淺談工程竣工檔案管理中常見的問題及有效措施

鄭黛珺 俞績

摘 要：本文將以工程竣工檔案為主要內(nèi)容，基于目前工程竣工檔案管理實際情況，分析造成檔案管理問題的影響因素與根本原因，并利用現(xiàn)在檔案管理手段與制度，應對這些影響與原因提出能夠有效落實在檔案管理中的優(yōu)化措施與改善方案，提升工程企業(yè)對檔案管理的管理力度，展現(xiàn)其對于企業(yè)發(fā)展、工程建設的價值與作用。

關(guān)鍵詞：工程竣工檔案;常見問題;有效措施

工程竣工檔案是工程項目運行中不可缺少的管理內(nèi)容之一，其能夠直接展現(xiàn)出來工程企業(yè)在工程項目中所投入的人力和物資，決定著工程企業(yè)未來工程項目投資方式與資源分布，是評定一個工程企業(yè)管理能力與資源等級的重要管理因素之一，也是除了施工專業(yè)能力以外，能夠彰顯一個工程企業(yè)綜合能力與實力重要內(nèi)容，則對于工程企業(yè)來說，如何在新工程管理運行體系下，更好地加強對于工程竣工檔案的管控力度、發(fā)揮其原有的工程管理作用與價值是一項重要內(nèi)容。

1 工程竣工檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理意識薄弱

檔案管理意識薄弱一直是各個工程企業(yè)管控中重要問題，這是因為工程企業(yè)高層管理團隊整體發(fā)展重心的偏移，要么是過分注重工程項目帶來的經(jīng)濟效益，要么是過分注重工程項目實體的建設與發(fā)展，總之不論是哪一種情況，其都是相較于工程竣工檔案管理更加重視其他發(fā)展內(nèi)容，相應所投入的人力與物資資源數(shù)量不足以該部門的正常運行，相關(guān)管理制度優(yōu)化與發(fā)展速度被迫緩慢，這也是多數(shù)工程企業(yè)內(nèi)部始終沒有引入工程竣工檔案管理措施的重要原因，發(fā)展緩慢且基礎(chǔ)花費較多，長期運行下來，便會在企業(yè)內(nèi)部形成工程竣工檔案管理不重要思想氛圍，影響其正常運行與措施落實。

1.2 管理模式較為落后

相較于國外工程竣工檔案管理發(fā)展，我國工程竣工檔案管理發(fā)展起步較晚，發(fā)展到如今整體水平仍舊是較低，致使很多工程企業(yè)內(nèi)部所采用的工程竣工檔案管理模式較為落后，不僅模式內(nèi)容與實際工程企業(yè)發(fā)展目標、與管理體系不相符合，且模式內(nèi)容更是無法滿足經(jīng)濟市場發(fā)展對于工程竣工檔案管理的需求，特別在是新信息時代發(fā)展背景下，各種現(xiàn)代化、網(wǎng)絡化信息技術(shù)的應用與融合，更是對工程竣工檔案管理模式提出了新要求與標準，繼續(xù)使用原有管理模式只會造成工程企業(yè)進一步發(fā)展被阻斷。

1.3 缺少完善的管理制度

基于工程企業(yè)對于工程竣工檔案管理的不重視，工程企業(yè)在工程竣工檔案管理的各項內(nèi)容所投資的人力與物資都是不充足的，工程企業(yè)內(nèi)部所采用的管理制度內(nèi)容同樣也存在著各種問題、不足與漏洞，且不說這樣的管理制度是否能夠起到管理的作用，就單說管控制度內(nèi)容就不足夠完善和全面，很容易造成管理人員通過制度矛盾點，上報虛假信息數(shù)據(jù)內(nèi)容，假報虛假業(yè)績影響后期工程資金分析，或者有不良分子利用制度漏洞，以權(quán)謀私、濫用私權(quán)和中飽私囊，進而造成工期企業(yè)損失大量的工程造成運行資金，影響工程項目的質(zhì)量水平。

