水利水電工程檔案信息化建設(shè)和利用

陳加

摘 要：隨著現(xiàn)代社會信息技術(shù)的突飛猛進，電子檔案以其快速、便捷、準確的優(yōu)勢，逐漸開始替代原始的紙質(zhì)檔案。作為基層水利勘察設(shè)計單位，水利水電工程檔案的信息化建設(shè)和利用也被提上了日程。本文將從水電工程檔案信息化的工作流程、存在風險及改進措施等方面進行淺析，為水利事業(yè)信息化提供理論保障。

關(guān)鍵詞：水利水電;信息化檔案;建設(shè);利用

水利水電工程檔案信息化建設(shè)就是利用現(xiàn)代科學技術(shù)手段，使用計算機、網(wǎng)絡(luò)、軟件等信息載體，建立水利行業(yè)科技檔案專用數(shù)據(jù)庫和通信網(wǎng)絡(luò)，進一步提高該類檔案收集、傳輸、利用的高效性和便捷性，提升現(xiàn)代化管理水平，讓水電工程檔案與時俱進，力爭更好地為各項水利水電事業(yè)服務(wù)。 由于水利水電工程設(shè)計單位工程檔案信息豐富，包含了眾多水利設(shè)計成果，不但是水利事業(yè)發(fā)展的見證和依據(jù)，在生產(chǎn)經(jīng)營中也發(fā)揮了巨大的價值和作用。隨著信息時代的來臨和電子技術(shù)的普及，社會各領(lǐng)域均被信息化覆蓋?？v觀水利行業(yè)傳統(tǒng)檔案的管理利用方式，出現(xiàn)了諸多問題，如紙質(zhì)檔案占用空間多、易損壞、管理工作量大及利用繁瑣等，已不能滿足激烈的市場競爭和單位自身發(fā)展需要。為了保證檔案資料的完整規(guī)范，提升水利事業(yè)的經(jīng)濟效益和社會效益，保障水利水電單位的長遠發(fā)展，水利水電工程檔案信息化建設(shè)已勢在必行。

1 水電工程檔案信息化工作流程

水電工程檔案信息化工作的主要目標是以現(xiàn)代信息技術(shù)作為檔案工作基礎(chǔ)，以實際運用為操作導向，以實現(xiàn)工作效率最大化為目的，實現(xiàn)科技檔案的全面信息化建設(shè)和管理。綜合檔案室作為電子信息檔案的歸口科室，負責所有信息化檔案的接收、管理和利用。信息化工作具體流程如下：

1.1 基礎(chǔ)軟硬件準備

水利水電檔案信息化的基礎(chǔ)是設(shè)備設(shè)施的建立，包括電腦、打印機等外部硬件設(shè)施準備，安全穩(wěn)定的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)搭建及實現(xiàn)信息資源共享的軟件建設(shè)。只有具備以上條件，才能建立高效、方便、安全的信息化檔案系統(tǒng)。由于水利水電工程檔案中圖紙資料較多，因此還需另外配備圖形掃描儀、圖形編輯軟件等用于圖形檔案信息化。在準備好基礎(chǔ)硬件設(shè)施的同時，一套完善的檔案管理使用平臺軟件是共享檔案信息資源的核心，它以信息數(shù)據(jù)庫為支撐，以局域網(wǎng)傳輸為手段，確保整個檔案信息系統(tǒng)規(guī)范管理和高效利用。

1.2 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建立

檔案信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫的建立是信息化建設(shè)的第一要務(wù)，工作量大，對工作人員的各項素質(zhì)要求較高，主要工作包括電子文件的收集、整理、錄入及歸檔。我單位水利水電工程檔案以項目分類立卷，包含設(shè)計合同、報告、圖紙、計算書、設(shè)計變更書、獲獎成果等多項內(nèi)容，對于新項目的數(shù)據(jù)庫建立同樣依托以上內(nèi)容作為歸檔基礎(chǔ)，通過數(shù)據(jù)處理和索引歸檔，整合項目檔案資源，建立標準化工作流程，提升檔案利用效率。對于已形成的老檔案，利用拍圖掃描等現(xiàn)代方式進行數(shù)字化處理，并以JEPG或者PDF形式保存歸檔，實現(xiàn)了紙質(zhì)和電子檔案的雙重使用管理，為下一步檔案信息化地全面推進建立了良好基礎(chǔ)。

