電子檔案與紙質(zhì)檔案管理的問題及發(fā)展方向

韓笑 蘇丹

[摘 要] 隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，我國事業(yè)單位在進行管理時充分意識到了檔案管理工作對于單位發(fā)展的重要性，利用信息技術(shù)進行檔案管理。同時，電子檔案管理對傳統(tǒng)檔案管理方式產(chǎn)生了巨大的沖擊，電子檔案在事業(yè)單位的管理中產(chǎn)生了積極作用。因此，在新時代背景下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理需求，我國的事業(yè)單位應(yīng)該與時俱進，不斷創(chuàng)新檔案管理方式和手段，結(jié)合傳統(tǒng)和電子檔案管理方式，完善檔案管理體系和制度，做好檔案管理工作，實現(xiàn)單位的穩(wěn)定發(fā)展。本文根據(jù)電子檔案與紙質(zhì)檔案管理存在的不足，分析了電子檔案與紙質(zhì)檔案之間的關(guān)系，對電子檔案與紙質(zhì)檔案的發(fā)展方向提出建議。

[關(guān)鍵詞] 電子檔案 紙質(zhì)檔案 問題 發(fā)展方向

中圖分類號：G271文獻標(biāo)志碼：A

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)日趨發(fā)達的今天，高效辦公、信息化辦公成為所有事業(yè)單位的新型辦公需求。不同的單位、部門在長期的發(fā)展中，會留存很多有價值、有意義的資料和檔案，對于單位事業(yè)的持續(xù)發(fā)展有著非常重要的作用，這些“戰(zhàn)果”能夠為后續(xù)的發(fā)展提供真實有效的參考資料。由于傳統(tǒng)的檔案管理方式比較落后，占用了大量資源，尤其是紙質(zhì)檔案，很容易丟失或者損壞，進而影響了檔案的保存和利用價值。為了提升檔案管理水平和質(zhì)量，可以利用電子檔案和紙質(zhì)檔案管理相結(jié)合的方式，彌補傳統(tǒng)檔案管理的不足，充分地發(fā)揮出電子檔案的優(yōu)勢，進而提升檔案管理工作的完整性和便利性。

一、電子檔案與紙質(zhì)檔案管理的存在的不足

（一）電子檔案

電子檔案管理存在的主要問題在于檔案管理人員綜合素養(yǎng)不足，其專業(yè)管理經(jīng)驗和能力有限，由于習(xí)慣了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，無法適應(yīng)現(xiàn)代化信息技術(shù)進行電子檔案管理，進而體現(xiàn)出檔案管理人員信息素養(yǎng)不足的問題。同時，無法保證數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性和管理效率，沒有發(fā)揮出電子檔案管理的實際價值和作用。其次，部分檔案管理人員不具備創(chuàng)新意識和能力，無法對現(xiàn)有的檔案資源進行開發(fā)和挖掘。對于電子檔案管理而言，管理制度和完善的體系是十分重要的，但是在實際的電子檔案管理中，沒有建立完善的檔案管理流程和制度，從而影響到電子檔案工作的順利開展。此外，由于先進的檔案管理設(shè)備沒有發(fā)揮出實際的作用，降低了電子檔案的管理效率，達不到檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。

（二）紙質(zhì)檔案

現(xiàn)階段，紙質(zhì)檔案存在著檔案管理范圍和目標(biāo)不明確的問題，由于檔案管理人員管理意識薄弱，導(dǎo)致檔案資料收集不齊全、數(shù)據(jù)沒有經(jīng)過嚴(yán)格的審核，降低了檔案資料的利用價值。同時，由于檔案管理部門的責(zé)任意識不足，沒有根據(jù)檔案管理制度落實工作，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案工作無法達到標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化的要求。其次，由于紙質(zhì)檔案長期處于不安全的管理環(huán)境中，管理人員保管不到位，紙質(zhì)檔案數(shù)量的日益增多，檔案資料面臨著受潮、受損的情況。此外，紙質(zhì)檔案因長期不翻閱，導(dǎo)致檔案頁數(shù)混亂和丟失的問題[1]。

