研究醫(yī)院圖書館如何做好電子檔案管理工作

沈蕊芳

【摘要】 本文主要針對醫(yī)院圖書館加強電子檔案管理工作展開深入研究，通過闡述醫(yī)院圖書館電子檔案管理工作中存在的問題，重點提出了幾點完善對策，主要包括完善電子檔案管理制度、加大檔案管理投入力度、注重網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)、加強醫(yī)院圖書館電子檔案隊伍建設(shè)等，不斷提高電子檔案管理工作效率。

【關(guān)鍵詞】 醫(yī)院;圖書館;電子檔案管理工作;對策

【中圖分類號】R572 【文獻標(biāo)志碼】A 【文章編號】1005-0019（2020）12-282-02

在醫(yī)院日常工作中，醫(yī)院檔案管理是重要的一項工作內(nèi)容，醫(yī)院電子檔案，所涵蓋的醫(yī)院工作內(nèi)容比較多，借助其檔案數(shù)據(jù)，可以對醫(yī)院的發(fā)展予以一定的預(yù)測和判斷，并為領(lǐng)導(dǎo)層的決策提供一定的依據(jù)。因此，加強醫(yī)院電子檔案管理工作是至關(guān)重要的。但是在當(dāng)前醫(yī)院電子檔案管理工作中，仍然存在著較多不完善的地方，所以醫(yī)院圖書館必須要予以高度重視，制定行之有效的完善對策，促進電子檔案管理工作的順利進行。

一、醫(yī)院圖書館電子檔案管理的重要性分析

在醫(yī)院檔案管理中，基礎(chǔ)建設(shè)信息存檔和醫(yī)院內(nèi)部人士信息等，是重要的內(nèi)容，可以對醫(yī)院發(fā)展歷史進行有效監(jiān)控和分析，并為人員了解檔案資料信息提供便利性。比如在設(shè)備檔案信息方面，相關(guān)人員可以對設(shè)備的型號和性能等進行充分了解，及時更新?lián)p壞的設(shè)備，不斷提高醫(yī)院整體運行效率。因此，必須要加強醫(yī)院全面檔案管理建設(shè)。同時，通過加強電子檔案管理，有助于檔案管理水平的提升。在傳統(tǒng)檔案管理過程中，工作人員在整理資料時，主要借助手工操作方式來進行，在收集和整理方面，所需的時間量比較龐大，而且也無法將文書檔案信息的準(zhǔn)確性提升上來。而借助信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以促進醫(yī)院檔案的整理錄入工作的順利進行，將檢索功能的便利性和迅速性提升上來，從而進一步增強文書檔案檢索效率。

二、醫(yī)院圖書館電子檔案管理中存在的不足之處

（一）缺少完善的電子檔案管理制度

醫(yī)院在實際工作過程中，并沒有對電子檔案管理制度予以高度重視，而且監(jiān)督管理機制也嚴(yán)重缺失，無法對電子檔案管理制度予以有效約束。在相關(guān)檔案的格式和內(nèi)容方面，統(tǒng)一要求尚未落實，整體工作狀態(tài)較不嚴(yán)謹[1]。此外，傳統(tǒng)手工記錄方式，仍然在檔案資料中得到了充分體現(xiàn)，這對查找資料產(chǎn)生了一定的不利影響，而且極容易導(dǎo)致資源浪費現(xiàn)象的出現(xiàn)，一旦無法落實檔案電子化，很難有效提高醫(yī)院圖書館電子檔案管理效率。

（二）檔案存儲的安全性缺失

對于電子檔案而言，與紙質(zhì)檔案之間具有著較大的差距，無需進行防潮和防蟲等處理，但是由于其媒介為電磁信號，在磁場干擾的影響之下，極容易損壞到數(shù)據(jù)，或者在突發(fā)斷電的影響下，極容易對電子檔案產(chǎn)生威脅。此外，在電子檔案中，諸多信息都是保密的，甚至商業(yè)價值和學(xué)術(shù)價值顯著，而且在醫(yī)院電子檔案聯(lián)機的影響下，黑客嚴(yán)重威脅著電子檔案。計算機病毒和木馬等出現(xiàn)，對電子檔案信息產(chǎn)生了極大的破壞力，出現(xiàn)電子檔案信息盜取現(xiàn)象，無法將電子檔案的原始價值發(fā)揮出來，而且由于出現(xiàn)機密數(shù)據(jù)泄露現(xiàn)象，其損失是不可估量的。

