當(dāng)前中醫(yī)院檔案管理存在的問題及創(chuàng)新改善策略分析

王青

摘 要：中醫(yī)院檔案是中醫(yī)院在各種醫(yī)療業(yè)務(wù)、事務(wù)活動(dòng)等相關(guān)事宜開展過程中所形成的以文字、圖像、報(bào)表、圖表、光盤、錄音、錄像等形式存在的記錄。這些記錄關(guān)系到中醫(yī)院運(yùn)營(yíng)過程中的方方面面，也對(duì)醫(yī)院發(fā)展產(chǎn)生著至關(guān)重要的影響?；诖?，中醫(yī)院發(fā)展過程中，應(yīng)高度重視檔案管理工作，仔細(xì)分析檔案管理中的問題，并探索有效的創(chuàng)新改善策略，以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的優(yōu)化，為推動(dòng)中醫(yī)院的健康發(fā)展發(fā)揮更好的作用。文章主要對(duì)當(dāng)前中醫(yī)院檔案管理存在的問題進(jìn)行了分析，并探討了創(chuàng)新改善策略。

關(guān)鍵詞：中醫(yī)院;檔案管理;創(chuàng)新

前言

中醫(yī)院的檔案涉及到患者群體、醫(yī)院醫(yī)護(hù)人員及其他職工的信息，其檔案管理直接關(guān)系到人民群眾的健康、生命，同時(shí)關(guān)系到醫(yī)院規(guī)劃、決策與發(fā)展，也在一定程度上關(guān)系到民生問題，對(duì)社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展及國家繁榮昌盛產(chǎn)生著一定的影響。新時(shí)期，中醫(yī)院發(fā)展過程中，應(yīng)秉持與時(shí)俱進(jìn)的思想觀念，借助新興、先進(jìn)的理論與技術(shù)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，充分發(fā)揮檔案的作用，促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)健康發(fā)展。

一、中醫(yī)院檔案

檔案是人類在各種社會(huì)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的、形式多樣化的原始記錄，是寶貴的資料資源。中華文明源遠(yuǎn)流長(zhǎng)，中醫(yī)藥是中華文明燦爛文化中的重要組成部分，在五千年的歷史長(zhǎng)河中，誕生了諸多中醫(yī)典籍，如《黃帝內(nèi)經(jīng)》《難經(jīng)》《傷寒雜病論》《神農(nóng)本草經(jīng)》《大醫(yī)精誠》等等，這些醫(yī)籍醫(yī)論是對(duì)古中醫(yī)中藥的記載與傳承。而在現(xiàn)代化中醫(yī)院中，從病者進(jìn)入診室，到望聞問切、四診合參、辨證施治的診治過程中，其醫(yī)療檔案也隨之產(chǎn)生，依托新興科學(xué)技術(shù)，可以更加詳盡地將檔案記錄、保存下來。

中醫(yī)院檔案，是中醫(yī)院的一項(xiàng)重要固有資產(chǎn)，可以為醫(yī)院人事變更、經(jīng)營(yíng)管理、重大決策等提供寶貴的基礎(chǔ)性資料。同時(shí)，中醫(yī)院檔案也是中醫(yī)院建設(shè)、科研、教學(xué)等工作的重要參考依據(jù)，是對(duì)醫(yī)院軟硬實(shí)力及競(jìng)爭(zhēng)力的真實(shí)反映，可以為醫(yī)院現(xiàn)代化與信息化建設(shè)提供良好的檔案信息，可以對(duì)外推廣醫(yī)院的科技成果與綜合實(shí)力，銜接醫(yī)護(hù)人員與醫(yī)療技術(shù)、醫(yī)療質(zhì)量?？梢哉f，中醫(yī)院檔案，在總結(jié)當(dāng)代大家與古之圣賢的經(jīng)驗(yàn)結(jié)晶，幫助后人少碰壁、少迂曲，以及減少醫(yī)療集團(tuán)經(jīng)濟(jì)損失、人力流失與荒廢等方面，有著很重要的作用。

二、當(dāng)前中醫(yī)院檔案管理存在的問題

1.對(duì)檔案管理工作的重視不夠

檔案記錄著一個(gè)單位工作的整個(gè)過程與流程，是對(duì)過往工作的分析與總結(jié)，可以對(duì)未來工作提供有效的參考與指導(dǎo)。對(duì)中醫(yī)院來說，有效的檔案管理，可以為中醫(yī)院帶來良好的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益，對(duì)中醫(yī)院的發(fā)展可以產(chǎn)生積極影響。但對(duì)中醫(yī)院的當(dāng)前情況進(jìn)行分析，其比較側(cè)重于醫(yī)療工作，將醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步、醫(yī)療服務(wù)的改進(jìn)與完善當(dāng)作主攻方向，對(duì)檔案管理工作的關(guān)注較少、重視程度不夠，在檔案管理工作方面存在著思想滯后、效果低下、人員專業(yè)能力不足等問題。

