規(guī)范運(yùn)行程序提高辦文效率

陳曉玲

摘 要：在進(jìn)入到二十一世紀(jì)之后，公司嚴(yán)格按照《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理工作條例》作為工作指導(dǎo)，通過規(guī)范運(yùn)行程序進(jìn)一步提升辦公效率，并且使辦公室工作處理逐漸向著科學(xué)化、合理化、制度化的方向發(fā)展，進(jìn)一步促進(jìn)工作質(zhì)量的提升。

關(guān)鍵詞：辦文效率;辦公室文員;規(guī)范運(yùn)行程序

一、制度上求“嚴(yán)”

辦公室的工作質(zhì)量，是由其自身的內(nèi)部運(yùn)行機(jī)制所決定的。針對(duì)此種情況，筆者發(fā)現(xiàn)通過規(guī)范運(yùn)行程序，加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部的制度管理，能夠進(jìn)一步提升辦公室公文處理的效率與質(zhì)量。首先需要對(duì)工作制度進(jìn)行完善。在進(jìn)入到新時(shí)期以來，筆者所在的辦公室積極貫徹落實(shí)《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理工作條例》，除此之外還結(jié)合本單位的實(shí)際情況，對(duì)會(huì)議、文件的內(nèi)容以及形式進(jìn)行精簡，但是保證其內(nèi)容不變，除此之外還對(duì)領(lǐng)導(dǎo)同志的事務(wù)性活動(dòng)進(jìn)行了規(guī)范通過一系列制度的確立，對(duì)公文模擬、公文審核等各個(gè)步驟進(jìn)行了精簡，并且對(duì)執(zhí)行程序進(jìn)行了更加嚴(yán)格的規(guī)定，將辦公室公文處理的工作納入到制度建設(shè)中來[1]。各項(xiàng)制度在進(jìn)行實(shí)時(shí)的過程中需要能夠做到實(shí)事求是、可操作性強(qiáng)、效率高等特點(diǎn)。其次是需要對(duì)辦文體制進(jìn)行改革，嚴(yán)格地實(shí)施歸口辦理。對(duì)于重大的辦文事項(xiàng)要進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范，重大的辦文需要向直屬領(lǐng)導(dǎo)輕視，一般情況下都是按照相應(yīng)的程序來進(jìn)行辦理，并且需要保證自首文書二日之內(nèi)送達(dá)相對(duì)應(yīng)的部門或單位。禁止出現(xiàn)多頭呈送以及直接送達(dá)直屬領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，對(duì)于報(bào)文過程中不符合相對(duì)應(yīng)程序以及操作規(guī)范的均不予以審批。最后一點(diǎn)是需要加強(qiáng)檢查督辦的力度，確保制定的各項(xiàng)制度能夠落實(shí)到實(shí)處。不定期組織檢查小組對(duì)各個(gè)單位、各個(gè)辦公室制度實(shí)時(shí)的情況進(jìn)行檢查，并且將檢查結(jié)果以報(bào)告的形式進(jìn)行匯報(bào)。對(duì)于違反規(guī)章制度的單位需要進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并且?guī)椭湟?guī)范運(yùn)行程序，通過檢查力度的提升能夠進(jìn)一步促進(jìn)各項(xiàng)辦文制度的實(shí)施，提高了辦公室辦文的效率與質(zhì)量[2]。

二、質(zhì)量上求“精”

為了能夠進(jìn)一步減少相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批閱和修改公文的難度，應(yīng)當(dāng)對(duì)公文進(jìn)行內(nèi)容規(guī)范以及實(shí)施高效的運(yùn)行程序，需要在公文質(zhì)量上進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)，詳細(xì)的操作包含以下幾點(diǎn)：首先需要加強(qiáng)辦公室人員隊(duì)伍素質(zhì)的培養(yǎng)。文件的質(zhì)量將會(huì)在很大程度上是由辦公室人才隊(duì)伍的素質(zhì)所決定的，這就要求文件的制作與發(fā)放人員擁有良好的政治素養(yǎng)以及職業(yè)素養(yǎng)。在保證文秘寫作扎實(shí)，文風(fēng)樸素的同時(shí)，通過培訓(xùn)，進(jìn)一步提高相關(guān)人員的寫作能力，進(jìn)一步優(yōu)化人員配置，為未來的文書寫作與傳送打下良好的基礎(chǔ)。除此之外還需要對(duì)文書的起草進(jìn)行嚴(yán)格的控制。公文起草工作將會(huì)直接決定公文自身最終的質(zhì)量，除此之外起草的大方向是否正確也會(huì)影響到整個(gè)辦公室的辦文效率，針對(duì)此種情況，筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)對(duì)公文的起草有著足夠的重視。對(duì)于一部分較為重要的文件，應(yīng)當(dāng)根據(jù)辦公室的實(shí)際情況組建一個(gè)強(qiáng)有力的寫作小組，在對(duì)寫作目標(biāo)充分研究的基礎(chǔ)上進(jìn)行起草;對(duì)于其他部門的文稿起草工作應(yīng)當(dāng)提供一定的幫助，派出優(yōu)秀的寫作人才幫助其進(jìn)行文稿的起草工作，通過不斷的練習(xí)來提升自身的起草能力。對(duì)于本部門內(nèi)進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)的一般公文，如果公文的質(zhì)量以及內(nèi)容不符合要求，需要進(jìn)行大規(guī)模更改，就需要將其退回重新擬定、寫作，指導(dǎo)其達(dá)到合格標(biāo)準(zhǔn)線為止[3]。第三點(diǎn)則是要進(jìn)行嚴(yán)格的校準(zhǔn)。詳細(xì)的校準(zhǔn)內(nèi)容主要包含以下幾方面：首先是注重公文寫作的依據(jù)。在起草階段需要工作人員提供相關(guān)的起草依據(jù)。在進(jìn)行寫作之前需要掌握寫作的大方向，對(duì)于拿不準(zhǔn)的需要詢問領(lǐng)導(dǎo)的意見;對(duì)于貫徹上級(jí)會(huì)議指示以及文件精神的，都需要對(duì)會(huì)以所提供的文件進(jìn)行詳細(xì)的審核;除此之外在公文寫作的過程中涉及到相關(guān)法律條例的，應(yīng)當(dāng)積極的詢問相關(guān)的法律顧問與專家，要做到萬無一失，并且參考相關(guān)的文獻(xiàn)資料。

