郭津鋼

摘 要：大數(shù)據(jù)時代下檔案數(shù)據(jù)資源體系變化的研究，有利于保護各類檔案文化資源，優(yōu)化檔案業(yè)務流程，挖掘檔案增值信息，加強檔案管理機構(gòu)的職能建設，達到促進檔案事業(yè)發(fā)展的目的。擁有可觀的館藏資源是檔案部門開展工作最大的優(yōu)勢，館藏資源越多越能體現(xiàn)檔案部門存在的價值，豐富的館藏是檔案部門維護社會地位的根本，也是開展檔案利用服務的資本。大數(shù)據(jù)時代，信息資源呈現(xiàn)爆發(fā)式增長，最終作為檔案保存下來材料的也急劇增長，檔案不再缺，而是泛。檔案數(shù)據(jù)的來源更廣泛、內(nèi)容更豐富、采集方式也發(fā)生了改變。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);時代;檔案數(shù)據(jù);資源體系;變化

大數(shù)據(jù)時代，社會各行各業(yè)都逃不開大數(shù)據(jù)的侵襲，面臨著對紛繁復雜層出不窮的數(shù)據(jù)進行分析和處理的困境，同時還面臨著大數(shù)據(jù)時代給工作帶來的各種改變，作為主管國家信息資源的職能機構(gòu)，肩負著國家、社會、人民賦予的使命，檔案部門同樣也面臨著大數(shù)據(jù)時代給檔案管理帶來的各種變化，如新生的理論觀念、增多的數(shù)據(jù)資源、變換的服務方式、難度增大的安全保衛(wèi)以及行政機構(gòu)的準確定位等等，這些變化都需要檔案部門對大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作重新進行認識和分析。

一、檔案數(shù)據(jù)的來源更廣

檔案館是集中統(tǒng)一永久保管黨和國家檔案的科學文化事業(yè)機構(gòu)，是科學研究和社會各界利用檔案史料的中心，所以檔案過去的功用主要體現(xiàn)在維護和傳承黨和國家的記憶上，這在一定程度限定了檔案的來源，它們大多都是機關(guān)、企事業(yè)單位經(jīng)年累月后精挑細選的“成品”，大數(shù)據(jù)時代，檔案數(shù)據(jù)的來源更多地傾向網(wǎng)絡化、社會化、平民化?；ヂ?lián)網(wǎng)的普及、網(wǎng)民人數(shù)的增多以及網(wǎng)頁數(shù)量的暴漲使得網(wǎng)上信息成為了檔案數(shù)據(jù)的主要來源之一。

檔案部門更關(guān)注民生民意是檔案數(shù)據(jù)來源的另一大變化。這幾年，檔案部門積極響應國家政策，更加注重收集關(guān)乎老百姓切身利益的民生檔案。國際檔案日的宣傳主題從“檔案在你身邊”到“走近檔案”，都是在呼喚大眾的社會檔案意識，引導他們關(guān)注檔案、關(guān)心自我。日常生活中，日記照片、錄影錄像、獲獎證書、購物發(fā)票、就診記錄、行車線路、消費信息等等都和自身息息相關(guān)，雖然這些信息對他人毫無用處，但它是自己歷史的一部分，對自己有重大意義。國家號召全社會建立家庭檔案和個人檔案，“全民皆檔”使得檔案來源更草根化、生活化。

