醫(yī)院等級評審助推醫(yī)學裝備檔案管理規(guī)范化

賈棟

摘? 要：剖析當前醫(yī)院醫(yī)學裝備檔案管理中存在的問題，依據(jù)醫(yī)院等級評審醫(yī)學裝備相關條款要求，在醫(yī)院等級評審迎評工作中探索醫(yī)學裝備檔案規(guī)范化管理策略，提高醫(yī)學裝備檔案規(guī)范化管理水平。

關鍵詞：醫(yī)學裝備;醫(yī)院等級評審;檔案管理;規(guī)范化

Abstract： This article analyzes the current problems in the management of medical equipment archives， and explores the standardized management strategy of medical equipment archives according to the requirements of the relevant provisions of the hospital grade review， and improves the standardized management level of medical equipment archives.

Keywords： Medical equipment; Hospital grade review; Archives management; Standardization

醫(yī)學裝備管理是醫(yī)院等級評審的重要內(nèi)容，其文檔資料檢查占醫(yī)學裝備管理的80%以上。[1]醫(yī)學裝備管理檔案的抽查歸根結底就是對醫(yī)院檔案管理規(guī)范化、標準化工作的一次全面檢驗，在醫(yī)院等級評審中有著重要作用和意義，是醫(yī)院等級評審的內(nèi)在要求。[2]

1 醫(yī)學裝備檔案管理工作中存在的問題

1.1 重視程度不夠，缺乏統(tǒng)一管理。多數(shù)醫(yī)院中存在“重購置、輕管理”現(xiàn)象，對購置設備的日常運行監(jiān)管、維修保養(yǎng)、周期性檢測、預防性維護、報廢等內(nèi)容缺乏應有的重視。醫(yī)學裝備檔案管理保存不系統(tǒng)，不完整，間接增加了檔案管理難度，也易造成檔案資料缺失。

1.2 制度流程不完善，部門職責分工不明確。受醫(yī)院規(guī)模、設備數(shù)目等因素影響，很多醫(yī)院的醫(yī)學裝備檔案管理沒有明確的制度要求，缺乏清晰的操作流程。醫(yī)學裝備檔案管理的相關部門職責不明、分工不清，使醫(yī)學裝備管理部門在收集歸檔材料時協(xié)作配合不夠，導致資料收集出現(xiàn)遺漏情況。

1.3 歸檔內(nèi)容繁雜、歸檔范圍不精細。隨著醫(yī)學裝備檔案內(nèi)容快速增長，醫(yī)學裝備檔案容易出現(xiàn)缺失不全、整理歸檔類別不清、分析運用效率低下的情況。結合醫(yī)院實際情況，實施歸檔設備目錄和檔案內(nèi)容的規(guī)范管理至關重要。

1.4 管理信息化程度不高。傳統(tǒng)的醫(yī)學裝備檔案收集、存儲、整理等工作費時費力，難以查詢和利用。通過引用合適醫(yī)學裝備管理系統(tǒng)，可以更加快捷、有效地實現(xiàn)醫(yī)學裝備檔案資源的共享，更利于提高醫(yī)院的社會效益和經(jīng)濟效益。

1.5 管理人才缺乏、管理人員能力參差不齊。目前很多醫(yī)院從事醫(yī)學裝備檔案管理的人員多為非專業(yè)人員或兼職人員，檔案室管理員知識欠缺，能力參差不齊，溝通、交流困難，工作效率低下，在記載設備醫(yī)療詳細信息時容易出現(xiàn)遺漏、錯記等問題。[3]

2 推動醫(yī)學裝備檔案管理規(guī)范化的措施

2.1 加強宣傳，提高全體檔案管理人員檔案管理意識，加強統(tǒng)一管理。以醫(yī)院等級評審為契機，真正做到“以評促改，以評促建”，反復宣傳檔案管理在醫(yī)院等級評審中的重要性，提高全員特別是領導層的檔案管理意識，取得領導和職工對檔案工作的支持，為檔案的規(guī)范化管理打下良好基礎。對此，需采用“統(tǒng)一管理、集中建檔、分級負責”的醫(yī)學裝備檔案管理原則，實行醫(yī)院、醫(yī)學裝備科及使用科室三級管理。

2.2 完善醫(yī)學裝備檔案管理制度流程，健全組織、明確分工。明確的制度和流程是做好檔案管理工作的基礎。[4]在完善醫(yī)學裝備檔案管理制度時，遵循集中統(tǒng)一管理的原則，根據(jù)實際制訂了醫(yī)學裝備從論證、招標、采購、驗收、培訓、使用評價、日常維護保養(yǎng)，到后期報廢處理及轉讓與捐贈等一系列覆蓋醫(yī)學裝備管理全過程的管理制度與流程，并建立醫(yī)學裝備檔案管理制度，督促各科室開展制度流程培訓學習，使醫(yī)學裝備檔案管理工作有規(guī)可依、有章可循。

在完善醫(yī)院三級管理體系基礎上，加強對各部門各科室醫(yī)學裝備檔案管理工作的監(jiān)管，并將醫(yī)學裝備檔案管理作為科室日常管理工作的重要指標，納入績效考核。明確使用科室在負責設備的日常維護保養(yǎng)的同時，必須做好設備日常運行監(jiān)測、維護記錄;醫(yī)學裝備科負責對裝備購置、驗收、維修維護等檔案進行整合收集，通過明確的分工，促進檔案管理收集過程規(guī)范化。