1.4 管理人員專業(yè)能力不足

由于工程竣工檔案管理自身存在的嚴謹性與準確性，其對于管理人員的專業(yè)知識基礎(chǔ)與操作能力具有一定要求，然而就目前管理人員的綜合能力水平來說，暫且是無法滿足以上需求的，一則是因為管理團隊中專業(yè)性人才數(shù)量的缺少，多數(shù)管理人員并沒有經(jīng)受專業(yè)性的管理工作培訓，自然其對于檔案管理工作內(nèi)容與操作流程也就不熟悉，增加了工作錯誤出現(xiàn)的改變和程度;另一則是管理人員自身職業(yè)素養(yǎng)水平較低，沒有清楚認識到工程竣工檔案管理對于工程企業(yè)資金系統(tǒng)化管理的重要性，只是將其作為工程數(shù)據(jù)信息整理，相應工作質(zhì)量也僅限于應付上級工作審查程度，則造成檔案數(shù)據(jù)信息不真實、不準確。

1.5 基礎(chǔ)的檔案管理工作不扎實

首先，在當前階段，檔案管理是保證工程檔案歸類的基礎(chǔ)工作，且其具有真實性和規(guī)范性的標準。但是，由于當前各個單位在進行檔案工作管理的過程當中，存在著大量現(xiàn)存檔案質(zhì)量不高，且缺乏完整搜索工具的問題，因此這也導致了在進行資料搜索時，很多資料無法實現(xiàn)其自身的作用，或是加大了工作人員的工作難度;其次，在很多單位的檔案管理中，很多檔案資料都是以文字的形式出現(xiàn)的，在這種情況下，這類檔案資料往往缺乏真實性和有效性，所以并不具備應用的能力;最后，很多單位的竣工圖與平時累積的工程資料缺乏了完整性，這也使得在進行后期檢查的過程中，無法保證材料的質(zhì)量能夠與實際工程的施工質(zhì)量相一致，進而極易出現(xiàn)工程質(zhì)量上的問題。

2 強化工程竣工檔案管理的措施

2.1 樹立正確的檔案管理意識

強化工程竣工檔案管理的首要措施就是樹立正確的檔案管理意識。正所謂，思想是行動的領(lǐng)導者，想要強化工程竣工檔案管控力度，就先要從工程企業(yè)高層團隊管理思想進行轉(zhuǎn)變，明確工程竣工檔案管理對于工程企業(yè)發(fā)展、資源分配的重要性，增強在該方面的人力資源與物資數(shù)量投入量，保障檔案管理基礎(chǔ)運行的穩(wěn)定性，然后再以可持續(xù)發(fā)展、長遠眼光科學合理對工程企業(yè)未來發(fā)展方向與目標進行調(diào)整，強化檔案管理在工程項目中、企業(yè)內(nèi)部管理中的深入應用，且同時通過各種宣傳途徑，在潛移默化中增強企業(yè)員工對于工程竣工方案管理的重視程度，積極配合相關(guān)工作內(nèi)容需求，強化企業(yè)部門之間的合作與交流，保障檔案管理工作的順利進行，綜合性增強工程企業(yè)的能力水平。

2.2 創(chuàng)新檔案管理模式

隨著現(xiàn)代經(jīng)濟體系的不斷變化與發(fā)展，原有的工程竣工管理模式顯然已經(jīng)無法滿足工程企業(yè)進一步經(jīng)濟發(fā)展與管理創(chuàng)新的需求了，則創(chuàng)新管理模式是一項必須且必經(jīng)的優(yōu)化措施，學習借鑒國外先進的管理模式類型，取其精華、去其糟粕，再依據(jù)實際工程企業(yè)發(fā)展方向與目標，以及工程竣工檔案管理團隊能力水平，創(chuàng)新檔案管理模式內(nèi)容，使其能夠滿足現(xiàn)代經(jīng)濟市場對工程企業(yè)檔案管理的要求與標準，且同時向管理模式中加入現(xiàn)代技術(shù)內(nèi)容，包括各種計算機設備、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等等，推動電子檔代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案的速度，實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案信息電子化和數(shù)據(jù)化，提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率，為工程企業(yè)進一步發(fā)展提供堅實工作基礎(chǔ)。