二、檔案數(shù)據(jù)的內(nèi)容更豐富

對于檔案部門來說，信息資源是安身立命之本，檔案數(shù)量越大、門類越多就越有利于檔案價值的發(fā)揮，強化檔案部門的社會地位。大數(shù)據(jù)時代早已讓 IT 行業(yè)風起云涌，后知后覺的檔案部門受到大數(shù)據(jù)的影響，檔案數(shù)據(jù)本身也發(fā)生了變化。一是檔案數(shù)據(jù)數(shù)量增大。大數(shù)據(jù)時代，檔案數(shù)據(jù)資源總量大且迅猛增長。但個檔案館的館藏檔案數(shù)量不算大，但全國各個檔案館館藏檔案的總和就可以稱得上大數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)時代，隨著全國各級各類檔案館的擴改建工程項目從開始啟動到逐步完工，檔案館館藏容量大大增加，檔案館勢必要全面完成存量數(shù)字化、增量電子化任務，且在今后乃至很長一段時間內(nèi)檔案仍將實行“雙套歸檔制”，這些移交、寄存、撤轉(zhuǎn)并改檔案數(shù)量輕易就能使檔案館館藏存儲量達到 TB 甚至 PB 級，形成海量規(guī)模。二是檔案數(shù)據(jù)類型增多。檔案館的館藏檔案通常包括紙質(zhì)、聲像、實物幾個常見種類，信息化又帶來了電子檔案，還有用戶信息、瀏覽查詢痕跡等等需要保存，這些載體各異、特征多樣，結(jié)構(gòu)差異大的檔案被分門別類用不同方式保管著，數(shù)據(jù)和載體的增多使得同一個信息可以用不同的數(shù)據(jù)形式表示出來，同樣的數(shù)據(jù)形式也可以表達不同的信息內(nèi)容，它們共同組成了檔案館的異構(gòu)數(shù)據(jù)大集群。三是檔案數(shù)據(jù)價值密度降低。檔案作為最真實的歷史記錄，相較于一般的信息資源擁有非常高的價值。但大部分的檔案一旦移交進館后就基本處于休眠狀態(tài)，乏人問津少有翻閱。實踐證明，利用率高利用價值大的檔案在館藏檔案中幾乎如鳳毛麟角般稀少，這些重要檔案占全部庫存檔案的比重非常低，檔案價值密度的高低與檔案數(shù)據(jù)總量的大小成反比，表示說檔案數(shù)據(jù)總量越多單個檔案的價值密度就越小，其中還不乏長期處于沉睡中從來沒有發(fā)揮過作用的，它們其實占據(jù)了檔案總量的大部分。大數(shù)據(jù)時代，檔案數(shù)據(jù)總量只會逐年驟增，相對來說檔案整體平均利用率就會降低，那么可能有用的檔案對應比例就會減少。四是檔案數(shù)據(jù)處理速度加快。隨著檔案信息化進程加快和檔案網(wǎng)絡的逐步建設，檔案部門已經(jīng)漸漸脫離了人工手動管理檔案的落后方式，進入了了現(xiàn)代化的檔案收、管、用業(yè)務流程管理。大數(shù)據(jù)時代，檔案工作講究的是時效性和便捷性，一方面對稍縱即逝的有用信息的抓取速度提出了新要求，尤其是網(wǎng)絡中更新快的網(wǎng)頁信息，另一方面要求檔案員從海量檔案中迅速找到用戶所需的信息。如何快速獲取有效信息并滿足用戶需求，只有靠大數(shù)據(jù)催生出的云計算技術(shù)來解決自身帶來的難題，運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計算機軟件、高科技手段提升檔案資源的處理速度。

三、檔案數(shù)據(jù)的收集方式多樣

信息資源數(shù)量再多，沒有被收集歸檔就不是檔案，就不能起到檔案作為權(quán)威的作用。檔案業(yè)務工作的第一環(huán)就是檔案的收集，在傳統(tǒng)的管理方式下，收集主要靠的是主動移交，單位各科室定時向綜合檔案室移交，各單位定時向各級國家綜合檔案館移交，還要打好移交清冊，以免損毀丟失。

第一，檔案數(shù)據(jù)的強制收集。事實上，很多單位都不主動向檔案館移交檔案，借故拖延，加上檔案法規(guī)威懾力弱，檔案部門不主動上門要，很難及時將檔案收集齊全完整。第二，檔案數(shù)據(jù)的實時捕捉。如今互聯(lián)網(wǎng)信息內(nèi)容多、更新快、傳播廣，成為檔案部門在大數(shù)據(jù)時代檔案收集的重點和難點區(qū)域。將有價值的信息及時捕捉歸檔，對檔案員的專業(yè)敏銳度和操作靈活性是一大考驗，因為不知道一閃而逝的信息在什么時候有用，檔案部門再也不能只依著“等人送上門”的老辦法來收集檔案，采用收集信息的新方法，實時把握網(wǎng)絡動態(tài)資源，借助計算技術(shù)和信息技術(shù)的力量，充分利用社會計算，幫助檔案員實時對網(wǎng)絡資源進行科學捕捉。

大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理是檔案界一個全新的研究領(lǐng)域，正確認識大數(shù)據(jù)時代給我國檔案管理工作帶來的變化，這就要求我們用發(fā)展的視角去認識檔案價值，用創(chuàng)新的思維去拓展檔案領(lǐng)域，用科學的方法去提高檔案工作水平，用變革的技術(shù)去提升檔案管理能力。

參考文獻

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