1.3 網(wǎng)絡(luò)服務(wù)搭建

檔案信息化建設(shè)的目的是各類檔案的完整歸檔和高效利用，通過搭建內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，可以即時傳輸信息資源、明確查閱權(quán)限設(shè)置，確保檔案信息安全，從而達到提升工作效率，創(chuàng)造更高生產(chǎn)價值的最終目標。結(jié)合單位實際，將不同類型檔案進行不同權(quán)限劃分，嚴格按照查閱權(quán)限對不同人員賬戶進行歸賦權(quán)。同時，建立電子信息化檔案借閱審批流程，重要檔案需經(jīng)過科室負責人或分管領(lǐng)導電子簽批同意后，方可查閱下載。網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的搭建，確保了檔案的多重、快速和安全利用，也減輕了檔案管理工作員的工作負擔，避免了紙質(zhì)檔案的破損。

1.4 專業(yè)人員培養(yǎng)

水利檔案信息化對檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)提出了更高的標準，除了要掌握檔案專業(yè)和水利水電工程相關(guān)知識，能對各類工程檔案進行系統(tǒng)分類、立卷、歸檔，使之成為具備收藏利用價值的科技檔案;同時對電腦、網(wǎng)絡(luò)及軟件的熟練運用也成了需具備的技能，達到對電子檔案的有效保護利用。另外，除了對檔案管理人員的培養(yǎng)，其余生產(chǎn)設(shè)計部門的工作人員也應(yīng)樹立起檔案信息化的意識，及時將本科室產(chǎn)生的各類具有收藏和保存價值的信息文件交由檔案部門保存，確保電子檔案內(nèi)容真實、全面和完整，為檔案的二次利用提供強有力地支持。

2 水電工程檔案信息化的主要風險

一是電子信息檔案相較傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在很多優(yōu)勢，如快捷高效、精準搜索、可多人同時利用等，但由于其以電腦、網(wǎng)絡(luò)和電子信息為基礎(chǔ)，載體的不穩(wěn)定和不確定性，導致信息檔案比紙質(zhì)檔案存在更多安全隱患，對檔案信息化的操作載體和人員提出了更高的要求。二是雖然水利行業(yè)單位已意識到工程檔案信息化建設(shè)的重要性，并且大部分水利水電工程企業(yè)也開始實行檔案信息化管理，但其管理和運用電子檔案時間短，缺乏成熟經(jīng)驗，不能全面了解電子檔案的各項功能，沒有很好發(fā)揮出電子檔案的優(yōu)越作用。三是電子檔案管理模式的不規(guī)范會引發(fā)檔案在使用中出現(xiàn)各種受損問題，嚴重的甚至可能導致電子檔案丟失或泄密。總之，水利水電工程檔案信息化地順利推進仍任重道遠。

3 未來改進措施

水利水電工程檔案作為水利工程的真實記錄，在實施工程建設(shè)的過程中發(fā)揮了重要作用。其信息化建設(shè)工作是一項基礎(chǔ)要求高、工作量大的長期工程。目前，雖然各單位都在有序推進水利科技檔案信息化建設(shè)，但仍存在一些不足之處。在未來的工作中，還需要進一步加強宣傳領(lǐng)導，增強技術(shù)力量和資金保障，加強檔案專業(yè)復(fù)合型人才的培養(yǎng)，才能不斷推動水利檔案信息化管理工作的開展。主要改進措施如下：

一是要轉(zhuǎn)變思維，強化信息化基礎(chǔ)管理。將水利水電工程檔案信息化作為當前重點工作，加強對其重要性、緊迫性、必要性的宣傳，提高全體職工的認識，營造檔案信息化發(fā)展的大環(huán)境。二是由具體專人負責檔案信息化具體工作，完善制度，明確流程，制定相關(guān)規(guī)范規(guī)程，全程對檔案信息化的各項工作進行監(jiān)督，做到安全管理、高效利用，做好電子檔案的儲存、保密及查詢等服務(wù)。三是加強對檔案管理人員的綜合培養(yǎng)。工程檔案信息化管理對工作人員綜合素質(zhì)要求高，既要熟知檔案專業(yè)知識，又要了解生產(chǎn)業(yè)務(wù)知識，還要具備一定計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。目前，建立一專多能型水利檔案信息化管理人才，才能真正確保檔案信息化的順利推進。四是通過高科技技術(shù)手段確保電子檔案安全。通過不斷更新的計算機設(shè)備和軟件，加以科學的標準化流程操作，不斷夯實優(yōu)化基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)，進一步加強檔案利用權(quán)限審批監(jiān)管，達到最終確保信息化檔案的保存和使用安全。

4 結(jié)語

綜上所述，隨著信息社會的不斷發(fā)展，我國的水利水電事業(yè)也在不斷地發(fā)展，作為水利勘察設(shè)計企業(yè)，我們應(yīng)該用現(xiàn)代的信息技術(shù)繼續(xù)提升水利科技檔案的管理利用水平，充分使用各項新技術(shù)，吸取先進技術(shù)與經(jīng)驗，逐漸摸索出屬于工程檔案信息化管理新模式，使水利科技檔案在21世紀煥發(fā)出新的生機和活力。

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