事業(yè)單位數(shù)碼照片檔案管理對策

孫罡

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)碼設(shè)備被廣泛應(yīng)用，數(shù)碼照片成為一種便捷直觀的記錄方式。在事業(yè)單位檔案管理中，數(shù)碼照片檔案的重要性也不言而喻，加強數(shù)碼照片檔案資料的管理工作，也是我們檔案管理中的重要課題。該文對數(shù)碼照片檔案管理現(xiàn)狀進行分析，探討做好數(shù)碼照片的管理工作的一些措施，希望可以發(fā)揮數(shù)碼照片的使用價值，提升檔案管理效能。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;數(shù)碼照片;檔案管理;對策

序言：

照片檔案是在社會活動中靜止拍攝的具有記錄意義的圖片檔案資料，數(shù)碼照片檔案是通過數(shù)碼相機和計算機技術(shù)形成的照片檔案資料，它是一種電子化檔案，可以在計算機系統(tǒng)中存儲，傳輸和開發(fā)利用。數(shù)碼照片是檔案資源一種，數(shù)碼照片以圖片形式記錄事業(yè)單位發(fā)展中的歷程，成果以及重大事件，具有保存和使用價值。數(shù)碼照片檔案具有成像速度快，成本低，儲存方便等特性，可以直觀的展現(xiàn)資料信息，便于查看和使用。但是數(shù)碼照片檔案如何更好的管理成為目前檔案管理工作中的重要課題，值得檔案管理人員深入研究。

1.數(shù)碼照片檔案管理現(xiàn)狀分析

隨著信息化技術(shù)發(fā)展加速，數(shù)碼照片檔案數(shù)量日益增加，事業(yè)單位各部門都有大量的數(shù)碼照片需要保存和歸檔，若數(shù)碼照片檔案不能及時歸檔，數(shù)碼照片的內(nèi)容、拍攝的地點以及其他相關(guān)問題不能及時記錄，不能準(zhǔn)確的進行分類歸檔，會導(dǎo)致數(shù)碼照片檔案不能正常使用，無法發(fā)揮其檔案價值。其次，數(shù)碼照片是通過計算機設(shè)備和信息系統(tǒng)進行保存，計算機設(shè)備和信息系統(tǒng)的安全對數(shù)碼照片檔案管理有直接的影響，若計算機受到病毒威脅或者系統(tǒng)故障會導(dǎo)致數(shù)碼照片檔案損壞或丟失，導(dǎo)致數(shù)碼照片檔案無法使用。再次，一些人為因素也會影響數(shù)碼照片檔案的完整性。例如檔案管理人員未對照片進行備份或者人員崗位變動，數(shù)碼照片交接不到位，導(dǎo)致數(shù)碼照片缺失。

在數(shù)碼照片檔案信息化管理中操作不規(guī)范，管理制度不完善或者執(zhí)行不到位，數(shù)碼照片檔案的管理細(xì)則不完整，例如數(shù)碼照片檔案管理的時間、范圍、要求、利用情況等，沒有進行科學(xué)的監(jiān)管，導(dǎo)致數(shù)碼照片檔案管理在實際工作中存在一些問題。

2.加強事業(yè)單位數(shù)碼照片檔案管理的對策

2.1建立完整的管理制度，規(guī)范數(shù)碼照片檔案管理程序

建立完善的管理制度是做好檔案管理工作的前提。事業(yè)單位需要根據(jù)國家政策、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和單位自身特點建立一套符合實際需求的數(shù)碼照片檔案管理制度，該制度的內(nèi)容包括規(guī)范數(shù)碼照片的產(chǎn)生，收集，歸檔，存儲，傳輸和利用等各個環(huán)節(jié)的操作細(xì)則。數(shù)碼照片的管理制度是保障數(shù)碼照片規(guī)范化管理的前提，在實際工作中具有指導(dǎo)性和規(guī)范性特點。將數(shù)碼照片檔案處理中的各個細(xì)節(jié)都制度規(guī)范化流程，可以保證數(shù)碼照片檔案管理工作的有序進行。

2.2加強數(shù)碼照片分類管理，完善數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設(shè)

