企業(yè)檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)防控與措施

宋琪

摘 要： 現(xiàn)如今，我國是現(xiàn)代化快速發(fā)展的新時(shí)期，在各企業(yè)的內(nèi)部發(fā)展中，檔案管理都是重要的工作內(nèi)容，對企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展有直接性的影響，各項(xiàng)工作的開展與實(shí)施，都會以企業(yè)檔案為基礎(chǔ)，突出企業(yè)檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的重要地位與價(jià)值。結(jié)合目前各企業(yè)的發(fā)展情況分析，在企業(yè)檔案管理工作中，依然存在著相應(yīng)的問題，由于受到的影響因素不同，所產(chǎn)生的影響效果不同，但是都會對企業(yè)的發(fā)展造成不利的影響。對此，需要企業(yè)對此提高重視度，加大對其的管理力度，制定完善的管理制度與措施，有效解決企業(yè)檔案管理工作中存在的問題，從而提升企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量與效率。

關(guān)鍵詞： 企業(yè)檔案管理;安全風(fēng)險(xiǎn);防控措施

【中圖分類號】F270 ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A ? ? 【文章編號】1674-3733（2020）11-0298-01

引言：檔案管理是一個(gè)企業(yè)經(jīng)營管理的重要組成部分，不僅能夠?qū)ζ髽I(yè)的知識資源和信息資源進(jìn)行收集和保護(hù)，同時(shí)也能夠促進(jìn)企業(yè)的研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動的有效開展，有助于企業(yè)的創(chuàng)新和發(fā)展。本文就企業(yè)檔案管理工作作一粗淺探討，談一些自己的見解，愿與同行一起切磋。

1 企業(yè)檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)防控現(xiàn)狀分析

1.1 管理不到位

由于企業(yè)管理人對于檔案工作認(rèn)識不到位，從而造成檔案管理相關(guān)制度在企業(yè)中不健全，檔案管理人員也不專業(yè)，也就導(dǎo)致了企業(yè)檔案管理不到位。很多檔案管理人員只能做到將基本材料進(jìn)行留存，至于按照檔案整理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工作，只能是看檔案員的基本素質(zhì)，認(rèn)真負(fù)責(zé)、有點(diǎn)基本業(yè)務(wù)知識的，檔案整理就好些，反之就會差很多。

1.2 檔案管理系統(tǒng)復(fù)雜

大型企業(yè)通常具有跨行業(yè)、跨地區(qū)、跨部門的特征，其內(nèi)部機(jī)構(gòu)龐大，部門設(shè)置繁多，經(jīng)營范圍廣泛，由此決定了大型企業(yè)的檔案材料繁雜，內(nèi)容涉及面廣，與之相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)也十分復(fù)雜。大型企業(yè)在促進(jìn)國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的過程中，各個(gè)部門都發(fā)揮了非常重要的作用，要想使各職能部門都有條不紊地開展工作，必須建立完善的管理制度進(jìn)行規(guī)范化管理，對于企業(yè)檔案管理工作而言亦如此。由于檔案管理系統(tǒng)的復(fù)雜性，大型企業(yè)的檔案管理工作很容易陷入混亂之中，只有建立健全各項(xiàng)檔案管理制度，明確檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的具體要求，開展分類管理，才可有效提高檔案管理工作水平。

1.3 革新意識不強(qiáng)

一方面，現(xiàn)行的大型企業(yè)的經(jīng)營者認(rèn)為檔案管理屬于附屬工作，按照老規(guī)矩做好服務(wù)工作就行，因此導(dǎo)致認(rèn)知的片面性、管理的單一性以及工作方式的單調(diào)和原始性，致使其改革缺失動力，無法跟上時(shí)代的發(fā)展;另一方面，檔案部門長期以來形成的思維定式，使他們害怕承擔(dān)改革帶來的不良后果，因此安于現(xiàn)狀的思維比較普遍，所以創(chuàng)新意義也是十分薄弱的，綜合而言是革新意識不強(qiáng)。

