起草匯報(bào)材料，如何正確運(yùn)用數(shù)據(jù)？

張謙

十多年前，一位領(lǐng)導(dǎo)到我們省上任。按照要求，省委辦公廳、省政府辦公廳部分負(fù)責(zé)人和有關(guān)同志參加了領(lǐng)導(dǎo)召集的座談會(huì)。會(huì)前“兩辦”分別準(zhǔn)備了匯報(bào)材料。第一天座談會(huì)結(jié)束的時(shí)候，領(lǐng)導(dǎo)針對(duì)這些匯報(bào)材料及座談時(shí)涉及的部分內(nèi)容提出了不少疑問(wèn)。這些疑問(wèn)的共同點(diǎn)是——大家匯報(bào)、座談中運(yùn)用的數(shù)據(jù)存在矛盾。那次座談會(huì)我至今記憶猶新，特別是在文稿起草方面，如何正確運(yùn)用數(shù)據(jù)，確保數(shù)字準(zhǔn)確，給我們?cè)S多深刻有益的啟示。

注意避免誤差

小數(shù)點(diǎn)后面直接四舍五入，要注意與之相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)變化和由此造成的誤差。比如，我們省地形地貌結(jié)構(gòu)，山地、丘陵、平原盆地的面積分別占26.6%、17.7%、55.7%。其中一份匯報(bào)材料在運(yùn)用這組數(shù)據(jù)時(shí)，將數(shù)據(jù)小數(shù)點(diǎn)后面四舍五入，保留到整數(shù)，結(jié)果全省的地形結(jié)構(gòu)占比加起來(lái)變?yōu)?01%。

確保數(shù)字準(zhǔn)確，有時(shí)需要把分項(xiàng)數(shù)字尾數(shù)相加，有時(shí)需要把統(tǒng)計(jì)表格分項(xiàng)縱橫復(fù)核，檢驗(yàn)是否因?yàn)樗纳岫倘?、五入而多余。是否需要保留小?shù)，保留幾位小數(shù)，要靈活掌握，以確保數(shù)字精確為原則。

注意數(shù)據(jù)出處

一般來(lái)說(shuō)，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、社會(huì)發(fā)展按年度計(jì)算，經(jīng)濟(jì)運(yùn)行按季度或者月份計(jì)算，但是也有特例。比如，關(guān)于大型水庫(kù)的數(shù)目，我們兩份匯報(bào)材料的表述就有不同，一個(gè)是19座，一個(gè)是20座。大型水庫(kù)屈指可數(shù)，兩份材料為什么差一座？其實(shí)兩個(gè)數(shù)字都對(duì)，只是一份材料的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)截至上年年底，另一份材料是到當(dāng)年上半年，由于其中一座水庫(kù)當(dāng)年5月份通過(guò)竣工驗(yàn)收，所以表述為20座。

這個(gè)情況告訴我們，做到數(shù)字準(zhǔn)確，應(yīng)當(dāng)注意數(shù)據(jù)的變化及其出處。匯報(bào)式座談會(huì)通常會(huì)提供多份材料，也有的時(shí)候，一份材料由集體來(lái)完成。這就需要有人牽頭組織討論，注意材料中的數(shù)據(jù)與時(shí)間的銜接，在細(xì)節(jié)上做一些磨合。同時(shí)，作為材料執(zhí)筆人和匯報(bào)者，對(duì)數(shù)據(jù)有關(guān)情況也應(yīng)了然于心，知其然，知其所以然。

注意定性嚴(yán)密

數(shù)量，本來(lái)就是數(shù)和量的結(jié)合。要保證數(shù)字準(zhǔn)確，必須確保時(shí)間、范圍等概念定性嚴(yán)密。比如，一份匯報(bào)材料中介紹：“某市新機(jī)場(chǎng)1997年8月28日正式通航，設(shè)計(jì)年客運(yùn)量1000萬(wàn)人次，當(dāng)年完成客運(yùn)量136萬(wàn)人次，預(yù)計(jì)全年（1998年）可完成客運(yùn)量360萬(wàn)人次?！绷硪环輩R報(bào)材料表述為：“年客運(yùn)量700萬(wàn)人次?！边@是和1000萬(wàn)人次對(duì)應(yīng)的一個(gè)數(shù)字，但是，前面缺少一個(gè)定性詞，應(yīng)當(dāng)說(shuō)“實(shí)際客運(yùn)能力”。

關(guān)于機(jī)場(chǎng)的客運(yùn)量，因概念不同存有區(qū)別。國(guó)內(nèi)的機(jī)場(chǎng)一般是竣工后先使用，使用中再逐步配套完善，以盡早發(fā)揮投資效益。該市新機(jī)場(chǎng)投用時(shí)許多設(shè)施還不完善，它的客運(yùn)能力是700萬(wàn)人次，沒(méi)有達(dá)到設(shè)計(jì)能力1000萬(wàn)人次的標(biāo)準(zhǔn)。表述的時(shí)候，應(yīng)正確使用定語(yǔ)，做到概念準(zhǔn)確、定性嚴(yán)密。

注意細(xì)化地域單元

一個(gè)?。▍^(qū)、市）十幾萬(wàn)到幾十萬(wàn)甚至一百多萬(wàn)平方公里，地形地貌復(fù)雜，氣候千差萬(wàn)別。介紹自然情況時(shí)地域單元分得越細(xì)，表述越精確。比如，我們省年降水量從北到南大致在600毫米～1200毫米之間。黃河以北地區(qū)，大體在600毫米左右；中部地區(qū)大體在800毫米～1000毫米之間；淮河以南、大別山區(qū)大體在1200毫米左右。關(guān)于年降水量的介紹，如果僅僅按地區(qū)氣候帶大致介紹似乎也可以，但是特點(diǎn)不夠突出，也不夠精確。

這位領(lǐng)導(dǎo)感覺(jué)匯報(bào)材料中這組數(shù)據(jù)差別較大，提出質(zhì)疑。如果“子域”層級(jí)再多一些，單元分得再細(xì)一些：大別山地區(qū)某縣最高年份年降水量1662.3毫米，等等，這樣就更加精確，特別是有的數(shù)據(jù)也更能說(shuō)明汛情的背景，有利于指導(dǎo)工作。此外，涉及光照和溫度的數(shù)據(jù)，有時(shí)候也需要更細(xì)、更具體。

（摘自《秘書(shū)工作》）endprint