檔案涉及到諸多企業(yè)商業(yè)機(jī)密以及商業(yè)信息，要想保證信息的安全，避免商業(yè)機(jī)密外泄，則需要注重完善檔案信息化管理安全管控，在當(dāng)前這個(gè)過(guò)程當(dāng)中，國(guó)有企業(yè)除了要注重完善相關(guān)管理制度以外，還需要注重發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，采取信息化的管控手段。國(guó)有企業(yè)管理者必須要高 度重視信息化建設(shè)安全工作，建立健全網(wǎng)絡(luò)安全理制度，加大信息化建設(shè)的投入，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)防范措施，采取切實(shí)可行的安全措施，確保檔案信息數(shù)據(jù)的安全。

（三）建立檔案信息化管理的安全體系

檔案管理不同于其他管理工作，往往有著一定的特殊性與保密性特征，尤其其自身的性質(zhì)所限制和影響，要求國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，以此來(lái)滿(mǎn)足檔案管理工作的開(kāi)展需要，這就要建立超強(qiáng)的安全保障體系，具體主要包括：（1）硬件設(shè)施安全保障：國(guó)有企業(yè)在實(shí)際經(jīng)營(yíng)管理中，要意識(shí)到檔案管理的重要性，在檔案管理信息建設(shè)過(guò)程中，必須確保檔案管理信息系統(tǒng)的環(huán)境安全、線路安全和設(shè)備安全。一旦出現(xiàn)不可預(yù)知的問(wèn)題時(shí)，能夠?qū)n案信息進(jìn)行很好地保護(hù)，避免信息丟失對(duì)國(guó)有企業(yè)造成較大的損失。（2）網(wǎng)絡(luò)安全保障：網(wǎng)絡(luò)具有開(kāi)放性的特點(diǎn)，在國(guó)有企業(yè)檔案管理中發(fā)揮著重要的作用，但也存在較大的威脅，一旦黑客、木馬等病毒對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行攻擊，將會(huì)造成國(guó)有企業(yè)檔案信息被竊取的風(fēng)險(xiǎn)，嚴(yán)重威脅著檔案信息的安全性。鑒于當(dāng)前這種情況下，國(guó)有企業(yè)可注重防火墻技術(shù)的應(yīng)用，通過(guò)該技術(shù)部署內(nèi)外網(wǎng)安全策略，定期對(duì)文件等進(jìn)行掃描。與此同時(shí)，還需要進(jìn)一步完善數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，安裝先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)軟件，只有做好當(dāng)前方面的工作，才能夠保證網(wǎng)絡(luò)的安全性，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案信息的安全管理。

（四）加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

針對(duì)檔案管理信息化建設(shè)而言，往往涉及到諸多方面的內(nèi)容，并且囊括了多科知識(shí)，則需要多專(zhuān)業(yè)進(jìn)行相互配合。國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，對(duì)于相關(guān)工作人員的信息素養(yǎng)提出了較高的要求。其不但需要專(zhuān)業(yè)的檔案素養(yǎng)，還應(yīng)該具有豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，更應(yīng)該具備的就是信息化才能。鑒于此，國(guó)有企業(yè)要根據(jù)檔案管理信息化建設(shè)的要求，注重對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，通過(guò)培訓(xùn)教育工作的開(kāi)展，不但能夠增強(qiáng)工作人員的知識(shí)水平，提高其整體管理意識(shí)，而且還有助于保證工作人員的信息素養(yǎng)，進(jìn)而提高其檔案信息化管理水平。與此同時(shí)，國(guó)有企業(yè)還需要結(jié)合實(shí)際培訓(xùn)的結(jié)果，有針對(duì)性的進(jìn)行專(zhuān)業(yè)考核，對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行全面考核，針對(duì)部分考核成績(jī)較為突出的人員，則需要給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，以此來(lái)督促其他人員不斷提高專(zhuān)業(yè)能力。

三、結(jié)束語(yǔ)

檔案管理作為國(guó)有企業(yè)重要管理內(nèi)容，能否提高檔案管理水平，直接影響著國(guó)有企業(yè)的發(fā)展。在這種情況下，國(guó)有企業(yè)要根據(jù)自身的發(fā)展需要，注重發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，提高國(guó)有企業(yè)檔案管理水平，充分發(fā)揮出檔案管理的優(yōu)勢(shì)，使其更好地為國(guó)有企業(yè)而服務(wù)，以此來(lái)促進(jìn)國(guó)有企業(yè)實(shí)現(xiàn)又好又快的發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：

劉婷婷（1988-），女，漢族，四川省綿陽(yáng)市，本科，檔案管理，國(guó)投新疆羅布泊鉀鹽有限責(zé)任公司。