2.缺乏專門的檔案管理機(jī)構(gòu)

由于缺乏對(duì)檔案管理工作的重視，很多中醫(yī)院是由院辦綜合檔案室來負(fù)責(zé)進(jìn)行檔案管理，沒有建立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)。醫(yī)院綜合檔案室通常只對(duì)音像檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案以及管理文書檔案等進(jìn)行管理，并由病案室來對(duì)醫(yī)院的醫(yī)療病歷檔案進(jìn)行管理，各個(gè)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)對(duì)本科室的X線膠片檔案、各種檢查影像圖文檔案以及病理切片檔案進(jìn)行管理，形成了一個(gè)單位內(nèi)多部門對(duì)檔案進(jìn)行分散管理的局面。與此同時(shí)，目前中醫(yī)院中的檔案管理人員，大多數(shù)是身兼多職，缺乏專職人員，專兼比例不夠合理，給檔案管理工作的效率、質(zhì)量帶來了一定程度的不良影響。

3.檔案管理人員專業(yè)能力不足

對(duì)當(dāng)前中醫(yī)院的實(shí)際情況進(jìn)行分析發(fā)現(xiàn)，其檔案管理人員尚未實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、專業(yè)化的操作，很多檔案員專業(yè)能力較差、綜合素質(zhì)較低，并非專業(yè)人員，或者是知識(shí)結(jié)構(gòu)落后、服務(wù)意識(shí)薄弱、思想觀念落后，只會(huì)按部就班、機(jī)械性地重復(fù)工作，不能對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新與優(yōu)化。究其原因在于，醫(yī)院對(duì)檔案管理人員入口的把關(guān)不夠嚴(yán)格，同時(shí)缺乏對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)教育，導(dǎo)致檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)與能力參差不齊，缺乏責(zé)任意識(shí)與服務(wù)意識(shí)，給檔案管理工作帶來了一些不利影響。

三、中醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新改善策略

1.提高對(duì)檔案管理工作的重視，建立健全檔案管理制度

中醫(yī)院發(fā)展過程中，應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的作用及其重要性，改變傳統(tǒng)觀念，提高對(duì)檔案管理工作的重視，并要建立、不斷優(yōu)化完善檔案管理的相關(guān)制度。

首先，給予檔案管理工作足夠的重視，要求中醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)改變思想觀念，正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作，并在具體工作中表現(xiàn)出來，為檔案管理人員提供更好的支持，使其樹立信心，正確認(rèn)識(shí)到自身的價(jià)值與重要職責(zé)，并在醫(yī)院重要議事日程中納入檔案管理工作這一內(nèi)容，從而為檔案管理工作的優(yōu)化改善奠定良好的基礎(chǔ)。

其次，完善檔案管理制度。中醫(yī)院發(fā)展過程中，應(yīng)遵循《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)的要求，并充分考慮自身實(shí)際，制定完善的檔案管理制度，并確保制度的科學(xué)性、合理性、可行性，從而使得檔案管理工作有據(jù)可依、有章可循。此外，也要對(duì)病案書寫制度進(jìn)行規(guī)范，養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，建立檔案保密制度，健全檔案借閱、保管制度，將檔案以類歸宗，并將責(zé)任落實(shí)到人，從而做到責(zé)任明確、權(quán)責(zé)分明，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作質(zhì)量的提升。

2.注重人才培養(yǎng)與隊(duì)伍建設(shè)，提升檔案管理人員的素質(zhì)

中醫(yī)院的檔案管理在很大程度上受到人的影響。檔案管理人員專業(yè)能力的優(yōu)劣、綜合素質(zhì)的高低，直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量與效果?；谶@樣的原因，中醫(yī)院應(yīng)高度重視人才培養(yǎng)與隊(duì)伍建設(shè)，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)、規(guī)范檔案管理人員的工作態(tài)度、強(qiáng)化檔案管理人員的個(gè)人品德。

