關(guān)于干部人事檔案材料整理工作對策研究

摘 要：本文通過對干部人事檔案整理工作的重要性進(jìn)行深入分析，結(jié)合材料整理工作中存在的問題，探討科學(xué)的材料整理工作的開展策略，實(shí)現(xiàn)整理水平和效率的提升，為組織人事管理工作提供有效的支持。

關(guān)鍵詞：干部人事;檔案材料;整理;問題;對策

中圖分類號：G275.9 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2096-3866（2020）09-0-02

干部人事檔案管理工作是組織工作的重要組成，能夠?yàn)楦刹咳斡煤凸芾硖峁┯行У囊罁?jù)，實(shí)現(xiàn)人事資源的高效配置，提升黨組織的戰(zhàn)斗力。隨著機(jī)構(gòu)體制改革的推進(jìn)，組織人事關(guān)系和管理形式發(fā)生了很大的變化，對人事檔案管理工作的要求不斷提升，但是在實(shí)際管理工作中，在檔案材料的整理環(huán)節(jié)存在許多問題和不足，影響檔案管理水平的提升，降低了檔案利用率，不能為組織工作提供有效的數(shù)據(jù)支持。

一、干部人事檔案整理工作中常見的問題

（一）檔案整理效率降低

檔案整理工作需要對相關(guān)的資料進(jìn)行全面的收集和整理，在整理工作中要嚴(yán)格遵守檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和制度。但是隨著干部結(jié)構(gòu)的不斷復(fù)雜和資料內(nèi)容的不斷豐富，現(xiàn)有的整理工作模式已經(jīng)不能對相關(guān)資料進(jìn)行及時高效的整理，嚴(yán)重影響整理效率。同時在整理過程中，為保證檔案資料的真實(shí)性，需要對相關(guān)資料進(jìn)行全面的審核，需要投入大量的管理資源，同時整理流程相對繁瑣，相關(guān)整理環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題或漏洞會影響整體的整理效果。同時對材料的分類和排序工作缺乏有效的規(guī)范，而材料內(nèi)容和形式的不斷復(fù)雜，增大了整理工作難度，不能結(jié)合實(shí)際的干部管理形勢對整理規(guī)范進(jìn)行科學(xué)的完善，增大了整理工作壓力，不能保證較高的整理效率[1]。

（二）檔案資料的完整性得不到保障

檔案整理工作需要對干部人事相關(guān)資料信息進(jìn)行全面細(xì)致的收集，以保證人事檔案的完整性，能夠形成對干部工作履歷、工作能力和思想政治覺悟的直觀展示，為組織工作提供可靠的依據(jù)。但是在資料的形成階段，各個部門的檔案管理工作具有很大的差異性，許多檔案工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)得不到有效的執(zhí)行，許多檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)相對不足，許多單位對檔案工作缺乏有效的重視，管理人員配置相對不足，不能嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定對干部人事資料進(jìn)行高效準(zhǔn)確的收集和初步的整理，為資料整理工作增大了難度。同時對檔案工作的重要性缺乏有效的宣傳教育，使得部分干部對檔案工作不能形成正確的認(rèn)識，在資料的形成過程中不能嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范進(jìn)行資料的填寫和上報，嚴(yán)重影響檔案資料的完整性。

（三）整理工作缺乏有效的規(guī)范

干部人事檔案資料涉及干部工作生活的各個方面，是干部管理的重要依據(jù)，需要對相關(guān)的資料信息進(jìn)行深入的分析，在保證相關(guān)資料真實(shí)性的同時，能夠?qū)Y料中的重點(diǎn)內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)的提取，為檔案使用過程提供有效的支持。但是在實(shí)際整理過程中，缺乏對整理工作流程的規(guī)范，不能保證相關(guān)的整理工作能夠嚴(yán)格按照規(guī)章制度執(zhí)行。同時對整理工作缺乏有效的監(jiān)控，不能對工作流程進(jìn)行有效的監(jiān)督，對工作過程中存在的問題和漏洞不能及時發(fā)現(xiàn)，容易導(dǎo)致檔案的真實(shí)性受到影響[2]。

（四）信息化水平不足

隨著檔案管理制度的不斷完善，材料整理的工作量不斷提升，而在整理工作中，缺乏信息技術(shù)的應(yīng)用，許多整理工作只是依靠人工手段進(jìn)行，嚴(yán)重影響檔案管理效率，對相關(guān)資料的整理存在一定的滯后性，不能保證較好的整理效果，不能對組織決策和人事管理活動提供及時的數(shù)據(jù)支持。缺乏信息基礎(chǔ)設(shè)施的配置，不能對整理工作流程進(jìn)行科學(xué)的優(yōu)化，使得工作效率得不到有效的提升。而管理人員缺乏有效的信息技術(shù)知識能力，不能對相關(guān)的信息設(shè)備和管理軟件進(jìn)行合理的使用。同時對相關(guān)的信息設(shè)備缺乏有效的升級和維護(hù)，不能保證信息設(shè)備高效運(yùn)行，容易受到外界網(wǎng)絡(luò)威脅的影響，對材料的安全性造成嚴(yán)重的威脅。