二、電子檔案與紙質(zhì)檔案之間的聯(lián)系

任何模式的轉(zhuǎn)化都需要一個過程，一蹴而就是不現(xiàn)實的，也是不可取的。在檔案管理信息化的建設(shè)過程中，不能全然拋棄傳統(tǒng)的檔案管理方式，傳統(tǒng)檔案管理方式也有優(yōu)于信息化檔案管理方式的地方，所以要實現(xiàn)傳統(tǒng)管理方式與信息化管理方式相結(jié)合。在我國事業(yè)單位的發(fā)展過程中，會產(chǎn)生很多紙質(zhì)資料，要把紙質(zhì)資料在短時間內(nèi)全部轉(zhuǎn)為信息化難于登天，所以，在信息化檔案管理建設(shè)初期，要以傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料管理為根本，再慢慢地向信息化管理轉(zhuǎn)化，確保檔案管理信息化建設(shè)過程是一個循序漸進的過程。這樣穩(wěn)扎穩(wěn)打的轉(zhuǎn)化過程，不會因為追求速度而導(dǎo)致檔案丟失或混在一起難以區(qū)分，確保了檔案的準(zhǔn)確性。在單位檔案管理方式的轉(zhuǎn)化過程中，領(lǐng)導(dǎo)一邊保證傳統(tǒng)管理方式的正常運行，一邊注重對管理人員的專業(yè)的現(xiàn)代信息化檔案管理設(shè)備的使用教學(xué)，幫助管理人員在轉(zhuǎn)化過程中逐漸掌握信息化管理設(shè)備的使用方法，確保轉(zhuǎn)化后的檔案管理工作準(zhǔn)確無誤[2]。

其次，目前大部分單位都已經(jīng)采用電子檔案管理的方式，單位的工作人員只需要通過計算機就可以對檔案信息進行錄入和檢索，為工作人員提供了很多便利。計算機檔案管理的方式完全取代了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式，也提升了檔案資料的利用率，更好地促使檔案資料為使用者服務(wù)。

最后，電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理內(nèi)容有著重要的聯(lián)系，兩者在共存的發(fā)展中存在著很多不足，紙質(zhì)檔案的質(zhì)量會直接影響后續(xù)電子檔案工作的質(zhì)量。因此，在紙質(zhì)檔案管理過程中，應(yīng)該嚴(yán)格把控好質(zhì)量關(guān)，盡量避免給電子檔案的管理造成影響，進而提升電子檔案管理質(zhì)量。

三、電子檔案與紙質(zhì)檔案發(fā)展方向

（一）提升檔案管理的安全性

無論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案，都存在著一個共同的問題，那就是檔案信息的安全。雖然兩者的發(fā)展沒有太多的兼容性，但是兩者都有不同的職責(zé)和價值。現(xiàn)階段，雖然我國大部分事業(yè)單位都在廣泛地應(yīng)用電子檔案管理，但紙質(zhì)檔案沒有完全退出單位的檔案管理。因此，電子檔案和紙質(zhì)檔案在各自的范圍內(nèi)都發(fā)揮著各自的優(yōu)勢，首先應(yīng)該完善檔案管理流程，全面提升檔案管理工作的效率和效果。其次，由于電子檔案和紙質(zhì)檔案存在著容易被篡改內(nèi)容信息的問題，需要形成長效的監(jiān)管機制，從而提升檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性和安全性。此外，加強檔案安全保護工作，特別是電子檔案信息很容易遭受到黑客的攻擊，被不法分子盜取重要的信息和資料。同時注重紙質(zhì)檔案的彎折、損壞問題，為了延長紙質(zhì)檔案的使用壽命，可以采取電子檔案備份加密的方式，從檔案信息安全新和保密性出發(fā)，提升信息檔案的利用率，降低紙質(zhì)檔案的損失率，達到檔案管理的安全性目標(biāo)[3]。

