新形勢(shì)下企業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略

黃曉茹

摘要：在企業(yè)單位信息系統(tǒng)中，檔案資料是極為重要的組成部分，對(duì)檔案信息進(jìn)行科學(xué)管理具有舉足輕重的意義。由于當(dāng)前檔案管理領(lǐng)域中存在管理水平落后、信息化建設(shè)缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、安全性不達(dá)標(biāo)、人員素質(zhì)不足以及信息化專業(yè)水平低等問(wèn)題，企業(yè)單位的發(fā)展受到了一定的不利影響，因此必須采取針對(duì)性措施，提升信息化建設(shè)質(zhì)量。本文探討新形式下企業(yè)單位檔案管理工作的信息化建設(shè)，具有重要的現(xiàn)實(shí)借鑒意義。

關(guān)鍵詞：企業(yè)單位檔案管理;信息化建設(shè)

引言

企業(yè)單位檔案信息化建設(shè)是企業(yè)單位信息戰(zhàn)略的關(guān)鍵部分之一，是利用現(xiàn)代信息化技術(shù)對(duì)企業(yè)單位檔案進(jìn)行統(tǒng)一的智能化整理和科學(xué)管理工程。企業(yè)單位檔案信息化建設(shè)能夠提高檔案使用效率，以更加便捷的方式面對(duì)用戶;能夠極大節(jié)省企業(yè)單位人力、物力資源，大大降低企業(yè)單位檔案管理成本，提高企業(yè)單位經(jīng)營(yíng)效益，提升企業(yè)單位核心競(jìng)爭(zhēng)力。

1、新形式下企業(yè)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的意義

信息化的手段作為當(dāng)前時(shí)期企業(yè)單位檔案管理工作的主要實(shí)現(xiàn)途徑，有著極其重要的作用。首先，有助于提高檔案的安全穩(wěn)定性，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案經(jīng)過(guò)處理轉(zhuǎn)化成電子檔案的形式，加密儲(chǔ)存于硬盤中，并做好備份處理，不僅減少空間的占用，通過(guò)安全網(wǎng)絡(luò)傳輸數(shù)據(jù)，避免了文件丟失毀損的問(wèn)題。其次，有利于減輕管理人員的工作強(qiáng)度，改變傳統(tǒng)人工收集、整理、編輯的模式，只需一次數(shù)據(jù)檔案錄入，就可以重復(fù)查詢使用。再者，有利于提高檔案管理的工作效率，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理程序冗繁，效率低且容易出錯(cuò)，而信息化運(yùn)用科學(xué)的處理方式，大大提高了工作的效率。

2、企業(yè)單位檔案管理信息化存在的問(wèn)題

2.1管理水平落后。企業(yè)單位內(nèi)部用于檔案管理的專業(yè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、信息平臺(tái)建設(shè)不夠完善，尚未引進(jìn)足夠先進(jìn)的文件管理軟件，這使得信息管理的方法相對(duì)滯后，員工對(duì)信息的搜索與提取更多地依靠手工模式，這就造成了嚴(yán)重的人力、物力浪費(fèi)。此外，在對(duì)檔案進(jìn)行歸檔處理時(shí)，缺乏專業(yè)的檔案分類步驟，因此許多存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案并沒(méi)有設(shè)置準(zhǔn)確的目錄號(hào)、其標(biāo)題規(guī)范性、案卷完備性都得不到足夠的保證，使得各類檔案亂為一團(tuán)，最終造成檔案丟失等嚴(yán)重后果。

2.2制度建設(shè)欠完善。一直以來(lái)，企業(yè)單位并沒(méi)有形成長(zhǎng)效的運(yùn)行機(jī)制，成為檔案管理信息化的嚴(yán)重阻力。由于我國(guó)信息化建設(shè)起步較晚，應(yīng)用于企業(yè)單位檔案管理中的信息化建設(shè)模式不夠成熟。在實(shí)際工作中，缺乏行之有效的信息化落實(shí)保障制度，對(duì)企業(yè)單位檔案的管理沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，難以滿足日益增加的檔案管理需求。長(zhǎng)久以來(lái)，企業(yè)單位沒(méi)有專門檔案信息化管理的運(yùn)營(yíng)維護(hù)機(jī)構(gòu)，資金、規(guī)劃、監(jiān)管都不能有力保障進(jìn)行，導(dǎo)致信息化發(fā)展緩慢，且秩序混亂。

2.3信息化意識(shí)薄弱。當(dāng)前許多企業(yè)單位的管理層缺乏檔案信息化建設(shè)的意識(shí)，沒(méi)有從根本上認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)對(duì)企業(yè)單位發(fā)展的深遠(yuǎn)意義。一些企業(yè)單位簡(jiǎn)單地認(rèn)為檔案信息化就是建設(shè)檔案信息管理系統(tǒng);還有部分企業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)規(guī)模較小，認(rèn)為檔案信息化建設(shè)沒(méi)有必要，并且為了節(jié)約成本還依賴于紙質(zhì)檔案的保存和使用。

2.4軟硬件設(shè)施落后。由于缺乏足夠的重視和資金，用于檔案管理信息化的軟硬件設(shè)施落實(shí)不到位，數(shù)量不足且配置較低，亟待替換和升級(jí)。硬件設(shè)施一般功能不足，識(shí)別度較低，應(yīng)用到檔案管理中的存儲(chǔ)等軟件和技術(shù)，水平落后技術(shù)含量低，不僅存儲(chǔ)安全性能差，存儲(chǔ)量與占用量大，跟不上新形式下企業(yè)單位檔案信息化高密度處理的步伐。