二、干部人事檔案材料整理的新要求

組織部門對人事檔案工作的重視不斷提升，相繼出臺了相關(guān)政策，對檔案資料的整理工作進(jìn)行科學(xué)的規(guī)范和指導(dǎo)，保證整理的高效推進(jìn)，為人事管理工作提供有效的支持。檔案管理部門要充分結(jié)合相關(guān)制度規(guī)范的要求，對管理工作進(jìn)行科學(xué)的規(guī)范。首先是要對材料的收集工作進(jìn)行科學(xué)的完善，制定合理的標(biāo)準(zhǔn)，推動收集工作的高效執(zhí)行。要針對不同的材料類型，進(jìn)行材料形成過程的規(guī)范，對資料進(jìn)行有效的復(fù)核，保證資料的真實(shí)有效，并對材料整理工作制定科學(xué)的時限規(guī)定，做到資料的及時整理，保證資料的時效性。其次是要完善對材料的審核流程，要嚴(yán)格按照相關(guān)的審核標(biāo)準(zhǔn)，對材料內(nèi)容進(jìn)行全面的復(fù)核，并制定完善的審核流程，對檔案資料的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)進(jìn)行重點(diǎn)審核，保證材料的真實(shí)性。對不符合要求的材料進(jìn)行妥善的處理，對相關(guān)的工作環(huán)節(jié)進(jìn)行審核信息的及時傳達(dá)，指導(dǎo)其進(jìn)行材料的完善。再次是要對材料的分類排序過程進(jìn)行科學(xué)的規(guī)范，提升整理效率。要針對不同的材料類型進(jìn)行科學(xué)的分類，并選取科學(xué)的排序方式進(jìn)行排序，并能夠形成完善的檢索機(jī)制，對相關(guān)的檔案資料進(jìn)行準(zhǔn)確的定位，充分滿足相關(guān)部門的檔案查詢和調(diào)用的需求，為組織決策提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

三、做好新時期干部人事檔案整理工作的對策

（一）加強(qiáng)對檔案整理工作的重視

組織部門要充分認(rèn)識到檔案整理工作的重要性，對整理工作提供有效的制度保障和支持，充分結(jié)合實(shí)際整理工作中存在的問題，進(jìn)行相關(guān)保障機(jī)制的科學(xué)完善。要加強(qiáng)對檔案工作相關(guān)政策制度的宣傳教育，提升檔案管理人員的思想意識，通過對指導(dǎo)政策方針的學(xué)習(xí)領(lǐng)悟，對檔案管理工作進(jìn)行有效的優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)管理水平的提升。同時要對廣大黨員干部進(jìn)行檔案管理規(guī)范的宣傳推廣，使其能夠?qū)n案管理工作形成有效的重視，在材料形成和審核階段自覺遵守相應(yīng)的規(guī)章制度，保證材料的完整真實(shí)，為整理工作提供有效的基礎(chǔ)保障。在宣傳過程中要科學(xué)利用網(wǎng)絡(luò)渠道，通過網(wǎng)絡(luò)社交平臺，實(shí)現(xiàn)宣傳范圍的提升，使黨員干部能夠?qū)n案管理工作形成正確的認(rèn)識，推動整理工作的高效開展[3]。

（二）完善管理機(jī)制

檔案管理部門要充分結(jié)合整理工作的實(shí)際開展情況，對整理工作流程進(jìn)行科學(xué)的完善，制定完善的管理工作標(biāo)準(zhǔn)，對相關(guān)工作流程進(jìn)行科學(xué)的規(guī)范，保證整理工作能夠嚴(yán)格按照管理制度和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行高效執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)整理水平的提升。同時要建立完善的監(jiān)管機(jī)制，對材料審核過程進(jìn)行科學(xué)的優(yōu)化，提升審核工作的規(guī)范性，并能夠及時發(fā)現(xiàn)審核過程的問題和漏洞，進(jìn)行針對性的完善，保證材料的真實(shí)有效。同時要對材料的分類和排序工作進(jìn)行科學(xué)的管理，選擇合理的排序規(guī)則，提升整理工作的科學(xué)性。

（三）加強(qiáng)信息化建設(shè)

檔案材料整理工作要積極引進(jìn)先進(jìn)信息技術(shù)，對整理流程進(jìn)行科學(xué)的優(yōu)化，借助技術(shù)優(yōu)勢，提升整理效率。要充分整合管理流程，加強(qiáng)信息基礎(chǔ)設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)通信渠道的建設(shè)，形成完善的檔案管理信息化平臺，實(shí)現(xiàn)材料信息的高效傳遞，整理工作能夠通過管理平臺實(shí)現(xiàn)高效的推進(jìn)，提升材料收集效率。同時利用技術(shù)手段，對材料內(nèi)容進(jìn)行深入的分析，對關(guān)鍵內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)的提取，為分類和排序提供有效的依據(jù)，建立完善的檔案資料數(shù)據(jù)庫，提升檔案使用效率。

四、結(jié)語

干部人事檔案材料整理工作是組織檔案管理的重點(diǎn)內(nèi)容，高效的整理過程能夠?yàn)榻M織管理和人事決策提供可靠的依據(jù)。檔案管理部門要結(jié)合實(shí)際的整理工作中存在的實(shí)際問題，積極轉(zhuǎn)變管理思路，對管理工作流程進(jìn)行科學(xué)的優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)材料整理效率的提升。

參考文獻(xiàn)：

[1]李迎.淺議干部人事檔案收集與整理工作的措施[J].勞動保障世界，2018（6）.

[2]王靖宇.如何做好干部人事檔案的收集與整理工作[J].各界，2018（14）.

[3]吳靜穎.基層干部人事檔案整理工作存在問題及改進(jìn)措施[J].人力資源，2018（9）.

收稿日期：2020-3-7

作者簡介：王謝群（1978—），女，福建福鼎人，檔案館員，?？?，主要從事干部人事檔案研究。