大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理問(wèn)題的探討

吳翩 李艷

摘要：隨著時(shí)代的發(fā)展、科技的進(jìn)步，如今已進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代。在信息化、大數(shù)據(jù)、智能化的影響下，檔案管理工作也迎來(lái)了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。如何將大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)與檔案管理相結(jié)合是現(xiàn)今工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案管理;機(jī)遇挑戰(zhàn);管理策略

檔案不僅僅是重要信息的記錄，更是發(fā)展的見證，它的作用不言而喻。隨著時(shí)代的發(fā)展科技的進(jìn)步，大數(shù)據(jù)被廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，并且發(fā)揮了巨大價(jià)值。檔案管理工作也應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，改變傳統(tǒng)管理觀念，正確看待現(xiàn)今工作中的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，積極利用先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)，為管理工作帶來(lái)新的變革。在保障質(zhì)量的前提下，提高工作人員的工作效率，使檔案管理工作朝著健康科學(xué)的方向發(fā)展。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

（一）檔案管理面臨的機(jī)遇

1.資源爆發(fā)。大數(shù)據(jù)時(shí)代所提供的豐富資源，讓檔案管理工作迎來(lái)了資源的爆發(fā)期。工作人員不必大費(fèi)周章的尋找信息資源，通過(guò)單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，能夠收集到大量的有用信息。減少了工作時(shí)間的同時(shí)提高了工作效率。同時(shí)豐富的資源為檔案管理提供了重要的信息保障，使其更加全面化、科學(xué)化，為以后的信息查閱提供強(qiáng)有力的支持。

2.提高管理效率。檔案管理是一項(xiàng)非常繁冗的工作，它所涉及的信息是非常龐大的，除了收集還有分類、整理、甄別等程序。這些過(guò)程需要耗費(fèi)大量的人力和精力，如果任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)失誤，都會(huì)為以后的管理工作瞞下隱患。信息化的流程能保障檔案管理操作的規(guī)范性，而大數(shù)據(jù)中的云計(jì)算技術(shù)，能夠有效提高效率。通過(guò)云計(jì)算將資源進(jìn)行合理匹配，快速地進(jìn)行調(diào)整和計(jì)算，不僅減輕了工作人員的壓力，還使管理工作更加科學(xué)、準(zhǔn)確。

3.保障管理質(zhì)量。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，信息的整理儲(chǔ)備都是以紙質(zhì)為基礎(chǔ)。通過(guò)多年的管理經(jīng)驗(yàn)我們發(fā)現(xiàn)，紙質(zhì)的資料信息非常容易受環(huán)境的影響，暴曬、潮濕、梅雨天氣等很容易使檔案破損。且在日常管理中由于整理不及時(shí)等原因還會(huì)導(dǎo)致丟失的問(wèn)題。而大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理正好解決了這一弊端，云備份將所有的信息資源有效的進(jìn)行了備份，雙重保障之下，再也不怕紙質(zhì)信息的破損丟失了。

（二）檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

1.檔案安全意識(shí)問(wèn)題。大數(shù)據(jù)時(shí)代是信息資源高速傳播的時(shí)代，利弊并行的情況下，檔案管理工作也會(huì)面臨新的挑戰(zhàn)。首先就是檔案安全意識(shí)的問(wèn)題。企業(yè)內(nèi)部檔案管理是具有保密性的，很多信息涉及到企業(yè)機(jī)密問(wèn)題，因此信息化保密在檔案管理中必須重視起來(lái)。然而在實(shí)際工作中部分檔案管理人員缺乏安全意識(shí)，沒(méi)有花費(fèi)時(shí)間和精力投入到檔案安全管理中來(lái)，導(dǎo)致出現(xiàn)信息破壞和泄露的情況，為今后的工作埋下了安全隱患。

2.檔案數(shù)字化管理問(wèn)題。我國(guó)目前檔案管理工作普遍存在的問(wèn)題就是對(duì)檔案數(shù)字化不夠重視，這也是現(xiàn)今檔案管理面臨的重要挑戰(zhàn)。由于缺乏對(duì)大數(shù)據(jù)和數(shù)字化的認(rèn)識(shí)，很多領(lǐng)導(dǎo)會(huì)認(rèn)為，檔案管理工作就是整理一下資料。這種落后的思維導(dǎo)致檔案管理數(shù)字化缺少落實(shí)的硬性條件。資金、技術(shù)人員、管理理念不到位，就不能真正實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。這對(duì)于檔案管理的未來(lái)發(fā)展有著阻礙作用。

3.對(duì)工作人員的挑戰(zhàn)。在傳統(tǒng)的檔案管理中，工作人員需要對(duì)信息進(jìn)行搜集、整理、分類、篩選，在領(lǐng)導(dǎo)需要了解信息時(shí)，及時(shí)提供資料。這種傳統(tǒng)的工作方式，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下面臨挑戰(zhàn)。工作人員要跟上時(shí)代和社會(huì)的發(fā)展，了解大數(shù)據(jù)技術(shù)，通過(guò)專業(yè)的學(xué)習(xí)，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理操作。這就要求工作人員有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力，能夠盡快掌握操作技巧，同時(shí)要具備信息化思維和安全管理意識(shí)，能夠正確保障檔案管理的安全性。對(duì)于工作人員來(lái)說(shuō)，不僅要有大數(shù)據(jù)的理論知識(shí)更要有操作能力，能夠利用數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)來(lái)滿足領(lǐng)導(dǎo)的需求。