2 企業(yè)檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)防控措施

2.1 提高檔案管理重視度

檔案管理對企業(yè)的長久發(fā)展有直接性的影響，企業(yè)不僅要考慮到自身的發(fā)展，對各項(xiàng)工作的嚴(yán)格管理，而且還要考慮到市場動態(tài)發(fā)展形勢，及時(shí)調(diào)整企業(yè)的發(fā)展方案，能夠確保企業(yè)自身的發(fā)展隨著時(shí)代的發(fā)展共同進(jìn)步。除此之外，企業(yè)之間的競爭形勢越來越激烈，增加企業(yè)的發(fā)展壓力，甚至有些企業(yè)為了自身的利益，對競爭企業(yè)進(jìn)行惡性的影響。對此，需要各企業(yè)都對檔案管理工作提高重視度，結(jié)合企業(yè)自身的發(fā)展與檔案管理工作綜合分析，制定完善的管理制度與風(fēng)險(xiǎn)防控措施，降低企業(yè)檔案管理的安全風(fēng)險(xiǎn)。尤其對企業(yè)檔案管理的安全風(fēng)險(xiǎn)防控，需要各部門之間的相互協(xié)作與配合，把檔案安全風(fēng)險(xiǎn)防控工作全面落到各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)中，確保各部門工作的規(guī)范性。

2.2 構(gòu)建企業(yè)檔案信息化的管理機(jī)制

首先，需要建立組織機(jī)構(gòu)。建立相對獨(dú)立的企業(yè)檔案管理部門，實(shí)現(xiàn)整個(gè)企業(yè)檔案管理工作的協(xié)調(diào)與配合，能夠按照檔案管理的規(guī)章制度，對企業(yè)部門的各項(xiàng)信息進(jìn)行整合歸納。其次，積極履行各項(xiàng)檔案管理職責(zé)。企業(yè)檔案部門作為重要的信息集成中心，需要重點(diǎn)負(fù)責(zé)企業(yè)檔案信息系統(tǒng)的建立，以及后續(xù)的服務(wù)管理工作。同時(shí)，需要制定嚴(yán)格的考勤制度，對于企業(yè)信息的錄入、流程等管理工作都需要制定嚴(yán)格的量化標(biāo)準(zhǔn)，對于訪問的權(quán)限與密碼都需要有規(guī)范的管理與制度，在科學(xué)、合理的制度規(guī)定下促進(jìn)企業(yè)檔案信息化管理工作的有效開展。最后，企業(yè)的檔案管理工作必須服務(wù)企業(yè)為主體，該項(xiàng)服務(wù)工作的中心需要以企業(yè)為中心，積極配合，協(xié)調(diào)企業(yè)的戰(zhàn)略評估工作，幫助企業(yè)開展適應(yīng)性的戰(zhàn)略調(diào)整。同時(shí)，企業(yè)的檔案管理工作需要立足于檔案信息化的成果進(jìn)行不斷創(chuàng)新，積極向企業(yè)與社會提供可利用的檔案信息資源。

2.3 數(shù)字化檔案管理

數(shù)字化檔案管理是新時(shí)期企業(yè)檔案管理的重要內(nèi)容，因數(shù)字化管理的時(shí)效性和可靠性更強(qiáng)，已經(jīng)被眾多企業(yè)所應(yīng)用，所以要注重?cái)?shù)字化檔案的真實(shí)性和完整性，在檔案數(shù)字化和數(shù)字檔案存檔過程中要制定較為嚴(yán)格的管理制度。如數(shù)字檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字檔案保存方法、數(shù)字檔案的使用范圍等。企業(yè)檔案管理工作具備規(guī)范性，包括檔案收集齊全完整、分類明確、前后一致、歸檔范圍及保管期限劃分準(zhǔn)確、排列科學(xué)合理、編目清楚、索引、電子信息保存、紙質(zhì)掃描、影像數(shù)字化、紙質(zhì)入庫、檔案利用等，特別是在數(shù)字化檔案發(fā)展的今天，企業(yè)更應(yīng)注重于檔案的數(shù)字化管理。

2.4 加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)被越來越廣泛地應(yīng)用到社會生活的方方面面，極大地促進(jìn)了各項(xiàng)事業(yè)的迅速發(fā)展。大型企業(yè)檔案管理工作也應(yīng)順應(yīng)時(shí)代要求，積極引入現(xiàn)代信息技術(shù)，通過信息技術(shù)提升檔案管理工作效率，將檔案管理人員從繁重的檔案管理模式中解放出來，不斷提高檔案管理工作質(zhì)量。

結(jié)語：綜上所述，企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量，對企業(yè)的發(fā)展有巨大的影響，需要企業(yè)對此提高重視度，加大對其的監(jiān)管力度，制定完善的管理制度，全面落實(shí)到企業(yè)檔案管理工作中，確保檔案管理工作的規(guī)范性。加大檔案管理人員培訓(xùn)力度，提升人的專業(yè)水平與綜合能力，對具體的工作內(nèi)容與工作職責(zé)的明確劃分，提升檔案管理人員的安全意識，加大對企業(yè)檔案安全保護(hù)力度，使檔案管理工作能夠?yàn)槠髽I(yè)的可持續(xù)發(fā)展發(fā)揮出重要作用。

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