（三）缺少專業(yè)的電子檔案管理人員

現(xiàn)階段，一些醫(yī)院的檔案管理人員的專業(yè)性難以保證，大都由醫(yī)院科室內(nèi)部的員工予以兼任。其工作人員的檔案管理知識尚未與專業(yè)性要求相符，在電子檔案的強大推動之下，由于人員專業(yè)性的缺失，無法將獲取檔案資料的規(guī)范性體現(xiàn)出來，嚴(yán)重影響到查找后期資料，而且相應(yīng)的參考價值也嚴(yán)重缺失，無法將檔案自身的價值發(fā)揮出來。

三、醫(yī)院圖書館電子檔案管理的完善對策

（一）完善電子檔案管理制度

在開展醫(yī)院電子檔案管理工作過程中，加強制度建設(shè)非常重要，醫(yī)院要加強電子檔案管理制度的構(gòu)建，尤其對于電子檔案收集和歸檔等，有效利用和保管好電子檔案，明確電子檔案的保管期限和歸檔范圍等[2]，將制度在醫(yī)院崗位責(zé)任制和考核方法中體現(xiàn)出來，不斷提高醫(yī)療電子檔案管理制度的動態(tài)性和完善性，進一步規(guī)范醫(yī)院電子檔案管理工作。

（二）加大檔案管理投入力度

電子檔案管理，與醫(yī)療安全和檔案信息是否完整之間的關(guān)系是緊密聯(lián)系、密不可分的，也對醫(yī)院教學(xué)和科研產(chǎn)生了很大的影響，不斷提高檔案利用效率。對于醫(yī)院而言，要提高對檔案管理硬件和軟件投入的高度重視，對防火墻技術(shù)和數(shù)據(jù)加密技術(shù)予以配置和安裝，不斷提高網(wǎng)絡(luò)安全性，確保電子檔案運行效率的穩(wěn)步提升。

（三）注重網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)

首先，要加強電子檔案信息備份，在備份以后，一旦出現(xiàn)電子檔案現(xiàn)象，及時予以備份恢復(fù)。其次，加密和權(quán)限設(shè)置電子檔案信息，避免黑客和病毒攻擊現(xiàn)象的出現(xiàn)，將數(shù)據(jù)泄露的出現(xiàn)幾率降至最低[3]。此外，要加強高等級防火墻的設(shè)置，定期對病毒庫予以更新，避免出現(xiàn)計算機 病毒問題。同時，通過全面排查所有外源數(shù)據(jù)，一旦發(fā)現(xiàn)病毒，可以實現(xiàn)自動屏蔽，給予信息安全強有力的保證。

（四）加強醫(yī)院圖書館電子檔案隊伍建設(shè)

醫(yī)院圖書館電子檔案管理，作為系統(tǒng)化工程之一，具有較強的復(fù)雜性，也對檔案管理人員提出了較高的要求。對于醫(yī)院電子檔案管理人員而言，必須要樹立正確的價值觀念，規(guī)范自身的工作行為，加強檔案管理意識的滲透，對計算機技術(shù)予以靈活運用。因此，醫(yī)院要定期開展專業(yè)技能培訓(xùn)，如同行業(yè)之間的技術(shù)交流、專家講座、課程再培訓(xùn)以及進修深造等，不斷提高人員的綜合素養(yǎng)，這對于提高檔案管理水平具有很大的幫助。

四、結(jié)束語

總之，對于醫(yī)院圖書館而言，加強電子檔案管理工作尤為關(guān)鍵，確保電子檔案數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性，防止遭受到意外攻擊和偷襲，并將電子檔案的信息化和網(wǎng)絡(luò)化等優(yōu)勢充分發(fā)揮出來。

參考文獻

[1]李曉莉.淺談文書檔案管理信息化建設(shè)利用率和安全保護[J].農(nóng)家參謀，2019（21）：170.

[2]王興玲.面向“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的醫(yī)院檔案管理工作研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（20）：143.

[3]劉瀟.醫(yī)院電子檔案管理與檔案信息安全防護研究[J].信息記錄材料，2019，20（08）：169-170.