2.3 細化醫(yī)學裝備檔案的歸檔內(nèi)容、范圍，引入信息化管理系統(tǒng)，推動醫(yī)學裝備檔案管理信息化。（1）為了建檔規(guī)范方便，我院嚴格按照國家固定資產(chǎn)的類別并參照國家最新的“醫(yī)療器械分類規(guī)則”及“醫(yī)療器械分類目錄”中 68 碼的類別進行分類，對整機價格在1500元以上的儀器設備建立電子固定資產(chǎn)臺賬，整機價格在10000元以上的儀器設備均實行逐臺建檔，實現(xiàn)了建檔分類的規(guī)范化。固定資產(chǎn)臺賬包括：設備編號、名稱、規(guī)格型號、生產(chǎn)廠家、設備分類、使用年限、安裝日期、開箱驗收日期、生產(chǎn)日期、啟用日期、維修負責人、報廢進度、計量標志、強檢標志、檔案編號等，每臺設備對應唯一一張固定資產(chǎn)卡，打印并粘貼。

（2）在固定資產(chǎn)管理基礎上，我院引入醫(yī)學裝備信息化管理系統(tǒng)，包含驗收管理、庫房管理、臺賬管理、維修管理、統(tǒng)計分析等，從論證申購開始就建立電子檔案，實現(xiàn)從驗收審核、臺賬管理、日常維修保養(yǎng)、預防性維護保養(yǎng)到后期統(tǒng)計分析完備的電子檔案管理系統(tǒng)，管理者和工程師可以隨時查詢在賬設備所有的運行及維修保養(yǎng)情況，定期對全院設備故障率、維修保養(yǎng)、計量檢測等進行統(tǒng)計分析;操作者可進行網(wǎng)上報修、臺賬查詢等，實現(xiàn)了科室數(shù)據(jù)共享，為醫(yī)學裝備管理提供有力支撐，為醫(yī)院經(jīng)濟效益和社會效益分析提供準確的數(shù)據(jù)支撐，實現(xiàn)醫(yī)院電子檔案管理的規(guī)范化。（3）醫(yī)院根據(jù)檔案管理流程，當設備開箱驗收、調(diào)試安裝、培訓考核完成后，逐臺建立紙質(zhì)檔案，并進行分類和編號，醫(yī)學裝備檔案編號與固資管理系統(tǒng)內(nèi)檔案編號一致。我院主要采取檔案集中管理模式，單個設備為主體逐臺建檔，從科室提交設備購置申請開始，以建檔時間及類別為位置索引進行建檔，醫(yī)學裝備檔案中包含設備購置申請、論證報告、購置合同、設備開箱驗收、現(xiàn)場調(diào)試、培訓考核、售后服務記錄等檔案信息，隨著設備使用過程不斷更新設備檔案信息，直到該設備報廢時停止更新。

2.4 加強醫(yī)學裝備檔案管理隊伍，提高醫(yī)學裝備檔案管理人員能力。我院組建了一支穩(wěn)定的專兼職檔案員管理隊伍，醫(yī)院設立專門檔案管理機構，醫(yī)學裝備科設立獨立檔案室及專職檔案管理員，每個臨床科室以科室主任為第一責任人，設立一名兼職醫(yī)學裝備檔案員，專門負責本科室醫(yī)學檔案材料的收集;由醫(yī)學裝備科定期組織兼職檔案員進行檔案知識及醫(yī)學裝備管理知識培訓;加強對科室醫(yī)學裝備檔案管理工作的督導檢查，并指導他們對醫(yī)學裝備第一手的原始資料進行有效及時的收集和整理，不斷提高醫(yī)學裝備檔案管理人員科學管理意識和整體素質(zhì)，提高效率和執(zhí)行力，有效地降低了醫(yī)學裝備檔案規(guī)范化管理的難度。

3 結語

醫(yī)院等級評審是推動醫(yī)院醫(yī)學裝備檔案管理工作的規(guī)范化良好契機。醫(yī)院等級評審“持續(xù)改進”的理念要始終貫徹到醫(yī)學裝備檔案管理中，借助信息化手段，不斷推動醫(yī)學裝備檔案管理工作水平的穩(wěn)步提高，進而推進醫(yī)院更加科學、規(guī)范和有序的發(fā)展。

參考文獻：

[1]張超群.軍隊綜合醫(yī)院等級評審中做好“醫(yī)學裝備管理”迎評工作探討[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備， 2012， 33（12）： 94-95.

[2]孫德卿，張婧，陳琦，王躍.新時期醫(yī)院醫(yī)療設備檔案管理策略[J].生物醫(yī)學工程學進展，2020，41（01）：52-54.

[3]周學武.我院醫(yī)療設備檔案管理的做法和體會[J].生物醫(yī)學工程學進展，2011，26（06）：88-89.

[4]孫少環(huán)，鄭理華，陳宇珂，李 敏.醫(yī)院三甲等級評審中規(guī)范醫(yī)療設備檔案管理的體會[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備，2014，35（06）：145-147.

（作者單位：南陽醫(yī)學高等?？茖W校第一附屬醫(yī)院 來稿日期2020-06-19）