劉園園
摘 要:由于大數(shù)據(jù)時代的影響,特別對人事檔案管理人員來說,事業(yè)單位中檔案管理的重要性不言而喻,具有核心價值意義。但我國檔案管理工作中還存在一些問題,阻礙了人事工作的開展。所以,對于企業(yè)未來發(fā)展而言,需要將檔案管理中存在的問題著手進行分析,不斷地完善和總結(jié),推動整個系統(tǒng)的健康有序發(fā)展。本文將對事業(yè)單位人事檔案管理問題進行全面分析,希望能為同崗位工作人員給予相應的參考意見。
關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理;問題研究;對策
在事業(yè)單位中,其實人事檔案管理對于企業(yè)發(fā)展來說極為重要,人事檔案就是對員工個人學歷和社會經(jīng)驗,獎懲考核制度等信息進行統(tǒng)計與保管,幫助企業(yè)在挑選人才時可以更清晰的凸顯出來,為人才流動創(chuàng)造一個更有利的環(huán)境。而如今企業(yè)發(fā)展只是客觀的注重經(jīng)濟發(fā)展,對于人事檔案管理越顯疏忽,導致管理效率存在相應的影響。那么,如何加強人事檔案管理,這將成為事業(yè)單位的主要問題。
1 人事檔案對于現(xiàn)階段背景下的必要因素
人事檔案是員工各項信息的綜合,隨著我國改革開放的不斷深入,就業(yè)成為國家的優(yōu)先戰(zhàn)略政策,人才綜合素質(zhì)也將要求越來越高。許多單位在選拔干部的時候具有重要作用,而且在篩選招聘人才時也可以作為參考依據(jù),通過全方位的角度對招聘人才進行評判標準,筆試面試作為企業(yè)初次基本素質(zhì)的考察,檔案信息成為后期補充,將面試者各個方面都呈現(xiàn)得淋漓盡致,根據(jù)人事檔案上的工作經(jīng)驗、品性道德進行科學化決策,為更多的優(yōu)秀人才提供機會和平臺[1]。
2 人事檔案管理中所面臨的問題
2.1 人們?nèi)狈θ耸聶n案管理崗位內(nèi)容的正確理解
檔案管理的職業(yè)對于大多數(shù)人來說,正確認識度不高,表示沒有什么技術(shù)含量,不需要專業(yè)技能就能完成,所以在人員安置的過程中就挑選企業(yè)基層員工來負責。這樣的意識狀況,導致檔案管理人員素質(zhì)偏低,專業(yè)性不強,工作效率也不高的表現(xiàn)。
2.2 企業(yè)謀私利,封存人員檔案
有些企業(yè)人事檔案管理相對松散,管理制度會有疏漏,企業(yè)為了自身利益留住人才,將其檔案封存單位,限制了人才在社會上的自由擇業(yè)。這樣,如果在新工作地方再重新建立檔案,就會導致人事檔案管理的冗亂,人員不能更好的展現(xiàn)自身價值。
2.3 檔案入口和制定上有疏漏
在這個競爭日益激烈的時代,許多造假證等不法行業(yè)應運而生,使得人事檔案變得不切實際,對于真才實學的人來說就略顯不公平。因此,在檔案的入口和制定上應該層層把關(guān),一切要以法律法規(guī)為根本,嚴格遵守相關(guān)規(guī)章制度。許多事業(yè)單位對于檔案管理制度也不健全,將會議中強調(diào)的口頭也只是形式化,在規(guī)范和監(jiān)督上還是缺乏一些問題,使得社會不能夠健康有序的發(fā)展。
3 提高事業(yè)單位檔案管理的解決辦法
3.1 宣傳人事檔案管理意識,提高管理人員的綜合素質(zhì)
在人事檔案管理中,不僅要確保檔案信息的安全性和完整性,更要發(fā)揮出人事檔案工作者的關(guān)鍵性。在檔案管理者的認知偏差和低水平上,將對管理效率具有反作用的影響。所以,為了提高人事檔案管理的質(zhì)量,首先在挑選工作人員的時候,就應該將職業(yè)素質(zhì)放在首位;再次,對管理人員應該對檔案管理部門做好相應的宣傳和培訓,定期對檔案管理工作進行常規(guī)學習和工作總結(jié),讓每個人都意識到人事檔案管理的重要性,培養(yǎng)工作積極性和責任感,促進檔案管理工作的有效發(fā)展[2]。
3.2 人事檔案管理模式要因地制宜,不斷地創(chuàng)新
在人事檔案管理上,其通常情況下都采取集中統(tǒng)一的管理模式,依次進行分級別管理。但由于許多國企單位的檔案管理部門設(shè)施滯后,辦公室、閱檔等共同使用,而且管理人員也缺乏專業(yè)性,兼職管理檔案的現(xiàn)象屢見不鮮,長期處于被動的形式主義。所以,事業(yè)單位檔案管理部門不僅要在硬件設(shè)施上加以完善,還要做好相應的防火防盜等安全措施,定期培訓管理人員的專業(yè)技能,提高工作效率,這樣才能更好的體現(xiàn)出事業(yè)單位人事檔案的應用價值。
3.3 建立云存儲平臺檔案信息共享機制
目前科學技術(shù)日新月異的發(fā)展,由于建立檔案信息是為了給企業(yè)提供依據(jù)。所以,人事檔案管理系統(tǒng)也要實現(xiàn)科學的實用性,建立檔案信息共享機制,建立云存儲平臺,設(shè)置級別權(quán)限,方便上下級對信息快捷的查找。其特點存儲量大、處理速度快,提高工作效率,不僅確保了信息的安全性,也確保了人事檔案管理的可靠性。其次,將領(lǐng)導下發(fā)的工作安排能夠及時錄人,且將重要的材料進行備份,確保檔案信息每天都更新和維護。
3.4 加強人事檔案的真實性和準確性
要想加強檔案信息的真實性和準確性,就要加強對檔案管理工作,對檔案內(nèi)容進行收集和整理,各部門相互配合,共同協(xié)作。業(yè)務部門提交的檔案信息及時進行審核,檢查檔案的真實性;并且在信息納入檔案系統(tǒng)的過程中,不僅審核要把好關(guān),還要在保存期間進行必要檢查;各部門在借閱檔案資料時也要做好監(jiān)督管理工作,防止不合格的材料混入,或者信息的篡改和資料損壞,保障檔案信息的管理;加強人事檔案規(guī)范化管理,提高人事檔案管理人員的法律意識,建立違法必究的管理機制,使得管理狀況得到更好的改進。
4 結(jié)束語
通過以上分析,人事檔案管理在企業(yè)當中具有十分重要的作用。所以,不僅要加強對人事檔案信息化管理的制度進行完善和建立,還要加強人員對專業(yè)技能的培訓,不斷地調(diào)整信息管理模式,提高工作整體效率。
參考文獻
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[2]郭寶珍.新時期做好機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的思考[J].中外企業(yè)家,2019,628(02):124-125.