關(guān)于人力資源服務(wù)中心檔案管理工作的分析研究

摘 要：現(xiàn)階段我國(guó)不同行業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)趨勢(shì)愈演愈烈，對(duì)于專業(yè)化人才需求不斷擴(kuò)張。特別是一些事業(yè)單位、民營(yíng)醫(yī)療機(jī)構(gòu)等等，由于它們可以提供豐富的就業(yè)機(jī)會(huì)和工作平臺(tái)，使得不同專業(yè)人力資源的流動(dòng)性和增長(zhǎng)性持續(xù)強(qiáng)化。而對(duì)于公益事業(yè)來(lái)講，處理好檔案管理事務(wù)，顯得尤為關(guān)鍵，當(dāng)下需要做的就是充分借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來(lái)改善檔案管理的效率和水平，力求更加有序化地保存和靈活性地利用人才的檔案信息。本文結(jié)合高密市人力資源服務(wù)中心檔案管理實(shí)際，通過(guò)闡明人力資源服務(wù)中心檔案管理工作的影響意義基礎(chǔ)上，探討今后做好其檔案管理工作的妥善方法，進(jìn)一步提升人力資源服務(wù)中心檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：人力資源;服務(wù)中心;檔案管理;方法

以往我國(guó)許多單位習(xí)慣于進(jìn)行人工、紙質(zhì)式的檔案管理，如此不僅難以保障檔案的安全性和完好性，而且不利于其余人員及時(shí)獲取、調(diào)整急需的檔案信息，嚴(yán)重情況下給他人或是單位造成不小的損失。目前雖然有些機(jī)構(gòu)開(kāi)始引入信息化管理模式，但是由于沒(méi)有充分發(fā)揮出信息化優(yōu)勢(shì)，工作效率和水平還是不夠理想。至于究竟怎樣做好現(xiàn)代人力資源服務(wù)中心的檔案管理工作，具體細(xì)節(jié)會(huì)在后續(xù)深入性

延展。

1 人力資源服務(wù)中心檔案管理工作的影響意義

首先，人力資源服務(wù)中心的職責(zé)就是充分服務(wù)人才，加強(qiáng)他們和不同單位彼此間的溝通交流，提升各個(gè)人才的就業(yè)發(fā)展水平。任何行業(yè)想要長(zhǎng)效發(fā)展，都離不開(kāi)專業(yè)人才的支撐，因此，處理好相關(guān)人才的檔案管理事宜，維持人才檔案的安全性和可靠性，決定著各個(gè)單位的可持續(xù)發(fā)展，有其存在的必要性[1]。在這樣的環(huán)境下，人力資源服務(wù)中心必須專注于加強(qiáng)檔案管理，扮演好人才、單位彼此間的溝通橋梁角色，引導(dǎo)更多人才去充分表現(xiàn)自我。

其次，我國(guó)人口數(shù)量和流動(dòng)性極大，人才檔案管理難度也不斷增加，為了避免影響到人力資源服務(wù)中心在人才中的形象地位，則須專注于人才檔案管理事務(wù)，不斷提升管理效率，保障檔案的安全性和保密性。

最后，檔案管理效率和質(zhì)量如果能得到充分保障，有助于輔助單位及時(shí)選拔優(yōu)質(zhì)化人才，即單位人事科室全面掌握不同人才的學(xué)習(xí)、生活、工作經(jīng)歷，從而在人才選拔上快速進(jìn)入主題，節(jié)約時(shí)間，大幅度提升人才選拔效率。

2 今后人力資源服務(wù)中心做好檔案管理工作的方法

2.1 規(guī)范檔案管理流程

人力資源服務(wù)中心內(nèi)的人才檔案，時(shí)刻呈現(xiàn)出數(shù)量和類型繁多、內(nèi)容繁瑣、涉及群體廣泛等特征[2]。尤其是最近階段，隨著高校錄取率和畢業(yè)率倍增，一時(shí)間加劇了人才交流服務(wù)中心檔案管理的挑戰(zhàn)難度，還有許多畢業(yè)生檔案在轉(zhuǎn)入市場(chǎng)后就產(chǎn)生棄檔狀況。基于此，作為合格的檔案管理者，當(dāng)不斷提升自我，竭力維持檔案資料的完整性和有效性，做到及時(shí)進(jìn)行統(tǒng)一性整理、細(xì)致性分類處理。

第一，樹(shù)立起健全性的檔案管理體制，針對(duì)檔案管理的種種工作流程進(jìn)行嚴(yán)格性規(guī)范，令所有工序流程都有章可循。

第二，針對(duì)保密程度各異的檔案予以分層管理，并分別匹配專門(mén)的管理者，借此保障各層檔案的保密性和安全性。好比說(shuō)為了查閱特定人才或是干部的檔案，管理者需要透過(guò)姓名、編號(hào)錄入的方式，快速鎖定相關(guān)檔案位置并及時(shí)取出，相比以往更加節(jié)約時(shí)間，更能夠提升檔案審核的效率。