4.對(duì)管理制度的挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理制度需要適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，結(jié)合用戶的需求，不能沿用傳統(tǒng)的管理方式來(lái)監(jiān)督約束工作。以前對(duì)于檔案信息的搜集整理是以線下為主，如今線上更容易獲取豐富的資源，但由于缺少規(guī)范化的管理制度，容易造成缺漏、錯(cuò)失等問(wèn)題。除此之外，在檔案的利用上也存在制度不規(guī)范的情況。比如在線上查閱檔案時(shí)，沒(méi)有經(jīng)過(guò)單位領(lǐng)導(dǎo)的審批，沒(méi)有進(jìn)行信息登記，在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，工作人員不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理，很容易為今后的工作埋下隱患。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理策略

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作和安全意識(shí)的重視

要想在大數(shù)據(jù)時(shí)代有效展開檔案管理工作，首先要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作和安全意識(shí)的重視。檔案管理不僅僅是收集整理資料的工作，它對(duì)信息的合理分類以及有效整合能為其他工作提供重要保障。只有重視起這份工作，才能將大數(shù)據(jù)與檔案管理有效結(jié)合起來(lái)，才能更好地運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)提高工作效率。除此之外，還需要提高對(duì)于安全管理的重視。大數(shù)據(jù)時(shí)代我們獲取信息的速度變快，但是風(fēng)險(xiǎn)也隨之增加，如果不能重視起這個(gè)問(wèn)題，很容易造成管理上的漏洞，為以后的工作埋下安全隱患。單位可以聘請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員對(duì)單位內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行定期維護(hù)，同時(shí)對(duì)工作人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高他們對(duì)于檔案管理工作和安全意識(shí)的重視，保障其他工作的順利展開。

（二）抓好管理制度與配套設(shè)施建設(shè)

目前很多單位都存在檔案管理制度與配套設(shè)施不完善的問(wèn)題。要想將大數(shù)據(jù)與檔案管理有效結(jié)合，就需要在原有管理制度的基礎(chǔ)上，分析社會(huì)發(fā)展和企業(yè)的需求，不斷調(diào)整與完善。規(guī)范網(wǎng)上資源整理的步驟與條件，以嚴(yán)格的程序監(jiān)督管理工作的展開，讓工作人員有規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)作參考，在遇到問(wèn)題時(shí)，能夠及時(shí)反饋給領(lǐng)導(dǎo)，保障管理工作的科學(xué)性、準(zhǔn)確性。

（三）完善檔案管理信息資源共享平臺(tái)

檔案管理要重視的一項(xiàng)原則就是及時(shí)性。如果檔案信息仍停留在過(guò)去，沒(méi)有與當(dāng)下的企業(yè)發(fā)展相結(jié)合，那么檔案就失去了其參考意義。所以在大數(shù)據(jù)時(shí)代更要重視起檔案管理信息資源共享平臺(tái)的完善。需要配備專業(yè)管理人員每天及時(shí)將最新的檔案信息更新到資源共享平臺(tái)內(nèi)，在單位需要相關(guān)資料時(shí)，信息資源共享平臺(tái)更夠及時(shí)提供有用信息，發(fā)揮檔案參考作用。但必須注意的是，檔案管理信息資源共享平臺(tái)也是建立在企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)之上的，也需要進(jìn)行安全管理，一定要在領(lǐng)導(dǎo)或是負(fù)責(zé)人審批之后才能登陸查詢，維護(hù)單位信息的安全性，不致使重要信息泄露，保障平臺(tái)的順利運(yùn)行。

（四）加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員在檔案工作中占據(jù)重要地位，可以說(shuō)工作人員的職業(yè)能力和綜合素質(zhì)決定了檔案管理工作的好壞。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，要想有效迎接檔案管理所面臨的挑戰(zhàn)，抓住機(jī)遇，就需要加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。在日常工作用培養(yǎng)對(duì)檔案安全的重視，使其具備網(wǎng)絡(luò)安全法律意識(shí)，能夠在日常工作中，以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度處理細(xì)節(jié)問(wèn)題，不放過(guò)任何影響網(wǎng)絡(luò)安全的因素。

三、結(jié)語(yǔ)

檔案不僅僅是重要信息的記錄，更是發(fā)展的見證，它的作用不言而喻。隨著時(shí)代的發(fā)展科技的進(jìn)步，大數(shù)據(jù)被廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，并且發(fā)揮了巨大價(jià)值。檔案管理工作也應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，改傳統(tǒng)管理觀念，正確看待現(xiàn)今工作中的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，積極利用先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)，為管理工作帶來(lái)新的變革。

參考文獻(xiàn)：

[1]李小晨.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理探討[J].云南檔案，2013（6）：48-50.

[2]馬啟莉.大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理的應(yīng)對(duì)策略探討[J].環(huán)球市場(chǎng)，2018（20）：65-66.

[3]于斌.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理面臨的問(wèn)題及對(duì)策分析[J].機(jī)電兵船檔案，2016（6）：69-72.