2.3 完善管理制度與體系

針對工程竣工檔案管理不完善帶來的工作問題與經(jīng)濟損失，施工人員便需要進行管理制度內(nèi)容的完善，結(jié)合國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)管理標準，遵循以合理性、人性化的原則，制定完善的管理制度內(nèi)容，明確細化不同崗位內(nèi)容與部門責任，系統(tǒng)化管控工程竣工檔案管理流程內(nèi)容，最大程度避免人為操作失誤帶來的管理問題，提升管理工作的效率與質(zhì)量;并同時建立相應的工程竣工檔案管理監(jiān)督體系，以管理制度為執(zhí)行和檢查基礎(chǔ)，定期對管理工作內(nèi)容、數(shù)據(jù)信息進行檢查與核對，特別是在管理過程中容易出現(xiàn)問題與漏洞的環(huán)節(jié)，一定要對其進行全面化、詳細化的核對，有效避免管理人員虛假上報數(shù)據(jù)或者以權(quán)謀私行為的再次出現(xiàn)，一旦發(fā)現(xiàn)以上問題，監(jiān)督人員便需要嚴格依照獎懲制度進行嚴厲處理與處罰，阻斷相似事件的再次發(fā)生，促進工程竣工檔案管理的深入應用。

2.4 提升管理人員能力水平

除了以上三種強化工程竣工檔案管理的優(yōu)化措施以外，還有就是提升管理人員的能力水平。重新對現(xiàn)有的工程竣工檔案管理團隊人才與崗位匹配，從而明確管理團隊中各項人才缺少的種類與數(shù)量，有方向性與針對性進行專業(yè)性與經(jīng)驗性人才的招聘，或者采用與各個高等院校、政府人力資源部門進行以人才培養(yǎng)體系建設為中心的合作內(nèi)容，工程企業(yè)為兩者提供一定的工作崗位數(shù)量，而高校與政府則為企業(yè)提供相應的優(yōu)質(zhì)新興人才與穩(wěn)重經(jīng)驗人才，既保障了管理團隊在人力資源上的需求，又提升了管理團隊的綜合能力水平，并同時定期性對管理人員進行專業(yè)技能與思想意識培訓，使得各個管理人員能夠明確自身工作對于工程企業(yè)管理發(fā)展、資源分布的重要性，積極主動去技能內(nèi)容、熟悉操作流程以及積累相應的實踐經(jīng)驗，從而保障工程竣工檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

2.5 做好基礎(chǔ)的檔案管理工作

為了保證工程竣工檔案的管理能夠?qū)崿F(xiàn)其自身的作用，則必須要從以下幾點做好其基礎(chǔ)的檔案管理工作。首先，要保證通過規(guī)范化的管理來實現(xiàn)將資料進行有效保存，同時也要明確施工單位的施工責任，在各個施工階段中，由專門人員進行檔案資料的收集與保管;其次，在具備紙質(zhì)檔案的同時，也應該附屬電子檔案和圖片檔案，最好也要有一些影像資料，尤其是對于一些隱蔽性工程而言，圖像資料才能夠作為其質(zhì)量的保證。并且，在進行檔案編制的過程中，也要保證檔案的數(shù)量能夠維持在兩份以上，這樣才能夠在進行追責過程中，通過檔案的有效性來實現(xiàn)對施工人員的處理;最后，在管理文件的過程中，必須保證對原始文件進行簽字，同時也要保證所有管理人員都能夠了解到其自身的法律責任，這樣才能夠更加確保文件資料的真實性和準確性。

3 結(jié)語

綜上所述，工程竣工檔案的管理，對于企業(yè)內(nèi)部工程項目流程與成本造價管控都是不可缺少的重要內(nèi)容，因此，施工企業(yè)要實時跟進現(xiàn)代工程項目發(fā)展需求，及時發(fā)現(xiàn)工程竣工檔案管理中存在的各項問題，然后不斷對檔案內(nèi)容與管理模式進行優(yōu)化，并同時對相關(guān)的管理制度內(nèi)容與體系也進行完善，通過有效措施提升工程竣工檔案管理團隊的綜合能力水平，有效提升工程企業(yè)的施工質(zhì)量、資源分布，為企業(yè)自身帶來更多的經(jīng)濟效益。

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