（二）相互促進，共同發(fā)展

目前，時代檔案利用朝著快捷、便利的方向發(fā)展，而檔案技術(shù)更加注重對數(shù)據(jù)的開發(fā)和利用。但是，我國很多單位中的檔案管理信息化建設(shè)過程并不順利，受到了來自多方因素的影響，信息化技術(shù)在檔案管理工作上的應(yīng)用還不夠普及。不管是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理還是電子檔案管理，都應(yīng)該創(chuàng)新管理內(nèi)容，完善管理制度，全面加強檔案管理工作的檢索效率。為了更好地實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的電子化發(fā)展，應(yīng)該注重運用信息技術(shù)對電子檔案進行整理和歸類，全面提升檔案數(shù)據(jù)管理的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。其次，在很長一段時間內(nèi)，我們都需要采用紙質(zhì)檔案和電子檔案共存發(fā)展的方式，根據(jù)紙質(zhì)檔案管理現(xiàn)實需求入手，提升檔案管理的安全性和可靠性。最后，形成一個完整的互動機制，充分的利用兩者的優(yōu)勢，加快紙質(zhì)檔案管理電子化發(fā)展步伐，從根源上提升檔案管理的整體質(zhì)量和效率[4]。

（三）改進措施

為了提升我國檔案管理的整體質(zhì)量和管理效率，我們應(yīng)該提升電子檔案和紙質(zhì)檔案管理的有效性，創(chuàng)新檔案管理手段和方式，充分地發(fā)揮出二者各自的管理優(yōu)勢。同時，在信息技術(shù)的支持下，提升紙質(zhì)檔案和電子檔案的使用價值。首先，完善電子檔案管理制度，不斷提升管理人員的綜合素養(yǎng)，在加強人員專業(yè)管理培訓(xùn)的同時，也要提升管理人員的信息化素養(yǎng)，這樣才能完全提升紙質(zhì)檔案的信息化管理水平。其次，明確電子檔案的管理范圍和內(nèi)容，健全監(jiān)管制度，要求管理人員在新環(huán)境下掌握檔案管理的操作方法。最后，加強檔案管理數(shù)字化建設(shè)，根據(jù)實際情況，合理地引進檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，實現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案管理方式的共存，有效地達到現(xiàn)代檔案管理方式的需求，解決現(xiàn)實問題，綜合提升檔案管理目標(biāo)和質(zhì)量。

四、結(jié)語

總而言之，紙質(zhì)檔案和電子檔案各有優(yōu)劣?，F(xiàn)如今，我們需要在長時間內(nèi)利用兩種檔案管理方式的優(yōu)勢，促使二者在事業(yè)單位的發(fā)展中發(fā)揮出應(yīng)有的價值和作用，從而提升檔案管理質(zhì)量和效率。其次，不斷地完善電子檔案管理體系，提升檔案管理人員綜合素養(yǎng)，為檔案管理工作的順利進行提供基礎(chǔ)保障，促進社會效益和經(jīng)濟效益的提升，讓檔案信息更好地為我們的生活、學(xué)習(xí)以及工作服務(wù)。

參考文獻：

[1]劉宏偉.電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合管理[J].中外企業(yè)家，2019（22）：131.

[2]施炯.電子檔案與紙質(zhì)檔案的融合發(fā)展現(xiàn)況[J].文化創(chuàng)新比較研究，2018，2（31）：60-65.

[3]狄強軍.淺析紙質(zhì)和電子檔案并存背景下的檔案工作策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（14）：87-88.

[4]胡愛真.電子檔案與紙質(zhì)檔案管理的問題及發(fā)展方向[J].蘭臺世界，2014（S2）：86-87.