3、檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新思路

3.1重視檔案管理工作，對(duì)檔案進(jìn)行電子普查。企業(yè)單位單位在長(zhǎng)期的信息化建設(shè)過(guò)程中，需要對(duì)檔案的信息化管理保持一定的關(guān)注，并且通過(guò)完善相關(guān)機(jī)制體系來(lái)推動(dòng)信息化成為現(xiàn)實(shí)。因此，企業(yè)單位要推動(dòng)檔案電子普查工作的步伐，通過(guò)對(duì)海量檔案信息的查缺補(bǔ)漏，刪除內(nèi)部無(wú)價(jià)值的內(nèi)容，借助信息平臺(tái)及電子技術(shù)等對(duì)檔案展開(kāi)全面清查，對(duì)檔案各自的內(nèi)容及價(jià)值進(jìn)行清晰界定，確保全部的檔案資料足夠?qū)嵱?。從總體上看，這能夠幫助企業(yè)單位單位有效節(jié)約資金、人力成本，提升檔案管理的準(zhǔn)確性及經(jīng)濟(jì)性。

3.2加強(qiáng)對(duì)企業(yè)單位檔案信息化的規(guī)劃和指導(dǎo)。為了更好地促進(jìn)企業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的水平，在今后的企業(yè)單位檔案管理優(yōu)化和升級(jí)過(guò)程當(dāng)中，應(yīng)該在國(guó)家相關(guān)部門頒布的企業(yè)單位檔案管理?xiàng)l例的指導(dǎo)下，不斷在企業(yè)單位檔案信息化的規(guī)劃和指導(dǎo)方面進(jìn)行系統(tǒng)的優(yōu)化。一方面，結(jié)合企業(yè)單位自身的檔案管理實(shí)際制定相應(yīng)的檔案管理政策和體系，為企業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)指明方向。在具體的規(guī)劃與指導(dǎo)過(guò)程當(dāng)中，應(yīng)該充分發(fā)揮信息化的技術(shù)手段，促進(jìn)企業(yè)單位檔案信息管理的科學(xué)化水平。另外，還應(yīng)該從宏觀的頂層設(shè)計(jì)以及微觀的應(yīng)用細(xì)節(jié)等方面來(lái)進(jìn)行實(shí)施，從而為今后企業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展提供方向?qū)用娴闹笇?dǎo)。

3.3強(qiáng)化企業(yè)單位檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。企業(yè)單位檔案信息化建設(shè)是一個(gè)整體工作，需要多方面的軟件、硬件支持，所以企業(yè)單位要加大這方面的資金投入，強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在硬件方面，不同企業(yè)單位應(yīng)根據(jù)自身的資金能力和發(fā)展需求，配置一定數(shù)量的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等;在軟件方面，要根據(jù)自身發(fā)展需要來(lái)選擇適合的各種文書檔案軟件、科技檔案軟件、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案軟件等。

3.4強(qiáng)化企業(yè)單位檔案管理團(tuán)隊(duì)專業(yè)技能培訓(xùn)。人才是推動(dòng)企業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵因素;加快企業(yè)單位檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，需要培養(yǎng)更多的高素質(zhì)檔案人才。傳統(tǒng)的檔案管理方式較為簡(jiǎn)單，檔案管理人員只需要具備一定的檔案管理知識(shí)基本就可以勝任，但是現(xiàn)代檔案管理信息化建設(shè)則需要全方位的復(fù)合型人才。企業(yè)單位在選拔、招聘檔案管理人才時(shí)，要有一定的專業(yè)性門檻，選拔人員必須要掌握熟練的計(jì)算機(jī)技術(shù);在進(jìn)入企業(yè)單位后，要進(jìn)行檔案管理方面專業(yè)技能的培訓(xùn)，讓他們掌握檔案信息化建設(shè)的流程和要求，將自身的計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案管理知識(shí)相結(jié)合。同時(shí)，要加大對(duì)企業(yè)單位現(xiàn)有檔案管理人員的知識(shí)技能的培訓(xùn)，比如定期開(kāi)展一些知識(shí)講座，聘請(qǐng)專業(yè)人才來(lái)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)等。

3.5推進(jìn)檔案信息安全保障建設(shè)。互聯(lián)網(wǎng)的推廣運(yùn)用改變了群眾的生活方式，為企業(yè)單位工作提供了巨大的便利，但網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)內(nèi)也存在巨大的安全隱患。企業(yè)單位的檔案管理不善將可能導(dǎo)致內(nèi)部信息的泄漏，進(jìn)而影響企業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)收益。為此，需要對(duì)信息系統(tǒng)運(yùn)行狀況進(jìn)行全面監(jiān)控，保障檔案信息安全。

4、結(jié)束語(yǔ)

現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展給企業(yè)單位檔案管理工作帶來(lái)了巨大的發(fā)展契機(jī)，如何利用信息化的手段來(lái)提高企業(yè)單位對(duì)檔案資料的收集、整理和開(kāi)發(fā)是當(dāng)前我國(guó)諸多企業(yè)單位檔案管理工作改進(jìn)的主要方向。

參考文獻(xiàn)：

[1]何所懼.對(duì)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].才智，2014（11）：305.

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