首先，檔案管理工作中，檔案管理人員對(duì)檔案的保密工作、開放利用等負(fù)有直接責(zé)任。鑒于此，檔案管理人員業(yè)務(wù)能力的高低、職業(yè)道德修養(yǎng)與法制意識(shí)的強(qiáng)弱，直接影響著檔案管理工作質(zhì)量以及檔案的安全性。這樣的背景下，作為檔案管理人員，必須注重自身能力的提升，不斷學(xué)習(xí)最新法律法規(guī)知識(shí)，增強(qiáng)自身的依法行政能力，切實(shí)做到正確履職。而中醫(yī)院，應(yīng)積極采取科學(xué)手段，創(chuàng)造良好的條件與環(huán)境氛圍，從而更好地吸引、培養(yǎng)專業(yè)能力優(yōu)越、具有法制觀念的檔案管理人才?？梢圆扇I(yè)培訓(xùn)、學(xué)歷教育、進(jìn)修學(xué)習(xí)等手段，來提升檔案管理人員的專業(yè)能力與業(yè)務(wù)水平，使其能夠做好本職工作。

其次，中醫(yī)院發(fā)展過程中，應(yīng)圍繞吸引人才、人才培養(yǎng)以及人才使用三個(gè)方面，來加快高素質(zhì)、專業(yè)化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)有理念、有思想、掌握現(xiàn)代管理知識(shí)與先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的復(fù)合型人才及專門化人才，從而為檔案管理工作提供良好的人力資源支持。

3.與時(shí)俱進(jìn)地推動(dòng)檔案信息化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)，是推動(dòng)檔案工作與大數(shù)據(jù)社會(huì)連通、與智慧城市對(duì)接、融入現(xiàn)代生活、參與社會(huì)發(fā)展與國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要策略。鑒于此，中醫(yī)院發(fā)展過程中，應(yīng)遵循“互聯(lián)網(wǎng)+”的要求，加快檔案信息化建設(shè)，應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)及信息化管理手段，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新與優(yōu)化。

首先，信息社會(huì)化、社會(huì)信息化背景下，數(shù)字信息的產(chǎn)生與不斷推廣、普及應(yīng)用，給檔案工作帶來了巨大的影響，使得檔案信息資源的保存方式出現(xiàn)了明顯的改變，具體來說便是可以采取數(shù)字化形式對(duì)檔案信息資源進(jìn)行存儲(chǔ)。中醫(yī)院的檔案涉及到的內(nèi)容、人員相對(duì)較多，歸檔過程繁瑣，再加上數(shù)字化檔案信息的新要求，導(dǎo)致傳統(tǒng)檔案管理的方法已經(jīng)不能滿足當(dāng)前檔案管理工作的實(shí)際要求。面對(duì)這樣的情況，新時(shí)期，中醫(yī)院檔案管理工作中，可以有效應(yīng)用信息技術(shù)，建立數(shù)字化醫(yī)院檔案、檔案資源檢索平臺(tái)，提高檔案存儲(chǔ)、處理、檢索的便捷性。同時(shí)，針對(duì)檔案信息化建設(shè)、檔案數(shù)字化發(fā)展，我國近年來頒發(fā)了諸多指導(dǎo)文件，如國家檔案局的《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《電子文件管理暫行辦法》等，對(duì)數(shù)字化檔案制定了明文規(guī)定。中醫(yī)院檔案信息化建設(shè)中，也要遵循國家法律法規(guī)及檔案事業(yè)的要求。

其次，中醫(yī)院檔案信息化建設(shè)中，應(yīng)將保護(hù)檔案完整性與安全性當(dāng)作第一守則，開展電子檔案資料管理，對(duì)電子檔案的收集、電子檔案的整理、電子檔案的入庫、電子檔案的發(fā)布、電子檔案的歸檔、電子檔案的查詢、電子檔案的借閱、電子檔案的銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)，均要做好管理與控制。同時(shí)，應(yīng)提高檔案管理人員對(duì)檔案信息安全的重視，提高檔案管理人員的信息安全意識(shí)，使檔案管理人員在日常工作中具備良好的警覺性，自覺采取有效措施規(guī)避信息安全問題，切實(shí)保障中醫(yī)院的檔案安全。

