信息時(shí)代檔案管理工作者應(yīng)具備的素質(zhì)和能力探討

王悅

摘要：當(dāng)前，我國的信息技術(shù)正在不斷發(fā)展過程中，而隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，我國企業(yè)管理過程中的檔案管理工作，也在逐漸朝向信息化的檔案管理模式進(jìn)行演變，這對(duì)企業(yè)來說，不僅能夠提高管理過程的效率，同樣也能夠促進(jìn)企業(yè)的快速發(fā)展。但根據(jù)信息時(shí)代檔案管理工作的特點(diǎn)，管理人員具備應(yīng)用的素質(zhì)及專業(yè)能力也是極為重要的?；诖?，本文對(duì)信息時(shí)代檔案管理工作人員應(yīng)具備的素質(zhì)和能力進(jìn)行論述，以促進(jìn)我國企業(yè)檔案管理過程的進(jìn)步。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;檔案管理;工作者;素質(zhì)和能力

引言

在時(shí)代不斷發(fā)展的背景之下，行業(yè)對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)利用的頻率也在不斷地上升，計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)我國各行業(yè)的發(fā)展提供了動(dòng)力。與此同時(shí)，對(duì)工作人員的技術(shù)要求也有所提高。在檔案管理工作的過程當(dāng)中，工作人員想要?jiǎng)偃芜@個(gè)工作，就必須對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)有全面地了解，通過提升自身的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力來適應(yīng)快速發(fā)展的時(shí)代需求。

一、檔案管理工作的基本原理及其對(duì)管理人員的素質(zhì)要求

（一）檔案管理工作的基本原理。（1）檔案管理的主要環(huán)節(jié)。檔案主要涉及整理收集、鑒定保管和統(tǒng)計(jì)利用等方面。具體環(huán)節(jié)包括檔案的整理收集、價(jià)值鑒定、信息保管、信息編目、檢索和統(tǒng)計(jì)、編輯研究和檔案信息的提供利用等八個(gè)環(huán)節(jié)。（2）檔案管理的發(fā)展。檔案管理的發(fā)展史一個(gè)從非獨(dú)立到獨(dú)立系、從簡單到復(fù)雜、從經(jīng)驗(yàn)到科學(xué)、從手工到電子化管理、從封閉到共享開放的發(fā)展過程。（3）檔案管理的性質(zhì)。從主要作用和基本性質(zhì)的角度來看，檔案管理是一項(xiàng)具有管理性、服務(wù)性和政治性的管理工作。由于檔案管理會(huì)涉及到國家政治和經(jīng)濟(jì)利益方面，所以檔案管理有一定的保密要性，檔案共享具有相對(duì)性，因此檔案管理具有一定的政治色彩。（4）檔案管理的要求。進(jìn)行檔案管理工作要以檔案的完整性、安全性、便利性為管理原則。首先，檔案數(shù)量要統(tǒng)計(jì)歸納齊全，防止檔案缺失;其次，檔案數(shù)據(jù)之間要有一定的排列邏輯，方便按照檢索規(guī)則快速檢索，最后安全性原則要求檔案本身不被損壞，能長期利用，對(duì)于設(shè)計(jì)國家利益的檔案還要注意保密性維護(hù)。同時(shí)由于檔案是對(duì)歷史的客觀反映，因此管理人員還要注意維護(hù)檔案的真實(shí)性，保持檔案原始性不被破壞，這也是檔案管理工作人員所需要遵循的原則之一。

（二）信息時(shí)代檔案管理對(duì)工作人員的素質(zhì)要求?，F(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)正朝著電子化管理方向發(fā)展。而檔案信息電子化的管理前提是要有現(xiàn)代化的管理者。因此信息時(shí)代檔案管理對(duì)工作人員要有現(xiàn)代化的知識(shí)和計(jì)算機(jī)技術(shù)水平，檔案管理人員的一般的計(jì)算機(jī)操作已經(jīng)不能滿足管理需要。從現(xiàn)在看，目前許多檔案館現(xiàn)代高技術(shù)人才的缺口較大，其中檔案管理的信息處理高素質(zhì)人才尤其缺乏，檔案管理隊(duì)伍整體的技術(shù)水平相對(duì)低下，甚至部分管理人員不了解計(jì)算機(jī)，即使檔案館引進(jìn)了現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，和系統(tǒng)也不能有效提高檔案管理效率，嚴(yán)重影響檔案信息電子化發(fā)展。除此之外，由于檔案管理具有服務(wù)性、政治性、專業(yè)性等特點(diǎn)，信息時(shí)代下檔案管理人員也必須具備較高水平的思想素質(zhì)、專業(yè)能力和素質(zhì)以及政治覺悟。

二、檔案管理工作者應(yīng)具備的素質(zhì)

依據(jù)檔案管理工作的內(nèi)容，工作者所需具備的素質(zhì)可以從道德素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)幾個(gè)方面進(jìn)行區(qū)分，這些素質(zhì)的形成既受先天因素的影響，又與后天的培養(yǎng)有關(guān)，其是在信息時(shí)代下檔案管理工作中從業(yè)者所需要必備的素質(zhì)條件。

