事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的措施

張小妮

摘 要：在事業(yè)單位管理中，因此傳統(tǒng)的管理理念導(dǎo)致檔案管理存在著一定問(wèn)題，影響到了工作的推進(jìn)。如何更好地的推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化成為人們關(guān)注的問(wèn)題。本文則從事業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀出發(fā)，分析了相關(guān)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的管理措施。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;規(guī)范化;標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理工作中一個(gè)不可缺少的組成部分，機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)于這項(xiàng)工作一直都比較關(guān)注，然而因?yàn)闄n案數(shù)量和管理時(shí)間的不斷增加，讓很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位在管理實(shí)踐中都產(chǎn)生了很多的問(wèn)題，例如，沒(méi)有合理的認(rèn)識(shí)、管理方式單一等，這些都給檔案管理工作的效率和效果帶去了消極的影響。要想提升檔案管理的質(zhì)量，就需要明確工作中存在的問(wèn)題，進(jìn)而采取有效的措施，提升管理水平，讓檔案管理可以實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，促進(jìn)檔案的利用，充分發(fā)揮出檔案的作用。

1 事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

管理意識(shí)淡薄。由于事業(yè)單位中的人員較多，工作種類(lèi)繁多，許多單位并沒(méi)有檔案管理的意識(shí)，甚至沒(méi)有設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，對(duì)于檔案的分類(lèi)只是粗略的分類(lèi)，整理工作基本上是輪班制。由此可見(jiàn)，現(xiàn)階段我國(guó)事業(yè)單位對(duì)于檔案管理的意識(shí)還是相當(dāng)?shù)　?/p>

管理設(shè)施較為落后。紙質(zhì)版的檔案對(duì)于存儲(chǔ)環(huán)境也有較高的要求，然而，許多單位的檔案缺乏固定的檔案管理室，檔案存儲(chǔ)多為地下室或一些狹小的空間，甚至把檔案管理室當(dāng)成倉(cāng)庫(kù)一樣，各種雜物都存在其中。

事業(yè)單位管理法規(guī)不完善。部分事業(yè)單位對(duì)國(guó)家《檔案法》及《檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和貫徹力度不夠、認(rèn)識(shí)不足，許多事業(yè)單位并未設(shè)立專(zhuān)門(mén)的管理法規(guī)來(lái)約束管理人員的行為。

2 推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的舉措

2.1 構(gòu)建完善的檔案管理體系

首先，健全的檔案管理體系是建立在本單位檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上的，也就是需要對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員的自身職責(zé)進(jìn)行明確的劃分，從而確保在實(shí)際的檔案管理工作規(guī)范有序進(jìn)行;第二，在事業(yè)單位日常的管理工作中，依據(jù)各單位的實(shí)際情況將檔案管理日常工作詳細(xì)地規(guī)劃出來(lái)，并且成立專(zhuān)業(yè)化的檔案管理小組團(tuán)隊(duì)，依照所制定出的管理計(jì)劃按部就班地針對(duì)檔案管理的各項(xiàng)事宜進(jìn)行詳細(xì)的管理，從而促使檔案管理工作更加的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

2.2 落實(shí)檔案管理方式的改革升級(jí)

在新形勢(shì)下，為了更好地解決檔案管理工作中存在的缺點(diǎn)和不足，我國(guó)政府部門(mén)經(jīng)常會(huì)對(duì)各地機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理數(shù)據(jù)及其他各項(xiàng)信息不定期地進(jìn)行治理和調(diào)查，在這樣的背景下，如果依然采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，可能會(huì)增加管理人員的工作量和壓力。因此，做好檔案管理方式的改革升級(jí)就顯得極為重要了，在改革升級(jí)檔案管理方式，重點(diǎn)在于借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)，構(gòu)建檔案管理信息共享平臺(tái)，借助該平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案分門(mén)別類(lèi)的管理，這樣即便是上級(jí)政府部門(mén)要臨時(shí)檢查機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理情況和效果，也能夠快速地從電腦上調(diào)用這些檔案，減輕工作人員的壓力和工作量，提高管理效率。同時(shí)，以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的檔案管理還可以實(shí)現(xiàn)管理的多樣化，如其可以將文字、圖片、影像等集中到一起實(shí)施檔案管理，豐富了檔案的內(nèi)容，使得檔案信息內(nèi)容更加的豐富翔實(shí)。當(dāng)然，要落實(shí)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理方式的改革升級(jí)，還需要有充足的設(shè)備作為保障，做好檔案管理設(shè)備維護(hù)工作，如使用各類(lèi)信息設(shè)備時(shí)要避免計(jì)算機(jī)被病毒入侵，及時(shí)地查殺病毒，做好重要檔案文件的備份工作，妥善保管重要檔案，保證檔案管理的安全性，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。