四、中醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的優(yōu)化策略

正如上文所述，信息化背景下，檔案數(shù)字化管理已經(jīng)成為推動(dòng)中醫(yī)院檔案管理效率與質(zhì)量提升的重要途徑。但現(xiàn)階段，中醫(yī)院檔案數(shù)字化管理中，還存在著一定的問題，包括：第一，與醫(yī)療系統(tǒng)、OA系統(tǒng)以及中醫(yī)藥數(shù)據(jù)庫等不兼容。雖然近年來中醫(yī)院檔案信息化建設(shè)不斷推進(jìn)，并取得了一定的成果，但現(xiàn)階段，還存在“信息孤島”的問題難以得到有效解決。很多中醫(yī)院的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)與醫(yī)療系統(tǒng)、OA系統(tǒng)以及中醫(yī)藥數(shù)據(jù)庫等無法兼容，仍需重復(fù)錄入，實(shí)現(xiàn)信息資源共享還有很長(zhǎng)的路要走，限制著檔案數(shù)字化管理的效率與效果。第二，存儲(chǔ)介質(zhì)導(dǎo)致檔案的完整性受到破壞?，F(xiàn)階段，檔案主要應(yīng)用硬盤、磁盤以及光盤等數(shù)字化載體進(jìn)行存儲(chǔ)，在使用過程中，這些存儲(chǔ)介質(zhì)容易受到溫濕度、外力劃傷等因素的影響而導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或毀損，使得檔案的完整性受到破壞。第三，信息的可操作性導(dǎo)致檔案安全性受到威脅。實(shí)踐發(fā)現(xiàn)，數(shù)字化檔案的信息極易被刪改、復(fù)制或者是篡改，這就給檔案信息的安全性造成了嚴(yán)重的后果，雖然目前各方面在數(shù)字化檔案的安全性方面做出了很多努力，但很多中醫(yī)院在將檔案數(shù)字化后，沒有嚴(yán)格進(jìn)行保管，導(dǎo)致信息安全性問題十分嚴(yán)峻。第四，對(duì)數(shù)字化檔案的開發(fā)利用不足。目前來說，中醫(yī)院的數(shù)字化檔案管理人員，大多數(shù)是兼職檔案員，在數(shù)字化檔案應(yīng)用、大數(shù)據(jù)分析等方面的能力不足，同時(shí)數(shù)字化檔案的編研成果也比較缺乏，影響著檔案數(shù)字化管理的發(fā)展。

面對(duì)中醫(yī)院檔案數(shù)字化管理中的問題，可采取如下方法進(jìn)行解決：第一，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，致力于實(shí)現(xiàn)信息資源共享。中醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的前期，應(yīng)對(duì)醫(yī)療系統(tǒng)、OA系統(tǒng)以及中醫(yī)藥數(shù)據(jù)庫等系統(tǒng)進(jìn)行充分考慮，建立統(tǒng)一的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，實(shí)現(xiàn)對(duì)接端口的統(tǒng)一，從而有效避免“信息孤島”的出現(xiàn)。第二，加大對(duì)檔案數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用。加大資金投入，購入數(shù)字化硬件，包括高速掃描儀、“二十防”設(shè)備以及備份磁盤等，同時(shí)定期對(duì)數(shù)字化檔案的載體進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)、拷貝，以載體檢測(cè)時(shí)限的不同為依據(jù)，定期檢查備份，盡可能地避免數(shù)字化檔案載體受到磁性、環(huán)境、溫度及黑客侵入等因素的影響而發(fā)生的損壞。第三，保障數(shù)字化檔案的信息數(shù)據(jù)安全。選擇高性能、安全性較高的管理軟件，定期開展數(shù)據(jù)維護(hù)，保障數(shù)字化檔案信息安全。同時(shí)，加強(qiáng)信息系統(tǒng)安全，采取構(gòu)建防病毒體系、設(shè)置身份證驗(yàn)證、數(shù)據(jù)備份、元數(shù)據(jù)格式固定的方式，保障數(shù)字化檔案的信息數(shù)據(jù)安全。第四，培養(yǎng)復(fù)合型人才。積極培養(yǎng)既熟練掌握數(shù)字化技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又具備專業(yè)檔案管理知識(shí)的復(fù)合型人才。同時(shí)，也要做到人盡其才，加大對(duì)數(shù)字化檔案的編研力度，深入挖掘檔案資源價(jià)值，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字化檔案的最大化利用。

五、結(jié)語

綜上所述，檔案是中醫(yī)院在長(zhǎng)期發(fā)展過程中形成的、具有重要價(jià)值的資源，檔案管理工作在中醫(yī)院發(fā)展過程中有著重要的作用。但現(xiàn)階段，中醫(yī)院在檔案管理方面，存在著對(duì)檔案管理工作的重視不夠、缺乏專門的檔案管理機(jī)構(gòu)、檔案管理人員專業(yè)能力不足等問題。面對(duì)這樣的情況，新時(shí)期，中醫(yī)院應(yīng)提高對(duì)檔案管理工作的重視、建立健全檔案管理制度、注重人才培養(yǎng)與隊(duì)伍建設(shè)、提升檔案管理人員的素質(zhì)、與時(shí)俱進(jìn)地推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，并要正確認(rèn)識(shí)到中醫(yī)院檔案數(shù)字化管理中的問題，對(duì)檔案數(shù)字化管理進(jìn)行優(yōu)化，采取上述措施，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，提升檔案管理工作質(zhì)量，促進(jìn)中醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展。

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（作者單位：太原市中醫(yī)醫(yī)院）