（一）檔案管理工作者應(yīng)具備的專業(yè)素質(zhì)。

（1）專業(yè)知識(shí)。專業(yè)知識(shí)是檔案管理工作者所應(yīng)具備的知識(shí)結(jié)構(gòu)的核心，它是檔案管理工作者開展業(yè)務(wù)工作必須具備的基本素質(zhì)，更是高校檔案管理工作的必要保證。具體來說，檔案管理工作人員應(yīng)該熟練檔案各學(xué)科的理論知識(shí)和方法，包括檔案管理理論、檔案管理技術(shù)、檔案信息資源開發(fā)與利用、檔案編研，還必須對(duì)自然科學(xué)和人文社會(huì)科學(xué)以及文秘、寫作等相關(guān)知識(shí)有所了解。

（2）現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代技術(shù)也逐漸深入到工作和生活中來?，F(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、光盤技術(shù)、計(jì)算機(jī)自動(dòng)標(biāo)引技術(shù)、縮印技術(shù)、復(fù)印技術(shù)等。新技術(shù)的廣泛應(yīng)用要求檔案管理工作者必須熟練掌握現(xiàn)代技術(shù)的基本原理和基本的信息管理知識(shí)及操作方法，從而適應(yīng)信息時(shí)代的要求，提高檔案管理的服務(wù)效能。

（二）檔案管理工作者應(yīng)具備的業(yè)務(wù)能力

（1）熟練操作計(jì)算機(jī)。隨著以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心的現(xiàn)代技術(shù)在生活和工作中的廣泛應(yīng)用，計(jì)算機(jī)已成為人們工作和生活中必不可少的工具。信息的收集、加工、存儲(chǔ)和傳遞都必須依賴計(jì)算機(jī)。無法操作計(jì)算機(jī)的人就會(huì)成為功能性文盲。目前檔案管理信息化建設(shè)要求了管理人員將原有的檔案進(jìn)行電子化、數(shù)據(jù)化，并應(yīng)用專業(yè)的信息管理系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一的存儲(chǔ)及使用，這在一定程度上考驗(yàn)了工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)掌握的程度。檔案管理工作者必須熟練的使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，充分利用計(jì)算機(jī)方便、快捷的功能，高效率地使用信息管理系統(tǒng)，達(dá)到更準(zhǔn)、更快、更好地為用戶服務(wù)。

（2）具備現(xiàn)代管理技能。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作方式也發(fā)生了變化，由傳統(tǒng)的將紙張手工做成卷，將文件以“件”為報(bào)關(guān)單位的管理方式變?yōu)橐攒洷P和硬盤管理工具，資料由機(jī)器掃描進(jìn)入微機(jī)中進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理的方式。因此，檔案管理工作者也要與時(shí)俱進(jìn)，掌握現(xiàn)代信息管理相關(guān)知識(shí)和技能，能夠熟練運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通訊設(shè)備，才能勝任信息化時(shí)代的檔案管理工作。

三、如何培養(yǎng)檔案管理工作者的工作能力

（一）加強(qiáng)交流培訓(xùn)

對(duì)于單位而言，一定要能夠?yàn)闄n案管理工作人員創(chuàng)造接受培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，只有通過學(xué)習(xí)才能夠接觸一些新鮮東西，使檔案管理事業(yè)能夠健康發(fā)展。單位要拿出一定經(jīng)費(fèi)讓工作表現(xiàn)出色、有培養(yǎng)前途的人員參加學(xué)術(shù)會(huì)議和短期培訓(xùn)，同時(shí)注意脫產(chǎn)學(xué)習(xí)和崗位培訓(xùn)相結(jié)合。提倡以崗位學(xué)習(xí)為主，以實(shí)際效果為主，使理論知識(shí)的學(xué)習(xí)與本職工作緊密結(jié)合，做到學(xué)以致用，不斷提高檔案人員的專業(yè)水平。

（二）進(jìn)行經(jīng)常性的繼續(xù)教育

隨著檔案事業(yè)的迅速發(fā)展，檔案隊(duì)伍的文化、專業(yè)素質(zhì)都有很大提高。檔案工作繼續(xù)教育就是為了提高檔案管理工作人員的知識(shí)水平，更新知識(shí)、拓寬知識(shí)面，改善檔案管理人員整體知識(shí)結(jié)構(gòu)，其教育內(nèi)容主要為：加強(qiáng)職業(yè)道德教育;加強(qiáng)電子化管理新觀念的教育;專業(yè)知識(shí)的繼續(xù)教育及創(chuàng)造力的開發(fā)。

四、結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)具有一定的素質(zhì)和能力，只有這樣才能夠推動(dòng)檔案管理這一行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，無論處于什么樣的時(shí)刻，都應(yīng)當(dāng)不斷地對(duì)自身的素養(yǎng)和能力進(jìn)行充實(shí)，只有這樣才能夠使得工作人員跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，這對(duì)自身的工作也十分有利。

參考文獻(xiàn)：

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[2]劉澍.信息時(shí)代檔案管理工作者應(yīng)具備的素質(zhì)和能力[J].才智，2018（18）：199.

（作者單位： 哈爾濱城鄉(xiāng)規(guī)劃展覽館）