除此之外應(yīng)當(dāng)注重公文的實(shí)效性，主要是需要保證公文的內(nèi)容符合國家發(fā)展的大方向并且無任何漏洞的出現(xiàn)，能夠切實(shí)可行的實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，語言的表示準(zhǔn)確、接地氣，文字順暢、無病句、錯(cuò)字的出現(xiàn);格式一定要保證正確，主體要顯眼，使人能夠在閱讀公文的過程中能夠?qū)?nèi)容一目了然。應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)校準(zhǔn)的質(zhì)量，減少校準(zhǔn)所使用的時(shí)間，在這個(gè)過程中力求做到三核對(duì)，在進(jìn)行公文送達(dá)之間進(jìn)行核對(duì)，在領(lǐng)導(dǎo)簽字之后進(jìn)行第二次核對(duì)，在進(jìn)行引發(fā)之前進(jìn)行第三次核對(duì)，通過嚴(yán)格的核對(duì)保證公文不會(huì)有任何問題的出現(xiàn)，并且是其內(nèi)容符合工作的需求。最后一點(diǎn)是需要對(duì)簽發(fā)進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)。簽發(fā)文件是公文最為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。在對(duì)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行公文簽發(fā)之前，文書以及擬稿人需要進(jìn)行核稿工作，相關(guān)辦公室的領(lǐng)導(dǎo)需要對(duì)公文進(jìn)行簽字核實(shí);在進(jìn)行重要公文的簽發(fā)工作之前，辦公室領(lǐng)導(dǎo)需要對(duì)公文進(jìn)行審核。但是在實(shí)際的簽發(fā)過程中有一部分的文書篇幅較長，為了進(jìn)一步減少領(lǐng)導(dǎo)閱讀與審批所使用的時(shí)間，在進(jìn)行文書寫作的過程中對(duì)重點(diǎn)內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)記，方便領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行閱讀，并且提升自身的辦文效率，減少寫作過程中出現(xiàn)的失誤[4]。更為重要的是，在文書簽送的過程中，應(yīng)當(dāng)按照領(lǐng)導(dǎo)職位由低到高的順利依次進(jìn)行簽送，進(jìn)一步防止文件簽送成為了一種形式，謹(jǐn)防倒送的出現(xiàn)。

三、結(jié)束語

根據(jù)上文的論述，通過規(guī)范運(yùn)行程序，能夠進(jìn)一步提升辦公室的辦文效率，不過在這個(gè)過程中還需要注意辦公室不積壓公文、不拖欠公文、不耽誤公文的簽送，實(shí)現(xiàn)各個(gè)辦文環(huán)節(jié)之間的有效銜接。每一份文件的寫作以及簽送，都會(huì)有相關(guān)的負(fù)責(zé)人進(jìn)行管理以及校準(zhǔn)，并且需要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的工作方向有著詳細(xì)的了解，嚴(yán)抓文件起草以及寫作過程中的大方向，提高文稿寫作的質(zhì)量，減少文件寫作過程中出現(xiàn)的失誤，為此需要在保證公文質(zhì)量的前提條件下，進(jìn)一步提升工作的節(jié)奏，從而實(shí)現(xiàn)辦文效率的提升。

參考文獻(xiàn)

[1]郭百高，胡業(yè)飛，張業(yè)輝.規(guī)范運(yùn)行程序，提高辦文效率[J].秘書工作（01）：31-32.

[2]蔣麗華.規(guī)范公文制發(fā)程序，提高公文辦理效率[J].秘書，2016，34（5）：00221-00221.

[3]張曉鵬.提高辦文效率的幾點(diǎn)嘗試[J].2004（1）：29-.

[4]劉龍軍，李麗娟.提高公文質(zhì)量，規(guī)范辦文程序[J].辦公室業(yè)務(wù)（23）：15.

（作者單位：龍巖煙草工業(yè)有限責(zé)任公司）