第三，加強(qiáng)信息化建設(shè)，推廣電子檔案形式的保存和管理模式。這樣一來(lái)，管理者就能夠隨時(shí)透過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)檢索所需的檔案，予以靈活性處理，最為關(guān)鍵的是能夠杜絕檔案損壞或是霉變的消極狀況，更可以隨時(shí)予以更新完善。

2.2 加強(qiáng)宣傳教育培訓(xùn)

在平常工作中，作為人力資源服務(wù)中心的檔案管理人員，須深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義，不斷調(diào)整個(gè)人的思想認(rèn)知。歸根結(jié)底，就是時(shí)刻謹(jǐn)記習(xí)近平總書(shū)記關(guān)于干部人事檔案專項(xiàng)審核工作的要求，隨后不斷拓寬視野去把握今后檔案管理創(chuàng)新改革方向，力求及時(shí)將有效組織人才檔案管理工作作為基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，并依次貫穿至所有崗位工作之中，增強(qiáng)各級(jí)工作人員的責(zé)任心。此外，還需大力開(kāi)發(fā)使用新媒體和信息化技術(shù)，透過(guò)互聯(lián)網(wǎng)實(shí)時(shí)性強(qiáng)化人才檔案管理工作的宣傳講解力度，引導(dǎo)各個(gè)崗位、各個(gè)層級(jí)工作者紛紛加入到檔案管理事宜之中，分別基于他們的職責(zé)內(nèi)容去健全優(yōu)化檔案管理工作，保障各階段人才檔案管理的實(shí)效性。

2.3 想方設(shè)法提升檔案管理工作的效率

在我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)高水平發(fā)展、科學(xué)技術(shù)日新月異的大環(huán)境下，不同行業(yè)都開(kāi)始與時(shí)俱進(jìn)，最為顯著的就是大力推廣應(yīng)用信息化技術(shù)，大幅度提升了工作效率?？墒乾F(xiàn)實(shí)中，仍有較多人才交流服務(wù)中心尚未全面使用信息化技術(shù)，運(yùn)用水平更是不盡理想，這使得其人才檔案整體管理效率持久低迷。想要徹底改變這類消極現(xiàn)狀，最為重要的，就是盡快理清該如何全面應(yīng)用信息技術(shù)去處理人才檔案管理事宜。

第一，管理者要全面參考借鑒中央發(fā)放的檔案審核和管理標(biāo)準(zhǔn)，確保在日后工作環(huán)節(jié)中能夠予以深度落實(shí)[3]。即針對(duì)各階段接受的檔案予以初步審核和登記，其間一旦發(fā)現(xiàn)任何問(wèn)題，則務(wù)必要做詳細(xì)的記錄，隨后再展開(kāi)相關(guān)的調(diào)查，理清問(wèn)題根源并盡快予以針對(duì)性處理，從而將后續(xù)的損失控制在最小范疇之內(nèi)。還有就是要求管理者實(shí)事求是，在審核結(jié)束之后，當(dāng)及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)備個(gè)中細(xì)節(jié)，令領(lǐng)導(dǎo)知曉檔案的原本信息，并竭力保障檔案信息和所有者實(shí)際情況的一致性。

第二，在大力推廣使用互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)的同時(shí)，創(chuàng)建性能更加優(yōu)越、功能愈加完善、操作較為便捷靈活的數(shù)據(jù)庫(kù)，確保方便進(jìn)行各類人才檔案信息化存儲(chǔ)之余，維持這些檔案的安全性和管理的可靠性。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，對(duì)于人力資源服務(wù)中心來(lái)講，有關(guān)其內(nèi)部的人才檔案管理工作，有著重要的影響意義，畢竟處理好這部分工作，有助于帶動(dòng)單位、人才彼此間深入性地互動(dòng)交流，為后續(xù)單位及時(shí)引入所需人才，還有人才順利就業(yè)發(fā)展等，奠定基礎(chǔ)。希望，今后各級(jí)人力資源服務(wù)中心能夠不斷加大對(duì)人才檔案管理工作的重視度，同時(shí)大力引入信息化、媒體化技術(shù)來(lái)進(jìn)行批量化存儲(chǔ)、安全性管理、便捷性操作控制，進(jìn)一步大幅度提升這部分檔案的管理效率和質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

[1]王屹.成都市人才流動(dòng)服務(wù)中心檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].電子科技大學(xué)，2015.

[2]鄭利.淺談干部人事檔案整理中存在的問(wèn)題和建議[J].人力資源管理，2015，26（10）：134-137.

[3]孫佳玉.信息化人力資源管理研究進(jìn)展分析[J].經(jīng)貿(mào)實(shí)踐，2017，18（14）：153-160.

作者簡(jiǎn)介

馬永春（1979-），男，漢族，山東高密人，大學(xué)學(xué)歷，高密市人力資源服務(wù)中心，研究方向：檔案管理、檔案信息化、檔案資源利用等。