隨著信息化的應(yīng)用，數(shù)碼照片檔案管理需要利用信息科技在專業(yè)檔案管理系統(tǒng)中進行。信息化技術(shù)的進步給事業(yè)單位檔案管理帶來了機遇，同時也帶來了挑戰(zhàn)。檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)，除了需要檔案管理人員具有專業(yè)的檔案管理知識和技術(shù)，還需要檔案管理人員高效的信息化操作水平。檔案管理人員應(yīng)該熟練掌握檔案管理系統(tǒng)的操作流程和維護方式，保證數(shù)碼照片檔案及時歸檔和存儲，保證數(shù)碼照片檔案安全性，完整性。

在檔案管理系統(tǒng)中，數(shù)碼照片在收集整理時需要做好分類，由于數(shù)碼照片數(shù)量多，難以查詢，因此需要按其記錄的內(nèi)容進行分類整理，這樣在后期使用時可以快速的檢索到相關(guān)數(shù)碼照片嗎，節(jié)省搜索時間，同時也可以避免數(shù)碼照片檔案的缺失和遺漏。檔案管理工作中，面對數(shù)量龐大的數(shù)碼照片要進行篩選并分類，可以根據(jù)數(shù)碼照片檔案的功能和作用進行分類，保證數(shù)碼照片反映記錄事實的主體鮮明，清晰完整。尤其使對事業(yè)單位開展重大活動或者記錄重大成果時，數(shù)碼照片會比較多，要對相關(guān)記錄照片做好分類整理，以便后期使用和宣傳學(xué)習(xí)等。

2.3利用多種途徑，確保數(shù)碼照片檔案妥善保管，提高數(shù)碼照片檔案的利用率

數(shù)碼照片數(shù)量多，容易丟失和遺漏，為了保證數(shù)碼照片能完整的保存，要做好數(shù)碼照片的備份工作。數(shù)碼照片需要在系統(tǒng)中備份，還需要在硬盤中備份，這樣既可以長久保存，也方便傳輸和利用。同時存儲系統(tǒng)和載體都需要進行加密管理。存貯數(shù)碼照片檔案時，需要設(shè)置成只讀狀態(tài)，并且嚴(yán)格設(shè)置讀寫權(quán)限，防止數(shù)碼照片檔案信息被篡改或破壞，這樣可以最大化的保證數(shù)碼照片檔案資料的完整性和真實性。此外，需要設(shè)置完善的數(shù)碼照片檔案定期檢查制度，對數(shù)碼照片檔案進行定期檢查，確保數(shù)碼照片檔案妥善保管，防止數(shù)碼照片丟失。另外還需要保證網(wǎng)絡(luò)安全性和系統(tǒng)穩(wěn)定性，防止病毒入侵，破壞照片文件，加強網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全建設(shè)，定期做系統(tǒng)維護和安全維護。

隨著信息化步伐加速，資源的交流與共享也變得更加方便。數(shù)碼照片檔案也應(yīng)該適當(dāng)放開服務(wù)對象，除了可以服務(wù)本單位，還可以適當(dāng)?shù)倪M行資源共享，改變檔案資料查詢費時費力的現(xiàn)象，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)信息共享，可以提高查詢和傳輸數(shù)碼照片的效率，節(jié)省時間和人力，提高數(shù)碼照片檔案的利用率。

結(jié)語

隨著信息化技術(shù)手段被廣泛的應(yīng)用到各個領(lǐng)域，事業(yè)單位數(shù)碼照片的管理也應(yīng)該實現(xiàn)信息化管理，采用信息手段進行管理可以提升數(shù)碼照片檔案管理的效能，發(fā)揮數(shù)碼照片的使用價值。為事業(yè)單位更好的服務(wù)是檔案管理工作宗旨，數(shù)碼檔案管理的目的是充分實現(xiàn)數(shù)碼照片資料的利用價值，而不是將數(shù)碼照片檔案閑置和封存。除了一些機密檔案資源具有嚴(yán)格的保密性，其他檔案資源都要適當(dāng)?shù)陌l(fā)揮檔案資源利用的價值，推動事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展。

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