2.3 機(jī)關(guān)事業(yè)單位加大資金投入

在事業(yè)單位檔案管理的過(guò)程中，要想實(shí)現(xiàn)管理標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化的建設(shè)，就需要單位投入充足的資金作為發(fā)展過(guò)程中的支撐點(diǎn)，因?yàn)樵跈n案管理的過(guò)程中，需要引進(jìn)大量的先進(jìn)設(shè)備以及軟件、硬件設(shè)施。在檔案管理工作進(jìn)行的過(guò)程中，事業(yè)單位應(yīng)該正視現(xiàn)階段的經(jīng)濟(jì)條件，購(gòu)買(mǎi)所需要的先進(jìn)設(shè)備，如掃描儀、打印機(jī)等。不僅如此，在檔案管理的過(guò)程中，信息化平臺(tái)的建設(shè)必不可少，并且事業(yè)單位在建設(shè)信息化平臺(tái)的過(guò)程中需要投入一定量的資金，在日后的發(fā)展過(guò)程中運(yùn)營(yíng)與維護(hù)系統(tǒng)的資金也不可或缺。因此，為了保證檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化，單位應(yīng)該加大資金的投入，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

2.4 實(shí)行精細(xì)化管理，構(gòu)建長(zhǎng)效機(jī)制

以往的檔案管理工作中存在很多不足和問(wèn)題，之所以會(huì)這樣，一個(gè)重要的問(wèn)題就是長(zhǎng)期采取粗放式的檔案管理思想以及模式，使得管理工作缺乏標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性，這就影響了管理工作的效果和效率，所以，當(dāng)前事業(yè)單位需要進(jìn)行改變，加強(qiáng)管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化，改變粗放式管理中的不足和問(wèn)題，實(shí)施精細(xì)化管理，構(gòu)建長(zhǎng)效的管理機(jī)制。也就是說(shuō)，要結(jié)合單位的檔案管理工作現(xiàn)狀，就檔案的各個(gè)環(huán)節(jié)為切入點(diǎn)，最大化對(duì)管理制度進(jìn)行細(xì)化，讓檔案管理不再限制在流程明確、步驟詳盡標(biāo)準(zhǔn)上，還需要讓考察、評(píng)價(jià)和審核能夠?qū)崿F(xiàn)量化操作。要想讓檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范開(kāi)展，單位就要構(gòu)建完善的制度體系，包括定期審查、考核以及評(píng)價(jià)制度，如，在每年年終業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)中，需要對(duì)相關(guān)機(jī)構(gòu)以及辦公室等部門(mén)的檔案交接登記表進(jìn)行嚴(yán)格的審核，對(duì)各方面內(nèi)容進(jìn)行檢查，確保表中的內(nèi)容是正確和完整的，再依據(jù)登記表全面審查或者是抽查相應(yīng)的檔案資料事物，如果發(fā)現(xiàn)有疏漏或者是錯(cuò)誤，就需要對(duì)涉事者本人進(jìn)行處罰，還需要追究其所在機(jī)構(gòu)或辦公室的責(zé)任。

2.5 進(jìn)行資源檔案的整合

在事業(yè)單位檔案管理的過(guò)程中，其組織管理人員缺乏，但是其工作內(nèi)容繁多且相對(duì)較為復(fù)雜。所以，為了減少工作人員的負(fù)擔(dān)，提高檔案管理工作的工作效率，檔案管理者需要遵循“關(guān)聯(lián)原則”對(duì)檔案資源進(jìn)行分類(lèi)，將所有的檔案按照類(lèi)別、頁(yè)碼、目錄進(jìn)行資源分類(lèi)，對(duì)于沒(méi)有頁(yè)碼的檔案進(jìn)行重新編碼分類(lèi)，確保在日后的管理工作中能夠標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的管理。并且分類(lèi)整合，有效的節(jié)約放置的空間。同時(shí)還能提高檔案在翻閱過(guò)程中的查找效率，進(jìn)而推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作向規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展，提高檔案資源在事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中的利用率。

2.6 需要科學(xué)化的檔案管理系統(tǒng)

新形勢(shì)下，加快檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型是新時(shí)代賦予我們的新使命。對(duì)此，我們應(yīng)將信息化檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理有機(jī)結(jié)合：一是對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描后再加工，形成“原件數(shù)字檔案”。二是直接以數(shù)字模式形成數(shù)字信息檔案，通過(guò)靈活的方式對(duì)事業(yè)單位的檔案資料進(jìn)行存儲(chǔ)管理。三是要增加對(duì)檔案管理的資金投入，更新硬件設(shè)備與軟件設(shè)備，為檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型奠定可靠的物質(zhì)基礎(chǔ)。四是檔案管理人員要更新自身觀念，提升自己的計(jì)算機(jī)使用水平，從根本上提升事業(yè)單位檔案管理的水平。

3 結(jié)語(yǔ)

隨著科技的更新和時(shí)代的發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理工作也要跟隨時(shí)代腳步與時(shí)俱進(jìn)。事業(yè)單位檔案管理工作者要從自身角度出發(fā)，身體力行，做好榜樣工作，方便改進(jìn)措施的實(shí)施，建立一套科學(xué)的、高效的、靈活的檔案管理體系，方便檔案管理工作的開(kāi)展，更好地提高事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，推動(dòng)社會(huì)的發(fā)展。

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